【推薦老師：張弘】財務部門如何可以用數據說話？雖然我們最終擁有數據，但已是“明日黃花”，如何讓數據真實、及時、有效地傳達信息，這是一個問題。隨著IT技術的發展，財務人員有了“利器”，借助信息系統，可以幫助財務部門解決真實、全面、及時、有效性。實施信息系統，不僅僅是考慮系統選型，更要求企業的組織架構、流程、績效、人力資源合理搭建。歸根到底，內部管理決定系統是否可以發揮作用。
2008年花偉程離開花旗銀行回國加入博華教育集團擔任常務副總裁兼首席財務官，在沒有獲得投資之前，博華是個徹徹底底的民企。創立于2001年的博華教育集團，總資產35億元，是一家專業的民辦高等教育投資和管理集團公司。主營業務為民辦高等學校投資、院校管理服務、后勤社會化服務、教育產品研發和教育咨詢等。然而業務越多、學校越多，隨之而來的是：潛在風險也就越大，而最初的花偉程面對各個下屬學校提交上來的五花八門的財務報表，著實有點焦頭爛額。
不能說的秘密
加入博華之前花偉程在美國花旗銀行工作，一般來說，美國大多數企業信息化系統都比較完善和規范。“就財務管理系統，小到一筆費用的報銷，大到公司預算的制定，都是通過軟件系統流程進行的。很多時候，企業一些財務上的漏洞和錯誤，是要通過軟件才能監測出來的，一些合同簽署和風險管控，也是通過財務系統完成的。”花偉程發現一個沒有現代化管理軟件輔助的企業，很難做大做強，有時候連最基本的“事實真相”都很難了解到。
據花偉程當時發現，博華下屬的各個學校，財務制度不統一，各用各的，收入的確認、費用的劃分等都不統一。比如同樣一筆費用，在A單位被認作招待費，在B單位可能就會認作市場開拓費用之類的。這樣從集團公司層面，對下屬單位根本就沒辦法做橫向的比較，這種不對稱的信息，集團公司財務拿過來幾乎一點用都沒有。花偉程覺得這樣下來，幾乎每一張報表都隱藏著巨大的秘密，但是好是壞自己卻無從所知，而且在沒有信息化系統支持的情況下，信息的傳遞非常慢。
博華集團當時定期向下屬學校要財務報表，本身報表的制作過程就很慢，而且報表上的數據根本無法追蹤，尤其是一些數據的變化由什么因素產生，根本無從查證。花偉程再也不想面對這些似乎有著“不能說的秘密”的遲到的財務報表了，“從財務分析和風險管控的角度，這樣的財務報表是沒有價值的。所以想要有一個健全的財務體系，就需要一個完整的信息系統做保障。”
重整組織結構
當時我來博華第一件事就是要做一個完整的財務信息系統。“花偉程認為博華這樣的企業要想做大做強，必須借助信息管理系統的支持：但他當時簡單的以為只要在市場上找一套最好的ERP軟件，然后培訓員工使用就可以了，而真正執行的時候，由于上系統會涉及到諸如績效考核制度的修改，個人權限的劃分等等，必須對公司的組織結構做出調整才能合乎系統要求。
事情遠沒想象的那么簡單。
花偉程為了實現財務管理的信息化，開始一層層地做工作。“先做我們下屬學校領導的工作，但是后來發現，下屬單位的工作很難做通，只能上升到公司董事會層面討論，這也花了將近半年的時間，最后是由董事會拍板決定才落實到執行層面的。而且是從上到下先進行組織結構調整，然后再上系統。”
事實上，想要成功上一套財務信息管理系統，更多地是需要企業先建立起來一個符合財務信息管理系統要求的規范化、統一化的組織機構。一個企業集團財務管理體制，涉及到企業集團管理總部或母公司與其子公司在財務管理各方面的權、責、利關系，它是規范集團內各成員企業理財行為的基本制度。企業集團的財務戰略、財務政策與基本財務目標，需要通過建立有效的制度形式，達到強化對子公司及其成員企業的財務活動的監測、督導與控制的目的。因此在企業集團內部建立起一套控制嚴密、高質量、高效率的信息傳遞與處理系統，是提高財務信息質量，發揮信息決策與控制價值的基礎保障。
實時數據的意義
“最終，我們還是順利地上了一套用友的財務管理系統，實現了在任何時間、任何地點，只要進入我們的系統，通過權限的設定，隨時可以看到各個下屬學校的財務狀況和變化，不需要問誰再去‘要’什么數據。”談起已經運行了兩年的財務系統，花偉程很自信地認為這不僅僅是在企業的財務上實現了一個飛躍，這種信息化系統的支持加上豐富的從業經驗，財務管理已經逐漸從單純的開源節流上升到業務支持和風險管控。
他舉例而言，可以從財務報表中看到下屬某個學校的某一筆教材費用是x元，而另外一個學校的同一筆教材費用是y元，那么就可以通過了解是否存在供貨商差異或者采購問題。這些問題其他業務部門是無法知道的，從財務系統角度就能解決，這樣就能走在業務的前面。花偉程認為這不過是信息化帶來的好處之一，而對比數據，追蹤數據的來源則能挖掘更多的秘密。”通過系統我們可以核對每一筆費用產生的原因，可以十分清晰的追蹤數據和對比，同時對于團隊的績效考核提供了最準確的數據和支持，能清楚地看到人力資源和產生效益的比值，這樣更有利于公司的人事管理和業務調整。“顯然用數據說話是最客觀的，也是最最真實的。
不久之前，博華在原有財務管理系統之上嫁接了預算管理系統，現在花偉程能做到的不僅是能看到各種收入、支出的變化，還能看到跟預算的時時對比情況，花偉程感到對企業風險的掌控能力增強了，非常踏實：“比如跟預算比，某個月的收入少了100萬元，我們從系統上可以看出來到底是哪個項目發生的問題，是收入減少還是支出增加，甚至可以將問題細致到到底是哪個二級學院出的問題上，這樣對我們隨時掌握各個學校的實際情況有很大的幫助，企業運營的風險就可以實時監控。”
