服務熱線
400 180 8892
湘潭開放大學 尹歡迎
近年來，會計信息化建設一直有序推進，越來越多的財務活動都使用了軟件系統，去除了相當一部分重復性工作，但如學校這種非專精于財務工作的事業單位，依然存在教職工對票據報銷深感畏難的現象。本文從內部控制視角出發，依托X大學實際工作案例，厘清各審批環節內部控制風險點，學校需要強化內部控制管理制度，完善相關工作流程規范，面對各類報銷規定不斷變化更新，財務人員仍需不斷學習，及時把新的規定貫徹落實到位，才能保證經費報銷的合規有序。
一、報銷業務的內部控制要點
內部控制是一個單位為了完成其經營目標，保護其資產安全，保證其會計信息可靠，確保其經營方針落實，以實現單位活動的經濟性、效率性和效果性在單位內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法和措施。以×大學為例，基于財務報銷，內部控制的要點如下：
1.健全制度控制。單位建立報銷規定制度、預算管理制度、內部綜合評價制度等，為內部控制的執行建立好的制度保障，對內控進行優化和完善最大限度提升資金使用效率。
2.不相容崗位分離控制。單位對財務報銷工作，實行票據初審-票據復審-提請支付-支付審核-賬務處理制單-賬務處理審核崗位相互分離。確保每一筆經濟業務的票據流轉都有人審核監督，減少人為失誤的可能。
3.真實合法控制。審核票據的財務人員首先要對票據報銷規定非常熟悉，對報銷業務的事前審批、事后填報、附件齊全等審核做到全面準確，且審核會計再次審核各項手續是否完備，確認無誤才能安排進入支付流程，確保報銷業務的真實合法。
4.預算管理控制。以×大學為例，單位實行項目預算管理制，每筆開支都對應到各部門的具體項目，審核會計須根據項目預算確認能否安排支付，運用預算管理系統嚴格控制各部門各項目預算數，避免無預算或超預算開支。
5.付款跟進控制。付款人員須再次審核票據附件及手續是否齊全，根據相對應的指標提請支付、跟進財政審批流程，確保款項支付及時、信息準確、專款專用。
6.賬務處理控制。總賬會計根據已支付無誤的原始憑證編制記賬憑證，審核會計及時進行復核，按月完成憑證賬簿及報表的編制，按年度完成會計檔案的歸檔。
二、×大學財務報銷現狀分析
（一）×大學財務報銷概況
在×大學預算一體化系統內查詢統計了2021年-2023年報銷業務支付憑證（包含公務卡、現金、轉賬）。從報銷量來看，2021年-2023年報銷業務量為2840張，其中2021年890張，2022年925張，2023年1078張，近三年的報銷憑證數是逐年增加的；從業務類型來看，主要有物資服務采購、差旅費、市內交通費、勞務費、公務接待、工作餐、培訓等費用報銷；從時間分布來看，每年的2月和8月報銷量較少，其他月份較多，尤其是12月份，以2023年為例，11-12月份報銷憑證量405張，占比達37.57%。
（二）×大學財務報銷流程
×大學計劃財務部目前4人，審核記賬1人，預算項目管理1人，支付1人，出納1人。分工明確，各司其職，每個崗位均有設置審核。
報賬人員的報銷流程：報銷人員需先將票據及附件整理好并完成相關審批手續，再前往計劃財務部審核票據，而后將手續齊全的票據提交預算項目管理人員，最后收到報銷款。至此，對于報賬人員，財務報銷的周期從票據審批開始至款項到賬結束。從2023年報銷付款業務的一千多張憑證來看，計劃財務部每周開賬2天，報賬人員從初次審核到提交財務的時間為3-10天，平均報銷時間為一周。
財務人員的報銷工作流程：報銷前，預算項目管理人員根據各部門上報的預算，結合學校實際情況統籌安排各部門年初預算及預算調整，確保先有預算后有開支。報銷時，首先，審核人員按照報銷規定進行票據審核，其次，預算項目管理人員根據報銷票據更新項目預算執行情況，同時對票據支付進行審核。最后，資金會計根據各類業務和指標性質分別進行支付，并經審核人員審核。報銷后，記賬人員及時編制憑證賬簿并出具報表，完成會計檔案裝訂。從2023年報銷付款業務的一千多張憑證來看，以預算一體化系統記錄的時間為基礎，從收到票據至付款完成時間為2-3天，從付款完成到編制憑證時間為2-3天，基本達到當月憑證在當月編制完成，次月一周內出具報表。
