文 ／ 蔡曉玉
傳統的手工會計核算已遠不能適應當前企業發展的需要，利用電子計算機進行會計核算和會計管理，實現會計電算化，是企業會計工作的必然趨勢。會計電算化不僅能使廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫出來，減輕勞動強度，更重要的是提高會計信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計的分析能力，為提高會計管理水平和會計信息質量提供了有效的途徑，最終為提高企業經濟效益服務。近年來，許多中小企業紛紛購買了商品化財務軟件，開始實施會計電算化，但在具體實施過程中暴露出了許多問題。筆者針對審計中發現的中小企業在實施會計電算化過程中的一些常見的問題，做一淺議。
一、電算化初始階段存在的問題
1.初始化設置工作不夠細致、詳盡。初始化工作包括系統參數、設置會計科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表，以及錄入各種余額數據或發生額數據等。不論是從手工核算過渡到電算化處理，還是更換會計電算化軟件，都需要進行初始化工作。目前，許多企業對初始化工作不夠重視，往往倉促上陣，會計電算化實施項目的主管人員與電算化軟件公司實施人員未進行有效地溝通和協商，考慮不夠周詳。特別是一些輔助核算在初始化時缺乏周密的考慮，致使以后部分核算數據無法有效地歸集，會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變，修改結構只能通過重新建賬實現，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料，很大程度地影響了其后的核算工作。
2.初始化時間確定不夠合理。許多企業對會計電算化初始化時間的確定未進行有效地籌劃，將初始化時間確定在一個會計年度的初期。會計人員的日常核算工作往往比較繁忙，如果手工和電算化并行運行到年底，二套核算時間過長會加大會計人員的工作量；所以，有些企業會在年度半途甩賬，造成當年度的會計賬一部分是手工賬，一部分是電腦賬，二套賬均缺少一部分內容，不利于今后的查賬和管理工作。為了減輕工作量，有些企業干脆初始化后不久立即甩賬，未達到財政部門要求手工并行運行三個月以上的規定。
二、電算化內控制度中存在的問題
1.分工不合理。會計電算化后各崗位的工作職責與分工要求與手工記賬有所不同，需要重新分工，并符合電算化條件下的內部控制要求。有些企業未及時、有效地進行崗位調整造成了人力資源的浪費，不相容職位未分離。
2.內部控制制度缺失或流于形式。有些企業會計電算化后未建立、健全相關的管理制度，內控缺失，會計人員間互相知道密碼；有些干脆不設置進入密碼，賬套間互相可隨意進入操作使用，輸入、審核與修改的權限設置不明確，監管制度往往有名無實。
3.網絡安全管理制度缺乏。企業財務使用的電腦均需要有上網交易功能，如：進行網上銀行支付、網上稅務申報等，會計電算化使用的電腦與上網交易的電腦不能做到完全分開，且許多會計人員網絡安全知識缺乏，使用會計電算化核算的計算機上網，很容易受到網絡病毒的侵襲，發生電算化軟件受損，甚至電腦癱瘓會計核算數據丟失的事故。
4.會計檔案歸檔不及時、不完整。有些會計人員認為，反正隨時打開電腦均可查看到每月甚至歷年的核算數據，因此，未及時進行數據備份，不及時按規定打印出紙質檔案，有的只打印一部分；對部分明細賬多的科目如往來賬款、存貨、固定資產等大都不予打印，使紙質會計檔案打印不完整，違反了會計檔案管理制度有關規定。
三、電算化業務處理中存在的問題
1.明細賬錄入失誤，致使明細賬核算不準確。在會計電算化中憑證的錄入直接影響賬簿記錄和會計報表的準確性。有些會計人員在憑證錄入時常常粗心疏忽產生差錯，常見的錯誤有明細科目串戶。如：同一客戶的往來明細賬由于前后次錄入時戶名的選定不一致，出現同一單位多戶或誤入他戶現象；成本費用類科目的明細串戶，將“業務招待費”錄入“辦公費”。
2.科目借貸處理不準確，致使期末損益結轉數和報表反映數錯誤。有些會計人員往往習慣于按手工賬的處理方法來進行沖賬和調整錯賬，如：發生銷售退回業務，往往編制分錄：借：主營業務收入—A產品、應交稅金—應交增值稅—銷項稅額，貸：銀行存款。由于大部分企業，目前使用的均為商品化財務軟件，期末損益類科目結轉數和會計報表的產生數，對收入取數一般是取貸方發生額，對成本費用取數一般是取借方發生額，如果在初始化設置時未進行特別調整的話，上述銷售退回業務在期末收入的結轉數和報表反映的收入數就并未得到沖減，就會產生錯誤結果給核算工作帶來困難。
3.同一科目內部明細未進行結轉，致使科目余額錯誤留轉。會計電算化不同于手工記賬，特別是期末科目的結轉必須明細一一對應。而有些企業往往不注意二、三級科目的對應結轉，造成二、三級科目的余額反映不夠準確，如“應交稅金—應交增值稅”科目的“銷項稅額”、“進項稅額”等三級科目，期末如簡單地按原手工核算辦法進行操作，會造成三級科目余額不準確。審計中常發現許多電算化企業“銷項稅額”、“進項稅額”等三級科目年末均不正確的保留余額，部分企業甚至保留了多年的累計余額數。
4.各核算模塊缺乏銜接，總賬和明細賬之間產生尾差。目前大多數中小企業使用的會計軟件中總賬、固定資產、存貨、工資等分屬不同模塊，各模塊間數據不能順利地相互傳遞，實現自動轉賬、相關查詢等功能，不能做到“無縫連接”，所以明細賬與總賬數據間往往會產生尾差。如“固定資產”模塊是按折舊計算公式自動核算，核算中電腦自動保留了小數二位以后的余額，因此，“固定資產”模塊反映的累計折舊明細賬與總賬數據間往往會有分數上的尾差，會計人員不注意定期消除，結果尾差會逐漸增大，造成總賬和明細賬數據不符。
會計電算化的普及是必然趨勢，中小企業應選擇適當的時機，選用適合自己的財務軟件進行會計電算化。但針對上述容易發生的問題，應在會計電算化初始階段與軟件安裝人員進行充分溝通，在系統參數和科目設置等方面充分考慮企業示來的發展趨勢，留有一定的余地，對輔助核算進行周詳考慮。同時建立、健全會計電算化中的崗位責任制、操作管理制度、系統維護制度、機房管理制度、會計檔案管理制度等一系列控制制度，注意輸入、審核與修改功能的使用權限設置控制。在日常業務處理時重視記賬憑證的填制、錄入、機內審核和自動生成，錄入和采集數據力求規范、準確，期末注意明細科目間的結轉和各核算模塊數據間的定期核對，只有這樣才能使會計信息的反饋更加及時、通暢、正確，為企業經營管理和決策服務。
（作者單位：臨安錦城會計師事務所有限公司）
