中國會計電算化2001.9
會計信息系統向管理一體化發展的實現思路
姚文韻
自從1979年，我國將計算機應用到會計領域以來，許多企業已初步實現了會計電算化，這使企業的財務人員擺脫了手工操作，這不僅提高了工作效率，還為財務人員更多地參與企業的經營決策提供了條件。但目前的會計信息系統存在的一些缺陷阻礙了信息系統的全面發展。
當前的會計信息系統主要以模仿替代手工核算為主，帳務系統大多從記帳憑證輸入開始，經過計算機處理，完成記帳、算帳、報帳等工作，并局限在財務部門內部，僅僅是完成事后核算反映的功能，無法進行事前的預測和事中的控制和監督。由于會計信息系統是以記帳憑證為輸入口，故只能反映貨幣信息，很難反映非貨幣信息。
材料、銷售、工資、固定資產、成本等各個核算子系統之間彼此分隔，缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性，商品化會計軟件的開發沒有統一規劃，而采用單項開發再通過憑證方式傳遞各種數據，不能形成一個有機整體，各核算模塊是彼此獨立的孤島。
會計信息系統中的各核算子系統提供的信息只能滿足財務部門的需要，而不能同時滿足與財務部門相聯系的人事、倉庫等職能部門的需要，這主要是受最初會計軟件開發中缺乏總體規劃的指導思想及傳統組織機構的制約。因此，目前的會計信息系統只能提供主體信息，不能提供與主體相關聯的信息。
一、管理一體化信息系統概述
目前企業遇到很多困難、如銷路不暢、資金周轉困難，造成這些困難的原因當然是多方面的，但現行的會計核算信息系統的缺陷也是造成這些困難的原因之一，尤其是業務部門與財務部門不能共享財務部門所提供的信息，就會造成結算拖延、應收款難以收回、壞帳損失加大、信用下降等弊端，如果要解決這些問題，就必須由管理一體化信息系統來完成。那么，什么是管理工體化信息系統呢？即實現了管理信息系統中各子系統一體化的信息系統，它是一個能夠覆蓋企業的全部業務，體現當代先進管理思想，采用最新信息技術，為各級管理職能部門及時提供管理上所需要信息的全面統一信息系統。一般包括供、產、銷、人、財、物等子系統，通過系統集成技術，整合成一個并發操作、統一管理、數據共享的有機整體。其中每個子系統都按照本身特有的規律進行運作，完成本身特有的管理目標和任務，但同時各個子系統之間又要互相聯系、互相支持、互相提供必要的管理信息。這樣一來，會計信息系統成為企業一體化信息系統的一個子系統，使得管理一體化信息系統具有了核算到信息系統的完全功能。它不僅可以完成憑證錄入、記帳、算帳和報帳等核算工作，而且還可以為企業各個部門進行服務。管理一體化信息系統不僅允許在使用過程中調閱其他部門的相關信息，而且增加了事前預測、事中控制的功能，這為各部門順利完成其職能提供了保證。在國外。企業管理信息系統已從MRP到MRPⅡ再發展到ERP。MRP、MRPⅡ都是面向生產部門的，而ERP與MRP相比，擴展了管理信息集成范圍，除財務、庫存、分銷的生產管理之外，還集成了企業的其他管理功能，如人力資源、質量管理、決策支持等功能。ERP是在MRPⅡ的基礎上發展起來的，盡管可以面向企業外部提供管理信息，但本質上依舊是面向生產部門的?，F在的世界早已形成了買方市場，因此，開發以業務為中心的管理信息系統是上乘之選，不過我國的管理水平、技術水平都比較落后，因此就要從低起點上循序漸進，不可急于求成。
二、基于企業MIS的會計信息系統分析
管理信息系統（MIS）是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業戰略競優、提高效益和效率為目的，支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。管理信息系統概念圖如下：
圖1 管理信息系統
財務信息系統包括了會計和財務兩部分，會計主要的任務是記帳，使資金的運作不發生差錯，財務則更多關心如何運作好資金，使其產生效益。會計系統最成熟、最固定的部分是記帳，這部分幾乎已經定型，各種企業幾乎相同。目前會計主要涉及的是歷史數據，根據這些可以產生一些綜合數據報表如損益表和資產負債表。但現代的會計已開始向財務延伸，涉及未來的數據，如獲利能力計算，責任會計等。盡管當代會計系統已經相當成熟，但隨著信息技術的發展和隨著經濟全球化，會計制度和會計信息系統仍會不斷變化。會計信息系統只是財務信息系統的一部分，財務的總目標是最好的利用資金和剩余資金的最優投資。財務信息系統是為協助主管達到以上目標的計算機系統。財務信息系統概念模式如圖2：
圖2 財務信息系統