三、×大學財務報銷過程中的問題
（一）報銷材料不合規
學校各部門沒有設置專職報賬員崗位，均實行票據自行報銷。在報賬人員提交的報銷單據中，有時候會出現發票未簽字、附件粘貼不規范、報銷經費沒有使用公務卡支付等情況導致報銷退單。在擬定合同或協議時，對其法律約束性認識不強，有的合同條款可能是空至的，甚至于業務活動方面的表述不準確，在財務報銷環節審核不通過，導致需重新簽訂合同。教職工提供的部分原始單據無法滿足報銷規范性要求，無法保證票據的真實合法性，不符和內部控制的要求。
（二）審批流程各異
內部控制下的不同機構部門全責分明，相互制約，相互監督。學校整個報銷流程從申請—審批—付款，不同的院處室要經歷不同的審批環節，其中一個環節或幾個環節有誤就會拉長整個報銷時間。
（三）報銷過程反復
對于手續不齊全的票據，財務人員只能拒收，有的報賬人員不熟悉報銷規定和流程，在報銷之前，便到財務部門詢問，從附件整理到票據粘貼到簽字審批，都需要在財務人員的逐步指導下才能完成。有的報賬人員則是在辦理過程中多有疏漏，以至于一筆報銷業務需要到財務部審核多次才能達到報銷要求。
（四）報銷扎堆嚴重
寒暑假是學校的招生高峰期，招生工作、科研工作、工程建設等工作也在假期正常開展，假期積累的票據使得學期初報銷扎堆。財政資金在年底會面臨被財政部門收回的壓力，種種原因均會導致年底報銷業務量激增。在報銷的過程中，某一個環節手續不齊全，導致報銷返工，部分必須要支付到位的款項，為了趕在財政關賬之前走完支付流程，不得不先支付再補辦報銷手續。從而影響整體財務服務水平，極大的增加了財務人員的工作量和出錯率。
四、“報銷難”的原因分析
（一）經費收支種類多，增加了報銷難度
×大學收入有財政撥款和非稅返款，主要的非稅收入來源于學費收入、培訓收入、租金收入。因財政撥款有限，非稅收入不能及時收回，學校整體上資金比較緊張。支出方面，按經濟事項內容可以分為人員工資保險支出、勞務費支出、差旅費支出、培訓費支出、資產設備購置支出、房屋建筑物維修維護支出、公務接待支出、工程建設支出、工作餐支出、水電物業支出等，每種業務類型的報銷要求不同，不同的業務對應的指標也不同，財務支付崗位需嚴格對照指標支付，確保專款專用。
（二）審批簽字程序多，延長了報銷周期
以×大學為例，按照其財務管理制度和報銷規定，根據經費類別和性質不同，財務實行分類管理、逐級審批的審批管理制度。目前×學校各類型的票據報銷流程如下：首先是業務部門的負責人和分管校領導審批簽字，其次是財務人員審核票據，最后是財務部負責人和分管校領導審核簽字安排付款，其中部分單據還需要書記或校長審批簽字，審批簽字程序較多。經費報銷的全流程可能涉及后勤部門、人事部門、黨政辦公室、財務等多個部門，每個部門有不同的管理要求，如未及時與各部門溝通，問題往往等到會計審核票據的時候才體現出來，致使報銷返工。如遇到相關領導外出，報賬人員可能要跑多次才能完成所有的簽字手續。
（三）報銷規定變化多，降低了報銷效率
學校的報銷規定會根據上級文件變化而不斷調整，不同的業務涉及的報銷規定亦不同，報銷人員沒有及時學習理解清楚新的文件精神，對報銷規定不了解，可能導致報銷返工，需要經財務人員多次指導后才能完成報銷手續，增加了財務人員工作量，使得報銷工作推進較慢。
（四）信息化管理滯后
為強化管理、防范風險，學校按照內部控制管理要求，對各類項目經費支出設置了相應的審核流程。經費報銷涉及的管理制度多，有差旅費、培訓費等方面的管理制度，相關制度繁雜且更新頻繁，并且審計監督部門以清單形式列明法律法規禁止事項，劃定紅線，所以經費報銷專業性強、風險防控點多、規范性高。×學校目前的票據審核是面對面人工審核，主要由財務人員對票據附件是否齊全、內容是否符合規定、簽字蓋章手續是否完整進行全面審核，由于信息化管理缺乏，報銷審批環節多，尤其當財務人員審核不通過，需要重新辦理簽字手續時，報銷人員經常為報銷“跑斷腿”。
五、解決“報銷難”的措施
學校在制定財務報銷制度時應考慮以服務廣大師生為出發點，精簡和規范辦事程序，做好報銷服務，幫助廣大教職工順利的完成票據報銷。
（一）完善財務制度
