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 申報單位：天津市住房公積金管理中心

案例作者：高雪敏

【摘要】天津市住房公積金管理中心負責全市住房公積金繳存、提取、貸款發放、貸款回收等業務受理、審核辦理及會計核算工作，在業務辦理、核算管理過程中產生大量的業務票據、銀行回單、記賬憑證、會計賬簿等紙質會計檔案，隨著紙質會計檔案越來越多，管理難度加大，我們開始研究電子會計檔案的可行性，來取代紙質會計檔案。2015年12月，財政部、國家檔案局頒布新的《會計檔案管理辦法》，明確符合條件的單位可以只留存電子會計檔案。2016年，我們開始設計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿電子歸檔流程，通過項目立項、預算申請、系統改造、協調銀行傳輸電子回單等一系列工作，于2018年10月實現電子會計檔案線上歸檔工作。電子會計檔案線上歸檔以來，在有效緩解庫房壓力、減少會計人員工作量、節約紙質資源、實現會計檔案資源共享等方面取得顯著效果，值得推廣學習。

一、背景介紹

（一）中心會計檔案管理情況

天津市住房公積金管理中心負責全市住房公積金的管理和運作，管理繳存單位9萬多個，繳存職工350萬人，個人住房公積金貸款職工40萬人，資金規模1400億元，每天單位、職工辦理繳存、提取、貸款等業務1萬多筆，聯動會計系統生成2萬多張記賬憑證，系統自動登記會計總賬、明細賬、銀行存款日記賬，會計核算中產生大量的會計檔案需要歸檔留存。截至2014年底，中心累計產生會計檔案109242卷，粗略估算占用庫房面積590平米，隨著中心業務量的不斷增加，紙質會計檔案越來越多，日常管理中暴露出很多問題：

（1）人員方面：紙質會計檔案的整理、裝訂、歸檔過程，需要專業人員整理，耗費人力資源。

（2）庫房壓力：會計檔案存儲時間大部分為30年，時間較長，占用庫房面積越來越多，庫房壓力不斷加大。

（3）使用不便：紙質檔案多為立卷歸檔、集中庫房保管，調閱時需要翻閱查詢，空間、時間上都會造成不便，使用率較低，使用不便。

（4）易損耗：紙質檔案保管過程繁瑣，經辦人員整理、裝訂，物流部門運輸，交接至檔案管理人員，審計完成后入庫，流轉環節較多，容易毀損、丟失，保管過程中容易受潮、霉變。

（二）會計檔案的法律法規

2014年以前，尚未有上位政策規定可以用電子會計檔案取代紙質會計檔案，2014年12月，國家檔案局會同財政部修訂的《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》正式下發征求意見，2015年6月，修訂版《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》再次下發征求意見，兩版《征求意見稿》均明確了符合一定條件的電子會計檔案可以取代紙質會計檔案保管，標志著電子會計檔案將正式登臺。2015年，為進一步推動中心電子會計檔案發展，我們開始研究電子會計檔案保管使用的策略，并完成課題研究工作。

2015年12月，《會計檔案管理辦法》（國家檔案局令第79號）正式頒布，2016年1月1日執行，明確了符合條件的單位可以只留存電子會計檔案。2016年，我們開始制定電子會計檔案實施方案，通過預算申請、項目立項、系統改造、協調銀行傳輸電子回單等一系列工作，于2018年10月實現電子會計檔案線上歸檔工作。

二、總體計劃

（一）電子會計檔案范圍

中心會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務報告和其他四大類（詳見表1），其中會計憑證包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿包括會計總賬、會計明細賬、銀行存款日記賬；財務報告包括月度、季度、年度財務報告；其他類會計檔案包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊及會計檔案銷毀清冊。

表1 中心會計檔案種類

按照《會計檔案管理辦法》規定除永久保存的會計檔案外，其他定期保存期限的會計檔案符合一定條件均可以只留存電子會計檔案。近些年，中心每年歸檔會計檔案約15000卷，其中財務報告1卷，其他會計檔案20-30卷，剩余全部為30年保存期限的會計憑證、會計賬簿，占整體會計檔案的99%以上，我們發展電子會計檔案的主要目標就是實現會計憑證、會計賬簿的電子化存儲。

（二）電子會計檔案工作策略

為了便于電子會計檔案歸檔后識別查看，我們統一歸檔PDF圖片格式的會計檔案，具體包括原始憑證圖片、記賬憑證圖片及會計賬簿圖片。

（1）原始憑證

①銀行電子回單

銀行回單是中心重要的外部原始憑證，每筆收付款業務都有一張銀行回單，中心每天收付款業務約10000多筆，就會產生10000多張銀行回單，整理銀行回單、與記賬憑證配對需要很大的工作量。

