【摘要】大額資金支付審批是企業內部控制活動之一，本文結合A公司現狀指出其中存在的問題，從審批理念、組織架構、流程制度、落實保障等方面提出優化建議，以期發揮其管控作用。
【關鍵詞】大額資金 支付 審批
大額資金支付審批，是指支付超過一定數額的資金時，支付人向審批授權人申報付款，經審批后再辦理支付。大額資金支付審批體系包含審批理念的樹立、審批制度的擬定、審批組織的架構和審批執行的保障等多方面內容。
本文以筆者比較熟悉的水電施工企業——A公司為例，就其大額資金支付審批體系進行診斷分析。A公司作為大型綜合性水電施工企業，2003年單設資金核算中心，專職負責公司資金運營管理。鑒于跨國、跨行業、跨區域的經營特色和生產周期長、投入成本大、資金周轉緩慢的行業特性，A公司實行資金集約化管理，大額資金支付審批作為其中重要的業務板塊，已經逐步形成規范的大額資金支付審批體系。就A公司而言，大額資金按照付款申請單位和資金用途進行界定，審批權限實行分級授權，付款申請單位將大額資金付款材料報送相應授權審批部門審批，按照審批意見支付。本文分析了其中存在的問題并給出改進建議，以期能優化大額資金支付審批體系，發揮其管控作用。
一、大額資金支付審批體系中存在的問題
1. 審批理念認識上有偏差，或執行不力。最明顯的問題是，將審批等同于管理，對二者關系梳理不清。審批只能促進規范化管理，不能替代管理，應加強審批管控手段的運用，但不能完全依靠審批進行管理。否則，一旦缺少審批或審批制度得不到執行時，勢必一盤散沙，很難通過其他管控方法及時彌補。另外，重審批而輕執行，只審批不落實后續支付、核查、追蹤等，將使審批失去意義。還有，為審批而審批，容易形成權力尋租。比如，審批人員態度蠻橫，信息不公開、理由不說明、意見不聽取，而對某一些審批悄然放行，這樣勢必會對企業經營造成損害。
還有的領導認為資金支付是必然，審批只是履行程序，反而耽誤時間，影響生產，常將大額資金拆分支付以有意規避審批，或迫于公司制度常常先支付后補審批材料，甚至無視審批制度、不經審批即支付。
2. 審批標準模糊或更新不及時。一方面，審批標準模糊，擴大自由裁量權，產生恣意審批的情況。比如審批人看到其他人簽同意就順勢同意，或者，即使存在其他審批意見也寧愿保留，致使審批意見獨立性缺失。
另一方面，隨著企業規模的壯大、治理結構的調整和經濟交易事項的日益復雜，審核標準也需適時修正更新。比如，不同的項目資金支付，因側重不同的管控重點而應采用不同審批標準。客觀上，一個完全適用的大額資金支付審批標準是不存在的，只能結合企業組織結構、發展階段等多因素適時修正。
3. 審批效率低下。審批效率，此處確切地指審批時間，快速便捷高效的審批是大額資金支付審批制度推行的關鍵點，不因大額資金支付審批增加資金投放機會成本也是企業發展的要求。審批效率低下，主要原因在于：
首先，授權審批組織架構不當，各審核業務相關部門協調性不強，上傳下達溝通不及時。既包括授權審批部門與付款申請單位的縱向溝通，也包括授權審批部門間的橫向溝通，還包括大額資金支付審批歸口管理部門與審批資金相關多方的混合溝通。未及時溝通或溝通不暢或者溝通無果，使得審批中的問題反復修正或者難以修正，或者審批意見多次出具或者存在分歧，都將導致審批效率低下。
其次，審批權限分配不清晰。因審批負責人常常出差等原因，造成一些日常審批無法及時進行，盡管通常規定當部門正職負責人不在時由副職負責人履行審批職責，但往往出現有的副職審批人推諉或者多個副職多個審批人的現象。另外，審批部門責權利界定不清，承辦人員不能清晰認知自身及其他部門和人員的權限范圍，導致一筆大額資金支付審批幾經輾轉。
最后，審批方式落后。鑒于A公司的經營特色和行業特性，付款申請單位地點分散是不可改變的現實，目前付款審批資料皆靠傳真掃描件進行傳遞，尤其當經辦人員責任心不強時審批問題迭出，審批問題反復修正調整，審批效率極為低下。另外，審批需核查多項數據，申報的紙質審批資料不能與財務數據實時對接，無法滿足審核需求，無形中降低了審批效率。
還需指出的是，對于一些特殊事項或緊急情況，資金需要馬上支付，而目前A公司并未設計緊急審批流程，也缺少“綠色大額資金支付審批”的制度規定，“綠色資金”亟待提高審批效率。