根據內控健全制度的要求，學校當根據上級文件精神并結合本校發展實際，及時修訂和完善相關財務制度，建立規范的內部控制體系。確保財務制度能符合學校的建設發展，確保報銷的每一個審核點有文件可依。為防止報銷人將報銷單據囤積報銷造成學期初或年底報銷單據堆積，財務部門可以規定報銷期限，均衡報銷時間，如規定：須在經濟業務完成后的三個月內提交報銷，如無客觀原因，超期事項不可報銷，確有客觀原因的，可提交超期報銷說明，經部門負責人、分管校領導、校長審批通過后方可報銷。
（二）落實預算管理
根據內控預算管理的要求，學校當全面落實項目預算管理制度。一方面，財務人員要根據項目預算工作開展的需求，進一步改進預算管理系統的功能，充分運用預算管理系統更好的服務于預算管理。財務人員及時在預算系統內做好收支執行數更新，確保各部門能實時準確知曉本部門收支執行情況。另一方面，各部門領導要加強對預算管理的認識，不斷堅持溝通學習，做到自主的、熟練的運用預算系統了解本部門的收支情況，積極創收，實現預算收入目標，嚴格按照預算開支，無預算不開支，超預算不開支，項目之間不打通開支，從而更好的把控本部門的經費運轉，真正的參與到與學校一起“當家理財”的工作中來，讓經費管理更具有科學性。
（三）優化報銷服務
根據不相容崗位相分離的內控要求，學校財務部門既要明確職責分工，也要互相協作，共同為教職工提供好的報銷服務，營造良好的報銷氛圍。
首先，財務人員應當與時俱進的更新自己的專業知識，不斷學習新的政策和文件要求，吃透相關文件精神。財務還應當提升溝通能力，保持頭腦清晰，當教職工對某類型的業務報銷存在疑問的時候，財務人員能熟悉的運用相關文件規定和專業知識來解答疑問，用比較簡練的語言把報銷要求和注意事項表述清楚，讓教職工理解報銷的原理，減少因溝通不順而帶來的報銷波折。
其次，財務部門可以圍繞上級各項政策解讀、經費預算管理、資金使用管理、審計檢查等幾個方面，針對教職工最關心、困惑最多的經費報銷問題舉辦專題培訓。根據近期報銷過程中發現的問題，不定期開展小型培訓，重點講解多數老師不了解的報銷規定和常見的業務類型報銷規定，并以報銷過程中出現的問題作為案例以加深印象。突出講解新的報銷文件規定，對新規定新流程及時做好講解宣傳。
最后，財務部門還可以通過文本、視頻等方式方便教職工學習，提高報銷服務質量。
1.編制便攜式報銷指南。財務部門根據報銷規定對各類報銷業務編制簡易的報銷說明，比如外出參會學習、市內交通、公務接待、物資或服務采購、工作餐、培訓或活動項目等業務，包括相關的政策規定、報銷附件和審批流程的說明。將報銷說明放置報賬大廳和學校工作群，方便教職工查看和下載所需附件。
2.制作報銷短視頻。通過制作短視頻來呈現報銷的全過程，從附件整理到票據粘貼到審批簽字，清晰明了的呈現報銷全過程，既方便教職工自主學習，也適當減輕財務人員指導和審核的工作量。
3.“一站式”報銷服務。在專門的報賬廳設置初審復審收單三個崗位，為報銷人員提供專門的報銷單據，填寫票據的桌椅，提供流水線式報銷服務，減少了報賬人員因基礎性錯誤往返財務部門的次數和奔走流轉轉述問題的時間，提高財務人員和報銷人員溝通效率，從而提高報銷效率。
（四）加強財務信息化建設
構建財務信息化平臺，是學校改善“報銷難”的一個有效途徑。財務信息化平臺將預算管理、出行管理、采購管理、接待、校內辦公等業務一體化，實現網上事前審批。審批人可以不受校內辦公場所和設備的制約, 通過平臺催辦提醒，實時移動審批各類事項,減少了報賬人員“跑腿”次數，縮短了辦理審批的時間，從而提高報銷效率。各業務類型的審批等專業問題在各初始階段由各部門分工協作把好關，比如采購是否合法合規、款項收支是否按照預算執行等，讓每一個環節的管理者能充分運用信息化平臺完成相應的工作并承擔相應的責任，推動報銷工作的高效開展。
六、結語
在新會計制度下，學校財務管理工作在建立健全內控制度的同時，也要不斷地優化服務，開拓新的工作模式，提高財務報銷工作質量。結合內控制度構建要求，進一步規范財務報銷制度和流程，積極探索和引進財務信息化平臺，根據本校實際情況，編制符合規定的簡化的網上銷流程，讓報銷要求和操作易學易懂，降低報銷出錯率，節約報銷時間，最終達到提高財務報銷效率的目的。
