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在經濟高質量發展背景下，數字經濟的浪潮不斷推動企業財務進行數字化轉型升級，促使企業財務由傳統模式不斷向智能化、信息化模式創新發展，“大智移云物區”等技術的應用為企業財務數字化轉型升級提供了技術基礎。會計檔案作為企業財務重要的一環，也逐漸從紙質檔案向電子檔案轉變。
目前, 會計檔案管理經歷了3個階段:傳統紙質會計檔案管理階段、紙質會計檔案影像化管理階段、會計檔案電子化管理階段（吳燕萍，2018）。在傳統紙質會計檔案管理階段，會計檔案部門主要管理紙質會計憑證、賬簿、報表等。隨著會計信息化的發展，企業開始引入財務系統，在財務系統中進行會計核算和賬務處理，大量的紙質會計憑證通過OCR掃描技術等形成影像，影像和紙質會計憑證一同保存歸檔，這時進入到了紙質會計檔案影像化管理階段。電子發票的出現和財務智能化的發展使會計檔案管理進入到會計檔案電子化管理階段。2018年8月全國首張區塊鏈電子發票在深圳開出，企業可以在區塊鏈上實現發票申領和報稅，實現無紙化智能稅務管理，電子發票的使用場景擴大。大型企業集團為實現財務智能化而建立起財務共享中心，每天進行業務處理會產生大量電子會計憑證，系統也會自動生成電子會計賬簿和報表，越來越多的數據以電子形式在系統中產生，這意味著檔案部門收到的紙質文件越來越少，如何管理大量電子會計檔案是智能化背景下檔案部門必須面對的挑戰。
二、電子會計檔案管理的制度演變
曾經我國要求電子檔案強制“雙套制”保存，即電子文件在歸檔時同時打印紙質文件一同歸檔。2002年頒布的中華人民共和國國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）總則第4、5條規定：“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。”在強制“雙套制”保存的規定下，我國企業在對電子憑證、電子會計賬簿、電子財務報表進行歸檔時，必須同時打印紙質文件一同保存，這大大增加了企業的檔案管理的成本，降低了企業的運營效率。
2016年1月1日期實施的《會計檔案管理辦法》第八條規定“同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可以僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。”這表明我國電子文件歸檔正在從強制“雙套制”向任意“單套制”演變（蘇煥寧和陳永生，2020），“單套制”即電子文件僅以單一的電子形式進行歸檔。越來越多的企業在財務系統中生成會計賬簿和財務報表后，僅以電子形式進行歸檔，除特殊要求如稅務機關檢查外，不再打印紙質文件。
2020年3月23日，財政部發布《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，通知中指出“符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規另有規定外，電子會計檔案可不再另以紙質形式保存。”2020年6月20日修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十七條規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”確立了電子會計檔案的法律地位。
從我國法律法規的變化可以看出，我國正在積極推進“無紙化”和檔案信息化建設，但是很多企業并沒有建立起配套的設施，電子會計檔案的管理流程比較復雜，電子會計檔案的可信性也無法保證，如何管理日益增加的電子會計檔案成為困擾企業的難題。