圖2財務信息系統輸入子系統中的內部審計子系統實際上也是會計功能。審計包括財務審計和運營審計。財務審計主要看公司的財務記錄是否正確，帳、錢是否一致。調運營審計是審計財務手續是否完備。高效，它往往和信息系統的再設計聯系在一起。運營審計一般應有信息系統分析員參加。財務情報子系統向股票持有者、財務社團以及政府機構提供信息，幫助了解公司經濟環境，還從政府報告、期刊、網上數據庫收集經濟信息，以便分析經濟形勢。輸出子系統是財務系統的主要系統、它們能幫助公司進行財務決策。資金管理子系統可以說是財務系統的最重要的子系統，它通過現金流分析，按照現金流人大于現金流出的標準進行調節以確保全年現金凈流量的穩定。資金和證券管理也是財務管理的重要內容，用計算機模擬尋求最佳的資金來源，并處理多余資金的投資問題，確定合理的證券組合、投資組合等。財務控制子系統主要控制一些支出和控制一些企業性能的參數。
MIS的概念是發展的，最初設想MIS是一個單個的高度一體化的系統，它能處理所有的組織功能，隨著時間的推移，這種高度一體化的單個系統顯得過于復雜，并難以實現。MIS的概念轉向各子系統的聯合，按照總體計劃、標準和程序，根據需要，開發和實現一個個子系統，MIS成了相關的信息系統的集合。對于企業來說管理信息系統只有優劣之分，不存在有無的問題。目前企業所擁有的管理信息系統通常只是一些子系統的簡單集合，系統與系統之間往往相互獨立，本文所倡導的就是將管理信息系統中的子系統有機地結合成一個整體，即管理一體化信息系統。隨著對信息處理規律認識的逐步提高，人們提出研究更高級系統。直接支持決策的要求，從現實條件來看，將AIS進行擴張發展成為MIS是一條必由之路。
三、管理一體化信息系統的實現思路
（一）開發管理一體化信息系統的幾種方式
在開發管理一體化信息系統時，首先要分析其數據來源，一般可分為三類；第一類來自憑證資料，為分析計算提供原始數據，第二類來自帳簿中的數據，第三類是財務部門之外的數據，前兩類是財務會計處理的主要內容，在核算型的會計信息系統中可直接產生數據，而第三類數據來源復雜，與企業管理的各個方面密不可分，這使開發管理型財務軟件的難度遠遠大于核算型財務軟件。為獲取這類數據，可采取以下幾種不同方式：第一種是在其他業務部門擁有自己獨立的計算機信息系統的情況下，解決好會計信息系統與其他系統的接口問題，實現不同系統間的數據傳遞。第二種是對企業管理信息系統進行全面規劃和整體設計，系統高度集成、數據完全共享，建成一個集業務管理、生產管理、會計核算和財務管理于一體的管理一體化信息系統，財務只是系統的一個有機組成部分。第三種是在原有財務核算軟件的基礎上，向其他業務部門擴展。
上述三種方式中，第一種方式要將原先各自獨立開發的各個系統組合在一起，往往因接口過于復雜，在許多情況下比重新規劃難度更大，一般很少采用這種方式。第二種和第三種方式的實質都是將會計核算信息系統全面提升為企業管理一體化信息系統，它不僅實現了財務會計與管組會計的功能，而且集成了企業各個業務部門的管理功能。
從理論上講，第二種方式最理想也是發達國家普遍采用的，但在是否符合我國國情這一點上值得考慮。國外的管理一體化軟件一般由財務系統、配銷系統、生產制造系統和決策支持系統等構成，相對于國外軟件這種以業務為中心的模式，我國開發商大都認為“財務是管理的中心”，這是與我國現階段企業管理水平和計算機應用水平相聯系的。國內財務軟件一般由帳務處理、工資管理、固定資產與折舊管理、采購管理、存貨管理、成本管理等系統組成，其范圍起出了國外的財務軟件，包含了業務系統中關于資金的核算，尚不具備真正的管理功能。我國的會計信息系統與其他管理系統相對獨立，作為一個專門的系統發展，其普及和應用程度大大超過了其他管理軟件。近年來，我國的管理一體化信息系統發展明顯加快，有些企業按上述國外模式進行開發，結果是失敗的多成功的少。究其原因，主要是企業的管理水平太低，應用計算機管理的意識不強。而另有一些企業從財務部門起步，分級分步實施，從單一部門應用逐步向生產管理。物資管理、人事管理等部門擴展取得了較好的效果。實踐證明這是在企業管理模式不夠規范、資金比較緊張、人員素質不夠高的情況下，發展管理一體化的一條現實可行的道路。因為管理一體化信息系統中的任何一個子系統都不可能像財務系統那樣，占有整個企業70％左右的經濟信息量、從資金的實物形態（產量、質量、物資、耗費等）到價值形態（利潤成本收入）全面綜合地反映了企業的概貌、嚴密地（數據之間有對應關系，報表之間有勾稽關系）、系統地（編碼順序系統、時間順序系統、業務分類系統）記錄企業的經營狀況，而且財務部門有一套嚴格的控制制度，在企業管理水平普遍不高的情況下，財務部門提供的數據和管理相對來說是比較規范的。