案例作者：李金丹
案例單位：天津大學(xué)
高校會計憑證查詢是高校會計檔案管理工作的重要組成部分。但隨著會計憑證制單量與查詢次數(shù)的增加，會計憑證查詢工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。處在“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”的時代背景下，我校財務(wù)處旨在全面加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)，優(yōu)化服務(wù)流程，推進(jìn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化的改革進(jìn)度，確保做到變“師生跑腿”為“信息跑路”，全面推動“智能化”服務(wù)系統(tǒng)升級。因此推動以“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”為基礎(chǔ)的憑證影像化建設(shè)具有重大意義。
一、背景介紹
（一）我校會計憑證管理現(xiàn)狀分析
我校是教育部直屬國家重點(diǎn)大學(xué)，2017年入選“雙一流”高校名單。近年來學(xué)校各項事業(yè)蓬勃發(fā)展，各項資金大幅增加，會計憑證的制單量與管理難度也與日俱增。
傳統(tǒng)的調(diào)取會計憑證流程是：辦事人員首先通過財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺篩選出需要查詢的會計憑證，其次提前向財務(wù)處會計科預(yù)約，然后到財務(wù)處等待工作人員將需要調(diào)閱的會計憑證從密集架上逐冊搬至檔案查詢接待室查閱、掃描、打印等。查閱完畢后，檔案管理人員再將會計憑證逐冊放回原處。在翻閱紙質(zhì)媒介的過程中，不可避免的會出現(xiàn)憑證原件損壞、遺漏等情況，這都需要花費(fèi)大量人力物力將其恢復(fù)原貌。
（二）當(dāng)前模式下會計憑證管理存在的問題
1.傳統(tǒng)的工作方式難以滿足日益增長的財務(wù)服務(wù)需求
隨著財務(wù)業(yè)務(wù)種類的不斷豐富，財務(wù)處提供的服務(wù)形式也變的多樣化。如制單審核由傳統(tǒng)的現(xiàn)場報銷變?yōu)榫W(wǎng)上預(yù)約投遞。信息技術(shù)的變革使得許多現(xiàn)場辦公服務(wù)轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺。在外在拉力的驅(qū)動下，會計憑證管理自然“不甘落后”。
2.調(diào)取會計憑證的工作效率有待提高
隨著學(xué)校各項支出業(yè)務(wù)的增多，會計憑證制單量和查詢次數(shù)也同比增加，這無疑給會計憑證的管理帶來更大的壓力。據(jù)統(tǒng)計，我校財務(wù)處會計憑證2017年共制單220702筆，會計憑證查閱接待804人次，共20217本。傳統(tǒng)查閱會計憑證的方式需投入的人力、物力及時間可想而知。在這些內(nèi)部需求壓力的推動下，會計憑證管理需要進(jìn)一步提升。
3.紙質(zhì)版會計憑證不利于保存
根據(jù)會計制度相關(guān)規(guī)定，會計憑證需要保存30年。在此期間，長時間的存儲、頻繁的查閱使會計憑證的保管面臨巨大挑戰(zhàn)。師生的每次查閱都會給會計憑證帶來不同程度的損壞，即使及時補(bǔ)救，也難以恢復(fù)原貌。長此以往，會計憑證勢必難以“獨(dú)善其身”。
4.雙校區(qū)運(yùn)行為查閱會計憑證提出了更大的挑戰(zhàn)
在多校區(qū)辦學(xué)的背景下，財務(wù)處將會計憑證分門別類分別放置于雙校區(qū)的會計檔案庫。整體位于其中某一校區(qū)辦公的學(xué)院辦事人員需要查閱的會計憑證很可能存放于另一校區(qū)，這種地理局限性為會計憑證管理帶來諸多不便。
面對會計憑證的海量數(shù)據(jù)、頻繁調(diào)取、異地存儲，傳統(tǒng)的管理模式顯然已無法滿足需求。這種情況下，實現(xiàn)高校會計憑證信息化管理是必然選擇，而憑證影像化的應(yīng)用則是信息化建設(shè)中的重要部分。
