服務熱線
400 180 8892
●馬建喜
甲企業是一家小型制造企業，銷售業務品種多，庫存周轉頻繁，困擾企業財務人員的最大難題是成品銷售和庫存管理會計核算與對賬，不僅增加了業務部門與財務部門之間的工作量， 也導致兩個部門經常產生矛盾。為此對企業進行了調查和分析，發現企業信息化水平比較低，還處于靠人工記數為主要手段，業務與財務數據不能同步，也不能共享，容易形成信息孤島。筆者建議實施業財一體化建設，使業務部門與財務部門信息融合到一起，以解決困擾目前會計核算的難題。
一、基本情況分析
甲企業從事多種產品生產，經營部負責市場開發和原料采購，產品部負責原料和成品庫存管理，生產技術質量部負責生產計劃排產和物料投入平衡及質量技術管理，生產車間負責
產品生產，財務部負責會計核算。現筆者針對財務反映的難題，主要圍繞成品銷售和庫存管理進行分析。
（一）存在主要問題
1.銷售訂單不能有效跟蹤和報價；
2.成品銷售合同執行情況信息不能隨時掌握 ；3. 原料、成品庫存賬與財務不同步，數據不共享 ；4. 原料、成品庫存帳與實物不符；5. 財務缺乏完整有效業務數據信息，核算增加困難。
（二）形成原因分析
1.數據共享程度低，經營、生產技術質量、財務等部門信息不能有效共享 ；2. 缺乏信息化管理手段，靠人力記數管理，不能及時提供數據分析；
3.人員變動頻繁，導致業務記錄不連續，報賬環節不規范，業務與財務脫節；
4.缺乏數據信息支持，不能及時調整庫存管理串品種和規格事項，盤點不到位 ；5. 缺乏數據信息支持，銷售后期服務不力，導致客戶流失。
二、業財一體化信息化思路
分析存在的問題及原因，建議企業對成品銷售和庫存管理實施業財一體化建設，加強信息化建設，改善業務管理和會計核算。
業財一體化建設主要包括成品銷售和庫存管理設計，成品銷售分為成品銷售合同評審和成品銷售合同簽訂兩個流程，庫存管理分為原料庫存管理和成品庫存管理兩個流程，同時結合企業需求開發各種報表功能，提供數據分析支持。
為此，結合公司實際情況，重新梳理銷售業務、庫存管理流程，建立成品銷售、庫存管理信息化設計框架。主要功能包括 ：銷售訂單評審，訂單報價 ；合同信息錄入，合同申請，領導審批，合同簽訂；生產原料入庫、出庫；在制品入庫、出庫，成品入庫； 財務收款、成品發貨；成品出庫、結算、開票等業務模塊。
（一）成品銷售訂單評審流程設計
（見圖 1）
圖1 銷售訂單評審流程圖
營、 銷售訂單納入信息系統，形成經跟評審，提高訂單的操作性，做到及時
、交期和預期利潤實現生產，減少售后出現問題，間接降低售后成本。員錄具體流程設計如下：1. 銷售業務
等格、標準、噸位、貨期、其他要求
長對提交的詢價單做出批復意見， 不同意則返回給銷售業務員，重復流程 1 ；同意則根據需要可直接提交經理審批或提交生產技術質量部審批；
3.生產技術質量部審批后系統依照程序 2 返給銷售業務員或依次提交給生產車間、主管經理、經理審批 ；4. 最后經理審批不同意則返給銷售業務員，同意則系統自動生成訂單，程序結束。
銷售業務員接到訂單時要詢價原成品價差，結合財務提供的制造
工序成本預期毛利，生產車間、生產技術質量部等部門重點關注質量要求、工藝、交貨期、特殊條件等要求， 做到生產組織心中有數，為后期商務談判提供支持。月底分析訂單詢價和簽訂情況，為調整價格策略提供數據分析。
（二）成品銷售業務合同簽訂流程設計（見圖 2）
圖2 成品合同簽訂審批流程圖
息系根據評審通過的銷售訂單輸入信跟蹤信息數據做到共享，為后續繼續
詢合同執行狀態。
務員具體設計流程如下：1. 銷售業簽訂日期，簽訂單位及合同明細，
交經營部長審批 ；2. 經營部長對合同進行審批，不同意則返回銷售業務員，重復流程 1，同意后系統自動提交法務人員 ；3. 法務人員審批后系統依照程序 2 返給銷售業務員或依次提交財務部長、主管經理、經理審批；
33
4.最后經理審批不同意則返給銷售業務員，同意則系統自動生成正式合同， 程序結束。
合同錄入信息系統，相關部門執行審核通過后，合同自動生成格式模板，可以電子簽章或打印出來，加蓋雙方合同章后合同生效。月底分析合同執行情況，加強與對方單位溝通。
（三）倉庫原料庫存管理流程設計
（見圖 3）
圖3 原料庫存管理流程圖
握原原料納入信息系統，方便隨時掌無庫訂的銷售合同查詢原料庫存，若料采購流程，從原料入庫談起。
庫， 具體流程設計如下：1. 原料預入
