【摘要】本人認(rèn)為手工記賬憑證格式可以進(jìn)行改進(jìn)，做到手工賬和電腦賬的完美結(jié)合，使得原始憑證和記賬憑證更加整體化、合理化。
【關(guān)鍵詞】ERP 收款憑證 付款憑證 轉(zhuǎn)賬憑證
當(dāng)我們所涉及的業(yè)務(wù)中借方或貸方除了有庫存現(xiàn)金和銀行存款之外的其他會計(jì)科目，傳統(tǒng)手工做賬下我們所選擇的憑證類別就不是單一的收款憑證和付款憑證了，而是收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的混合以及付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的混合；而用友ERP下則不管什么樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生，只需填制一張記賬憑證即可，從這點(diǎn)上看，本文認(rèn)為傳統(tǒng)的記賬憑證格式可以進(jìn)行改進(jìn)，使之趨向于用友ERP的做法，做到一個(gè)業(yè)務(wù)對應(yīng)一種記賬憑證，使得原始憑證和記賬憑證完美結(jié)合。
一、傳統(tǒng)手工記賬憑證理論
傳統(tǒng)的收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證格式下，業(yè)務(wù)所選憑證的原則如下：
針對上述原則，我們可以選擇不同的憑證進(jìn)行業(yè)務(wù)登記：①當(dāng)業(yè)務(wù)借方科目只有庫存現(xiàn)金或者銀行存款時(shí)選擇收款憑證進(jìn)行登記；②當(dāng)業(yè)務(wù)貸方科目只有庫存現(xiàn)金和銀行存款時(shí)選擇付款憑證進(jìn)行登記；③當(dāng)業(yè)務(wù)借貸方科目都沒有庫存現(xiàn)金和銀行存款時(shí)選擇轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行登記；④當(dāng)業(yè)務(wù)借方科目除了庫存現(xiàn)金和銀行存款之外的其他會計(jì)科目時(shí)，就要同時(shí)登記收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證；⑤當(dāng)業(yè)務(wù)貸方科目除了庫存現(xiàn)金和銀行存款之外的其他會計(jì)科目時(shí)，就要同時(shí)登記付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。
可以看出第四和第五種情況下，需要有兩類憑證來登記該業(yè)務(wù)，這樣就會使得原始憑證和記賬憑證的粘貼不能非常完美，也增加了日后查賬的工作量。以出差借差旅費(fèi)為例：假設(shè)某員工出差歸來，報(bào)銷差旅費(fèi)1 800元，交回現(xiàn)金200元。所填制的記賬憑證如下：一張金額為200元，科目為庫存現(xiàn)金和其他應(yīng)收款的收款憑證，一張金額為1 800元，科目為管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款的轉(zhuǎn)賬憑證。
二、用友ERP系統(tǒng)下的記賬憑證理論
1. 基本理論。記賬憑證是會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)入會計(jì)軟件系統(tǒng)的一個(gè)非常重要的入口，方便會計(jì)、財(cái)政、審計(jì)、銀行、物價(jià)等部門的后續(xù)查賬工作，為此記賬憑證的錄入必須規(guī)范。用友提供了五種憑證類別：①記賬憑證；②收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證；③現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證；④現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證；⑤自定義憑證類別。我們通常采用的是第二種收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證。
對選擇的憑證分類在制單時(shí)設(shè)置對科目的限制條件，有以下5種限制類型供選擇：①借方必有：制單時(shí)，此類憑證借方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生；②貸方必有：制單時(shí)，此類憑證貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生；③憑證必有：制單時(shí)，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生；④憑證必?zé)o：制單時(shí)，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個(gè)限制科目有發(fā)生；⑤無限制：制單時(shí)，此類憑證可使用所有合法的科目。那么針對收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證，所進(jìn)行的設(shè)置如下：
2. 業(yè)務(wù)處理。針對上述原則，我們可以選擇不同的憑證進(jìn)行業(yè)務(wù)登記：①當(dāng)業(yè)務(wù)借方科目存在庫存現(xiàn)金或者銀行存款時(shí)選擇收款憑證進(jìn)行登記；②當(dāng)業(yè)務(wù)貸方科目存在庫存現(xiàn)金和銀行存款時(shí)選擇付款憑證進(jìn)行登記；③當(dāng)業(yè)務(wù)借貸方都沒有庫存現(xiàn)金和銀行存款時(shí)選擇轉(zhuǎn)賬憑證進(jìn)行登記。
由此我們可以看出在用友ERP系統(tǒng)下，任何一項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)生只需填制一種記賬憑證即可，因?yàn)槭湛顟{證和付款憑證允許同時(shí)存在庫存現(xiàn)金、銀行存款以及之外的其他會計(jì)科目。
三、與ERP系統(tǒng)相對應(yīng)的手工記賬憑證格式
通過上述分析我們可以看到：轉(zhuǎn)賬憑證下傳統(tǒng)手工做賬和用友ERP做賬并無區(qū)別，但是收款憑證和付款憑證針對下述業(yè)務(wù)就有不同的業(yè)務(wù)處理：該業(yè)務(wù)的借貸方涉及除了庫存現(xiàn)金和銀行存款之外的其他會計(jì)科目，此時(shí)需要做出收款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證或者付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。為了使手工做賬和用友ERP做賬相結(jié)合并且在憑證類別的選擇上更加合理化，我認(rèn)為應(yīng)該趨向于用友ERP下的做法。
改進(jìn)后的收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證格式見下表。
通過上述的格式我們可以清晰看到，記賬憑證修改前后的特征：①轉(zhuǎn)賬憑證并無變化；②收款憑證和付款憑證格式發(fā)生了變化，把之前表外登記的庫存現(xiàn)金和銀行存款納入到表內(nèi)進(jìn)行登記；③從整體上看，收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證格式基本相同，除了下述幾個(gè)方面：憑證名稱不同；憑證顏色不同（收款憑證為紅色，付款憑證為綠色，轉(zhuǎn)賬憑證為藍(lán)色）；簽字不同（收款憑證和付款憑證比轉(zhuǎn)賬憑證多了出納簽字）。
改進(jìn)后的收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證與原有通用的記賬憑證看似有相同之處，但有實(shí)質(zhì)性的不同，該憑證格式最主要是進(jìn)行了收、付、轉(zhuǎn)憑證的劃分，與原有的收、付、轉(zhuǎn)憑證有著相同的功能。通過修改之后的記賬憑證既可以滿足企業(yè)收、付、轉(zhuǎn)憑證的登記，方便各類明細(xì)賬、日記賬的登記，又可以做到一筆業(yè)務(wù)只選擇一種記賬憑證進(jìn)行登記，不用再分開進(jìn)行登記，使得業(yè)務(wù)和憑證更加整體化，還可以與用友ERP相同步，做到手工賬和電腦賬的完美匹配。
主要參考文獻(xiàn)
1. 張玉明.電算化條件下記賬憑證的編制.中國管理信息化，2011；6
2. 費(fèi)誠.原始憑證電子化探析.中國集體經(jīng)濟(jì)，2011；36
【作 者】
張衛(wèi)麗
【作者單位】
（鄭州成功財(cái)經(jīng)學(xué)院管理系 河南鞏義 451200）