二、總體計劃
（一）工作目標(biāo)
隨著我校財務(wù)信息化建設(shè)的不斷完善，為滿足師生憑證查閱需求，逐步將會計憑證由“線下”服務(wù)變成“線上”管理模式。在解決財務(wù)信息孤島問題的同時優(yōu)化會計憑證管理流程，提高工作效率，提升對外服務(wù)質(zhì)量。
（二）工作策略
1.前期調(diào)研與準(zhǔn)備
為了從源頭上杜絕方向上的失誤，使技術(shù)的使用與推廣能夠切實解決財務(wù)和師生會計憑證管理方面的問題，我校財務(wù)處專門立項，同師生、部分行政事業(yè)單位、系統(tǒng)開發(fā)商進(jìn)行充分的調(diào)研與溝通。了解會計憑證管理領(lǐng)先單位和其他一流院校的管理模式和相應(yīng)設(shè)施，提供可行的技術(shù)環(huán)境，結(jié)合本校個性化需求做好前期準(zhǔn)備工作。
2.中期設(shè)計與開發(fā)
財務(wù)信息化的建設(shè)不是一蹴而就的，需要不斷地建設(shè)與完善。為使師生能夠快速接受系統(tǒng)，我們在已成熟應(yīng)用的網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺基礎(chǔ)上拓展功能，進(jìn)行需求和功能模塊分析與設(shè)計，同供應(yīng)商協(xié)商在通用系統(tǒng)上提出可行性的個性化需求。
3.后期維護(hù)與推廣
系統(tǒng)開發(fā)到正常運(yùn)行需要不斷地測試與完善。因此專門開通綠色服務(wù)通道，為主動配合新系統(tǒng)使用的師生提供優(yōu)先優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時接收系統(tǒng)用戶在使用過程中的反饋，對存在的問題加以解決，并逐步向全校全面推廣。
三、實施過程
經(jīng)過充分調(diào)查與研究，我處將“互聯(lián)網(wǎng)+”模式充分運(yùn)用到財務(wù)服務(wù)中去，憑證影像化應(yīng)運(yùn)而生。
（一）秉承“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新理念，強(qiáng)化服務(wù)意識
1.著眼于為師生服務(wù)
我校憑證影像化建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)主要有兩點(diǎn)：一是為師生提供服務(wù)，讓廣大師生更加方便快捷、高效規(guī)范的查詢會計憑證；二是加強(qiáng)我處會計檔案管理工作，優(yōu)化會計檔案管理模式，提高會計工作透明度。
我校領(lǐng)導(dǎo)高度重視財務(wù)工作中遇到的會計憑證管理瓶頸問題，多次帶領(lǐng)相關(guān)人員去會計憑證管理工作成績突出的單位調(diào)研，學(xué)習(xí)會計憑證管理理念，借鑒系統(tǒng)管理流程，了解軟硬件實施情況。
2.著眼于為業(yè)務(wù)服務(wù)
我校財務(wù)處采取多項渠道與師生進(jìn)行溝通，了解個性化需求。憑證影像化是為滿足師生及財務(wù)審計的需求而設(shè)計的，但信息化的建設(shè)不能脫離財務(wù)業(yè)務(wù)而存在，不能脫離業(yè)務(wù)工作而談技術(shù)，不能脫離業(yè)務(wù)實際而談服務(wù)，這樣只會增加成本、降低效率、制約發(fā)展。我們深入了解具體業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行可行性分析，設(shè)計功能模塊，不斷優(yōu)化系統(tǒng)流程，為廣大師生提供一個簡潔、方便、人性化的操作界面。系統(tǒng)試運(yùn)行期間，通過大量、反復(fù)測試，解決存在的問題，不斷完善系統(tǒng)。
3.著眼于為大局服務(wù)
信息化建設(shè)需要服務(wù)于大局的發(fā)展，反過來信息化建設(shè)作為科技力量也在支撐大局的發(fā)展。近年來，我們解放思想、開拓創(chuàng)新，不斷跟進(jìn)會計政策及制度需求，逐步在為廣大師生服務(wù)的宏偉藍(lán)圖上勾勒神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，憑證影像化作為這一神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的樹突成為財務(wù)對外提供服務(wù)的中堅力量。
