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一、管理會計呼喚會計信息標準化
管理會計是會計的重要分支,是為了改善經營管理或提高單位經濟效益而開展的對內會計,主要服務于單位內部管理需要,是通過一系列專門方法,利用相關信息,有機融合財務與業務活動,在單位規劃、決策、控制和評價等方面發揮重要作用的管理活動。
1、管理會計功能發揮依賴于一整套綜合的信息處理系統
管理會計通過預算管理、成本控制、盈利分析和績效評價等專門手段參與企業經營決策過程,主要是利用企業業務活動提供的相關資料進行整理、計算、對比和分析,預知經濟運行產生的后果并采取有效措施干預會計信息的形成過程,使企業各級管理層能據以對日常發生的一切經濟活動進行規劃與控制,對企業資源的配置、風險的管控、信息的共享產生重大影響,成為企業創造價值的重要信息系統,幫助企業決策層作出專門決策,為企業管理者提供決策支持。其作用主要體現在經濟信息的功能和效益控制的功能上。也就是說,管理會計一方面通過深入挖掘、整合財務和非財務數據蘊含的潛在信息,為企業管理者及時、準確作出決策提供有力支持;另一方面提供基于企業管理的方法工具,涵蓋包括公司戰略和日常運營在內的企業經營管理活動的所有層面和環節,為企業管理提升奠定扎實的基礎。管理會計所有這些功能都依賴于一整套綜合的信息處理系統,與企業的信息化必然存在息息相關的關系。
2、ERP是一個以管理會計為核心的信息系統
企業管理涉及到業務經營的方方面面,而真正能夠把各個部門、各個環節的控制點串聯起來,起到穿針引線作用的是財務管理。隨著企業業務處理的復雜化,企業不再簡單地要求財務軟件系統進行記賬與報表輸出,還要求軟件系統能夠提供業務相關的成本、盈利以及績效等方面的支持信息,這就促使企業由使用單一的財務軟件逐漸向ERP(企業資源計劃)等高度集成化的軟件發展。
ERP將企業內部所有資源整合在一起,對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規劃,從而達到最佳資源組合,取得最佳效益。ERP的作用主要在于實現了管理信息的高度集成,只要業務發生,會計子系統就會按照會計事項確認的標準和原則自動核算會計信息,連同非財務信息一并提供給客戶。
因此,ERP是一個以管理會計為核心的信息系統,它將財務會計、管理會計的思想與業務流程集成到一體,完全實現了會計信息系統與業務信息系統的一體化,通過業務的處理直接驅動會計記賬,使業務數據與會計數據高度一致,實現企業內部信息資源共享,也實現了管理會計與財務會計的一體化。財務會計主要是對外提供會計信息,管理會計主要是對內提供會計信息,而內外會計信息高度統一的前提就是基礎數據采集的標準化。
3、ERP正常運行的基礎是基礎數據采集標準化
所謂標準化是指在經濟、技術、科技及管理等社會實踐中,對重復性的事物和概念,通過制定、發布和實施標準到達統一,以獲得最佳秩序和社會效益。通俗地說,標準化就是 “不同的人采用同樣的標準,在不同時間、不同地點完成同樣工作時,可以得到相同的結果 ” 。基于標準化的統一、簡化、協調和最優化原理,信息技術標準應具有通用性、開放性、精確性、穩定性等特征,使數據能在個系統之間順暢流轉,從而提高數據的深度加工與再利用,提高數據的價值量。
會計信息標準化就是要構建以企業標準化會計信息為基礎,便于企業內部各部門及企業外部利益相關者高效分析利用的統一會計信息平臺,該平臺涵蓋數據收集、傳輸、驗證、存儲、查詢、分析等模塊,具備會計等相關信息查詢分析檢查與評價等多種功能。而建立統一會計信息平臺的前提條件就是基礎數據采集的標準化。
基礎數據采集標準化是指是當業務事件發生時,按照事件的特征和屬性進行了分類,按照統一標準把數據收集與儲存到數據倉庫,數據庫中存儲的是最初的、按照標準收集與錄入的沒有加工的原始信息,從而企業可以根據會計數據接口標準要求,將原始數據庫中的數據轉換為標準規定的格式,并可以通過數據倉庫將符合要求的會計數據從會計核算軟件或其他管理軟件導入或導出,這樣,不管是財務會計還是管理會計,均按照設定好所需的報表及取數關系,就可以直接從數據倉庫中取數,形成所需的報表或分析結果,從而實現對數據倉庫進行相關財務分析及決策。建立一個標準化的大數據庫(數據倉庫),供各部門根據需要即時取數分析與決策,提高管理會計決策的即時性,這是ERP正常運行的基礎,也是集團統一財務管理的基礎。因此,管理會計功能有效發揮作用的前提條件與基礎是基礎數據采集的標準化。
