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申報單位：南開大學
案例作者：羅敏 安佰花 尹玲生 李鳳煥
摘要：隨著信息技術和電子政務的發展，財政票據電子化也是大勢所趨，如何使用好財政電子票據也成為高校會計關注的焦點之一。南開大學作為財政電子票據的試點單位，在財政電子票據替代手寫票據、機打票據，與業務系統對接，票據入賬，財政電子票據報銷等方面做了很多有益的探索，積累了大量的經驗。
南開大學在接到試點任務后，對業務進行分析，確定了“先易后難，穩步推進”的策略。首先在2018年初按照要求，使用電子票據取代了手寫票據；然后分析收費業務流程，將電子票據系統與收費系統對接，實現了電子票據替代機打票據，并在此基礎上實現了自助繳費與自動開票的銜接，從而徹底解決了紙質票據帶來的低效問題。與此同時，財務處設計開發了綜合票據管理系統，將電子票據納入統一管理，在資金入賬的同時，建立電子票據與憑證的勾稽關系，做到通過電子票據號可查詢憑證，通過憑證號可反查電子票據。
按照財政部票據中心的要求，南開大學又進行了財政電子票據報銷的試點工作。經過對報銷流程的規劃設計，設計了電子票據原件上傳、查驗、記錄等一系列處理環節，開發相關系統，完成了電子票據報銷的試點工作。
一、背景介紹
為適應加快現代財政制度改革和信息化發展的需要，解決傳統紙質財政票據開具效率低下、管理不規范等問題，2017年6月，財政部印發《關于穩步推進財政電子票據管理改革的試點方案》（財綜[2017]32號），推進財政電子票據管理改革。2017年8月，財政部印發《關于進一步加強中央單位財政票據核銷管理的通知》（財辦綜[2017]77號），要求中央單位和直屬高校全面推行財政票據電子化改革。
2018年12月，《關于開展財政電子票據入賬試點工作的通知》（財辦綜[2018]63號），將我校列為財政電子票據入賬試點單位，要求以財政電子票據數據文件為依據進行會計處理，并及時反饋入賬結果。
這些文件對財政電子票據的使用做了具體的說明，同時也提出了更高的要求。根據這些要求，南開大學積極組織力量，對業務進行分析，規劃業務流程，與軟件公司保持溝通，最終順利完成了任務。
二、總體計劃
（一）工作目標
按照財政部文件要求，結合財政票據管理特點，我校在系統實施方面主要開展完成以下幾項工作目標：完成高校電子票據系統的實施；開發實施綜合票據管理系統；完成綜合票據管理系統與收費系統、高校電子票據管理系統的對接、測試工作；建立制度實現票據開具、管理、入賬、查詢、報銷入賬、結果反饋等功能。
（二）實施策略
財政電子票據牽扯業務多，涉及資金量大，為確保改革能夠順利進行，我校制定了“先易后難，穩步推進”的總體實施策略。根據這個策略，首先將比較簡單容易替換的手寫票據，通過系統規范成為電子票據；然后在用電子票據替換機打票據；最后根據實際收費的數據，來完善對賬、入賬流程，建立相關制度；最后通過相關接口，完成入賬憑證信息上傳的工作。
（三）工作流程
根據業務活動涉及的范圍和資金量，我校確定先使用電子票據替換原有存量的手工票據，首先上線高校電子票據管理系統。這部分手工票據使用量少，常見場景是現場收費現場開票，缺乏相應的系統支撐，使用高校電子票據管理系統，恰好能夠規范相關開票行為；而且電子票據直接替代手工票據，操作比較簡單，減少了工作量，面臨的阻力也比較小。
經過系統測試和業務測試，高校電子票據管理系統于2018年1月初正式上線，會計人員經過簡單培訓后，就能操作開票，完全替代了原來使用的手工票據。
學生收費是高校財務一項重要工作，具有人數多、資金量大的特點。為了穩妥推進，我校避開春季開學用票高峰期，采用小量分批的策略，完成了高校電子票據管理系統與收費系統的對接。