這是財務部門的軟件普及應用程度大大高于其他業務管理部門的根本原因。正因如此，許多企業將計算機應用于管理是從財務部門開始的，在取得一定成效，積累一定經驗后，企業很自然地要求與財務部門相關的其他部門運用計算機管理，從而實現整個企業的信息共享。對我國廣大中小企業而言，目前還是采用第三種方式即在原有財務軟件基礎上向其他業務部門擴展的方式較為可靠。分系統、分階段開發，一次性投資不會太大，完成每一階段都能很快見到成效，這樣既增強了使用者的信心，又積累了經驗，使系統開發和應用水平不斷提高。以財務管理為核心擴展的每一個子系統都必須保證與財務系統的聯接和數據共享，避免出現子系統之間相互孤立的局面。其不足之處是系統間的聯系可能不夠緊密，信息流程不夠合理，因為較多考慮適應企業現有管理水平，未能充分考慮利用先進的管理模式和管理方法。所以。對那些管理水平高，計算機應用基礎好，技術力量雄厚的大企業而言，可以采用第二種方式，建立以業務為中心的管理一體化信息系統，更好地為提高經濟效益和支持決策服務。
（二）開發管理一體化的信息系統應注意的幾個原則
1．必須以完善的會計核算信息系統為基礎財務核算數據是管理層分析、預測、決策的重要依據。會計核算信息系統應能實現手工會計的全部職能，提供和輸出完整的會計資料，能夠方便提取歷史數據供分析之用。在生成管理報表所需的數據中，有許多是對財務核算的帳證表數據加以分解之后才取得的。如果核算軟件沒有設計這方面的內容，當管理會計需要這些數據時，只能人工分解數據，再輸入系統，造成同一數據兩個人口的情況，影響了系統的效率和數據的準確性和一致性。因此，在設計核算信息．系統時，要求做得更深更細，將與經營業務管理要求有關的會計數據進行分類細化，充分考慮管理一體化信息系統的需求。
2．建立統一的數據交換標準接口
會計核算信息系統具有很強的規范性。然而，目前市場上各種版本的財務軟件卻缺乏統一的標準和規范，不同的財務軟件即會計核算信息系統之間不能相互交換數據，如果用戶使有了不同的會計核算信息系統，在進行報表的合并、匯總及不同系統間查詢時就會出現困難。為解決這一問題。必然要求不同的軟件之間可以按照國家標準進行交換。這樣一來，不僅能為管理會計提供一個良好的基礎，也有利于各種軟件的數據轉換及用戶的選擇。有了標準的數據接口，管理一體化軟件獲取數據時，可以從不同版本的財務軟件直接取得，也可以從標準數據庫中取得，還可以通過手工錄入。財務軟件數據交換標準還涉及到財務軟件和其他管理軟件的數據交換問題，有了統一的交換標準，使企業在開發管理一體化信息系統過程中，不必更換已有的財務軟件，就能順利地實現系統集成，這樣即使系統不斷地升級換代，數據資料也能長期保留下來并得到有效利用。
3．強調以會計理財、經營管理等先進管理技術為主以前的核算型信息系統，因為遵循統一的記帳規則、會計制度等規范的規定，流程單一，同時我國軟件開發人才不足，所以走入了重計算機技術，輕管理的誤區。而新的管理一體化信息系統的成功與否在于開發人員對會計管理方法和技術掌握的程度，這必然要求改變原以計算機技術為主的策略；強調以會計理財、經營管理為中心，計算機技術只是實現的手段與保證。在新的信息系統開發過程中，沒有會計專家和管理專家的參與，新的信息系統只能是一個失敗的系統。
4．必須結合企業的具體情況實地開發，走集成化發展的道路由于各企業的具體情況千差萬別，經營管理范圍和管理方法也處于不斷發展變化當中，因此管理一體化信息系統難以像會計核算信息系統那樣成為規范的通用性產品，必須由軟件開發單位與用戶密切合作開發，走集成化發展的道路。在開發過程中，需要深入了解用戶的實際情況和管理模型，提出具體的管理指標體系，明確企業的各種經營控制和管理活動，掌握這些活動所需的數據流程及其與企業的經營管理目標和財務目標的關系。既要考慮到企業管理的現狀，又不能僅限于把原有的會計模式、管理模式進行簡單的移植，而且應盡量采用新的管理技術和方法，促進會計人員和管理人員的知識更新，提高會計和企業管理的總體水平。這種開發方式最大的問題是成本較高，要解決這一問題，更需要強調系統的標準化、集成化和開發性。開發者在完成數據環境建設時應留有完整的擴充接口，可以面向單一用戶進行再開發，使開發出來的產品既有通用性模塊，又積累了特定領域的再開發經驗，長此以往，標準模塊就會不斷增加，成本就會不斷降低，另一方面，也為用戶擴展系統，進行二次開發打下良好的基礎，從而保護了用戶的長遠利益。
（作者單位：南京經濟學院會計學院）