二、會計信息標準化給管理會計帶來革命性的影響
實現會計信息標準化的前提條件是基礎數據采集的標準化,標準化的會計信息對內便于集團內部的即時管理;對外,通過具備符合國家統一標準數據接口的會計軟件可以實現即時取數,滿足外部會計監督需要。
1、會計信息標準化有效克服企業集團“信息孤島”現象
有的企業開發應用了很多信息系統,包括企業資源計劃系統(ERP)、客戶關系管理系統(CRM)、供應鏈管理系統(SCM)、辦公自動化系統(OA)等,但各系統的信息數據采集沒有統一標準,信息多口采集、重復輸入以及多頭使用和維護,各個系統間數據存儲或轉出格式等技術標準存在差異,導致各系統之間的數據無法自然對接,使各系統信息交流障礙,形成“系統孤島”,無法有效提供跨部門、跨系統的綜合性信息,過多的孤立的信息反而成為效率與效益提升的羈絆,使企業“被信息化”了。
如果集團內部所屬單位使用的財務、管理軟件版本不一,軟件之間沒有接口進行數據通訊和轉換,規范和標準不統一,各軟件系統之間無法自動對接與自動取數,不能實現信息共享,就會導致集團內存在“信息孤島”現象,造成集團總部難以進行有效監管。
解決上述問題的關鍵在于建立一套數據表達方式及交換過程的標準,并具體實施,達到統一標準化地采集基礎數據,各系統數據自動對接,自動形成所需的各種報表,實現集團內部會計信息化與經營管理信息化有效融合,進一步提升企業的管理水平和風險防范能力,做到數出一門、資源共享,便于不同信息使用者獲取、分析和利用,進行管理、投資和相關決策。因此,會計信息標準化能有效克服企業集團“信息孤島”現象。
2、會計信息標準化是實現會計信息化與經營管理信息化有效融合的基礎
標準化的一個必然規律:過程嚴格按照標準化,就能提高結果質量的穩定性。集團所有的基礎信息,包括材料、設備、產品、客戶、工程項目等的按照統一標準分類、編號,比如:采購管理子系統數據,要求全集團材料名稱、編號統一標準、材料數量單位統一,材料成本核算方法統一;固定資產子系統數據要求全集團固定資產名稱、編號統一標準、固定資產折舊方法統一;往來管理子系統數據要求全集團客戶名稱一致、編號一致等等,那么,整個集團的材料、設備、產品、客戶、工程項目等的分類、編號等,均放置集團大數據倉庫里,形成統一的會計科目及其明細科目名稱與編號,即會計數據字典,大數據庫的信息采集全集團統一標準。只要一個子公司新增了基礎信息,全集團即可共用,有需要新設,直接從數據庫里搜取,完全達到了信息共享。同時集團企業各下屬單位根據自己的需要新增基礎信息時,不僅要考慮本單位的管理與核算要求,也要從全局和為集團整體服務的角度來考慮財務信息系統的共享問題。這樣,整個集團業務發生的數據集中在集團大數據倉庫里,會計系統的信息來源于統一標準的數據倉庫,會計信息標準化使集團內部實現了會計信息化與經營管理信息化的有效融合。
3、會計信息標準化給管理會計帶來革命性的影響
在信息化時代,信息技術不僅是工具,更是企業經營管理的環境,會計信息化放在企業整體經營管理環境中,重視會計與其他業務活動的有機聯系,體現會計業務信息一體化要求,會計信息標準化給管理會計帶來革命性的影響。
一是便于各管理軟件系統數出一門,資源共享。實現企業管理會計與財務會計和ERP等系統同一數據源,避免數據二次輸入,避免數據污染,保證會計信息的即時、準確及高效利用,充分發揮管理會計的分析與控制作用;
二是便于集團內部的即時管理。建立全集團統一的大數據庫,材料統一編號、產品、工程項目統一編號,客戶統一編號,可以從集團的角度即時獲取各種管理所需數據,實現各方面的即時管理。利用全集團統一的數據倉庫,方便實施集中式集團財務信息系統,使企業能在經營活動全面核算的基礎上,通過全面預算、集中資金管理、財務分析等細化分析管理和監控方式,對企業集團經營活動的成果進行深入分析,及時發現企業集團在資金運作、成本費用控制等方面的缺陷,在日益激烈的市場競爭環境中充分發揮財務監管的作用,為企業的決策提供支持。
三是便于管理會計職能的有效發揮。管理會計的預測企業發展前景、決策企業經營活動、規劃企業經營計劃、控制企業經營過程、評價企業業績成果等職能的有效發揮,依賴于準確、及時、精細的會計信息來源,基礎數據采集的標準化使管理會計數據來源迅速、統一、精細、準確,而按照統一標準化開發的各種財務軟件及管理軟件也方便對接,直接相互取數,極大強化管理會計的功能。
三、會計信息標準化是管理會計與財務會計實現高度融合的平臺