經過反復測試，2018年6月底財政電子票據正式替代原有的機打票據，在2018年秋季學期的應用中，反應良好。使用電子票據收取學費，無需再打印紙質票據，也不存在寄送遺失的問題。這種方式對我校收取學生學費，尤其是大批量的遠程學生學費，在工作上帶來了極大的便利，也有利于學生在線繳費的推廣。
同時對收費入賬也進行相關的流程規范，從系統和制度都做了相應的規范。在綜合票據系統中，我們設計了專用對賬的報表，可以方便的查詢收費系統和高校票據管理系統中各自的票據數據，并建立對應關系。通過這張報表對賬，票據開具是否有問題一目了然；同時規定，對賬后電子票據數據入賬必須通過綜合票據系統完成，這樣就可以建立票據數據和憑證數據的對應關系。
在接到財政電子票據報銷入賬試點文件后，我校積極分析報銷業務特點，結合“放管服”的要求，設計了財政電子票據報銷及數據上傳的業務流程。業務流程利用現有的報銷系統上傳相關數據，在報銷完成后，系統定時上傳相關數據。這樣在確保報銷基本流程不變的前提下，實現了報銷入賬數據的處理和上傳。在順利完成任務的同時，也讓師生順利接受這種報銷方式，系統于2019年2月正式上線投入使用。
三、實施過程
（一）高校電子票據管理系統的實施
我校實際情況是，開票數量最多的是學費，有專門的系統進行管理，主要運行在財務處內部局域網中；而開票情況最復雜的是校園網，以手寫票據為主，基本沒有使用系統進行管理。所以建設高校電子票據管理系統，首先確定的目標是解決校園網上手寫票據的問題，將手寫票據替換為電子票據；其次是將高校電子票據管理系統與收費系統對接，完成機打票據的替換工作。
通過高校電子票據系統自帶的權限角色機制，我們完成了校園網上的開票、沖紅等權限設置，從而徹底解決了手寫票據的問題。通過高校電子票據系統提供的相關接口，我們完成了收費系統與其的對接工作。最終通過高校電子票據系統，能夠完成校內所有網絡環境下的開票工作。
（二）收費開票的系統對接
該項工作主要目標是實現在學生自助繳費后，票據系統能夠接受繳費信息，自動開具財政電子票據的功能。根據這個目標，原有系統架構必須從適應機打票據的需要，轉變成適應電子票據的模式。
如圖1所示，學生通過在線繳費平臺完成繳費后，收費系統將接收的繳費信息推送給到綜合票據管理系統的開票隊列里；綜合票據系統按照“先進先出”的隊列規則，調用開票接口，向高校電子票據管理系統發送開票數據；在開票成功后，綜合票據管理系統將接受到的電子票據的信息保存在自己的數據中，并通過接口推送給收費系統備查。
圖1 收費開票過程
收費開票的系統時序過程，如下圖2所示：
1）在線繳費平臺推送繳費數據給收費系統；
2）收費系統生成收費單；
3）收費系統反饋收費成功結果；
4）收費系統發送收費數據；
5）綜合票據管理系統將收費數據寫入消息隊列；
6）綜合票據管理系統將數據推送給高校電子票據管理系統；
7）高校電子票據管理系統開具電子票據；
8）高校電子票據管理系統反饋電子票據信息；
9）綜合票據管理系統向收費系統回寫電子票據信息。
圖2 學費收取開票時序圖
（三）收費入賬的設計實施
收費入賬需要做好兩方面的工作：首先是要實現對賬功能，也就是確保票款相符的同時還要保證各系統之間的數據相符，這不僅需要通過系統設計來保證，還需要制度保障；其次要實現票據系統與賬務系統的對接，實現會計憑證與電子票據的勾稽。
各類收費的入賬主要是通過綜合票據管理系統完成。該系統不僅需要從我校的收費系統中獲取相關的收費數據，還需要調用財政電子票夾系統的相關接口，獲取財政系統中的開票數據；通過兩方數據對賬，確保電子票據數據的準確性。
