問題庫，簡單而言，是指銀行內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)通過對內(nèi)外部檢查發(fā)現(xiàn)的各類問題進(jìn)行歸納和整理，最終形成的問題匯總表或數(shù)據(jù)庫。審計(jì)問題庫的建立是審計(jì)檢查成果的體現(xiàn)，是實(shí)施跟蹤活動的重要基礎(chǔ)和依據(jù)；通過對問題庫的定期分析，合理、有效地運(yùn)用審計(jì)問題庫，能有效督促各經(jīng)營單位提高運(yùn)營效率，使內(nèi)部審計(jì)活動有成效、出效益，并成功將內(nèi)部審計(jì)成果轉(zhuǎn)化為管理成果。本文將從問題庫建設(shè)的重要性開始，探索問題庫的分析與利用方式，并嘗試通過問題庫的分析，解決后續(xù)審計(jì)及經(jīng)營機(jī)構(gòu)考核評價(jià)中存在的一些問題，強(qiáng)化審計(jì)跟蹤效果。
一、建設(shè)審計(jì)問題庫的重要性
1、查缺補(bǔ)漏，總結(jié)審計(jì)工作
問題庫，是審計(jì)成果的體現(xiàn)，其內(nèi)容直接反映了項(xiàng)目執(zhí)行中的各類審計(jì)發(fā)現(xiàn)。通過對問題庫的持續(xù)梳理，可促進(jìn)審計(jì)部門自身對年度審計(jì)工作的回顧，對審計(jì)檢查的覆蓋面、廣度和深度進(jìn)行總結(jié)和優(yōu)化；通過對不同經(jīng)營單位發(fā)現(xiàn)問題的比較，為全年內(nèi)控績效考評和制定下一年度的審計(jì)計(jì)劃提供依據(jù)和參考；通過對問題的深入分析和總結(jié)歸類，追本溯源，查找制度缺陷，為管理層制定政策提供依據(jù)；以小見大、總結(jié)管理漏洞，使經(jīng)營機(jī)構(gòu)持續(xù)提高管理水平。
2、跟蹤整改、后續(xù)審計(jì)及考核評價(jià)的基礎(chǔ)
與審計(jì)確認(rèn)書及審計(jì)報(bào)告相比，問題庫直觀、歸納地反映了審計(jì)發(fā)現(xiàn)并經(jīng)確認(rèn)的所有問題，是審計(jì)跟蹤的重要依據(jù)。問題庫的建立有利于經(jīng)營單位的管理層全面掌握本機(jī)構(gòu)在管理及業(yè)務(wù)發(fā)展過程中存在的問題；有利于審計(jì)部門督促經(jīng)營單位對檢查發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改并定期反饋情況，并以此為基礎(chǔ)展開年度后續(xù)審計(jì)；同時(shí)，與原有的以問題的嚴(yán)重程度為單一考核依據(jù)相比，問題庫的建立可以將問題整改情況、問題數(shù)量以及嚴(yán)重程度相結(jié)合，有利于更科學(xué)地對經(jīng)營單位的內(nèi)控管理進(jìn)行考核評價(jià)。
綜上，可以看出，問題庫的建設(shè)有著重要意義，因此，我們應(yīng)建立問題庫的歸納、整理和歸檔的制度。審計(jì)組應(yīng)以審計(jì)項(xiàng)目為單位，在現(xiàn)場檢查結(jié)束時(shí)，將確認(rèn)書列示且確認(rèn)屬實(shí)的所有問題進(jìn)行歸納和整理，形成本項(xiàng)目的審計(jì)問題庫。問題庫的歸口管理部門應(yīng)對各次檢查形成的問題庫進(jìn)行整理和匯總，發(fā)經(jīng)營單位整改并反饋整改落實(shí)情況，最終形成季度及全年問題庫。
二、強(qiáng)化對問題庫的分析
通過對問題庫的分析，可以將簡單的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有用的信息，而對這些信息的利用，可以更加全面有效地實(shí)現(xiàn)問題庫的功能，從單一的事后跟蹤轉(zhuǎn)化為事前分析和審計(jì)計(jì)劃的決策參考。
1、關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)集中度，橫向分析問題的分布
