摘要：合同收付款管理是企業財務一項非常重要的工作，在以往手工方式下，這項工作非常繁雜。本文總結了企業合同應收應付款管理工作的一般流程，并以具體合同收付款管理工作為例，詳細闡述了如何用EXCEL高效、精確地完成合同收付款管理工作。
關鍵詞：EXCEL 函數 合同收付款管理
目前，很多企業合同收、付核算都是利用管理系統軟件來實現，比較簡單方便，但在實際應用時有很大的局限性。一是由于企業的合同應收應付項目明細繁多，還經常增減項目，有些問題管理系統軟件無法解決；二是由于管理系統軟件的查詢統計條件設置不靈活，功能有限，不能滿足企業管理上的要求；三是由于管理系統軟件使用的數據庫一般只存有合同應收應付明細數據，如果企業的合同數量大、類型多、收付數量頻繁，工作量會非常大。實際工作中，我們可以利用EXCEL的一系列功能編制合同應收應付管理有關表格，實現合同應收應付的核算和管理。本文闡述的EXCEL合同管理系統可實現合同登記、收款登記、付款登記、欠款查詢及制作合同管理上要求的一系列報表等功能。
一、 企業合同收付款管理要求及工作流程
企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的。所以，一個企業的經營成敗和合同及合同管理有密切關系。在銷售活動中，企業與客戶會形成銷售合同，銷售合同的管理不僅事關企業最終利潤的形成，同樣事關企業的資金成本，因此，企業重點關注到期合同的執行情況，并由此對客戶進行信用評價。在采購活動中，企業與供應商會形成采購合同，采購合同的有效管理不僅事關企業的資金成本管理，還關系到企業的信譽，因此，在采購合同管理中，企業會重點關注應付款的時間和金額，并合理安排資金。
從合同管理的具體工作流程來看，首先，企業應收集相關資料（銷售及采購單位信息），建立客戶資料表以及供應商資料表。其次，根據實際簽訂的合同形成銷售合同表和采購合同表。最后，根據管理需要設置合同收款情況清單和合同付款情況清單，及時有效地提供合同收付款需要的相關信息。
二、EXCEL在企業合同收付款管理中的具體應用
（一）形成銷售合同表
根據企業銷售管理需要，財務部門首先要設置一張銷售合同基本情況表，統計企業銷售合同的基本信息，也為后續制作合同收款情況清單、報表等表格提供相關信息。具體格式可參考表1。（表略）
銷售部門主要完成序號、項目編號、合同名稱、簽訂日期、收到日期、客戶單位、合同金額等欄目的錄入；客戶編號、往年已收合計、本年已收合計、已收小計、未收金額等欄目由公式產生，其中客戶編號欄目輸入的公式為：VLOOKUP(F3,客戶!B:C,2,FALSE)（假設此EXCEL表格中都是從第三行開始錄入公式和數據，下同），數據從客戶資料表中取得。往年已收合計欄目輸入的公式為：SUMIF(銷售發票清單!E:E,B3,銷售發票清單!R:R)，數據從銷售發票清單表中取得。本年應收合計欄目與往年已收合計欄目同理，這兩項合計產生已收小計，通過合同金額和已收小計兩欄計算出該合同未收金額。
（二）形成銷售發票清單
銷售發票清單是企業登記開具發票收款情況的明細表。在該表中可以根據管理需要查詢超過1個月未收款、往年收款合計、本年收款合計、分月收款合計等。具體格式可參考表2。（表略）
銷售部門主要完成序號、日期、發票號碼、客戶單位、項目編號、合同名稱、票額、收款記錄等欄目的錄入；其中欠收欄目輸入的公式為：IF(G7-H7=0,√,G7-H7)（假設此EXCEL表格中都是從第七行開始錄入公式和數據，下同），是通過IF函數從票額和收款記錄等欄目計算出來的。設定在表格01處輸入公式NOW（），計算出操作當天的日期，然后在超過1個月未收欄目中輸入公式：IF(07=“√”，“”，IF(DAYS360(B7，＄0＄1，FALSE)>=30，“催款”，“”))，從而計算出超過1個月未收款情況，這里1個月的期限由管理需要決定，到時相應地更改公式中的參數即可。合計欄目是往年合計和本年合計欄目相加而成的。往年合計欄目輸入公式為：SUM(IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄I7),＄L7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄J7)＄M7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄K7),＄N7,0))，YEAR(T＄3)就是T欄目的年數，通過SUM、IF、YEAR等函數計算出R欄目的金額。本年合計欄目的金額是當年十二個月份金額的匯總。其中T欄目（20××年1月）輸入公式為：SUM(IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄I7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄I7))＄L7,0)，IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄J7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄J7)),＄M7,0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄K7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄K7)),＄N7,0))，通過SUM、IF、AND、MONTH、YEAR等函數計算出T欄目的金額，后面十一個月的金額計算同理可得。
