一、引言
隨著高校辦學規模的不斷擴大，學校面臨在校學生和教職員工人數大幅度增加，多校區辦學、經費來源的多元化，財務管理總量（科研項目和資金核算總量）增加、報賬擁擠、等待時間長、不能及時支付、現金用量大和財務人員勞動強度大等情況，傳統的財務管理模式已漸漸不能滿足財務管理工作的需要。我們應當利用信息管理技術和網絡技術構建財務遠程報賬系統，從根本上解決財務管理中存在的問題，提高財務管理水平和管理效率。
二、高校賬務報銷業務的現狀
高校賬務報銷的傳統流程包括票據整理、單據填寫、領導簽批、會計審核報銷和出納支付環節。即經辦人員依據教學、科研和管理業務活動取得的合法票據、支付憑證、采購（招標）合同、基本建設決算書、審計報告及其資產驗收手續等填制報賬單據，并經審批人簽批后，將上述單據遞交至財務管理部門，經會計審核、制作會計憑證，出納辦理支付業務手續的全過程。高校因規模與資金管理等方面原因，基本上實行“統一領導，集中管理”的財務管理模式。集中核算模式使高校財務管理工作過于集中，特別是學期初、學期末或科研項目結題時教職員工集中報賬，容易造成財務報賬擁擠，資金結算量大，財務人員超負荷工作，服務效率低。
三、財務遠程報賬系統的構建與應用
目前，國內真正實現遠程網上報銷的單位屈指可數，即使采用也僅僅是網絡預約報銷、網上審批或網銀支付等部分環節①②③，集成度不高，還不能完全實現網絡化的經費代碼與項目自動匹配，單位內部職工、學生信息、銀行卡信息與報賬系統自動匹配，會計憑證自動轉化和報銷資金網銀支付等集成化功能。本文從財務信息化管理的角度出發，以云南農業大學自主開發的財務遠程報賬系統為例，系統介紹遠程報賬系統的構建與應用。財務遠程報賬系統建設的目標是建設覆蓋全流程的網絡化信息處理體系，具體包括賬務報銷單據的網絡化填寫、提交與打印、報銷單據的審批、報銷單據的審核與會計憑證自動轉化和報銷資金網銀支付四個環節的信息化運行體系。上述流程中最耗時的環節是會計憑證的錄入、票據審核和出納支付，也是造成報銷人長時間等待的原因。如何有效利用信息集成技術解決上述問題，實現賬務報銷單據網上填寫與提交（報賬人、經費代碼與項目自動匹配）、會計憑證接收、審核與自動轉化（會計業務）和網銀批量支付（出納業務）。
遠程報賬系統是基于互聯網的財務報銷流程構建，因此，首要問題就是系統運行的安全性。其次，要充分考慮數據資源的共享，系統備案的用戶信息要盡可能全面，不僅要包含用戶的系統登錄編號、姓名、工資號、部門和身份證等基本信息，還要包含其銀行卡號、項目名稱、經費代碼等，以便在報銷時直接引用，避免報銷人重復填制。系統使用時財務管理部門應有嚴格的權限制度，對使用者進行不同層次的權限劃分，系統登錄的身份認證、網銀支付系統高級別安全密鑰的使用和“防火墻”的采用，確保系統的正常運行。對于高校而言，面向相對固定的用戶群（教職員工和學生），采用對信息安全控制能力強、機密度高的C/S結構設計，才能有效地保障資金在流轉過程中的安全性。第一道安全控制體系是采用在財務管理部門服務器上加裝“防火墻”與Internet隔離，使數據只能單向傳輸，即有報銷業務的人員通過互聯網提交報銷數據是存儲在財務處服務器的外端，財務管理部門的會計人員能自由訪問服務器外端并提取賬務報銷人提交的報銷數據，供會計報銷業務使用，而其他人員不能通過互聯網訪問財務管理部門服務器內數據，從而有力地保證財務信息的安全性。第二道安全控制體系是采用身份識別登錄系統，即賬務報銷人使用唯一的并在遠程報銷系統中備案的個人識別號（姓名或工資號）和密碼登錄遠程報賬系統，確保登錄者身份的真實。第三道安全控制體系是為確保支付準確，實現相互制約與監督，出納人員通過網上銀行進行付款時，網銀支付系統按照資金授權額度規定設定安全密鑰級別，經財務主管與會計賬核對并授權后才能完成各種類型支付，三道安全控制體系的采用確保了遠程報賬系統的安全運行。
