湖南大康牧業(yè)股份有限公司是2010年11月上市的一家農(nóng)牧企業(yè)，養(yǎng)殖基地分散在懷化地區(qū)各縣市以及長沙、常德等地區(qū)，由于點(diǎn)多面廣，給經(jīng)營管理帶來極大的困難。加強(qiáng)部門的相互協(xié)同溝通、管理層的有效聯(lián)系及財(cái)務(wù)賬務(wù)的及時(shí)處理等工作顯得尤為重要。為此大康牧業(yè)有限公司在有效實(shí)施內(nèi)控管理上做了一些有益的嘗試，并已經(jīng)在企業(yè)經(jīng)營管理上產(chǎn)生積極效應(yīng)，有力推進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部控制的有效運(yùn)行。
一、實(shí)施內(nèi)控管理，確立工作目標(biāo)
建立信息化平臺(tái)，放大信息溝通效應(yīng)，對(duì)大康牧業(yè)有限公司完全是一項(xiàng)全新工作，用一句話來概括“一切都是從零做起”。談起這一工作的開展要源于2009年初，公司決策層針對(duì)企業(yè)管理不清晰、工作不協(xié)調(diào)、部門相互推諉扯皮事件與日俱增的現(xiàn)象，決策授權(quán)不明確，審批決策周期長，整體執(zhí)行力與反應(yīng)速度較差的問題，新人融入慢，關(guān)鍵業(yè)務(wù)相對(duì)集中，知識(shí)難共享的狀況，公司領(lǐng)導(dǎo)層在全公司上下廣泛展開了討論，并通過領(lǐng)導(dǎo)層的反復(fù)研究，公司統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確立了建立信息化平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部有效控制的工作目標(biāo)。因此，公司借大康食品項(xiàng)目投產(chǎn)的良機(jī)，主動(dòng)與金蝶軟件公司共同攜手，量身打造大康公司獨(dú)特的信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程辦公，協(xié)調(diào)控制，流程審批、物流管理、財(cái)務(wù)核算等，把公司資源整合、串聯(lián)在一起，促使公司各部門協(xié)同管理，大大地提高了內(nèi)控管理的時(shí)效性，效率性，使公司管理步伐有了向更高、更快、更好的目標(biāo)邁進(jìn)的基礎(chǔ)。
二、立足信息溝通，構(gòu)建高效協(xié)作機(jī)制
通過ERP協(xié)作應(yīng)用中心，把工作流、郵件、BBS應(yīng)用三合為一，保障信息傳遞實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，內(nèi)部協(xié)作過程透明可控，事事有記錄，件件可跟蹤，大大提高協(xié)作效益和質(zhì)量，減少無效會(huì)議。通過個(gè)人流程工作績效統(tǒng)計(jì)，方便員工管理自我績效，也便于公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控下屬績效，實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理。第一，管理主要是以人、流程、知識(shí)為中心，以計(jì)劃、組織、溝通、控制、知識(shí)共享為核心應(yīng)用，形成面向全員的信息化組織管理系統(tǒng)，以人為管控對(duì)象，提供決策和管控。第二，協(xié)作是組織管理中最多的工作行為之一，協(xié)作管理就是以人為核心，以工作流為載體，以工作事件為線索，完成“人找人”、“人找事”、“事找人”、“事找事”等組織內(nèi)容不同協(xié)作事務(wù)的管理，如：請(qǐng)示、匯報(bào)、申請(qǐng)、任務(wù)下達(dá)、工作安排、信息資料傳遞、信息互通、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、任務(wù)互助、工作協(xié)調(diào)等事件處理，能顯著提高組織的工作效率和執(zhí)行能力。同時(shí)，利用協(xié)同管理軟件，將公司內(nèi)控制度轉(zhuǎn)化成量化指標(biāo)，并設(shè)置條件將指標(biāo)、條件揉進(jìn)管理軟件之中，促使內(nèi)控制度不再是“掛在墻上”、“說在嘴中”、“寫在紙上”的東西。這樣，公司不會(huì)因領(lǐng)導(dǎo)層更替，人員變化從而影響到控制制度的執(zhí)行。
三、依靠信息平臺(tái)，規(guī)范審批流程
審批是組織中出現(xiàn)頻率最高的管控行為，通過ERP審批應(yīng)用中心，支持表單與流程定義，保障流程更清晰規(guī)范，避免推諉，做到過程透明可控；防止扯皮，保證審批內(nèi)容更規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)審批更輕松，提高審批效率。平臺(tái)建立后，審批管理中心通過系統(tǒng)中可以自定義電子表單、表格與圖形化工作流（角色、流程、權(quán)限）的組合，來滿足組織內(nèi)各級(jí)部門多樣化的事務(wù)審批管理要求。通過這種遠(yuǎn)程電子審批方式，成為組織制度規(guī)范落地的展現(xiàn)工具，充分體現(xiàn)組織規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化、個(gè)性化的管理特色。為方便高層管理者交流，處理信息，審批簽字，把移動(dòng)辦公新模式——手機(jī)辦公引入到該管理軟件當(dāng)中；再者，利用管理軟件——視頻工作新模式，節(jié)約管理者見面溝通的時(shí)間成本和出行成本，大幅降低了組織的溝通成本，提高了溝通效率和質(zhì)量。
四、拓展信息內(nèi)涵，提升文化建設(shè)凝聚力
文化建設(shè)是組織發(fā)展的重要組成部分，是未來組織競爭的關(guān)鍵，也是組織突破發(fā)展瓶頸的必由之路。通過ERP文化建設(shè)應(yīng)用中心，支持信息發(fā)布與推送，使得政令及時(shí)上傳下達(dá)，提供單位信息主頁與部門信息主頁，輔助建設(shè)企業(yè)文化與部門協(xié)作文化。信息化作為組織文化建設(shè)的輔助手段，是加速、深化、規(guī)范組織文化建設(shè)的一種行之有效的方法。通過新聞、公告、討論、調(diào)查等手段推動(dòng)組織精神文化建設(shè)，通過協(xié)同和工作流表單實(shí)現(xiàn)組織行為文化建設(shè)，提升企業(yè)文化建設(shè)凝聚力，促進(jìn)企業(yè)管理水平提高。
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)有效控制、科學(xué)決策、全面管理，就必須借助于信息化這一強(qiáng)大平臺(tái)。企業(yè)信息化建設(shè)是企業(yè)管理轉(zhuǎn)型，加大內(nèi)控力度，大幅提升管理水平及管理能力的關(guān)鍵接點(diǎn)，正是因?yàn)楣居行?shí)現(xiàn)內(nèi)控制度，公司經(jīng)營走上了蒸蒸日上的軌道。
懷化市財(cái)政局/ 陳萬眾 湖南大康牧業(yè)股份有限公司/ 羅光嘯