息選擇原料名稱、規格、輸入噸位信料檢驗合格后選擇原料預入庫信息 確認辦理原料正式入庫（此操作完成后原料庫存增加）；3. 物料調度系統（原料——原料廠存），選生產車間到原料庫領料，庫管員輸入噸數后打包開單，最后選擇去向“原料廠存”；4. 原料出庫轉在制品庫，原料上線在各生產工藝流程中根據管理需要轉在制品倉庫，登記原料出庫轉在制品操作（此操作完成后“原料庫”存到“ 在制品庫”，庫存轉移）；5. 月末結轉，包括原料入庫、出庫、在制狀態等信息結轉，若存在出庫大于入庫數則不允許執行月末結轉。
原料入庫時都生成暫估入庫單， 待收到發票后， 與暫估入庫單規格、數量、單價等信息一一核對，相符后， 再進行核銷，未核銷的暫估入庫單要及時反饋到業務員，與對方溝通，保證信息真實有效。同時，加強出庫核銷數據，避免串規格等低級失誤，月底進行一次入庫、出庫數據復核，結轉生產收發存報表存檔，對庫存數據加強盤點工作，保證賬物相符，一旦不符及時查明原因，經批準后對系統數據進行維護，最終保證財務賬與庫存帳一致。
（四）倉庫成品庫存管理流程設計（見圖 4）
成品納入信息系統，隨時記錄合同執行情況，重點跟蹤資金回款，成品發運，發票結算等主要指標。
具體設計流程如下：1. 成品入庫
（成品繳庫），通過選擇原料“在制品”庫存輸入成品品種，去向、支數、噸數及原料消耗支數、噸數確認后完成操作 ；2. 經營部通知客戶付款準備提貨 ；3. 財務部收款登記確認后，系統累計客戶付款金額 ；4. 打印發貨通知單，發貨總價必須《= 累計客戶付款金額 ；5. 成品出庫（磅單數據錄入），輸
圖 4 成品庫存管理流程圖
入實發支數、噸數后生成成品出庫記錄，同時生成出庫單，成品減少庫存。
6.生成結算單，系統根據實發噸數計算實發金額自動核算客戶累計付款金額，（發現出庫信息有誤可退回申請撤銷出庫）；7. 財務部根據結算單開具發票并在系統中登記開票信息 ；8. 月末結轉，包括倉庫月結、客戶付款、發票信息月結，若存在成品出庫沒有生成結算單的情況下不允許執行月結算。
堅持執行信息系統流程，避免信息系統外發貨，加強入庫出庫數據核對，避免串規格等，月底進行一次入庫、出庫數據復核，結轉生產收發存
報表存檔，加強庫存實物盤點，保證賬物相符， 一旦不符及時查明原因， 經審批后對系統數據進行維護，最終保證財務賬與成品庫存帳一致。
三、實施及運行效果
依據以上業財一體化信息化建設思路，開發企業設計數據庫和程序編寫，企業采購必要的硬件設施，組織項目實施人員參加培訓，梳理基礎信息，導入信息系統，通過試運行并不斷調試，最終成功運行，取得了預期效果，主要包括以下內容。
( 一) 網絡搭建
結合銷售業務和庫存管理信息化系統建設需求，搭建公司內部局域網， 指定公司網絡負責人，在經營部、財務部、產品部和生產技術質量部和生產車間等部門建立使用端口，分配使用人權限，設置登陸賬號和密碼，采集系統內運行簽字負責人電子簽名資料并錄入系統，建立各種數據錄入表格模板。
（二）工作銜接
1.系統導入。信息化系統開發后， 將原有庫存信息包括原料和成品經過整理后導入信息化系統，同時采取老合同老辦法， 新合同新辦法的方式， 即未執行完的老合同系統外循環，運行之日起新簽訂的合同納入平臺。2. 人員培訓。為使信息化系統盡快運行起來，組織相關人員開展培訓，熟悉流程，熟悉系統功能和操作技巧。3. 數據維護。對系統實時進行數據維護， 根據需要不斷完善功能，改進操作。
（三）運行效果
通過一段時間的運行，效果取得明顯，業務流程也順了，人員配合也熟練了。更重要的是合同執行信息，成品庫存、發運信息，客戶收款、結算信息，原料入庫、庫存信息都能及時共享，財務與業務真正實現了數據同步，數據共享，通過加強對賬，減少了出錯幾率，改善了核算環節，同時減少了紙質資料傳遞環節，通過系統內批示和電子簽名，提高了運行效率，大大節省了時間成本，紙質成本， 使信息化建設更上一個平臺。
業財一體化信息系統上線后，財
務核算數據取數和對賬不再是困擾財務人員的主要問題了，對業務部門來說，減少了執行流程時間，減少了紙質存檔資料，一切都信息化存檔，而且查詢起來也方便多了，真正做了了痕跡管理，對財務部門來說，不用再設置繁瑣的三級明細核算科目，核算和對賬工作也簡化了，真正做到了業務與財務共贏的局面。
通過對甲企業實施業財一體化信
35
息化建設，有效的改善了成品銷售和庫存管理財務核算環節，而且業財一體化信息化建設快速有效， 周期短， 容易開發使用，不會給企業帶來很高的運行和維護成本，對很多這樣的企業具有借鑒和指導作用。
作者單位 天津鋼管集團股份有限公司