銀行電子回單，可以有效解決紙質回單不好整理的問題，設計通過特定接口，中心會計系統接收銀行系統傳輸的銀行電子回單（PDF圖片格式），替代紙質銀行回單。

②柜臺業務票據

柜臺業務票據是中心另一類原始憑證，包括繳存匯總表、繳存清冊、提取通知書等業務票據，是轉賬憑證的附件，每筆轉賬憑證都附有一張或多張業務票據，中心每天柜臺業務約5000筆，整理業務票據、與記賬憑證的配對工作比較繁瑣。

電子業務票據，可以有效解決紙質票據不好整理的問題，通過引入手寫板電子設備，業務系統生成電子業務票據，職工在手寫板上簽字，形成PDF圖片格式的電子業務票據，替代紙質業務票據。

（2）記賬憑證

會計系統自動輸出電子記賬憑證（PDF圖片格式），與原始憑證配對整理后按日歸檔，替代紙質記賬憑證。

（3）會計賬簿

會計系統自動輸出電子會計賬簿（PDF圖片格式），按年歸檔，替代紙質會計賬簿。

（三）電子會計檔案實施安排

為了實現電子會計檔案歸檔，我們做了如下工作：

（1）調研學習。2016年，我們先后到天津檔案局、東莞公積金中心、招商銀行等部門調研學習，通過與專業人員的座談交流、現場參觀學習，對電子會計檔案發展規劃有了更清晰的認識，汲取了寶貴的實踐經驗。

（2）制定歸檔方案。2016年底，我們制定了電子會計檔案歸檔方案及可行性報告，反復論證電子會計檔案存儲的安全性，以及電子會計檔案在形成和保存過程中的合法性和規范性。

（3）項目立項及招投標。2017年，我們提出業務系統、會計系統改造需求，完成項目立項及招投標工作，并協調有業務合作的19家銀行做好銀行電子回單改造工作。

（4）項目上線實施。2018年，中心全面開始內部業務系統、會計系統、檔案系統改造開發、測試、驗收工作，并協調外部19家銀行做好系統對接、測試、驗收工作，于2018年10月1日完成系統上線運行，實現電子會計檔案的線上歸檔存儲。

三、實施過程

（一）電子原始憑證歸檔過程

（1）銀行電子回單

①調取銀行電子回單。《會計檔案管理辦法》規定單位從外部接收的原始憑證，附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的第三方認證的電子簽名，且同時滿足內部電子會計檔案保存條件的，可僅以電子形式歸檔保存。

銀行電子回單屬于外部原始憑證，傳輸過程要附有第三方認證的電子簽名，中心系統與銀行系統通過特定接口直連，使用CFCA加密加簽方式傳輸銀行電子回單。

②接收銀行電子回單。中心系統接收銀行系統傳輸的電子回單，使用CFCA數字證書對電子回單解密解簽，并自動檢查、識別有效數據信息。

③與收付款憑證配對。會計系統接收銀行電子回單后，根據業務日期、銀行交易流水號、業務匯劃標識號、金額等關鍵信息與銀行存款日記賬賬務信息比對，并按照銀行交易流水號或業務匯劃標識號與記賬憑證建立關聯關系，配在相應的記賬憑證后進行關聯存儲。

（2）電子業務票據

電子業務票據來源于中心內部業務系統，基本分為兩類，一類是不需要簽字系統直接形成的業務票據，另一類是經職工簽字后形成的電子業務票據，針對這兩類票據的特點，適用不同的流程。

①直接存儲的電子業務票據

a.形成業務票據。繳存業務辦理過程中，業務系統自動生成繳存受理憑證、繳存匯總表、繳存新開戶清冊、補繳清冊等業務票據。

b.發送會計系統。業務記賬成功的，業務系統電子業務票據傳輸至會計系統，將電子票據信息與記賬信息比對，并按照業務匯劃標識號與記賬憑證建立關聯關系，配在相應的記賬憑證后進行關聯存儲。

②實現電子簽名后存儲的電子業務票據

a.形成業務票據。住房公積金提取、異地轉出、余額還貸等業務辦理過程中，業務系統自動生成提取通知書、余額還貸申請書等業務票據。

b.職工電子簽名。職工在辦理業務時，通過柜臺手寫板查看業務票據內容，使用數字筆在設備上對業務票據內容簽名確認，保障職工和中心之間形成的要約關系，避免在事后出現糾紛時存在雙方抵賴的情況。

c.發送會計系統。業務記賬成功的，業務系統將含電子簽名的業務票據傳輸至會計系統，將電子票據信息與記賬信息比對，并按照業務匯劃標識號與記賬憑證建立關聯關系，配在相應的記賬憑證后進行關聯存儲。