（二）以“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)變革為驅(qū)動，推進(jìn)我處信息化建設(shè)
1.創(chuàng)新“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，開發(fā)憑證影像化系統(tǒng)
為了緩解傳統(tǒng)查詢會計憑證模式的工作壓力，適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。我校財務(wù)處經(jīng)過多次調(diào)研和協(xié)商，進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分析，提出系統(tǒng)需求，協(xié)同供應(yīng)商在原有的財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺基礎(chǔ)上結(jié)合本校的具體情況因地適宜地開發(fā)出具有我校特色的憑證影像化系統(tǒng)。
會計憑證影像化的使用離不開廣大師生的配合。師生需要將報銷發(fā)票等附件按照要求規(guī)范粘貼，待入庫前，會計檔案管理員將符合標(biāo)準(zhǔn)的會計憑證快速掃描存檔。
當(dāng)師生有查詢憑證需求時可登錄常用的財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺進(jìn)行操作。為確保經(jīng)費(fèi)卡各類信息的安全性，師生只能在該平臺查詢自己權(quán)限內(nèi)的各類信息。用戶可以選擇需要查看的項目經(jīng)費(fèi)卡，點(diǎn)擊明細(xì)后界面上會顯示某一時間段的消費(fèi)明細(xì)。每一個消費(fèi)明細(xì)右側(cè)都有一個“憑證預(yù)覽”按鈕，此按鈕的鏈接即是該會計憑證下的憑證及所有附件信息的保存地址。
用戶點(diǎn)擊“憑證預(yù)覽”，系統(tǒng)界面會出現(xiàn)所有該憑證的以圖片形式保存的具體信息，用戶可以雙擊點(diǎn)開大圖查看，也可以點(diǎn)擊下載，會計憑證的所有圖片信息會以壓縮包的形式下載到本地硬盤，方便用戶一鍵式下載打印。
憑證影像化系統(tǒng)不僅面向查閱會計憑證的師生提供服務(wù)，同時也與財務(wù)管理人員使用的賬務(wù)系統(tǒng)對接。財務(wù)管理人員可以在財務(wù)系統(tǒng)中按照之前的方式查詢會計報表，當(dāng)遇到重點(diǎn)查看的憑證時，也不再需要記下憑單號去檔案庫翻閱，只需要點(diǎn)擊“憑證掃描”按鈕，該憑證的所有信息一覽無余。
需要強(qiáng)調(diào)的是，憑證影像化系統(tǒng)僅是會計憑證管理中邁出的里程碑式的一步，我們正以此為起點(diǎn)，不斷邁進(jìn)，逐步完善整個會計檔案管理體系。
2.立足“以人為本”，注重細(xì)節(jié)服務(wù)
憑證影像化系統(tǒng)的開發(fā)注重用戶體驗效果，在多處細(xì)節(jié)上體現(xiàn)服務(wù)價值。為了緩解會計憑證掃描的工作壓力，事前控制會計憑證附件整體的規(guī)范性，我們特意制作了滿足現(xiàn)有需求的票據(jù)粘貼單、差旅申請書及報銷單、現(xiàn)場報銷單，闡明具體注意事項，避免事后發(fā)現(xiàn)問題被動處理。再如查詢會計憑證不僅僅局限于項目負(fù)責(zé)人本人進(jìn)行操作，擁有負(fù)責(zé)人在查詢系統(tǒng)授權(quán)的用戶都可以進(jìn)行操作，包括學(xué)生。這種授權(quán)方式能夠使用戶合理分配使用權(quán)限。此外，為了使會計憑證的所有電子附件信息能夠?qū)?yīng)相應(yīng)憑證，避免混淆，系統(tǒng)還為所有影像化憑證添加含有憑證號碼信息的水印，既方便師生也確保會計憑證信息來源的真實性、有效性。同時為了使用戶能夠更快的熟悉系統(tǒng)新功能，我們還面向全校財務(wù)辦事人員開展了具有針對性的培訓(xùn)，現(xiàn)場操作演示，解答相關(guān)疑問。針對未能現(xiàn)場參加培訓(xùn)的辦事人員，我們專門制作了內(nèi)容豐富形式多樣的操作指南，引導(dǎo)用戶順利使用系統(tǒng)。