三、電子會計檔案管理面臨的主要問題
（一）電子會計檔案的信任危機
電子檔案具有易修改、易損毀、依賴設施環境等特點，導致其在法律憑證功能上存在先天不足，跨機構調閱電子檔案難被信任（李春艷和喬超，2020）。在業務系統中使用電子文件主要是為了提高企業內部工作的效率和質量，但是若要將電子文件在企業外部作為憑證使用，則會存在信任問題，外部機構無法相信電子文件的真實性。目前大部分企業將電子文件作為憑證使用時，仍然采取打印后加蓋單位公章的形式，無形中增加了大量的社會成本。
電子文件的信任危機主要體現在對電子數據的可信性和電子證據的合法性兩個方面（李春艷和喬超，2020）。電子文件的憑證性是其基本屬性，但其作為憑證是否可信并無法保證，合法性是電子文件的社會屬性，雖然現在《檔案法》已確立了電子檔案的法律地位，但前提條件是電子檔案真實可信。在信息化環境下，電子文件的可信性仍然是制約全面無紙化和信息化的核心問題。因此，如何保證電子文件真實可信，是電子會計檔案管理面臨的主要問題之一。
（二）電子會計檔案管理流程復雜
大型企業集團采取建立財務共享中心的方式，將企業集團所有子公司的業務全部集中到財務共享中心，進行標準化、流程化的管理，降低管理成本。但是在電子會計憑證歸檔過程中，仍然采取打印加郵寄的方式，從各地郵寄至財務共享中心的所在地，成本耗費巨大，且仍無法保證電子會計檔案真實可信，匯總的紙質會計檔案數量多且占地面積大，憑證的打印、匹配等管理成本居高不下，紙質檔案還可能面臨丟失損毀風險，導致無法與電子檔案進行匹配驗證，電子會計檔案管理系統未與其他業務系統和財務系統建立接口，導致在歸檔過程中需要人工進行歸類整理，一系列的問題給檔案管理工作帶來很大困擾。
區塊鏈技術的出現能很好的解決這些問題，區塊鏈的加密算法和驗證機制能保證電子會計檔案的真實性和難以篡改，智能合約能實現電子會計檔案歸檔流程的自動化和智能化，促進企業財務智能化建設。本文將研究區塊鏈技術在電子會計檔案管理中的應用。
四、基于區塊鏈技術的電子會計檔案管理基本原理
（一）區塊鏈技術與電子會計檔案管理的結合
區塊鏈是一種基于加密算法的數據結構，其本質是一個分布式共享賬本和數據庫，具有去中心化、不可篡改、全程留痕、可以追溯、集體維護、公開透明等特點。其基于時間戳的“區塊+鏈式”數據結構，能夠實現信息追溯和驗證，分布式節點共識算法能確認和更新信息，數字加密算法能保證信息記錄的安全和難以篡改，自動化腳本代碼組成智能合約能進行信息的操作和編程，去中心化功能能實現資源共享（楊潤輝，2020）。
電子會計檔案管理通過利用區塊鏈技術的特性，可以實現分布式多渠道多觸點的檔案存儲，保證電子會計檔案的真實可靠，實現檔案存儲個性化、自動化和電子會計檔案的監督與可追溯等目標。它們之間的結合關系如下：
1.去中心化。電子會計檔案管理利用區塊鏈技術建立一套平行賬簿系統，任何一份檔案的存儲都同時記錄在雙方的賬簿中來保證存儲和讀取數據的一致性，同時在多地建立數據庫，實現多節點存儲數據，任何一個節點的損壞都不會影響到其他節點，保證電子檔案能夠安全的保存。
2.智能合約。在電子會計檔案管理系統中，通過設定個性化的合同自動觸發條件，如需保存檔案的類型、內容、歸檔地等，實現電子檔案歸檔流程自動化。
3.加密算法。獨特的加密算法能為每個電子會計檔案生成一個獨特的哈希值，想要逆向解碼十分困難，使得檔案被篡改的風險大大減小。
4.時間戳。在區塊鏈中記錄的數據信息會被打上相應的時間戳和地點戳，從而記錄信息的時間維度和空間維度。在保存電子會計檔案時，能夠從時間和空間雙重維度對電子會計檔案進行追溯，使得電子會計檔案可追溯性大大增加。
