作者單位：山西省腫瘤醫院，山西太原 030013
【摘要】 由于市場的客觀因素和醫院管理的主觀原因使醫院物資采購的內部控制顯得更加重要和迫切，本文通過對醫院物資采購內部控制的意義及要素內容的闡述，得出了醫院物資采購內部控制不僅要有良好的控制環境，而且要建立完善創新的內部控制制度和加強內部審計，旨在對醫院物資管理有所幫助。
【關鍵詞】 醫院；物資采購；內部控制
目前由于種種原因，市場的不規范，假冒偽劣產品可以說是屢見不鮮；在訂立合同過程和交易中的投機及欺詐行為也時有發生；市場上的各類商品表現出了較大的差異性，價格的形成因素越來越復雜。所以醫院對物資采購過程如不進行有效的控制和監督，勢必會造成浪費和效益的下降，并且難以及時發現，更難以補救。所以，為了降本增效、增強競爭力，避免不必要的效益流失，醫院就應對物資采購過程進行全方面行之有效的控制。
1 內部控制制度對醫院采購的意義
1.1 規范采購程序 從一般經濟學角度而言，醫院采購是一種商業交易活動，因而必須遵循商業交易的所有規范，即“物有所值”和“等價交換”原則。內控制度就建立在不違背商業交易原則的基礎上，達到對醫院采購的一切活動進行有效的監督和管理，它通過制定采購守則、采購程序、操作規則、招標文件等，投標、開標、評標，為保證醫院采購活動規范進行建立了良好的基礎［1］。
1.2 規避采購的“尋租”行為 尋租行為在經濟學上是指人類社會中非生產性的追求經濟利益的活動，或者說是指那種維護既得的經濟利益或是對既得利益進行再分配的非生產性活動。具體而言，尋租主要是通過信息不對稱，利用行政法律的手段阻礙生產要素在不同產業之間自由流動、自由競爭的辦法來維護或攫取既得利益。
內部控制制度就是從根本上規范行為、避免失誤、降低風險。它可以適用授權批準、不相容崗位分離、會計記錄等方法，管理、限制、監督一些關鍵崗位，抑制各種形式的“尋租”行為產生，使醫院采購由“分散的尋租行為”轉為透明的公開、公平、公正、誠信的“集中尋租行為”。
2 物資采購內部控制的要素
2.1 物資采購內部控制的主體 主體是指由誰來進行內部控制。內部控制是企業內部進行的一種管理活動，這種管理活動是以其一部分人為主體的，但這部分人是誰，具體地說是審計人員？還是企業管理人員或者另外其他人員？這是我們研究內部控制的概念首先應明確的問題。審計人員不是內部控制的主體，主體是醫院的管理者。因為醫院內部控制的設計和實施都是由管理者來進行的。醫院內部控制的好壞，與他們的工作水平高低有著直接關系［2］。
2.2 物資采購內部控制的客體 客體指的是內部控制作用的對象。具體地說，是指它所要控制的內容。內部控制屬于企業管理的范疇，是現代管理的重要內容，因此，內部控制所要控制的內部無疑是在醫院的內部，這也可以從內部控制的“內部”兩個字的限定看出來。一般認為，內部控制的“內部”有兩層含義：一層含義是指在醫院內所進行的各種控制；另一層含義是指在各種經營管理業務內所進行的各種控制，醫院在一定程度上是一個經營實體，要進行經營活動，就必須對其各種活動進行全面控制，以確保其正確性、合理性、合法性、有效性和經濟性。因此，物資采購內部控制的客體就是醫院各種經濟業務活動。
2.3 物資采購內部控制的目的 目前，關于物資采購內部控制的目的闡述很多，但大體上可以歸納為以下兩個方面：（1）保證物資采購信息的正確可靠；（2）保證管理方針、政策和指令的貫徹執行。這兩個方面，目前國內外的看法基本是一致的。
2.4 物資采購內部控制的手段 手段是各種方法、措施和制度的總稱。目的是和手段緊密相連的，為了達到一定的目的，就必須通過一定的途徑，采取一定的方法和措施。因此，內部控制的手段就是指那些為了達到上述兩個目的而采用的帶有控制功能的方法、措施和制度的總和。在醫院里，概括地說，內部控制手段主要是指那些制約、檢查、調節采購活動的一系列方法、措施和制度。
3 物資采購內部控制的內容
內部控制的內容一般包括總體控制和應用控制兩個部分。
3.1 總體控制 總體控制是指對醫院內部總體范圍的控制。它是對醫院各個部分都起作用的控制，它也是應用控制得以充分發揮作用的保證。總體控制主要包括職務分離、監督體系、內部審計。
3.1.1 職務分離 是指不相容職務分離，從一個單位來講，不相容職務分離指的是以下幾種：（1）業務的批準職務應與業務的執行職務相分離，如批準費用開支的職務應與具體辦理費用開支的職務相分離，即不能是自己批準自己去辦。（2）業務的執行職務與業務的記錄職務相分離，如負責辦理采購業務的職務應與業務入賬的職務相分離；如果一個人包辦批準和保管資產，難以防止舞弊行為的發生。凡涉及款項和財物收付、結算及登記的任何一項物資采購應由兩人或兩人以上分工辦理，以起到相互制約作用的一種工作制度，如醫院購入材料由采購人員辦理采購報賬手續，倉庫保管員驗收入庫，記賬人員登記賬簿，材料發出須經主管領導審批等［3］。