（1）責(zé)任機(jī)構(gòu)分布分析。應(yīng)對同一時(shí)間段內(nèi)區(qū)域不同經(jīng)營機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)量進(jìn)行比較，對發(fā)現(xiàn)問題較多的經(jīng)營機(jī)構(gòu)，應(yīng)結(jié)合檢查項(xiàng)目的多少和類型分析原因，并制定相應(yīng)的管理措施。如2011年上半年，X銀行X區(qū)域?qū)徲?jì)中心問題庫中，A、B及C分行檢查發(fā)現(xiàn)問題分別位居前三名；通過分析發(fā)現(xiàn)A分行上半年接受內(nèi)外部檢查次數(shù)9次，在各分行中位居第一；而B分行在某專項(xiàng)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題相對較多，C分行各次檢查發(fā)現(xiàn)的問題則相對平均；針對三個(gè)分行的情況，下半年對A分行可考慮適當(dāng)減少檢查次數(shù)，對B分行應(yīng)著重加強(qiáng)對該項(xiàng)業(yè)務(wù)的后續(xù)審計(jì)，而對C分行則應(yīng)分析其管理上是否存在缺陷，并適當(dāng)強(qiáng)化審計(jì)力度。
（2）問題業(yè)務(wù)分布分析。應(yīng)對問題庫中問題所屬的業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分析，結(jié)合相關(guān)業(yè)務(wù)類型檢查項(xiàng)目的實(shí)施情況，合理制定下一階段的工作計(jì)劃。仍以X審計(jì)中心2011年上半年問題庫為例，該中心上半年共實(shí)施6類檢查，發(fā)現(xiàn)對公授信類問題50個(gè)，涉及5個(gè)檢查；發(fā)現(xiàn)運(yùn)營管理類問題45個(gè)，涉及2個(gè)檢查。在此情況下，以此為單一考慮因素，則應(yīng)適當(dāng)減少下半年對公授信業(yè)務(wù)檢查的次數(shù)，并加強(qiáng)對運(yùn)營管理業(yè)務(wù)的檢查。當(dāng)然，在實(shí)際業(yè)務(wù)中，還需綜合考慮檢查的深度等其他影響因素。
2、透過現(xiàn)象看本質(zhì)，縱向分析問題的類別
對問題庫中的問題，不應(yīng)拘泥于問題本身，而應(yīng)通過對問題成因的深度分析和思考，分析問題的缺陷程度和形成原因，將問題區(qū)分為不同類別，并采取對應(yīng)的管理措施。
（1）風(fēng)險(xiǎn)性問題。所謂風(fēng)險(xiǎn)性問題，是指存在較大風(fēng)險(xiǎn)，屬于重大或重要缺陷，需要立即整改，不整改會發(fā)生實(shí)質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)的問題，對這類問題應(yīng)重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)提示、原因分析和后續(xù)跟蹤工作。如某次交易融資專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)某某貨運(yùn)代理有限公司于2011年8月2日在A分行開立536640美元信用證，約定貨到張家港保稅區(qū)倉庫，憑賣方出具的提貨通知提貨，風(fēng)險(xiǎn)自收到提貨通知轉(zhuǎn)移。該信用證項(xiàng)下貨物于8月8日全額來單，8月16日全額押匯，但截至檢查日相關(guān)單據(jù)正本仍保留于分行貿(mào)易融資中心。檢查還發(fā)現(xiàn)，提貨通知的提貨人為借款人且無背書，存在無法行使質(zhì)權(quán)及借款人掛失提貨通知單自行提貨的風(fēng)險(xiǎn)；貨物免費(fèi)倉儲期僅至2011年8月17日，存在留置權(quán)優(yōu)先的風(fēng)險(xiǎn)；貨物風(fēng)險(xiǎn)已轉(zhuǎn)移買方且未購買財(cái)險(xiǎn)，存在滅失風(fēng)險(xiǎn)。對此問題，經(jīng)審計(jì)人員提示，分行采取了立即要求借款人提前歸還該筆押匯的整改措施。通過對該問題的進(jìn)一步分析，發(fā)現(xiàn)該問題的形成實(shí)質(zhì)是由于信用證項(xiàng)下未來貨權(quán)擔(dān)保業(yè)務(wù)專營部門和交易融資中心之間缺少溝通，業(yè)務(wù)的操作流程不合規(guī)、信息不對稱，交易融資中心人員無法掌握貨物流轉(zhuǎn)情況，導(dǎo)致個(gè)別業(yè)務(wù)失去對貨權(quán)的控制。對此情況，從管理上應(yīng)要求分行注意加強(qiáng)信息溝通和交易融資業(yè)務(wù)的專業(yè)化管理、完善相關(guān)操作流程，同時(shí)提示其他分行關(guān)注是否存在同類問題。