3.整合軟硬件資源，降低信息化建設(shè)運(yùn)行成本
從需求角度出發(fā)，建立高效使用的憑證檢索系統(tǒng)，將憑證影像化系統(tǒng)融入到已成熟的財務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺，減少系統(tǒng)開發(fā)成本。此外，我們通過走訪各單位調(diào)研，使用了目前安全系數(shù)高、成本低的Oracle作為信息化數(shù)據(jù)庫支撐。領(lǐng)導(dǎo)的工作事無巨細(xì)，連掃描儀的選取都是經(jīng)過在質(zhì)量、速度、效果等各方面比較得出來的結(jié)論。
4.建立事件異常處理機(jī)制，提高財務(wù)管理水平
會計憑證歸檔后并不是永久不變的，隨時會有異常情況發(fā)生。如更換發(fā)票、添加備注信息等。我處針對這些異常情況建立有效處理機(jī)制，及時同步更新電子憑證信息。此外，為了遭遇災(zāi)難時能夠保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)行，我們還設(shè)置了異地容災(zāi)備份機(jī)制進(jìn)行實時備份，確保在突發(fā)事件中做到應(yīng)用切換、業(yè)務(wù)連續(xù)、災(zāi)難恢復(fù)、數(shù)據(jù)零丟失。
（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與團(tuán)隊建設(shè)相輔相成，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
1.加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高團(tuán)隊總體業(yè)務(wù)能力
在這個新技術(shù)革命和新產(chǎn)業(yè)變革的時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”以一種新模式、新手段和新業(yè)態(tài)的形式開始改變著我們的工作與生活。為了憑證影像化的長遠(yuǎn)發(fā)展，我們不僅在檔案查詢崗位增加人員配置，而且在不斷提升人員整體素質(zhì)的考核標(biāo)準(zhǔn)。面對信息化的新時代，僅僅擁有財務(wù)業(yè)務(wù)能力已不再滿足檔案查詢崗位需求，我們正廣泛的接納同時擁有財務(wù)和計算機(jī)專業(yè)技能的綜合型人才。財務(wù)處其他崗位的工作人員，也在不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，進(jìn)行多途徑培訓(xùn)教育，提高職業(yè)素質(zhì)和管理水平，保證會計檔案管理的高效化、科學(xué)化。
2.整合信息技術(shù)與人員發(fā)展，實現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)
在利用憑證影像化作為會計憑證查詢的新途徑的同時充分利用人力資源，實現(xiàn)信息技術(shù)與人員發(fā)展的有效整合。例如，憑證影像化的前提是工作人員對會計憑證進(jìn)行有效加工整理掃描后存入系統(tǒng)以備查閱。會計檔案管理員根據(jù)實際情況審核掃描文件的質(zhì)量，而非單純依靠教條程序來執(zhí)行任務(wù)。
四、取得成效
目前憑證影像化技術(shù)還處于試運(yùn)行階段。許多師生已經(jīng)配合我們開始使用系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的會計憑證查詢相比，該技術(shù)的效果顯而易見。
（一）提高高校對檔案的調(diào)取、查閱以及監(jiān)管的工作效率