在完成對賬以后，該系統將需要入賬電子票據數據推送到財務核算系統，生成財務憑證；憑證生成以后，憑證信息會反饋給綜合票據管理系統，憑證號會寫入到入賬電子票據的記錄中。在入賬完成后系統調用相關接口，將憑證信息反寫到財政電子票夾中，反饋給財政部門。
圖3 收費入賬架構
收費入賬系統時序過程，描述如下圖4所示：
1）綜合票據管理系統從收費系統獲取收費數據；
2）收費系統檢索相關數據返回給綜合票據管理系統；
3）綜合票據管理系統請求獲取財政電子票夾中的電子票據數據；
4）財政電子票夾返回電子票據數據；
5）綜合票據管理系統向賬務核算系統推送憑證；
6）賬務核算系統返回憑證信息；
7）綜合票據管理系統向財政電子票夾推送憑證信息；
8）財政電子票據反饋是否成功的結果信息。
圖4 收費入賬時序圖
（四）財政電子票據報銷入賬的設計實施
按照過去的規定，財政電子票據是不能夠直接報銷的，如果要報銷，必須換開成為紙質票據；或者能夠保存電子票據的電子文件。在票據中心的支持下，財務處利用財政電子票夾提供的查驗功能，開發相關接口，通過讀取上傳的財政電子票據電子文件，對文件的真實性進行查驗，實現了電子票據的報銷，并將票據的電子文件保存在系統中備查。
由于報銷是面向廣大教工的，所以財政電子票據的報銷，必須與其他報銷流程保持一致，形成統一規范的操作模式，才能被用戶接受。所以我們將電子票據融合到報銷流程中，增加了一個用戶上傳入口。這樣用戶只需要上傳財政電子票據的PDF文件，網上報銷系統會自動根據規范約定，將PDF文件加密上傳到電子票夾，獲取電子票據的相關信息，判斷票據文件的真實性和合法性，并將這些信息寫入到數據庫。
財務審核人員在提取報銷信息的時候，系統提取電子票據的相關信息保存到賬務數據庫。當憑證完成復核后，服務器上運行的定時任務會把當天所有報銷財政電子票據的憑證信息檢索出來，調用相應的接口，把憑證信息寫回財政電子票夾中，反饋給財政部門。過程如圖5所示：
圖5 報銷入賬架構
報銷入賬的系統時序過程，基本過程如下圖6所示：
1）網上報銷系統將版式文件加密后上傳到財政電子票夾系統；
2）財政電子票夾返回財政電子票據信息；
3）網上報銷系統將財政電子票據信息寫入數據庫；
4）財務人員審核時，網上報銷系統推送預約憑證信息給賬務核算系統；
5）賬務核算系統生成憑證并復核；
6）賬務核算系統將憑證信息返回給網上報銷系統；
7）定時任務讀取賬務核算系統中的財政電子票據入賬憑證信息；
8）賬務核算系統返回憑證信息；
9）定時任務向財政電子票夾推送憑證信息；
10）財政電子票夾反饋入賬結果。
圖6 報銷入賬時序圖
四、取得成效
（一）財政電子票據全面推廣使用
財政票據電子化以后，由于推廣得力，很快在南開大學鋪開應用。2018至2019兩年以來共計開具了超過37萬張財政電子票據，沖紅9000余張電子票據，涉及金額超過26億元。2020年以來，已經開具了8700多張電子票據，涉及金額超過8000萬元，如下圖所示：
圖7 2020年電子票據使用情況
（二）優化業務流程，實現“自助繳費，自動開票”
通過周密的部署和協調，財務處對收費流程進行一系列的優化，開放了相關接口和功能，包括收費系統與電子票據系統的對接、資金對賬、網上票據信息查詢等，最大程度保證財政電子票據能順利開具，并被用戶接受和使用。這樣不僅讓繳費用戶能方便及時收到電子票據相關信息，也把會計人員從打印票據、對賬等繁重而瑣碎的工作中解放出來。
在此次疫情期間，我校全面推廣的電子票據相關應用，發揮了重要作用。通過在線繳費，自動開票的模式，我校既保證試點學分制收費的學生能夠正常繳費，也消除了傳播病毒的風險，同時確保收費工作正常的展開。
（三）簡化財政電子票據報銷流程