（三）形成采購合同表
根據企業采購合同管理需要，采購部門還要設置一張采購合同基本情況表，統計企業采購合同的基本信息，也為后續制作付款清單、報表等提供相關信息。具體格式可參考表3。（表略）
財務部門主要完成序號、項目編號、合同名稱、簽訂日期、收到日期、供應商單位、合同金額等欄目的錄入；供應商號、以前年度已付、本年度已付、已付小計、未付金額等欄目由公式產生，其中供應商號欄目輸入的公式為：VLOOKUP(F3,供應商!B:C,2,FALSE)（假設此EXCEL表格中都是從第三行開始錄入公式和數據，下同），數據從供應商資料表中取得。以前年度已付欄目輸入的公式為：SUMIF(付款清單!E:E,B3,付款清單!R:R)，數據從付款清單表中取得。本年度已付欄目與以前年度已付欄目同理。這兩項合計產生已付小計，通過合同金額和已付小計兩欄計算出該合同未付金額。
（四）形成合同付款情況清單
合同付款情況清單是企業登記收到供應商發票支付款項情況的明細表，在該表中可以根據管理需要查詢超過1個月未付款、往年付款合計、本年付款合計、分月付款合計等。具體格式可參考表4。
采購部門主要完成序號、日期、付款編號、單位、項目編號、合同名稱、票額、付款記錄等欄目的錄入；其中欠付欄目輸入的公式為：IF(G7-H7=0,√,G7-H7)（假設此EXCEL表格中都是從第七行開始錄入公式和數據，下同），是通過IF函數從票額和付款記錄等欄目計算出來的。設定在表格01處輸入公式NOW（），計算出操作當天的日期。然后在超過1個月未付欄目中輸入公式為：IF(07=√,,IF(DAYS360(B7,＄0＄1,FALSE)>=30,提醒,))，從而計算出超過1個月未付款情況，這里1個月的期限由管理需要決定，到時相應地更改公式中的參數即可。合計欄目是往年合計和本年合計欄目相加而成的。往年合計欄目輸入公式為：SUM(IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄I7),＄L7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄J7),＄M7,0),IF(YEAR(T＄3)<>YEAR(＄K7),＄N7,0))，YEAR(T＄3)就是T欄目的年數，通過SUM、IF、YEAR等函數計算出R欄目的金額。本年合計欄目的金額是當年十二個月份金額的匯總。其中T欄目輸入公式為：SUM(IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄I7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄I7)),＄L7,0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄J7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄J7)),＄M7，0),IF(AND(MONTH(T＄3)=MONTH(＄K7),YEAR(T＄3)=YEAR(＄K7)),＄N7,0))，通過SUM、IF、AND、MONTH、YEAR等函數計算出T欄目的金額，后面十一個月的金額計算同理可得。
（五）生成一系列相關的管理報表
根據管理者對合同應收應付管理的需要，企業財務每月月底要出具有關合同應收應付管理的一系列報表。如合同應收款清單、合同應付款清單、已開發票未收情況、已收發票未付情況、合同收款月報及分包合同付款月報等。這些報表可以在上述表格的基礎上利用EXCEL篩選功能生成。主要操作方法是：首先，在菜單狀態下，把表格頂端項目設置成自動篩選狀態，然后在有數據需要的那一列進入自定義自動篩選狀態，根據表格要求設定條件完成。以合同收款月報表為例，如需要企業20××年12月合同收款的情況，首先打開銷售發票清單，把表格頂端設置成自動篩選狀態，在20××年12月列中進入自定義自動篩選狀態中，設定大于或等于零的條件，然后點擊確定就能生成合同收款月報。其他報表同理可以完成。
（六）財務部門月末的賬務處理
企業合同應收應付核算是比較重要的業務核算，月末，財務部門要將本月發生的合同應收應付業務作相應賬務處理。為了做賬計算方便，可以制作合同應收應付記賬憑證清單。我們可以利用EXCEL函數從銷售發票清單和付款清單中計算出應該計入營業收入和采購部分應計入相關存貨的金額，再把營業收入的金額結轉到本年利潤中去等。
三、結束語
合同收付款管理是一項綜合性很強的工作，利用EXCEL設計一整套合同收付款管理系統，讓財務部門完成相關數據資料的錄入及整理，能極大地提高工作效率，也能為企業合同收付款管理及時提供相關信息。X
