商業會計2001.10
中小企業如何實現會計電算化
付得一 汪允杰
管理創新是中小企業發展的重要條件。會計工作是經濟管理的重要組成部分，必須充分利用計算機技術和現代信息技術改進企業的會計核算、財務管理機制和手段，通過提供準確、可靠、及時、充分的財會信息以充分挖掘企業的內部資源、提高企業現代化管理水平。企業建立計算機會計信息系統的基本目的，一是提高企業會計核算的效率和質量，滿足企業內外有關的管理部門對會計信息的需要；二是通過建立計算機會計信息系統提高企業的經濟效益和社會效益。因此中小企業建立計算機會計信息系統的決策也主要圍繞這兩個方面來分析確定。
企業的規模不同、行業不同、經營的內容不同，建立計算機會計信息系統的模式也就不同。企業如何建立自己的計算機會計信息系統必須根據企業的具體情況來決定。就我國目前中小型企業的實際情況，建立企業計算機會計信息系統通常有如下幾種模式：
一、購買商品化軟件構建企業會計信息系統
（一）大多數沒有太多特殊業務處理要求的中小企業，通常從賬務處理入手，以完成會計核算為初始目的，建立自己的計算機會計信息系統。這是因為財會軟件中賬務和報表系統的發展最為成熟，通用性也最好，目前在國內普遍開展的會計電算化初級培訓也是以掌握這兩個子系統的使用為基本目的，有較好的使用基礎。由于財會軟件種類較多、各種軟件的功能構成也不完全相同，因此企業在選擇軟件時應考慮自己企業的特點。例如企業不大，但往來業務較多的單位，在選擇賬務系統時應重點選擇往來處理功能較強，最好具有往來核銷、賬齡分析和超期報警等功能的賬務系統軟件。以便充分利用這些軟件的往來管理功能，對企業的往來業務進行較為嚴格的管理，而不需要另外購買購、銷、存系統以節約經費；固定資產不多，特別是固定資產的增減變化很少的企業，也可以在賬務系統中進行處理，而不必單獨購買固定資產管理系統；對于不需要單獨設立人事部門的企業，可以選擇具有簡單人事管理功能的工資軟件，以便解決人事信息的管理需要。大量已經使用計算機進行業務處理或公文處理的中小企業，建立這樣的計算機會計信息系統所花費用不多，只要聘請有經驗的技術人員，根據本企業會計處理的需要，完成全部初始設置（包括期末的自動結轉、所有報表的結構等設置），并對現有人員進行必要的初級培訓或使用兼職人員，即可進行規范的會計核算業務的處理，并得到合乎要求的會計報表，從而大大節約企業的工資支出。
（二）中小企業中各種專業商店如各種零配件商店、服裝專賣店等有明顯的業務處理特點。這些企業的業務一般比較單純、固定資產較少、賬務處理也比較簡單。這些企業的最大困難往往是對品種繁多的庫存商品進行嚴格而靈活的管理，以減少庫存，提高企業經濟效益。對于這類企業不應強求一開始就建立完整的會計信息系統。建立計算機會計系統的重點應放在建立一個較理想的進、銷、存管理系統。條件較差的企業可以首先建立庫存商品管理系統，用計算機處理庫存商品明細賬，以減少會計人員的手工勞動并完善企業的庫存管理。有條件的企業可以建立一個包括商業收款機和微機的POS（銷售點實時管理）系統，用以進行包括經營銷售、存貨盤點、采購定貨的管理和財務分析工作。POS系統的工作可以分成前臺和后臺，也就是將收款機和微機聯網，前臺收款機收集銷售信息，后臺微機進行數據存儲、處理和分析工作。這樣的系統可以及時提供商品銷售情況、銷售人員工作業績、庫存商品資料和相應的統計分析信息，從而為企業管理人員確定合理庫存、進貨數量。工作人員獎勵提供依據。目前已有不少軟件公司推出這類商品軟件，從而為企業建立計算機系統提供了方便條件。這樣的系統使用初期可以單獨使用，賬務處理可以由手工進行或由計算機系統另外進行。進一步的發展是與賬務系統聯網，從而形成完整的企業管理信息系統。