面對會計憑證的海量數(shù)據(jù)，會計憑證的頻繁調(diào)取，查詢會計憑證不再需要預(yù)約，查找會計憑證不再需要前來財務(wù)處。憑證影像化的上線大大減少了財務(wù)和辦事人員的工作總量和工作時間，促進(jìn)了會計憑證查詢向隨時、隨地高效服務(wù)方向發(fā)展。
（二）提高會計憑證的保存質(zhì)量
符合一定要求的會計憑證、附件等會計資料不僅僅以紙質(zhì)形式存在，而且以電子化的形式歸檔、保存以及共享。這種管理形式利于檔案的保存，促進(jìn)會計檔案數(shù)字化的管理步伐。
（三）提高會計檔案提供信息的準(zhǔn)確性，強(qiáng)化服務(wù)功能
憑證影像化通過為調(diào)取的資料添加憑證號水印的方式使打印的附件快速準(zhǔn)確的鎖定會計憑證。憑證影像化功能的完善推進(jìn)了高校會計檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
在實際工作中，憑證影像化技術(shù)已逐步走向成熟，我們準(zhǔn)備2018年5月在全校全面推廣。作為財務(wù)對外的信息化服務(wù)，我們也歡迎廣大師生在使用過程中為我們的服務(wù)提供寶貴的意見，我們會逐步地完善系統(tǒng)。
五、經(jīng)驗總結(jié)
（一）樹立良好的服務(wù)意識
從師生角度出發(fā)，將自上而下的決策性服務(wù)與自下而上的草根式服務(wù)相結(jié)合，想師生之所想，及師生之所急，切實解決師生在財務(wù)工作中遇到的問題。追求創(chuàng)新服務(wù)，不能等出現(xiàn)問題再想解決問題的辦法，要主動創(chuàng)新，效仿市場需求模式，提供引導(dǎo)型服務(wù)，提高用戶體驗，提升服務(wù)質(zhì)量。此外，在服務(wù)師生的同時一定要注重細(xì)節(jié)，精益求精。
（二）推廣“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式
將“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式作為財務(wù)管理工作的一個通用公式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)同財務(wù)管理工作中的各項問題相結(jié)合。信息化時代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式幾乎是“放之四海而皆準(zhǔn)”的硬道理，全面推進(jìn)信息化建設(shè)，提升高校財務(wù)管理水平勢在必行。甚至“互聯(lián)網(wǎng)+”模式也可以應(yīng)用到高校的其他建設(shè)，如辦公環(huán)境、圖書館管理等。
（三）開啟會計檔案管理新篇章
目前會計憑證影像化主要以憑證影像的形式存儲，憑借互聯(lián)網(wǎng)媒介共享數(shù)據(jù)信息。高?？梢砸源藶槠瘘c(diǎn)，拓寬電子檔案管理業(yè)務(wù)需求，對接電子票據(jù)系統(tǒng)，優(yōu)化實施路徑，使高校財務(wù)信息化管理水平百尺竿頭，更進(jìn)一步。
（四）加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)
團(tuán)隊建設(shè)是我們一項長期而艱巨的任務(wù)。面對財務(wù)管理規(guī)模的擴(kuò)大，新鮮血液的不斷注入，致力于打造一流的工作團(tuán)隊，才能為建設(shè)一流大學(xué)保駕護(hù)航。為了深入開展“互聯(lián)網(wǎng)+”行動，財務(wù)部門不僅需要優(yōu)秀的財務(wù)人員，也要向有計算機(jī)技術(shù)背景的青年人士拋出橄欖枝，同時通過各種途徑整體提升財務(wù)管理團(tuán)隊的信息化管理水平。
總之，以“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”的模式在憑證影像化上的應(yīng)用為契機(jī)，從點(diǎn)到面，織線成網(wǎng)，逐步加快財務(wù)信息化建設(shè)的步伐，提升服務(wù)新高度，為廣大師生提供更為人性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