（二）應區塊鏈技術存儲電子會計檔案的原理
在電子會計檔案管理中應用區塊鏈技術實現存儲原理是：電子會計檔案管理系統或業務系統將需要存儲的業務數據通過設置好的接口或客戶端提交至區塊鏈系統，接口或客戶端首先將數據交智能合約進行數據處理，智能合約中有預先設定好的規則以實現相應的功能。智能合約功能執行后，請示區塊鏈系統進行存儲。區塊鏈系統接收到存儲請示后調用背書節點進行背書，然后通過共識算法管理模塊將數據打包生成區塊文件，主記賬節點獲取區塊后，通過P2P協議廣播區塊到不同的記賬節點；拿到區塊后，記賬節點通過賬本存儲管理模塊寫入本地賬本中，至此完成電子會計檔案的在區塊鏈的存儲。電子會計檔案管理系統可以通過賬本管理模塊來查詢存儲在區塊鏈中的電子檔案數據，包括業務號、區塊編號、區塊哈希值等（蔡盈芳，2020）。(見圖1)
（三）區塊鏈技術用于電子會計檔案可信性驗證
區塊鏈技術在對電子檔案的真實性保障方面優勢較為明顯。區塊鏈技術能根據加密算法給每個電子檔案生成一個獨特的哈希值，對電子檔案的任何微小改動都將導致哈希值的變化。將電子檔案的哈希值上鏈保存后，便可以基于哈希值進行追溯，當需要對電子檔案的真偽進行驗證時，只要將電子檔案的哈希值與存證鏈上存儲的哈希值進行對比，從而達到可信驗證的目的，若兩者的哈希值不能匹配，則說明電子檔案可能存在被篡改的風險。在區塊鏈的鏈式結構下，每一個區塊頭的哈希值都會放入下一個區塊中，由此形成一條鏈，若想要對鏈上的某一區塊進行數據修改，則需要對該鏈上所有的區塊進行修改，極大增加了篡改數據的難度。
（四）區塊鏈技術用于電子會計檔案歸檔智能化
智能合約技術是區塊鏈使用的技術之一，智能合約可以預先設定好歸檔條件。將電子會計檔案管理系統與其他系統的接口完成對接后，當其他系統產生的電子文件符合設定好的歸檔條件時，便可自動將電子文件傳遞到電子會計檔案管理系統中，形成電子會計檔案，同時將電子會計檔案存儲到區塊鏈中。區塊鏈本質上作為信息系統平臺，其實現功能的方式是處理和存儲數據。在區塊鏈上可以通過賬本管理模塊來查詢存儲在區塊鏈中的電子會計檔案數據，包括業務號、區塊編號、區塊哈希值等。
五、基于區塊鏈技術的電子會計檔案管理系統構建
（一）應用區塊鏈的電子會計檔案管理系統架構
應用區塊鏈的電子會計檔案管理系統架構如圖2所示。區塊鏈技術作為底層技術提供基礎服務，智能合約用于定義歸檔條件和歸檔的檔案種類，共識機制用于更新區塊鏈的信息，數據庫用于存儲需保存的檔案信息。
會計檔案管理系統包括電子影像、電子憑證、報表查詢、檔案借閱、庫房管理、系統管理六大模塊。電子影像模塊主要處理紙質會計憑證采集過程中的憑證掃描、綜合校驗、數據轉存、影像查詢復核等事項；電子憑證模塊主要管理企業內部生成和外部收到的電子憑證、同時進行憑證匹配、憑證復核、憑證分冊等工作；報表查詢模塊主要處理會計檔案查詢需求中的報表查詢、憑證查詢；檔案借閱模塊主要處理檔案調閱、借閱審批、監督檢查等工作；庫房管理模塊主要處理歸檔過程中的檔案移交、出入庫、案卷復核、檔案盤點等工作；系統管理模塊主要負責系統數據維護、人員組織及權限管理。電子會計檔案管理系統還要與ERP系統、智能報賬平臺系統、電子影像系統、OA系統等建立系統接口，以實現數據的自動化傳遞。
搭建了統一的系統平臺后，財務所有的信息均通過信息系統來采集和傳遞，實現了數據一點錄入，信息全程共享。網上報賬環節的影像管理系統與檔案管理環節的電子檔案系統共同構成檔案管理系統體系。通過影像管理系統的實施，原始票據可直接在各地進行掃描，電子影像文件上傳至影像管理系統，可隨時調閱影像文件。電子會計檔案系統以ERP系統為基礎，與影像管理系統、智能報賬平臺系統和其他系統相結合，將企業自制的電子文件同內、外部原始憑證的影像文件進行匹配，形成完整的電子檔案數據。
