【摘要】加強高校暫付款管理對促進高校資金良性循環和資產安全完整發揮著重要作用，是高校財務管理工作的重點。但由于該項工作業務量大、涉及面廣、時間跨度長、管理手段落后，成為了高校財務管理工作的難點。本文依據暫付款的管理原則，利用EXCEL完成高校暫付款管理系統的結構和模塊設計，旨在提高高校暫付款的管理效率和管理水平。
【關鍵詞】EXCEL 高校暫付款管理 系統結構設計 系統模塊設計
高校暫付款是指學校應結算的各類暫付款項，包括暫付的差旅費、會議費、進修費、培訓費、學生活動費、教學實習費、購置費、維護費、備用金等。隨著近年來高校辦學規模不斷擴大，經濟事項不斷增多，高校出現了暫付款掛賬金額大、墊付時間長的現象，嚴重影響了資產的安全完整和資金的使用效益。分析原因，一方面是暫付款管理業務量大、涉及面廣、時間跨度長、管理手段落后，高校每年對暫付款只能進行一到兩次的集中清理，無法對逾期借款和借款人及時采取有效措施；另一方面是部分借款人責任意識差，還款積極性不高，甚至故意拖賬、賴賬。因此，在當前環境下研究如何加強高校暫付款管理、規范借款行為及提高借款人還款意識是十分必要的。本文依據暫付款的管理原則，利用EXCEL完成高校暫付款管理系統的結構和模塊設計，旨在提高高校暫付款的管理效率和管理水平。
一、系統需求分析
本系統設計圍繞高校對暫付款的管理需求展開。加強高校暫付款管理應遵循以下原則：一是“誰借款，誰負責”原則，即明確借款人對暫付款負有按期結算的義務和責任。二是“預算控制”原則，各部門辦理借款必須在預算項目的經費額度內，借款用途不能超出預算項目的開支范圍。三是“一事一借，前清后借”原則，每一借款必須有明確的借款事由，單獨辦理借款手續，若前期借款逾期未還，財務部門不再受理部門或個人的借款業務。四是“及時清理”原則，若借款逾期，借款人應說明情況并追加信用期限，否則財務部門應按規定對借款人采取減少信用額度、縮短信用期限、暫停借款、強制扣款、加收滯納金等限制措施。
二、系統結構設計
高校暫付款管理系統分為基礎信息、數據錄入和數據輸出三個模塊。基礎信息模塊主要用于借款人和預算項目信息的初始設置和后期維護，并向其他兩個模塊提供查詢數據；數據錄入模塊分為借款錄入和還款錄入兩個界面，在數據錄入模塊，財務人員除了記載借款、還款相關信息外，還可利用系統在借款發生時對借款人身份、借款情況、所借項目借款情況、所屬部門借款情況進行審核，在還款發生時對所還款項是否逾期、是否專款專用、是否符合項目開支范圍進行審核。數據輸出模塊主要用于催款單、扣款單的生成和滯納金的計算，該模塊無需手工操作，可實時輸出相關統計信息。
該系統在設計上體現了高校對暫付款的管理原則，同時為降低工作強度，提高工作效率，還設計了助記碼查詢、項目分級選擇錄入、借款單查詢等輔助功能。
三、系統模塊設計
1． 基礎信息模塊設計。該模塊包括借款人員信息和預算項目信息兩部分內容，借款人員信息包括序號、助記碼、借款人編號、姓名、部門屬性、部門、身份證號、工資賬號、聯系方式、信用期限、信用額度、備查資料12個字段，其中借款人編號、姓名、身份證號為鎖定信息，不允許修改，其他字段信息可修改維護。為減少基礎數據設置的工作量，助記碼和備查資料兩個字段信息可利用函數自動獲取。
（1）助記碼是姓名拼音首字母的縮寫，如“李明”的助記碼為LM，利用助記碼可實現借款人的模糊查詢，并快速確定借款人編號，適用于高校人員多、同名多的情況，助記碼自動獲取方式為：
首先新建表名為ZJM的輔助表，在輔助表中錄入A ~ Z字母和對應的臨界漢字，如下表所示：
在助記碼字段下的B2單元格內錄入公式:
B2=CONCATENATE（VLOOKUP（LEFT（D2，1），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），VLOOKUP（MID（D2，2，1），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），IF（LEN（D2）>2，VLOOKUP（IF（LEN（D2）>2，MID（D2，3，1），），ZJM!$A$1:$B$23，2，1），））該公式是利用文本函數提取姓名中的每個字，通過VLOOKUP函數的模糊查詢功能查找到每個字對應的字母，再利用CONCATENATE函數將字母合并，公式中還用到了IF和LEN的組合函數，其目的是判斷姓名由三個字組成還是兩個字組成，并返回對應的結果。
