摘要】筆者就“收費票據管理軟件系統”在全國工商系統中的應用效果作一探討。該軟件經過2003年以來的運行,實現了收費票據管理工作整體水平的提高,基本上達到了預期目的。
加強和規范收費票據管理,從根本上是解決運用現代信息技術,堵塞收費管理過程中出現的問題和漏洞,實現票據管理的科學化、規范化和現代化,是工商系統財務管理的有效措施。
一、該收費票據管理軟件的基本情況
該收費票據軟件是大連科藝電子公司根據國家工商行政管理總局的要求,本著“立足工商行政管理系統,充分體現工商行政管理特色”的原則,針對工商行政管理系統內收費票據管理業務,即對收費票據使用計劃、發放、領用、核算、結報、繳銷、統計分析等全過程實施系統性管理研究開發的。它具有以下功能和特點:
(一)可以完成票據的計劃、發放、領用、繳銷、結報、銷毀、年度結轉等全過程的管理
可以根據該軟件提供的計劃表樣制定票據使用計劃;可以“本”(份)為單位,按票據號碼登記從有關部門領取的收費票據數量;可以“本”(份)為單位對下屬單位進行發放,能夠按照每次的發放信息自動生成收費票據領用單,并可打印輸出;對已發放的收費票據(由于工作失誤)可以進行全部、部分取消,還可以對已發出的票據(多領)進行返還、作廢處理;提供批次、逐本、逐頁等多種繳銷方式,其中逐頁繳銷自動生成收費票據號碼,并按每次的收費票據繳銷信息自動生成收費票據繳銷單,打印輸出;可以處理同一張收費票據收取多項收費項目的繳銷;可按照自動歸集下屬收費票據使用單位的繳銷信息,形成結報信息,然后以軟盤、電子郵件等形式上報主管單位,還可以打印輸出;能夠建立銷毀收費票據檔案,記載核準銷毀收費票據的銷毀信息;還可以將年末未使用的收費票據自動結轉至下年,形成下年度的年初結轉數。
(二)提供收費票據總賬、明細賬、收費票據多欄賬、收費票據繳銷明細賬、收費票據存根繳銷明細賬等多種賬簿形式
收費票據總賬按月份記錄和反映本單位領取、發出、返還、繳銷、作廢、結存的本(份)數、金額以及作廢的總體情況;收費票據明細賬則記錄和反映本單位每次領用、發出、返還、繳銷數量和金額、作廢以及結存的明細發生情況;領用單位票據明細賬是記錄和反映該各收費票據領用單位每次領取、返還、繳銷數量和金額、作廢以及結存的明細發生情況;票據多欄明細賬是以票據領用單、票據繳銷單、票據返還單、票據結報單等原始單據為依據,記錄和反映各單位每次領取、返還、繳銷、作廢、結存情況。收費票據繳銷明細賬是記錄和反映所屬各單位繳銷票據的起止號碼、繳銷金額、作廢、代繳情況;收費票據存根繳銷明細賬是記錄和反映所屬各單位每次繳銷票據存根的起止號碼和本數情況 。以上各種賬簿可以打印輸出。
(三)提供收費票據統計報表、統計分析功能
可以根據該軟件提供的表樣制定年度票據使用計劃表;該軟件提供收費票據總的庫存量統計表;提供所屬各領用單位收費票據庫存量統計表;還可以利用該軟件提供的報表函數,自由定義各種結構復雜的報表格式,對表內數據項定義公式運算;并具有拷貝功能,還可以按收費類別對一種收費票據收取多項費用的情況進行收費金額的統計。
(四)滿足收費票據的各種查詢需要
可以按部門、收費票據種類、收費票據起止號碼等進行任意時間段收費票據登記、領用、返還、結報、繳銷、庫存信息的查詢;如果有網絡支持,真正可以實現“足不出戶”便可以將所屬管轄票據的全部情況掌握在手的夢想。
(五)收費票據管理系統可以獨立使用,也可以與賬表系統、收費系統集成使用
按照會計核算周期要求,收費票據繳銷和結報等收費情況可以通過該系統與會計收費賬目進行自動校對,從技術上保障票款分離,票款相互制約。
(六)其他輔助功能
1.票據的領用、繳銷,如果出現重復信息,該軟件將自動過濾,保證領用、繳銷信息的準確、無誤。