（2）管理性問題。風(fēng)險(xiǎn)性問題實(shí)質(zhì)上多數(shù)均由管理原因構(gòu)成，但此處所指的管理性問題主要指雖然單個(gè)問題風(fēng)險(xiǎn)性不大，但由于同一原因造成多個(gè)類似的問題存在，如不重視整改將可能產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)或?qū)е滦实拖碌那闆r。此時(shí)應(yīng)從根本上加強(qiáng)管理，舉一反三，消除問題，防范風(fēng)險(xiǎn)，提高運(yùn)營效率。以表外業(yè)務(wù)銷賬為例，非現(xiàn)場審計(jì)發(fā)現(xiàn)B機(jī)構(gòu)有184筆合計(jì)68414.03萬元的保函到期未銷賬，單筆銷賬不及時(shí)并不會引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，但因未關(guān)注此問題，造成空耗資本31850.05萬元，進(jìn)而影響分行效益。從整改上來看，此類問題要求該經(jīng)營機(jī)構(gòu)從管理著手，強(qiáng)化對失效表外資產(chǎn)的清理工作。
（3）制度性問題。所謂制度性問題，是指業(yè)務(wù)操作雖未違反制度要求，但由于制度規(guī)定及流程設(shè)計(jì)不合理，仍存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的情況，此類問題應(yīng)從修訂相關(guān)制度、完善業(yè)務(wù)流程著手。如X行零售部2007年制定的《中國XX銀行個(gè)人存款質(zhì)押自助貸款管理辦法》中，有關(guān)貸款額度和用途不受限制的規(guī)定就與“三法一指引”的要求相悖，存在一定政策風(fēng)險(xiǎn)，需要對制度進(jìn)行更新。
（4）一般操作性問題。其主要是指由于經(jīng)辦人員操作失誤，且不具有普遍性的問題。如個(gè)別資料缺少簽章、個(gè)別業(yè)務(wù)支付憑證不齊全等，對此類問題，重點(diǎn)在于加強(qiáng)人員教育和培訓(xùn)。但當(dāng)問題庫中一般操作性的問題占多數(shù)時(shí)，則需要特別注意是否存在檢查力度和深度不夠的問題。
三、加強(qiáng)問題庫在后續(xù)審計(jì)及考核扣分中的利用
1、后續(xù)審計(jì)
后續(xù)審計(jì)是指內(nèi)審機(jī)構(gòu)為檢查被審計(jì)單位對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題所采取的糾正措施及其效果而實(shí)施的審計(jì)。經(jīng)分行整改回復(fù)的問題庫是后續(xù)審計(jì)的基礎(chǔ)，后續(xù)審計(jì)可以促進(jìn)審計(jì)問題庫的利用，提高問題庫的附加價(jià)值。
（1）通過問題庫的分析，可以有效解決后續(xù)審計(jì)中存在的對“剩余風(fēng)險(xiǎn)”的判斷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。從理想角度考慮，在后續(xù)審計(jì)安排上，應(yīng)盡量讓原審計(jì)組執(zhí)行后續(xù)審計(jì)，以保持審計(jì)工作的連續(xù)性，并對未整改和整改不徹底的重要問題實(shí)行持續(xù)監(jiān)督。這樣可以避免各個(gè)審計(jì)主體或人員由于認(rèn)識和理解的差異，掌握的尺度不統(tǒng)一，影響追蹤的效果和評價(jià)的準(zhǔn)確性。但在實(shí)際工作中，受審計(jì)資源及項(xiàng)目安排的影響，后續(xù)審計(jì)相對于初始審計(jì)還比較弱化，所安排的人員很難與原審計(jì)人員匹配，在人員數(shù)量上也比較少，后續(xù)審計(jì)人員可能缺乏對剩余風(fēng)險(xiǎn)的識別能力。
以前述信用證項(xiàng)下未來貨權(quán)擔(dān)保業(yè)務(wù)失去對貨權(quán)控制的問題為例，作為風(fēng)險(xiǎn)性問題，經(jīng)營機(jī)構(gòu)雖即時(shí)采取了收回押匯款項(xiàng)的整改措施，但如果后續(xù)審計(jì)人員未意識到這個(gè)問題的成因，沒有關(guān)注該業(yè)務(wù)的辦理流程是否有所完善，交易融資中心的人員是否實(shí)現(xiàn)對貨權(quán)流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)跟蹤，就將其作為已整改處理，則問題不能從源頭上徹底整改，容易出現(xiàn)屢查屢犯的問題。