（2）人員信息表中的備查資料字段提供一個快捷方式，用于查詢借款人照片、還款計劃、信用調整等資料，財務人員可利用該字段對借款人身份和信用情況進行審核。該字段信息通過HYPERLINK函數實現，首先為每位借款人建立一個文件夾，文件夾以借款人編號命名，文件夾中存放借款人的照片等資料，所有借款人文件夾存放于同一目錄下，然后在備查資料字段下的L2單元格錄入公式：
L2=HYPERLINK（CONCATENATE（“D:借款人信息庫”，C2），C2）
其中“D:借款人信息庫”為借款人資料存放的上級目錄，C2為借款人編號，利用CONCATENATE函數生成借款人資料的存放目錄，通過HYPERLINK函數創建資料查詢的快捷方式，并以借款人編號命名，利用單元格向下填充功能實現全部字段信息的生成。
（3）預算項目信息采用分類排列方式，即按部門屬性對部門進行分類，以部門屬性為字段，將所屬部門列于其下，再以部門為字段，將所屬預算項目列于其下。采用這種排列方式是為了實現部門屬性、部門、預算項目的分級選擇錄入，提高借款錄入工作的準確率和效率。具體設置方式為：點擊需錄入部門屬性的單元格，打開“數據”菜單中的“有效性”對話框，在“允許”下拉框中選擇“序列”，在“來源”欄中輸入“行政，教學”，實現部門屬性的選擇錄入，再點擊需錄入部門的單元格，打開“數據有效性”對話框，在“允許”下拉框中選擇“序列”，在“來源”欄中輸入：
=OFFSET（$A$1，1，MATCH（CB18，$A$1:$B$1）-1，COUNTA（OFFSET（$A$1，1，MATCH（CB18，$A$1:$B$1）-1，100，1）），1）
實現部門的選擇錄入，即部門字段單元格的下拉框能夠依據部門屬性對應地列示所有該類部門，選擇即可實現部門錄入。公式中CB18為部門屬性單元格，利用MATCH函數定位CB18所示部門屬性在部門屬性字段中的位置，確定列偏移量，利用COUNTA函數計算偏移后需引用區域的行數，利用OFFSET函數以部門屬性最左邊字段為參照系進行偏移和引用得到新的引用區域，同理可實現預算項目的選擇錄入。
2． 數據錄入模塊設計。數據錄入模塊分為借款錄入、還款錄入和數據匯總三個界面，其中數據匯總為自動生成，隱藏在工作表中。
（1）借款錄入界面分為借款信息錄入、借款人信息查詢和當前借款額度控制三個區，在借款信息錄入區需要錄入的信息包括借款編號、部門屬性、部門、預算項目、借款人編碼、借款人、借款日期、借款金額、摘要、信用期、還款時間11個字段，其中借款編號字段為初始設置，鎖定后不可變更，部門屬性、部門、預算項目三個字段為選擇錄入，借款人編碼字段通過借款人信息查詢區查詢錄入，借款人、信用期、還款期三個字段為自動生成錄入，借款日期、摘要、借款金額三個字段為手工錄入。在借款人信息查詢區，財務人員可通過輸入借款人助記碼，查詢到所有與該助記碼一致的職員信息，選擇對應借款人對身份信息進行核實。
實現助記碼查詢功能最重要的是在基礎信息模塊中定位與查詢助記碼一致的每一個助記碼的位置，具體方式列示如下：
第一行借款人助記碼的定位公式為：
B1=MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0）+1
第二行借款人助記碼的定位公式為：
B2=MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0）+MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（INDIRECT（ADDRESS（1+MATCH（UPPER（CD2），OFFSET（$A$1，1，1，1 000），0），1，1）），1，1，1 000），0）+1