（二）應用區塊鏈實現電子會計檔案全生命周期管理
電子會計檔案管理不應只考慮歸檔環節，而應從電子會計檔案生命周期進行管理。應用區塊鏈技術可以從歸檔來源、檔案保存、日后檢查三個方面對電子會計檔案進行全方位管理。業務人員在業務辦結后，通過前端業務系統提交電子文件歸檔申請，在線歸檔系統將打包好的電子文件和元數據發送給檔案系統。在數據傳遞前，業務系統會在電子文件中進行系統數字簽名，用以確認歸檔來源業務系統身份，并在電子會計檔案管理系統進行數字簽名認證等。確定歸檔來源后，進行檔案“四性”檢查，通過后進行業務交接確認，并正式發起歸檔流程，由電子文件產生部門和檔案部門分別對流程進行審批確認，通過審批后，電子文件正式“入庫”成為電子會計檔案。在整個歸檔過程中由區塊鏈記錄關鍵環節信息，并為歸檔的電子文件和元數據提供背書，保存歸檔來源和檔案接收過程中的所有數據信息，通過區塊鏈有效證明電子會計檔案在接收、保管、利用各階段信息的真實性。
檔案來源上鏈存證：在財務智能化背景下，電子文件歸檔是業務系統對電子會計檔案管理系統直接傳遞，因此，需要對歸檔的數據來源進行事前審核，并且在歸檔過程中對歸檔來源的信息真實性進行驗證。對通過審核的歸檔來源信息，包括其系統名稱、基本情況等元數據信息，系統建設時的相關準入文件等的哈希值，都應上鏈保存。當歸檔實際進行時，系統會先基于準入編號到區塊鏈中對其進行驗證，以此判別此次歸檔來源的身份是否真實。
歸檔檔案上鏈存證：在正式歸檔時，系統會將每一個歸檔批次的電子會計文件的關鍵信息進行上鏈存證，關鍵信息包括電子會計檔案來源單位、電子會計檔案的管理單位、歸檔發起時間、歸檔人員等元數據，其中，電子會計檔案的哈希值作為唯一主鍵進行標識。電子會計檔案管理系統接收到歸檔數據包后，完成數據解析和基本內容檢查，然后將數據固化上鏈保存。在此過程中，唯一主鍵是系統層面賦予該檔案的身份信息，即電子會計檔案的哈希值，用于后續在區塊鏈服務平臺中對電子會計檔案進行溯源、查詢和驗證。
日常巡檢記錄上鏈存證：在電子會計檔案保管環節，需要在系統中對存儲電子會計檔案的數據庫進行定期巡檢，同時對數據庫所在地的機房、服務器進行檢查，確保硬件設備正常運行。系統巡檢可根據系統環境和檔案保管需要，結合“四性檢查”的要求，設計電子會計檔案的巡檢對象、巡檢內容、巡檢頻率及執行方式，以任務的方式定期執行，以保障電子會計檔案的真實、完整、安全、可用。在完成巡檢任務后，將當次巡檢的結果上鏈保存作為記錄，以備后續檢查。
借閱記錄上鏈存證：當需要查閱電子會計檔案時，需要經過借閱審批流程，經檔案所屬部門、檔案管理部門同意后方可借出，允許在線查看和下載至本地查看兩種情況。每次下載借閱時根據借閱人信息生成“借閱版本”檔案，即生成一份包含借閱人信息及審核信息的電子檔案，將“借閱版本”電子會計檔案的哈希值同步上鏈保存，也即將借閱人信息和審核信息保存在區塊鏈中，若發生檔案信息泄露則能夠有效地追蹤源頭，同時也可以對“借閱版本”電子會計檔案提供真實性認證。
電子會計檔案驗證服務：當需要對電子會計檔案的真偽進行驗證時，可以通過電子會計檔案管理系統調用區塊鏈驗證服務，將本地電子會計檔案計算的哈希值與存證鏈上存儲的哈希值進行對比，從而達到可信驗證的目的。
（三）應用區塊鏈的電子會計檔案存儲方式