會計信息采集的標準化、會計處理方法標準化、會計信息對外披露格式標準化,這是我國企業會計信息化工作規范的要求,也是我國正在大力推進的以XBRL(可擴展商業報告語言)表達的企業會計準則通用分類標準建設的核心。XBRL分類標準是根據XBRL技術規范對商業報告(包括財務報告、企業內部控制評價報告、監管報告等)中的元素及其關系進行標記和描述的“業務詞典”,是編制XBRL格式報告(實例文檔)的具體標準,其實質是在全球范圍內實現會計信息標準化。
從企業內部看,內嵌式的XBRL標準格式保存明細交易信息,支持報告數據“往下挖掘”至相關明細信息,滿足管理分析基礎所需,可以及時快速準確地分析判斷運營狀況以及內部管理中的薄弱環節,并不斷加以改進,增強財務分析效率、效果,提高決策支持能力,使管理會計職能得以充分有效發揮,有助于管理者大幅度提升現代化管理效能,更好地促進公司業務發展。
從企業外部看,企業報送標準格式的XBRL實例文檔,財政、稅務、審計等各個部門都可以從中獲取所需會計信息,特別是可以直接從企業隨時存取原始信息,導入其特定的XBRL決策模型軟件,定制出個性化的財務報告,從而大大提高財務報告的及時性與決策相關性從而使企業會計信息的利用更加方便和充分。
XBRL能夠實現電子信息的標準化和規范化,信息處理的自動化,并實現信息互動。使用者可以更加便捷地對大量信息進行挖掘使用,提升市場透明度,增進社會效益。因此說,XBRL使財務報告與管理會計內部報告實現高度融合,其作用的機理正是源于會計信息標準化。
四、努力實現會計信息標準化,為管理會計有效發揮作用夯實基礎
會計信息標準化實施的前提在于各企業樹立“經營管理活動以財務管理為中心”的理念,將經營管理活動與財務活動有機的結合。企業會計信息標準化建設的關鍵在于整體規劃、標準設計、統一接口、與時俱進。
一是整體規劃。財政部發布的《企業會計信息化工作規范》明確指出:“大型企業、企業集團開展會計信息化工作,應當注重整體規劃,統一技術標準、編碼規則和系統參數,實現各系統的有機整合,消除信息孤島。” 會計是企業經營管理各方面信息匯聚的樞紐,處于信息流的下游。企業在信息化建設的最初規劃里,既要充分考慮與企業管理模式、組織架構、業務流程相契合,又要充分考慮處于信息流后端的會計系統與處于信息流前端的業務系統的一體化建設,即會計信息系統是否完整覆蓋生產、銷售、采購等部門業務信息,并實現相互融通使用,使系統能夠實現業務直接驅動記賬功能;考慮處于會計系統前端的管理系統采集或者生成的信息內容是否滿足會計工作需要;考慮處于會計系統前端的管理系統采用的技術標準、數據字典是否與會計信息系統兼容。因此,企業整體信息化系統建設必須要有會計部門的人員參與前端系統的建設工作,向其他業務系統提出對上游信息的需求。
二是標準設計。企業在信息化建設中整體規劃構架搭建后,必須考慮會計信息化的標準設計,包括數據采集--基于數據分類匯總的標準化設計 ;數據匯總--基于公司業務流程的標準化設計;數據反映--基于會計流程和賬務處理的標準化設計,在標準設計的基礎上,要注重具體執行、控制與監督等各個環節,從集團內部基礎數據采集標準化做起,從企業管理需要入手,強化會計信息系統管理,保證會計信息標準化的順利實施。
三是統一接口。《企業會計信息化工作規范》要求“會計軟件應當具有符合國家統一標準的數據接口,滿足外部會計監督需要。 ” 企業在信息化建設中,開發使用各種會計軟件一定要把握遵循會計軟件數據接口的國家標準,如實施企業會計準則通用分類標準,實現內嵌式XBRL數據輸出,以實現內外部數據的便利交換,滿足企業內部管理需求及企業外部會計監督以及其他需求。
四是與時俱進。隨著企業信息化建設的逐步深入,企業可結合自身情況,逐步實現資金管理、資產管理、預算控制、成本管理等財務管理信息化,繼而進一步實現財務分析、全面預算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化,與時俱進,充分利用云計算、XBRL等先進技術與工具,努力實現會計信息標準化,為管理會計有效發揮作用夯實基礎。在大數據環境下,發揮管理會計先知先覺的作用,利用管理會計專門方法即時掌握經濟信息產生的過程而預知其后果(如成本支出對利潤的影響),從而籌謀規劃,對信息的產生過程進行積極干預(如采取措施控制成本支出等),以達到“以最小的投入與資金占用,取得最大的產出” 的理想結果,努力提高企業的經濟效益,促進企業可持續發展。
(作者單位:廈門市財政局會計處)