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組織文化與財務內部控制

財務內部控制是指為保護財產安全和完整,確保會計信息真實可靠,為提高工作效率和質量,保證經濟目標的實現,對單位或部門的經濟活動進行組織、制約、考核和調節的總稱。財務內部控制由控制環境、風險評估、控制活動、信息和溝通、監督五個要素構成。財務內部控制的有效性直接影響一個單位或部門的管理質量和管理效率。
組織文化是人們在組織活動中創造的全部精神成果的總和,包括組織科學理論知識、組織倫理價值觀念、組織謀略、組織思維以及員工意志、道德、心理,生活習慣等。它是一種共享的價值體系,是各種價值觀的總體概括,涉及組織活動的方方面面,在很大程度上影響內部人員的行為。組織文化環境確定了單位或部門的基調,影響著整個單位或部門管理人員的控制意識。
可以說,組織文化與財務內部控制都是內部目前有待完善的方面,而如何認清和處理好二者關系,使財務內部控制與組織文化相互支撐,相互融通,從而提高經費使用效益和組織管理績效,最終提高整個組織的競爭力,則是我們急需解決的問題。
一、內部控制是組織文化的“管理力”
文化是一種理念,組織文化是業務和組織實踐活動的反映,是在長期管理實踐中逐步形成的被人們所認可的各種價值觀念的結合,同樣也是一種理念,是靈魂所在。因此,這樣一種抽象的理念,必須要借助各種制度或管理方式的傳輸,才能貫穿于組織工作的方方面面,才能真正體現一個單位、組織的優良傳統,將經過歲月提煉的各種正確的價值觀落實到實際工作中去。如果做不到這一點,則是對組織文化來源的背離。從某種方面來說,內部控制恰恰提供了最佳的“管理力”。它通過一系列的制度、措施和方法,合理而有效地將組織文化細化成計劃制度、信息與報告制度、操作與質量制度、人員組織與訓練制度等,并加以貫徹和實施。
在建立內部財務控制制度,一方面,要充分運用財務、會計理論和方法;另一方面,我們還要遵循組織文化規律,運用組織文化中的有利條件,設計各種財務控制體系和控制框架。內部財務控制制度是將組織文化細化成制度的良好體現。
例如,財務內部控制通常要制定財務、會計準則,它將組織文化中良好的責任感、使命感、協調意識和規范統一意識貫穿于制度之中。既是員工價值觀與員工道德的體現,又是財務機構和人員在進行財務活動時應當遵循的準則、法規或標準,是財務活動的行動指南,為組織文化提供了最佳的“管理力”。
因此,如果沒有內部控制的貫徹,組織文化將成為“海市蜃樓”,只能將其束之高閣,無法發揮它應有的作用。
二、組織文化是財務內部控制的“行動力”
財務內部控制雖然能有效地達到保護資產,保障單位、組織經濟管理活動合規性、效率性的目的。但制度無論設計得多么完善,運行得如何有效,都無法消除其本身固有的局限性。這些局限性通常表現為:內部控制最終可能成為“內部人控制”而發揮不了作用;內部控制可能因有關人員相互勾結,內外串通而失效;內部控制的設計和運行受制于成本效益原則,受成本的影響,制度或規則不可能窮舉或預見現實中的各種具體情況。各種控制制度的實施成本一般不超過預期的效益,從而一些理想的內部控制制度往往因成本太高而不為單位領導采納。
優秀的組織文化有助于克服這些弱點。一個成功的組織文化,能將理念有力地貫穿于單位人員的價值判斷和是非標準中,并指導其行為方式,最終成為行動力。
在營造不同層次的組織文化;在單位領導中樹立科學的管理理念及良好的管理風格;在工作人員中重點培養其業務素質和職業道德,包括業務知識與工作技能,誠實守信和敬業精神等。所有這些都會帶來內部控制管理的新局面。另外,也可以制定一些制度或采取一些措施讓文化持久地發揮作用。如良好的組織人力資源政策可以根據需要培養出不同層次的組織人才,吸引更多不同領域的精英參加到現代化建設中來,從整體上提高人員的綜合素質。這樣會有更多更好的內部控制設計方案,同樣由于人員素質的普遍提高,內部控制的落實效率也將大大提高。
三、財務內部控制促進組織文化健康發展
如果內部控制實施得當,落實效果好,對一個單位而言意味著恰當的組織結構,優良的信息管理,有效的激勵和約束方法,良好的人員素質和科學的管理理念,這些都包含在組織文化范圍內。制度決定機制,機制決定活力,活力決定效益,效益決定發展。一個機制靈活、具有較強實力的單位,它一定擁有適合自己的完善的內部控制制度體系。盡管制度體系的內容和方式不同,但無疑它們都擁有優秀的、成功的制度文化。在這種制度文化中工作的人也將是優秀的、杰出的。他們有能力不斷提升單位和部門的實力,使適合自己的制度文化繼續發揚光大。在我國,航天技術領域就是內部控制成功促進組織文化的典范。
中國航天員科研訓練中心承擔著載人航天系統和飛船環境控制與生命保障分系統的任務。幾十年來,中心的幾代航天人以載人航天為己任,在平凡的崗位上默默奉獻,叫響了“航天員生命在我手中”的口號,把責任化作一種動力,一種追求,一種理想。中國航天中心是一個“矢志航天,團結攻堅,科學求實,創業奉獻”的光榮群體,可以說在內部控制的良好實施和作用下,航天中心逐步形成和完善自己的群體文化理念。
因此,有了完善的內部控制制度,有了設計和實施內部控制的“人”的積極作用,內部控制將會促進組織文化健康向上發展。
四、組織文化決定財務內部控制方向
內部控制是針對“人”而設計和實施的。離開了“人”也就無須談內部控制。組織文化通過對財務人員的行為習慣、知覺信念、動機期望等微妙心理活動來溝通個體或群體思想,產生對財務管理目標、標準、觀念的認同感、使命感、歸屬感和自豪感,在其潛在意識中產生一種強烈的向心力和凝聚力。
因此,群體文化環境會對財務內部控制產生一種控制精神和控制觀念。比如,單位首長本人的模范行為是一種無聲的號召和導向,對廣大財務工作人員會產生巨大的示范效應。財務部門領導的品行、操守和價值觀直接影響到單位行為和業務處理程序。更重要的是單位首長或部門領導不可能事必躬親地操持本單位、本部門范圍內的所有事項,而必須設置一定的工作崗位,配備一定的工作人員并對其進行授權。
這樣一來,后勤各部門的具體事項多數由工作人員操作。這就需要最大限度地發揮其積極性,使他們感到滿足,受到鼓舞,刺激潛在的熱情、干勁和創造力,在信任人、尊重人、關心人的基礎上來協調和控制人員的行為心理。組織文化作為一種抽象的文化理念,它涵蓋了一個人所應具備的所有的組織及非組織素質,在組織經濟系統中發揮著重要的作用,可以說組織文化決定著一個單位財務內部控制的方向。
總之,內部控制涵蓋了一切與實現目標有關的管理部門的功能,在設計和完善上,它必須以組織文化作為其理念支撐和價值倡導,否則就會成為“無源之水,無本之木”。一個管理效益好的單位,必然需要一個適應文化環境的內部控制。在此基礎上,內部控制的發展也推動著組織文化的不斷優化,要求組織文化在組織思維、員工意志和道德、心理以及員工價值觀等方面提供意識形態的支持。

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