區塊鏈本質上作為信息系統平臺和數據庫，其實現功能的方式是存儲和處理上鏈數據，其處理的核心是分布式賬本管理和業務交易處理，分別對應數據存儲與數據處理（蔡盈芳，2020）。考慮到應用成本和業務特點，并非所有的業務和檔案數據都適合使用區塊鏈進行處理和上鏈保存，要通過分析應用場景，梳理出需要上鏈的業務和檔案數據，最終確定區塊鏈要實現的功能和目的。
考慮到電子會計檔案中，電子會計憑證和電子發票的數量龐大、種類繁多，會占據大量存儲空間，從節約成本的角度考慮，推薦電子會計憑證采取將哈希值和關鍵元數據上鏈保存而檔案內容保存在本地檔案管理系統數據庫中的形式，以節省鏈上的存儲空間。對于某些比較重要的電子會計檔案，如財務報表、重要合同等，則可以將檔案的全文數據和全部元數據上鏈保存。
以提交區塊鏈處理或存儲數據范圍來劃分電子會計檔案數據應用區塊鏈的存儲方式，主要有三種，列示在表1中。
1.僅哈希值上鏈方式。即僅將電子會計檔案的哈希值上鏈。哈希值是將數據塊（如電子會計檔案）通過散列算法運算（哈希運算）生成的一個固定長度的字符串。哈希值具有正向快速、逆向運算困難、強抗碰撞性的特點，是電子簽名、區塊鏈技術的重要支撐技術。將電子會計檔案哈希值上鏈的具體做法是：首先通過運算生成電子會計檔案的哈希值，系統獲取后會將哈希值提交區塊鏈接口并請求存儲，接下來區塊鏈系統接收到上鏈存儲請示后調用背書節點進行背書，通過共識算法管理模塊將數據打包生成區塊文件，然后主記賬節點獲取區塊并通過P2P協議將區塊廣播到不同的記賬節點，最后記賬節點獲取到區塊并通過賬本存儲管理模塊寫入本地賬本中，完成電子會計檔案在區塊鏈的存儲。
2.哈希值和其他部分元數據上鏈方式。即僅將電子檔案哈希值上鏈及關鍵元數據上鏈。元數據一般包括內容元數據、結構元數據、背景元數據、管理過程元數據等。與僅將哈希值上鏈不同的是，此方式除將電子檔案哈希值提交區塊鏈存儲外，還將關鍵元數據提交區塊鏈存儲，企業可自行決定將哪些關鍵元數據提交區塊鏈。采用此種方式的企業一般是有對電子會計檔案管理過程進行防篡改的需求，因為存儲的元數據可能會按時序分多批進行。此方法具體做法與方法1基本相同。
3.全文數據和全部元數據上鏈方式。即將電子會計檔案（含元數據，下同）直接上鏈存儲。區塊鏈本質上是一個數據庫，自然可存儲電子會計檔案及其元數據，因此，在電子會計檔案管理中除將哈希值、元數據上鏈存儲，也可將電子會計檔案直接存儲在區塊鏈上。電子會計檔案的歸檔、編號、檢索等功能可通過智能合約預先設定規則來實現的，通過智能合約來實現對電子會計檔案的自動歸檔和智能化管理。
六、結論和展望
區塊鏈技術可用于電子會計檔案全生命周期管理，保證電子會計檔案的真實性，實現電子會計檔案智能化管理。在存儲方式上，對于重要的電子會計檔案可以選擇全文數據上鏈的方式，對于數量大且不太重要的電子會計檔案可采取哈希值上鏈，原文件分開保存的方式。盡管區塊鏈在真實性保證方面存在優勢，但其在電子文件長期保存、技術成熟度、節點穩定方面有所不足，仍需后續技術改進。
目前區塊鏈已經發展到區塊鏈3.0階段，實現了互聯網應用，在供應鏈管理、防偽溯源、產權登記、證據保全、金融等多個領域有廣泛的應用，區塊鏈正在逐漸發展成為一個各行業協同互聯的智能網絡流通平臺。企業應將“區塊鏈+財務”作為財務轉型的關注重點，不斷更新管理理念，樹立創新意識，充分發揮區塊鏈的技術優勢，促進信息技術、市場資源和財務管理的相互融合，從技術、制度和成本三個方面統籌安排，根據企業自身條件對財務體系進行“量身定制”，這樣才能優化業務流程和提升企業業績。作為還在趨于成熟階段的技術，區塊鏈的應用還需要國家創造更好的政策環境并做好頂層規劃，社會和企業共同營造良好的使用環境，同時還要加快對區塊鏈技術所需綜合性、復合型人才的培養。