該公式是根據上一行的定位，利用OFFSET函數確定新的引用區間，再在新的引用區間內通過MATCH函數定位助記碼位置，再將該位置與上一行位置累加而得到新的位置，以后行次依此類推完成多行定位。每一行借款人助記碼定位完成后，利用VLOOKUP函數顯示相關字段的信息。
為了方便財務人員對借款額度的審核和控制，系統在借款額度控制區實時顯示當前錄入狀態下的借款人，借款部門、借款項目的借款情況，該項功能實現的方式為：
在需要顯示當前錄入的借款人姓名的單元格內錄入公式：
CK6=INDIRECT（ADDRESS（COUNTA（$CC$18:$CC$1017）+17，COLUMN（CC17），4，1））
該公式利用COUNTA計算出當前錄入行在錄入區的位置，再加上非錄入區的行數得到實際行號，利用COLUMN求出借款人信息所在的列號，利用ADDRESS函數返回當前錄入借款人的單元格的引用，利用INDIRECT函數返回ADDRESS函數指定的單元格引用。查詢借款人累計借款余額、逾期借款金額、逾期借款筆數可通過SUMIF函數計算得出，如借款人借款余額計算公式為：
=SUMIF（$CC$18:$CC$1 017，CJ6，$CH$18:$CH$1 017）-SUMIF（還款!$D$18:$D$1 017，CJ6，還款!$E$18:$E$1 017）
其中CJ6為借款編碼。逾期借款金額和逾期借款筆數同理可利用SUMIF計算得出，在計算逾期筆數時需利用IF和TYPE的組合函數進行判斷。
（2）還款錄入界面分為還款信息錄入、借款人信息查詢和借款人借款明細查詢三個區。在還款信息錄入區需錄入的信息包括借款編號、借款人編號、借款人、部門、借款項目、還款金額、還款日期、當前借款余額8個字段，其中借款編號、還款金額、還款日期需手工錄入，其他數據為自動獲取，其中當前借款余額字段信息的獲取公式為：
G18=VLOOKUP（B18，JIEKUAN!$CA$17:$CN$1 017，8）-SUMIF（（OFFSET（$B$18，，，ROW（）-17，1）），B18，（OFFSET（$E$18，，，ROW（）-17，1）））
借款人借款明細查詢，即利用借款人編號查詢借款人所借款項的明細數據，數據來源為匯總數據，實現方式與助記碼查詢方式一致。
（3）數據匯總是在引用借款錄入和還款錄入數據的基礎上，增加了是否逾期、逾期計數、處理方式三個字段。該界面數據是形成催款數據和扣款數據的來源，其中是否逾期字段的公式為：U2=IF（Q2<=0，，IF（TODAY（）-M2>1，逾期，））；逾期計數字段的公式為:V2==IF（IF（Q2<=0，，IF（TODAY（）-M2>1，逾期，））=逾期，1，0）；處理方式字段的公式為：Y2==F（Q2>0，IF（TODAY（）-M2>1，IF（30>S2，催款通知，扣款），），），公式中Q2為借款余額，M2為最遲還款期。
3． 數據輸出模塊設計。該模塊用于催款單和扣款單的實時生成，其數據源為錄入模塊的匯總數據和基礎信息模塊數據，利用數據透視表實現，實現方式為：通過“數據”菜單“數據透視表和數據透視圖”，打開“數據透視表向導”對話框，依據提示完成透視表的建立，再從“數據透視表”工具欄中將“處理方式”字段拖入頁字段區，將部門、借款編號、借款人、借款摘要、聯系方式等字段拖入列字段區，將借款余額拖入數據區，打開“自動套用格式”對話框，對透視表外觀進行設置，打開“表選項”對話框，對數據的刷新頻率進行設置，若需計算逾期借款的逾期費用，可通過添加計算字段方式實現，通過選擇頁字段區的處理方式，實現催款單和扣款單的生成。數據透視表功能強大，可滿足多種數據分析的需求。
經過測試，本系統的各模塊設計合理，性能穩定，公式及邏輯關系正確，能夠滿足暫付款規范化管理需求，提高高校暫付款管理效率和管理水平。
主要參考文獻
1. Excel之家編著. Excel實戰技巧精粹.北京：人民郵電出版社，2008
2. 靳頡.淺析行政事業單位往來賬款的有效管理及回收.財會研究，2008；18
3. 呂志明.利用Excel加強應收賬款管理.中國管理信息化，2005；10
【作 者】
劉從兵
【作者單位】
（安康學院計財處 陜西安康 725000）