4. 后續監管缺失。有效的后續監管是推進大額資金支付審批工作開展的保障。目前，A公司的大額資金審批體系中后續監控比較弱。具體體現在：第一，審批與審核職責未分離。審批與審核職責不分離，審批中出現的問題難以被發現，易出現審批舞弊事項。第二，追蹤審批執行缺失。審批中遺留問題被束之高閣，得不到核查落實和督辦。另外，大額資金審批支付后缺乏跟進管理。比如，設備采購預付款經審批支付后不再及時取得發票對預付賬款進行清理，或者出現改變用途的支付、改變收款人的支付等現象。
二、大額資金支付審批體系的優化
1. 審批理念的再塑。優化大額資金支付審批體系是一項系統性管理提升工作，涉及方方面面，是某種程度上的管理流程再造，是企業從“人治”到“法治”的管理方式變革，也是現代企業組織扁平化與授權分權的管理需求。任何制度的貫穿落實，領導的倡導和推行都起著不可或缺的決定性作用。
大額資金支付審批屬于資金管控手段，是防范資金支付風險的內部控制活動，是規范企業經營管理的一種參與方式。應遵循合法合規合理的原則，本著有利于公司發展、能為公司帶來效益、能充分發揮公司資源效應的宗旨，建立實質性審核標準。
同時，建立以責任意識為核心的特色企業文化，營造責權利相匹配的管控環境和誠信開放的組織氛圍。在明確各級授權審批人責任的基礎上，大力培養授權審批人員的責任意識，加大大額資金支付審批工作的實際執行力度。
2. 審批組織的重建。應組建橫縱矩陣式的審批組織架構。結合公司事業部制模式調整審批組織模式，以資金管理部為歸口管理部門，具體負責將審批審核分解到各相關經辦業務部門。各相關部門固化具體業務審核經辦人，對于審批中出現的問題，出具審核意見并反饋至付款申請單位，由其直接聯系付款申請單位對審核中的問題進行溝通修正直至完成其部門審批。對存在嚴重問題的大額資金支付，各審核部門集中商討決策，形成常態化集中會審機制。
審批分權后，注重協調各相關業務部門之間的審批權限。另外，各相關業務部門不僅應明確自身的職責和權限，還要了解其他部門的審核工作，各相關部門應非孤立地辦理審批，真正實現實質性審核。
3. 審批制度的修訂。
一是區別正常審批程序和簡易審批程序。應遵循成本效益原則，加強復雜事項資金支付審批，簡化一般日常資金支付審批。比如，工程款屬于日常款項支付，應簡化審批程序。對于復雜、特殊事項用款等則需要進行完全審批，甚至須通過公司最高決策機構黨政聯席會審議決定。
二是完善審批授權制度。若部門人員或崗位發生變化，應將授權審批職責權限作匹配性調整，避免因審批責任人缺失造成的資金支付風險。同時，特殊授權制度需進一步明確，根據業務特點，從細節與可操作性出發進行合理性設計。
三是設立“綠色資金”支付審批流程。首先，合理界定綠色資金，不能任意擴大綠色資金范圍。其次，明確綠色資金審批具體流程，比如：領導出差時可以通過電子郵件甚至電話指示先行辦理審批。
4. 審批方式的改進。
一是實現大額資金支付審批網絡化。當前網絡信息技術發達，為大額資金支付的網絡審批提供了技術條件。以網絡信息技術為基礎，以財務軟件為支撐，建成集成的授權審批體系，分別設置業務授權、業務執行、業務記錄與業務核查等關鍵節點，變規范為程序，變監管為控制，陽光操作，痕跡運行，適時公開審批信息。在確保審批的公平、公正性的同時，也將提高審批效率。
二是整合大額資金支付審批流程。有針對性地優化大額資金支付審批流程，分類別分級次審批，減少審批環節。對于重點管控資金，遵守完全審批流程，而對于一般性、日常性資金，則應遵循簡易流程。同時，實施前置主管業務領導審批程序，即在分管領導對經濟交易事項發生的必要性進行審核后，付款申請單位才申報付款，確定應該支付后，只是對怎樣支付的問題進行審批，自然能提高審批效率。另外，結合常態化集中會審機制，“一站式”審批也不失為一種新設想。
5. 審批落實的保障。
一是建立大額資金支付審批體系的持續追蹤和反饋機制。審批經辦人對審批中出現的遺留問題進行跟蹤解決；審批核查人對審批中的違規行為及時予以糾正；審批負責人對整個審批體系進行考評，并定期書面通報審批情況。就A公司而言，要從根本上防范更改資金用途或收款人等后續支付風險，可以考慮將大額資金支付納入公司資金總部統一辦理。
二是建立大額資金支付審批體系的追責機制。當審批中出現問題造成損失的，應追究相關當事人的責任。當然，建立此機制不僅僅是對相關責任人進行懲罰，而重在警示，防范類似問題的發生。
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4. 王武俊.淺議中小企業內部貨幣資金控制.中國外資，2009；8
【作 者】
徐建霞
【作者單位】
（中國水利水電第三工程局有限公司 西安 710016）
