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■ 本報記者 李嘉亮
國資委近期發布《關于中央企業加 快建設世界一流財務管理體系的指導 意見》，明確提出央企要加快建設世界 一流財務管理體系，更加突出“支撐戰 略、支持決策、服務業務、創造價值、防 控風險”功能作用，以“規范、精益、集 約、穩健、高效、智慧”為標準，以數字技 術與財務管理深度融合為抓手，固根 基、強職能、優保障。
隨著移動互聯網、云計算、大數據、 人工智能、物聯網等技術的日趨成熟，多 數企業尤其大型企業在財務數智化轉型 過程中，商旅、費控、支付已成為數智化 時代增長最快的財務領域云服務，并成 為全員財務服務的第一入口。商旅及費 控服務已經成為企業實現智能財務的第 一先鋒。
商旅及費控業務提出新要求
商旅報銷和企業費控管理在過去 更多地被應用于服務單一組織網上報 銷，并且聚焦員工費用與借款支出。在 數字化缺失的情況下，員工、財務、管理 者不同角色在這一業務鏈中面臨著一 定困擾。
河南農業大學經濟與管理學院教 授陳素云分析，企業員工往往困擾于 各 項 繁 雜 的 費 用 標 準 和 費 用 報 銷 憑 證，以及復雜的報銷流程和漫長的報 銷周期；企業財務人員往往陷于日常 的費用報銷事務，費用報銷效率低下， 且面臨費用報銷不合規的風險；企業 管理者面臨如何控制無效費用支出，節 約費用支出，合理配置資金，提升資源 配置效率等問題。 因此，在會計數字化 建設中，商旅及費控體系是多數企業首 先考慮的問題。
“在數字化浪潮下，企業商旅及費 控業務開始發生一些變化。 一是很多 企業尤其大型企業的費控環節已經從 報銷向預算管控、專業業務系統延伸。 二是報銷服務向前端消費領域擴展，不 斷拓展消費端資源。”財政部管理會計 咨詢專家、用友網絡高端BG 智能財務 事業部總經理付建華認為，在此背景 下，企業需要通過智能的商旅及費控 服務平臺，實現費用管控與效率的最 佳平衡，以及內外資源與系統的全面 整合。
具體而言，企業需要建立費用預算 體系，實現事前、事中、事后控制與分析； 通過智能稽核規則，輔助業務智能審批 與財務智能審核；應用業務規則自動計 算與控制標準，減少人工判斷；從紙質 檔案歸檔，逐步過渡到電子檔案歸檔。
破除信息“孤島”難題 洞察數據價值
毫無疑問，商旅及費控體系將極大 提升財務管理的質效，尤其是針對信息 抓取、智慧稅務、審核、結算、費用分析 等方面具有實用性。
在陳素云看來，一個合格的商旅及費 控體系不僅應該能夠提高員工和財務人 員的報銷效率、降低費用報銷風險，而且 為管理層和監管部門提供決策有用信 息。 因此，商旅及費控體系應具備以下4 個要素。
一是覆蓋費控全類型和全流程。 費控系統應涵蓋各類費用，并實現費用 全流程在線職能處理。 以商旅報銷系 統為例，該系統應覆蓋員工差旅全流 程，實現出差智能審批，預訂免墊付、出 行免取票、報銷免貼票，差旅費用憑證 直接生成記賬憑證等功能。
二是對接企業內外部信息系統。 費用控制系統需要企業內外部多個系 統集成，因此企業內部的辦公系統、人 力資源系統、財務系統等，以及企業外 部的差旅采購平臺、銀行系統、稅務系 統等應能夠完美對接。
三是形成費用數據分析圖譜。企 業管理者可以通過費用數據分析圖譜， 了解各主體和業務的費用變化趨勢和 費用支出整體情況，從而制定合理的費 用標準和費用控制方案。
四是保障費用信息安全。費控體 系涉及企業內外部系統對接，既包括企 業業務、財務信息，也包括個人信息。 系統的安全認證、監控系統及故障恢復 等也需要安全保障。
從實踐來看，網絡高端BG 商旅及 費控服務負責人呂華新認為，商旅及費 控體系要實現數據全面連接、內外共 享，簡捷便利、提質增效，數據決策、智 慧運營，合規管控、控制有道。
“例如系統應打通從‘消費— 報銷 — 支付—核算’流程閉關，全面覆蓋對 公對私費用精細化管控。對內融合專 業系統，對外接入消費端的資源，深入 結合業務、財務、管理人員等多方工作 場景，將復雜、重復、低附加值的工作通 過智能化實現，從而提高企業的運營效 率與管理水平。 同時，基于新一代數智 化 ICT 技術，讓產品底座更快更穩更安 全；廣泛連接生態資源，無縫接入業務 領域，讓數據不再是‘孤島’；通過費控 新模式與數智技術相結合，讓報銷更簡 捷。”呂華新表示，“實時可視數據分析， 實現多維度精細化的費用與預算執行 圖表展示，對差旅數據進行快速處理和 可視化分析，提供直觀、即時、準確的費 用報告，為管理決策提供充足的數據依 據，以推動管理提升。”
報銷更便捷 管控更合規
新一代的企業智能商旅及費控服 務平臺，通過將最佳費用業務管理實踐 與最新的數字技術結合，可以產生更多 創新的財務管理場景。
“例如通過月結新模式，可實現員 工免貼票、免報銷、免墊資，為企業節省 10%—30%的費用采購成本。 同時，支持 智能報銷、智能審批、快速結算，最快可 實現差旅補助20 分鐘到賬。”呂華新說。
事實上，商旅及費控體系的建設，對 于企業內部控制也有很大的幫助。如系 統上線前的資金審批環節風險控制，事 前、事中、事后的資金預警提示等。
在國家強調預算管控和業財融合 的當下，陳素云認為，會計數字化不僅 需要運用數智技術，更需要通過數智技 術運用推動會計信息提供模式、財務 組織結構以及與其他領域協作模式的 變革，以更好地實現會計資源配置職 能。 因此，構建商旅及費控體系，不僅 要提高費用報銷效率，打造便捷費控 體驗，更要發揮費控體系的內外部治 理功能。
他建議，在費控體系建設中，一是要 嵌入內部控制系統，實現預算及審核等 規則的智能化，保障費用報銷的合規性。
二是要嵌入風險控制系統，通過多 維度費用分析，實時監控開支預算，控 制費用超支及不合理風險。
三是提升費用的價值創造能力，借 助費用云圖可視化費用數據，進行費 用數據的深度挖掘，降低企業運營成 本；運用費控體系中的基礎數據，通過 機器算法和知識圖譜技術，分析每類 乃至每項費用支出所產生的收益，以更 精準地配置資源，支撐經營決策和創 造價值。
四是滿足國家宏觀經濟管理的需 求，通過費用控制系統與稅務、銀行等部 門的對接，為國家提供更為精準的費用 數據。
除了縮短報銷周期、減少員工墊付 差旅資金、大幅提高員工滿意度外，商 旅及費控體系的應用應實現企業費用 的全程控制。
“結合企業費用預算控制策略和費 用政策控制策略，可實現各種費用的自 動控制。 以此規范差旅行為，保障企業 差旅政策的執行，增強企業集中管控能 力，做到風險管控有抓手，領導審批有依 據，業務真實可驗證，成本費用透明化。” 呂華新說，商旅及費控服務將全面助力 以中央企業為代表的大型企業推進財務 數智化轉型，為企業加快建設世界一流 財務管理體系提供有效解決方案。
