
影響內審成功的因素還是很多的,不但涉及到內審人員的專業水平、自身定位,還與企業的內部控制環境有著緊密的聯系。起碼要比外審的復雜一些?,F就內審中的一個不算太成功的案例供分享,希望各位拍磚。
當時做內審負責人近一年,企業委托外部單位設置了一個信息系統,供生產和銷售(含零售店統一使用)。企業是個民營的,大多的管理人員都是與老板一起打天下,基本都以銷售為主。為此,對于企業的內部管理,特別是信息系統的管控幾乎是空白。企業采用了外部設置與內部人員管理相結合的方式。
當時,委外信息系統已經開發了二年時間,在整個業務流程來說,基本已經運轉起來了。只是時常聽到基層人員反映,出錯的情況比較多。為此,在年初制定了信息系統審計的計劃。
根據審計程序,在審計開始前,將當月的行動計劃報老板確認。出乎意料的是,他不置可否地說了一句,信息系統有什么可看的?這是內審的審計范圍嗎?對此,本人再次作了一些說明:系統控制方面的風險。最后他說,既然是計劃,你們就做吧。
由于是首次進行信息系統的審計工作,于是,分兵二路,一路是從最基礎的硬件方面開始檢查;另一路是對系統數據銜接及設置方面進行抽查。
硬件檢查方面:服務器無專人管理,單獨放在一個小房間,里面很熱,且灰塵密布;服務器硬盤空間過小,整個系統反應慢;各點的用戶反應調取較大數據時,經常出現死機,對此也進行了證實;操作人員的操作水平較低、業務不熟練,未經過統一的培訓。
軟件檢查方面:生成數據在生產與倉庫的銜接未真正完成,均以人工補錄;銷售量與店內庫存數據生成不正確;內部調貨與銷售混淆;管理方面所需要的數據匯集工作未予重視(均是零散的數據),對數據管理未提出建設性的措施;系統升級的管理過程只是軟件公司和信息部執行,未進行抽點式的測試,導致經常出現數據差錯甚至是與先前設計數出現沖突。
由于當時天氣較熱,銷售旺季也即將到來,為使系統不影響正常的業務運營,審計部做了一個中期報告。就審計過程中所發現的問題進行了匯總報告。出乎意料的是,信息部對此報告未提任何異議,且當面認可了存在的問題,需要在后續工作中逐步改正。但老板方面,未得到真正的認可。
他認為審計部去檢查系統是個多此一舉的行為。硬件的好壞與審計有什么關系?灰塵多有什么關系?數據生成的問題會隨著系統完善而改正的,沒什么關系。為此,審計部對信息系統的審計工作就此終止。美其名曰:旺季到來了,審計部也要協助相關部門的工作,暫時就不要再審了,過了旺季再說吧。由此,信息系統審計工作停止。
郁悶是難免的,但還是要對自身工作情況進行總結,以下是審計部的自我反思:1、企業管理人員對信息系統的重要性認識不夠,認為只是代替人工而已,沒什么可以關注的;2、管理人員的自身素質不夠,在企業未使用系統前,真正接觸電腦的人幾乎沒有;而企業內信息系統的管理者是個學會計電算化專業的,操控系統確實是勉為其難了。上述二條就構成的信息系統的管理環境風險。3、信息部想要對系統進行改進,但由于管理層不懂系統,認為總是花錢而不太支持(導致信息部認可報告而管理層不認可);4、審計時機的選擇存在誤差,要不提前要不推遲,因為旺季的影響和管理層的認識二方面都存在問題;5、數據化管理的理念應該大力推進,不重視信息系統,主因還是對數據化的不重視,這對于后續的各項管控工作都會帶來難度。上述各個方面均需要在日后提出理念,提升總體的管控環境。
一個月后的一天早晨,信息系統突然崩潰,所有業務均中止;管理方案是抽調所有辦公室人員電話聯系業務,銷售部人員跑到各銷售點協助業務,影響時間:二天。(后查證是服務器進灰塵了!很可悲啊。)
老板一周時間未與本人見面。只是在下一個周一時突然決定,以后的信息系統管理例會必須有審計部參加。原來,他這幾天為此事專門下基層去了,了解了不少情況,對數據生成情況也有了進一步的了解。但本人未再對信息系統再進行進一步的審計,只是在會議中,不斷地推動著一個又一個的信息系統發現點,算是逐步完善吧。