2.票據的領用日期必須后于登記日期,繳銷日期必須后于領用日期。
3.能夠解決因日常收費票據繳銷時整本票據未使用完,僅繳銷收費票據金額,待整本收費票據全部使用完畢后才繳銷收費票據存根的問題。
4.對本單位庫存的收費票據,如果已不再使用或者已經被損壞不能使用,可以進行作廢處理。
5.對于保管到期或因其他原因需要銷毀的收費票據,可以進行登記存檔。
二、收費票據管理軟件在票據管理工作中,能夠實現以下工作目標
(一)票據管理層次清晰
從財政、省局、市局、分局、工商所票據分級管理;基層工商管理所的票據員、工商分局財務科票據管理員、市局、省局財務處票據管理會計職責、權限清楚。各級票據管理員對票據的領取、發放、結報、繳銷、核對等工作都能層層負責,使收費環節的管理更加嚴密、合理、科學。
(二)票據管理工作全面細致
該收費票據管理軟件能夠完成票據的計劃、發放、領用、繳銷、結報、銷毀、年度結轉等全過程的管理,因而可以使管理者從不同角度及時了解票據的使用和管理情況,無論是哪種票據、哪本票據;哪個分局、哪個工商所;無論是哪年、哪月、哪日,如果有網絡支持均可掌握票據的使用和轄區業戶繳費的全部情況。
(三)票據管理的工作效率得到極大提高
以前票據的領用、繳銷都是手工登記,工作量大、效率低。由于收費票據管理軟件自動完成票據登記和繳銷等工作,因而票管員將擺脫繁雜的重復性工作,更有精力從事管理工作;會計人員則可以通過收費系統上傳的收費信息自動生成記賬憑證,自動檢驗票款的一致性,使工作效率得到極大提高。
(四)避免以往手工記賬容易出現的漏記、誤記等錯誤
由于該收費票據軟件增設了“票據的領用日期后于登記日期,繳銷日期后于領用日期”、“自動過濾票據領用、繳銷的重復信息,保證領用、繳銷信息的準確、無誤”等功能,因而能夠避免以往手工記賬容易出現的漏記、誤記等錯誤。
(五)從根本上解決和堵塞收費管理過程中出現的問題和漏洞
由于手工記賬,票據管理滯后于收費會計核算,致使票據和收費之間在管理上不能在當月形成制約關系,只能等到年底進行票據繳銷和清查時才能發現票款是否一致,票據管理工作比較被動。而從沈陽市工商局使用的票據管理軟件的情況看,完全可以做到按月繳銷,這樣,票據繳銷和收費會計核算周期一致(按月),這就可以達到票、款一致的目的,形成票款之間相互制約的關系,出現問題可以及時發現,及時解決;如果工商所和收費大廳都采用沈陽工商局使用的收費管理系統,還可以完成定費、收費、管理三分離的管理模式,杜絕管理過程中出現的“人情費”;如果有網絡支持,并與收費票據管理系統相聯接,同時通過收費系統中的票據管理和上級票據管理接口,那就可以控制整個收費情況,市局也可以比較方便地獲得全市各分局的收費情況。避免基層所收費不及時上繳、少收、多收、漏收等現象,從源頭上堵塞管理過程中的漏洞。
(六)促進票據管理整體水平的提高
收費票據管理軟件提供了高效率的技術支持,能夠保證收費票據繳銷與會計核算同步進行,使各級財務部門票據管理系統與賬務系統一樣實現月清。票款相互制約的作用,有效地控制了少收、漏收等現象的發生,使“應收盡收”真正落到實處。
三、運用收費票據管理系統軟件,全面提升收費票據管理水平
(一)轉變觀念。從過去單純的保管員、記賬員轉化為集審查、核算、監督為一身的管理者。
(二)創建和優化新的票據管理與結報制度,使票據管理工作進一步系統化、程序化、規范化和科學化。
通過壓縮和改變票據繳銷與結報制度,避免和減少資金在基層的滯留時間,使市局能更準確、更全面地掌握全系統的收費情況;通過建立票據核銷與收費會計核算對賬制度,及時為內部審計提供線索。
(三)加大對票據和收費環節的管理力度,用科學的方法和創新的思想,全面提升票據管理工作水平。
孫群玫