通過上傳財政電子票據的電子文件，通過聯網查驗來確定票據的真實性和合法性，從而解決了電子票據報銷的難題，操作上也很便利，在實踐中也獲得師生的好評。同時我們按照票據中心的要求，將電子票據入賬后信息反饋給票據系統，從而完成了電子票據從開具到報銷入賬整個閉環的信息共享，極大的方便了電子票據的使用和監控。
圖8 入賬保存的電子票據文件及對應的上傳入賬信息
五、經驗總結
財政電子票據屬于新興事物，管理制度和業務流程都需要進行摸索和重新設計。我校針對這些情況，從試點經驗總結、會計人員培訓到制定管理制度規范工作流程等方面，做了相應的工作。
（一）先易后難，及時總結經驗
高校電子票據管理系統完成實施后，我校首先選取了學校后勤保障部作為試點單位，采用人工開具電子票據方式，進行系統試運行。試運行期間主要關注系統授權、開票管理、票據入賬、沖紅等業務環節銜接是否順暢。對于試點過程中發現的新情況、新問題，及時進行解決和完善，為下一步全面鋪開打下了堅實的基礎。
（二）加強培訓提高認識
在總結試點經驗的基礎上，我校針對使用中出現的各種疑問進行總結。在2018年初由財務處召開全校范圍的財政電子票據使用專題培訓會，對電子票據填開、票據日常使用管理等具體內容進行培訓，重點介紹新增開票點業務流程，開票點管理職責、票據使用要求、入賬流程等，同時現場解答各種疑問。
（三）規范對賬入賬流程
在完成電子票據系統及相關系統對接的工作以后，我校積極梳理財政電子票據在財務對賬和入賬等方面存在的薄弱環節，建立相應的內控規范。
我校規定在使用電子票據收費入賬之前，必須進行對賬工作。對賬不僅要確保收費系統和綜合票據管理系統中當期的票款能對應；同時要求收費系統中當期的票款數據能夠與服務器部署在財政部的財政電子票據管理系統中當期數據核對無誤，并且將對賬數據作為原始入賬憑證保管。這樣就從根本上解決了“單邊賬”的問題。
根據財政電子票據數據化的特點，在研發綜合票據管理系統時，要求會計憑證必須和財政電子票據相互關聯，相互間可查詢可追溯。這樣就是實現了會計憑證與財政電子票據相關勾稽的關系，實現了對電子票據的內部管控。
六、工作創新點
結合“放管服”改革的要求，我校根據“提升服務，提高效率”的原則，我們進行多種創新，取得了初步成效。
（一）積極引入電子票據全面替代紙質票據
在接到財政電子票據有關通知后，結合我校的財務業務特點，充分了解電子票據優勢后，我校決定全面使用電子票據替代紙質票據，并根據這一決定制定相關方案，確定系統實施策略和時間節點。在實施和使用過程中，發現相關問題及時上報，促進了電子票據相關系統的改進。
（二）研發完善多個系統及相關接口
為配合財政電子票據改革，我校先后實施了“高校電子票據管理系統”、“財政電子票夾系統”，研發了“綜合票據管理系統”，并開發了收費系統、賬務系統、網上報銷系統與這些系統對接的接口，設計相關報表和業務流程。
這些系統和接口確保了電子票據能夠與現有系統及業務無縫銜接，讓各個系統成為一個有機的整體，成為電子票據成功應用的基礎保障。
（三）探索電子票據內控模式
財政電子票據的基本特征是以數字信息代替紙質文件、以電子簽名代替手工簽章，通過網絡手段進行傳輸。我校根據電子票據這一特點，吸收紙質票據業務的管理經驗，進行了電子票據內控工作的探索。
首先將票據管理和使用進行拆分，開票業務與沖紅業務進行拆分，設置不相容崗位。同時將對賬業務數據來源拆分為內部業務系統數據和外部財政票據系統數據，兩個不同系統數據來源進行對賬，從而實現內外部獨立數據來源對賬。
其次是將票據綜合管理系統與賬務系統、收費系統的數據建立勾稽關系，電子票據開具后自動生成財務憑證，電子票據與財務憑證形成完整勾稽對應關系，完成了款、票、賬的勾稽，做到電子票據從開具到入賬全流程可追溯，從而實現了電子票據的全流程管理。