（二）電子記賬憑證歸檔過程

（1）輸出電子記賬憑證。會計系統按日期范圍生成PDF圖片格式的電子記賬憑證。

（2）電子憑證整理。每日進行電子憑證整理，將電子記賬憑證與電子原始憑證（銀行電子回單、電子業務票據）按照指定規則配對，按照記賬憑證號順序整理，并支持按日期、記賬憑證號等信息查看記賬憑證及附件原始憑證。

（3）發送檔案系統。經部門領導審批后，按日期將裝訂完的電子會計憑證及檢索信息（日期、憑證號、金額等）發送至檔案系統，檔案系統獨立存儲，完成會計憑證移交工作。

（三）電子會計賬簿歸檔過程

會計賬簿由系統自動生成，賬簿數據都是電子數據，電子歸檔相對簡單。

（1）輸出電子會計賬簿。每年初通過會計系統輸出上一年會計賬簿，生成PDF圖片格式的會計總賬、明細賬及銀行存款日記賬。

（2）發送檔案系統。經部門領導審批后，分年度將電子會計賬簿及檢索信息（日期、會計科目等）發送至檔案系統，檔案系統獨立存儲，完成會計賬簿移交工作。

四、取得成效

中心自2018年10月開始電子會計檔案線上歸檔工作，經過一年半的運轉，取得顯著效果。

（一）有效緩解庫存壓力

電子會計檔案線上歸檔前，中心每年會計檔案15000卷左右，按照長寬高分別為5.3米、0.55米、2.6米的檔案架整齊排放，一架擺放540卷，需要28.55個檔案架，占用庫房面積約83.22平米，中心庫房每年需預留約90平米的面積供保管下一年度的會計檔案。

電子會計檔案線上歸檔后，紙質會計檔案只有部分回收業務票據、資金調度單據、年度財務報告、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，會計憑證、會計賬簿基本全部實現線上歸檔。2019年，中心共產生74箱紙質會計檔案（折合成卷，約600卷），紙質會計檔案歸檔量減少90%以上，大大緩解了庫房壓力。

（二）減少會計人員工作量

電子會計檔案線上歸檔后，大大減少了會計人員整理會計檔案的工作量：（1）線上歸檔前管理部會計人員每日將繳存、提取、擔保費、個貸還款、個貸發放等業務票據分類整理，打印記賬憑證，并將對應業務票據附在記賬憑證后，統一裝訂；線上歸檔后，會計人員歸檔業務票據只有少數特殊業務，歸檔工作量減少90%以上；（2）核算運營中心會計人員不再人工分揀紙質銀行回單，不用與記賬憑證配對、整理、裝訂，節省3個會計人員的憑證整理工作；（3）每年初不再打印會計賬簿，往年每年要使用約100箱紙打印會計賬簿，大大減輕稽核人員工作量；（4）紙質會計檔案減少90%，會計檔案管理人員減少至1人，檔案管理工作明顯減輕。

（三）節約紙質資源

電子會計檔案線上歸檔前，造成大量紙質資源的浪費，2012年紙質會計檔案13141卷，2013年15653卷，2014年15416卷。中心每年印制會計檔案盒2萬個，會計檔案封皮封底5萬張，繳存、提取等業務票據80萬本，從每年紙質資源的使用量可見，不符合節能環保的管理原則。

電子會計檔案線上歸檔后，中心留存的紙質檔案大幅降低，會計檔案封袋保管，封皮封底、提取等業務票據不再印制，會計憑證、會計賬簿不再批量打印，每年節省封皮封底類業務票據5萬張，業務票據80萬本，會計憑證及會計賬簿14000卷。

（四）實現會計檔案資源共享

由于住房公積金業務發展的特殊性，退休才可銷戶，銷戶時有可能對單位繳存情況、提取情況有疑問，經常會查詢歷史會計檔案。電子會計檔案線上歸檔前，紙質會計檔案不能實現異地查詢，調閱程序復雜，查閱人需填寫檔案調閱申請單，經部門負責人審批，由檔案人員陪同到中心檔案室現場查閱，部分外包存檔的會計檔案還要調回。

電子會計檔案線上歸檔后，管理部查閱會計檔案時不用再到中心檔案室進行現場調閱，在檔案系統填寫調閱申請，經部門領導及檔案室檔案人員審批通過后，在檔案系統查看電子會計檔案，實現異地查詢，提高調閱查詢效率，同時節約調閱時間及往返費用，實現會計檔案信息的高度共享。

五、經驗總結

電子會計檔案線上歸檔后，從緩解庫房壓力、減輕會計人員工作量、節約紙質資源、會計檔案共享等多方面都取得很好的效果。下一步，在中心新一代系統改造中，我們會繼續優化電子會計檔案線上歸檔流程，擴大電子會計檔案歸檔范圍，將貸款回收業務票據、銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊等允許電子歸檔的會計檔案全部覆蓋，同時進一步完善電子會計檔案證據鏈的歸檔工作。