（一）賬務報銷單據的網絡化填寫、提交與打印
通過財務管理部門門戶網站，點擊“遠程報賬系統”，輸入用戶名和密碼登錄系統后，根據業務性質分別填制領款單、報銷憑證、差旅費報銷單和借款單等。本文以報銷憑證填寫為例作介紹。首先在經費代碼框中輸入經費開支項目代碼，系統則自動匹配并顯示經費名稱，根據報銷業務內容，選擇報銷分類，系統已預先設定報銷分類對應的會計科目（可根據業務需要增設相應會計科目），報銷人選中對應的會計科目，按發票錄入金額等信息。最后報賬人選擇結算方式，如果通過備案銀行卡支付（打卡），系統會自動提取報銷人在財務處備案的卡號，也可自行錄入其他備案卡號；如果轉賬，報銷人則需要錄入收款單位的開戶銀行、賬號、戶名等詳細信息；如果沖賬，報銷人需要錄入沖銷的借款往來號，錄入完畢后點擊“提交”即可生成報銷憑證及其報銷單編號，打印后附原始發票，并經相關負責人簽字審批后到財務處報銷。遠程報銷流程如圖1所示。
賬務報銷單據的網絡化填寫與提交一方面解決了傳統報賬方式經常出現的報銷人或者會計人員報銷時將經費代碼填寫和錄入錯誤造成經費下賬錯亂的問題，實現了經費開支項目代碼自動匹配經費名稱。另一方面報銷人可在網絡條件下實現任何地域和任何時點完成報賬信息（包括基礎信息、業務類型、報銷單信息和支付信息）填寫和會計分錄，再由系統預設的處理程序自動生成各類賬務報銷單據憑證，報銷人打印報銷單憑證并附按財務規范要求粘貼的原始票據按審批程序審批后即可到財務管理部門辦理報銷業務。賬務報銷單據的網絡化填寫與提交將報賬耗時最多的單據錄入工作交由報賬人和財務人員共同完成，加快了賬務處理速度，能夠大大減少報賬等待的時間。
（二）報銷單據的審批
報銷單據的審批是對報銷票據的真實性、合法性和有效性的核實，審批人按經費類型和額度行使審批權限。理想化的審批是網絡流程審批，但客觀上來講是不可行的。主要存在原始發票及附件數量大并需要掃描傳輸，如報銷機票費用時須出具機票作為報銷憑證，持專用發票作為報銷憑證的，須附登機牌或電子行程單；報銷基建項目及修繕工程時，須提供合同、發票、施工企業請款報告、工程量清單及監理單位意見書、審計報告和國資處驗收清單等手續。因此，網絡化審批會造成報銷人掃描工作量大幅增加，到財務管理部門還需出示原始憑證，具有審批權的領導也不可能天天瀏覽審批網頁，同時涉及經費類型和額度不同還需不同部門先審批后才流轉到分管領導，最后主管領導簽批，如果有一個環節因領導出差或有事，審批就難以完成，而停留在網絡通道上，影響報銷工作。實踐表明，財務報銷工作因附件憑證數量大、經費類型多、資金審批權限和額度都有嚴格規定，更主要是經費審批人需要看到原始的報銷票據，而不僅僅是掃描材料，因此，遠程報賬系統通過網絡進行審批是不可取的，目前主要是手工紙質審批。
（三）報銷單據的審核與會計憑證自動轉化
報銷人持經審批的報銷單據到財務管理部門辦理報銷業務時，會計人員在審核原始單據和審批手續后，登錄遠程報賬憑證處理系統界面，錄入報銷單編號，系統會可自動提取該報銷單的報銷信息，點擊“轉化為憑證分錄”，報銷單便自動轉化為記賬憑證，會計人員只需對系統自動生成的記賬憑證進行摘要、會計科目分錄的確認或稍做修改后重新打印，若經費不增加，則新打印的報銷單與原經過審批的報銷單一并作為原始依據附件即可打印記賬憑證。通過記賬憑證自動轉化功能，會計人員無需錄入摘要、會計科目、經費代碼、金額和支付單位等信息，僅需錄入報銷單編號和做少量修訂工作，將繁瑣的財務報賬工作簡化為對原始單據的審核、摘要、會計科目和相關數據的修改或確認。遠程報賬系統，改變了傳統的報賬模式，將記賬工作中經費代碼、項目名稱、摘要等基本信息和會計分錄工作由以前的財務人員單獨完成，變成由報賬人填寫，財務人員審核修改，共同完成會計憑證制單過程，縮短了報賬時間，也減輕了財務人員數據錄入的工作量，因而，大大提高了會計人員工作效率和工作的質量，也節約了報賬人員的時間，實踐表明會計憑證自動轉化的實施可節約報賬時間30%，會計工作真正實現了從核算會計向管理會計的轉變，會計員變成了財務審核員，會計憑證的自動轉化是遠程報賬系統的亮點之一。會計憑證的自動轉化操作界面見圖2，自動轉化流程見圖3。