3.1.2 監督體系 醫院的物資采購部門內部不僅需要職務分離，而且還需要建立一個上下溝通、左右協調、互相牽制的監督體系。一個完善的監督體系將能保證：當醫院物資采購內部控制和外部環境發生變化時，能及時調整控制措施；當內部控制薄弱時，能及時查出原因，采取措施；當采購出現錯誤時，能及時發現，予以糾正，并通過日常的活動對事業的各項經濟業務進行監督控制。
3.1.3 內部審計 內部審計是指由醫院專設的審計機構進行的審計活動。它在醫院的各種監督控制中處于比較獨立的地位，它的任務主要是在醫院內部幫助決策者對各項經濟業務實行有效的管理控制。在醫院的物資采購中起著至關重要的作用，幫助領導對需要采購的東西做出一些實質上的判斷，避免不必要的資金浪費。內部審計工作開展，取得的效果及發揮的作用是外部審計和醫院其他職能部門所不能代替的。衡量內部審計自身建設好壞的標準多種多樣，但歸根到底是以是否做到了“兩個滿意”，即領導滿意、群眾滿意為基本標準。否則，內部審計的形象就會受損，同時也難以引起醫院各方面對審計工作的重視［4］。
3.2 應用控制 應用控制是指在內部控制實際作業過程中實施的控制。主要包括實物的批準控制和風險控制：（1）批準環節的控制。一般來說，有些經濟業務的批準可一次完成，如采購人員外出時臨時決定購買一些急用的物品，雖然沒得到事先批準，事后也會得到予以報賬的批準。但對于大多數經濟業務來說，不是一次批準就能完成的而是經過兩次或兩次以上一系列相互聯系的批準才能完成。在批準環節的控制中，要對所購貨物的金額以及數量有所了解，所購貨物重點是用在哪些有用的方面，是對職工福利還是在日常工作的消耗，如果是對職工福利的開支，那么就要通過質量控制部門對該醫院的正式員工進行核查，以免在進行福利用品發放的過程造成因事業內部各個科室的誤報人數領用時出現多報或虛報的現象，如果是用在醫院日常工作的消耗，那么就要在正常的估算中進行合理的分配，做到統籌結合來合理地避免造成資金的浪費。（2）風險控制。重大投資、籌資決策控制是風險控制的重要內容，醫院應堅持實行預測-論證-決策-執行過程控制制度，防止盲目投資和決策失誤［5］。杜絕“首長一人說了算”的發生，減少和避免風險控制體系失控而帶來的損失。但是，物資采購內部控制也有其局限性，主要表現在以下幾個方面：（1）串通舞弊會使內部控制失效；（2）有意或無意等各種人為因素也會影響內部控制的正常效能；（3）控制措施和程序本身的局限性也會影響控制的可靠性。
4 強化醫院物資采購內部控制的幾點看法
4.1 建立良好的控制環境 任何醫院的控制活動都存在于一定的控制環境之中，控制環境的好壞，直接影響到企業內部控制的遵循和執行，以及企業經營目標、整體戰略目標的實現。加強和完善企業內部控制，應注意醫院內部控制環境的建設，包括經營管理的理念、方式和風格，組織機構，授權和分配責任的方法，管理控制方法，人力資源管理政策和實務，外部環境的影響等。只有建立良好的內部控制環境，才能保證制度的真正落實，才能真正達到內部控制的目的［6］。
4.2 加強醫院各方面的內部牽制制度 內部牽制是指對具體業務進行分工時，不能由一個部門或一個人完成一項業務的全過程，而必須由其他部門或人員參與，并且與之銜接的部門能自動地對前面已完成工作進行正確性檢查。它由適當授權、不相容工作的責任分工、憑證和記錄、接近控制、獨立檢查等環節組成。這種制約包括上、下級之間的互相制約、相關部門之間的相互制約。
在內部牽制中，必須采取工作輪換制，這樣才能更好地達到牽制的效果。工作輪換制是指根據不同崗位在管理系統中的重要程度，明確規定并嚴格控制每一員工在某一崗位的履職時間。對關鍵崗位應頻繁輪換，次要的崗位可少一些。從輪換中暴露出存在的問題，揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。
4.3 加強醫院內部審計 切實加強醫院對內部控制的認識，切實加強考核、監督、制約機制，發揮企業內部審計的作用，將內部審計人員從會計、財務人員中分離出來，直接對醫院的高層負責，這樣才能真正發揮內審人員的作用，監督和保護企業的資產、財產安全，監督企業朝著合理、合法的良性方面發展［7］。
4.4 關注新形勢，不斷創新內部控制制度 新經濟條件下，企業內部控制將發生明顯變化，內部控制需要不斷進行創新，內部控制應當結合國情和企業實際等，需要認真研究。可以建立新型的分配控制制度，大膽改革創新。更加科學化、民主化、制度化，這樣才能更加有利于新經濟的運行，更加有利于全部資源的優化配置［8］。
俗話說：千里之堤，潰于蟻穴。完善的內部控制體系，不僅僅是事后的亡羊補牢，更應當是在事先就建立的防范機制。宏觀調控要靠微觀來落實，微觀管理需要宏觀調控作指導。內部控制是社會經濟發展到一定階段的產物，是醫院加強管理的重要手段，是推動醫院創新、防范舞弊，減少損失的有效途徑，對加強醫院的管理、提高資本的再生能力具有十分重要的意義。
【參考文獻】