對于商業連鎖店，只要增加必要的遠程通訊功能（使用WIMDOS中提供的撥號上網功能即可實現簡單的遠程通訊），即可方便地形成連鎖店的計算機配送貨信息系統。這種模式是這類企業建立計算機會計信息系統的一種較為現實和理想的模式。
需要特別注意的是：財會軟件并不是版本越高軟件功能就一定越好，更不能認為版本越高、功能越全，就越能適合你的需要。企業在選購軟件時應對軟件的功能進行詳細考察，必要時可通過試用對軟件進行更充分的考察。應該指出的是，一個適用的管理型軟件不一定就是一個基于大型數據庫或價格昂貴的大型軟件。確實有～些基本滿足企業財務管理需要、基本具備事中控制、管理，有事后核算和分析功能的小型管理軟件在銷售。它們的價格在幾千（單機版）到數萬元（網絡版），其中有些軟件甚至是基于DOS操作系統的軟件。有條件的中小企業可以考慮選擇這些軟件或其中的部分子系統來建立企業的計算機會計信息系統，以解決企業財務管理的需要。
二、在線租用的ASP方式
ASP是指應用服務提供商，它是一種基于Internet的電子商務模式。由于 ASP將應用程序及相關服務打包，通過網絡交付，不僅降低了用戶的成本，而且可以極大的提高用戶的滿意程度、減少用戶風險，因此ASP模式在中小企業頗受歡迎。其中由獨立的網絡軟件開發商通過網絡直接向用戶出租他們的應用軟件是ASP的一種最簡單的模式。
這種在線租用的ASP方式可以大大減少用戶建立計算機會計信息系統的初始成本和系統建設的風險，減少用戶對硬、軟件維護的工作量和維護難度。可通過網絡獲得技術支持，并及時、方便地對軟件進行升級。這種方式特別適用于那些目前規模不大，但很有發展遠景的中小企業。對這些企業來說只要具有規范的會計基礎工作和一定素質的會計人員，使用少量的租金就可以建立起自己完善的會計、企業管理信息系統，既可以緩解目前的資金緊張，又可以獲得計算機系統對管理的強大支持。應該說這種方式對某些企業是一種理想的首選方式。
當然，上述方式目前還存在一些問題，主要表現在：在互聯網上處理企業的經濟業務是否具有足夠的安全性；軟件的租賃費用和上網費用是否能夠被企業接受；網絡的響應速度是否滿足業務處理的需要，其中安全性是關鍵問題。隨著網絡技術和現代信息技術的發展，這些問題將得到改善。因此這種模式對于開始起步的中小企業將會有很大的吸引力。
三、開展計算機會計代理記賬業務
以小型商業和服務業為代表的小型企業。業務比較簡單，經濟、技術實力較弱，人員素質較低，這些企業一般難以維持一個自己的計算機系統。這些企業減少人力資源的開支，提高人均效益應是爭取的目標。對于這類企業發展商業連鎖經營，建立配送中心集中管理。聯合多個企業的力量，在降低成本的同時使用先進技術將企業管理推向現代化應是一種可選的發展模式。暫時無法改變現狀的小型企業，也可以請經過批準、有能力開展計算機會計代理記賬業務的企業代為處理會計業務。這樣不僅可以節約人力、物力，還可以利用代理記賬單位的設備和技術力量進行必要的財務分析，為提高企業的經濟效益提供相應的管理信息。
綜上所述，利用現代計算機技術和信息技術加強企業管理，提高企業經濟效益，是所有企業追求的目的。如何實現這一目的可以有多種途徑。企業應根據自己的特點綜合考慮企業的需要和可能，來確定建設計算機會計信息系統的目標和方法。
（作者單位：北京工商大學會計學院、非金屬總公司財務部）