（四）報銷資金網銀支付
遠程報賬系統除了能夠實現報銷單據的網絡化填制、自動生成記賬憑證外，出納還可以通過系統自動導出當日所有報銷人銀行批量支付數據（姓名、銀行卡賬號、金額和憑證號等），使用企業網銀批量導入網銀支付數據；或導出批量支付數據（含收款單位名稱、開戶行、銀行賬號、支付金額和憑證號等），使用企業網銀轉賬支付和通過財務票據打印系統直接取數打印支票；或者導出批量支付數據，使用企業網銀轉賬匯款。報銷資金的支付方式可分為現金、銀行POS、網上銀行、支票和匯款等。在記賬憑證填制完成后，報銷人持經會計審核合格、報銷人簽字的報銷憑證交出納后即完成報銷業務。報銷資金的網銀支付，可在每天上午和下午下班前20分鐘進行，即出納人員登錄企業網銀系統，將會計結算后自動生成的網銀批量支付文件，通過企業網銀（包括零余額賬戶資金）實施在線支付，該網銀接口程序中設計了憑證號提取功能，出納只需錄入當日起始憑證號碼和終止憑證號碼，即可提取所有對應的需通過銀行卡支付的憑證及其相關的銀行卡號、姓名和報銷金額，經復核授權后即可批量支付。也可用會計憑證號提取對公支付單位的收款單位名稱、賬號、開戶行、支付金額和用途等支付信息，通過企業網銀批量導入實現轉款、開具支票和匯票。為確保支付準確和相互制約與監督，出納人員通過網上銀行進行付款時，網銀支付系統按照資金授權額度規定設定安全密鑰級別，經財務主管與會計賬核對并授權后轉賬匯劃。報銷資金的網銀支付大大提高了銀行出納工作效率，極大地減輕了出納的工作量。該系統還具備銀行自動對賬功能，提高了資金的安全性，同時也省去了報賬人送支票到收款單位這一程序，節省了報賬人的時間和費用。
報銷資金的網銀支付是遠程報賬系統設計的又一亮點，即支付信息完全來源于會計憑證自動提取，準確性高，同時可自動生成網銀批量支付文件，通過企業網銀（包括零余額賬戶）實現在線資金支付、匯票和支票的系統開具，不僅大大減少了出納人員手工填寫票據和手工錄入支付信息的工作量，而且也減少了報賬人等待領取現金或打卡入賬的時間（可減少整個報賬時間10%），同時也降低了報賬人持有大量現金的危險性，更重要的是使會計信息實現共享。遠程報賬系統實現會計、出納和銀行三方對賬和自動形成現金日記賬功能，不僅可以極大地提高結算效率，更重要的是結算現金的使用逐漸減少，甚至消失。如果銀行在財務管理部門再安裝自動取款設備，單位現金出納支付工作也就交給了銀行，現金保管壓力隨之消除，單位出納崗位的職能隨之改變，傳統出納轉變成電子出納。報銷資金的網絡化支付是支付方式的重大變革，具有高效、快捷、方便和安全的特點，具體流程見圖4。
四、結束語
財務遠程報賬系統應用是財務管理模式的創新，改變了傳統的報賬模式，實現了報銷單據的網絡化填制，經費代碼、項目名稱、報銷人銀行卡等信息系統自動匹配，記賬憑證自動生成，支付信息批量導出，企業網銀批量支付等，從根本上解決財務報賬擁擠、等待時間長、不能實時支付、大量使用現金，財務人員勞動強度大、服務效率低，財務數據反饋慢，財務信息資源共享度低等現實問題，提高了財務數字化管理水平和服務效率。
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作者：徐昆龍