（2）通過問題庫的建設(shè)和分析，可以提升后續(xù)審計(jì)的針對性和有效性。首先，通過問題庫的建設(shè)和分析，在后續(xù)審計(jì)前對問題進(jìn)行歸類和分析，可明確風(fēng)險(xiǎn)性、管理性及制度性等各類問題的整改重點(diǎn)，統(tǒng)一整改要求。其次，通過建立問題庫，統(tǒng)一要求整改反饋，可初步掌握被審計(jì)單位的整改情況，據(jù)以確定適當(dāng)?shù)膶徲?jì)追蹤方式，促進(jìn)審計(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在原審計(jì)組人員對問題整改方式認(rèn)可的情況下，后續(xù)審計(jì)可專注于核實(shí)經(jīng)營機(jī)構(gòu)的反饋是否屬實(shí)。再次，通過對問題庫的分析和歸類，可以合理確定后續(xù)審計(jì)的重點(diǎn)，以盡量減少進(jìn)駐被審單位的次數(shù)和時(shí)間，節(jié)約審計(jì)成本，提高審計(jì)效率。
2、考核扣分
通過結(jié)合審計(jì)檢查情況，對轄內(nèi)經(jīng)營機(jī)構(gòu)開展內(nèi)部控制考核，可有效加強(qiáng)經(jīng)營機(jī)構(gòu)對內(nèi)部控制的重視程度，強(qiáng)化審計(jì)檢查的威懾力；而建立完整的問題庫，做好后續(xù)跟蹤及統(tǒng)計(jì)分析，則可在一定程度上強(qiáng)化考核標(biāo)準(zhǔn)的公平公正性。
內(nèi)部控制有效性考核應(yīng)包括3個(gè)指標(biāo)項(xiàng)，分別為內(nèi)控缺陷率、未有效整改率、重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)。此考核方式要求建立完整的問題庫，做好問題類別及缺陷程度的分析，及時(shí)跟蹤整改情況，通過將發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)量、嚴(yán)重程度和整改率有機(jī)結(jié)合，一定程度上可加強(qiáng)考核扣分的公平公正性，有效控制經(jīng)營機(jī)構(gòu)的內(nèi)控缺陷率、督促考核對象關(guān)注問題整改情況、強(qiáng)化對風(fēng)險(xiǎn)和案件的防范意識。
從考核指標(biāo)的設(shè)計(jì)上，還需要考慮計(jì)分規(guī)則上的細(xì)化問題。如“未有效整改率”一項(xiàng)，如對未整改率大于20%的經(jīng)營機(jī)構(gòu)，扣分分值區(qū)間都在8—10分，但此時(shí)還會出現(xiàn)因檢查實(shí)施頻率不一致而導(dǎo)致的不平衡。如，2011年上半年轄內(nèi)A分支機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)問題334個(gè)，已整改問題131個(gè)，未有效整改率61%；B分支機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)問題29個(gè)，已整改問題22個(gè)，未有效整改率24%，由于未整改率大于20%，兩個(gè)分行所扣分值均為6.5分。可以看出B分支機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)問題個(gè)數(shù)并不多，未有效整改率也遠(yuǎn)低于A分支機(jī)構(gòu)，但扣分卻與A一致，存在較明顯的扣分不合理現(xiàn)象。因此，在考核方式上，還要注意將定性與定量考核結(jié)合，在整改率上應(yīng)該通過對問題庫的分布分析和整改情況分析，將未有效整改問題中風(fēng)險(xiǎn)性問題的數(shù)量、無法整改的情況納入考慮，對于扣分給予一定的人工調(diào)整幅度；同時(shí)，應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化整改率的扣分區(qū)間，使考核更合理、更科學(xué)。
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