某中石化集團(tuán)全資子公司，企業(yè)規(guī)模龐大，分支機(jī)構(gòu)遍布全國(guó)。需要管理的資產(chǎn)總數(shù)約6萬(wàn)件左右，分布于100多個(gè)單位，企業(yè)總部設(shè)有資產(chǎn)處，有3名管理人員統(tǒng)管全國(guó)資產(chǎn)，各地二級(jí)分支只有1-2名兼職的人員管理。企業(yè)每年都需要進(jìn)行定期資產(chǎn)清查和盤(pán)點(diǎn)，通過(guò)最近的一次清查表明，資產(chǎn)的實(shí)際情況和企業(yè)ERP系統(tǒng)中財(cái)務(wù)模塊中的記錄出入比較大，許多資產(chǎn)的基本信息已經(jīng)是賬實(shí)不符，資產(chǎn)的實(shí)際狀態(tài)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)中也多有不符。
針對(duì)這種情況，企業(yè)希望能夠采用條碼標(biāo)簽對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，同時(shí)希望在日常管理(尤其是資產(chǎn)內(nèi)部清查)過(guò)程中采用手持終端來(lái)完成，避免人為差錯(cuò)和清查工作中弄虛作假行為，從而減少賬實(shí)不符的現(xiàn)象，從而避免資產(chǎn)的流失。因此，該企業(yè)選擇了由我公司的條碼的固定資產(chǎn)實(shí)物管理系統(tǒng)完成上述目標(biāo)。
[應(yīng)用過(guò)程]
固定資產(chǎn)實(shí)物管理中要解決的一個(gè)核心問(wèn)題是如何有效的進(jìn)行日常操作數(shù)據(jù)的采集和記錄的問(wèn)題。由于資產(chǎn)的日常操作工作量大，環(huán)節(jié)多而繁瑣，手工操作無(wú)法保證信息采集和記錄的準(zhǔn)確性，即使采用了信息化系統(tǒng)信息進(jìn)行管理，如果沒(méi)有采用相應(yīng)的技術(shù)手段，資產(chǎn)實(shí)物信息的采集仍采用手工記錄的方式，就無(wú)法避免因手工記錄/錄入可能帶來(lái)的差錯(cuò)。而采用了資產(chǎn)條碼標(biāo)簽后，通過(guò)應(yīng)用手持條碼采集終端，可以實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)采集的自動(dòng)化，同時(shí)許多業(yè)務(wù)，錄入資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)、清查可以直接在手持終端上完成，從而大大降低了差錯(cuò)率，提高了工作效率。
在我公司的幫助下，企業(yè)采用條形碼對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，通過(guò)條碼技術(shù)和移動(dòng)計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)生命周期和使用狀態(tài)的全程跟蹤，標(biāo)識(shí)后的資產(chǎn)在進(jìn)行清查或日常管理中顯示出條碼技術(shù)最突出的特點(diǎn)：方便、快速、準(zhǔn)確，大大提高了清查工作的效率，同時(shí)保證了信息流和資產(chǎn)實(shí)物流的對(duì)應(yīng)。為解決固定資產(chǎn)實(shí)物管理中長(zhǎng)期存在的工作量大，繁瑣、賬實(shí)不符等問(wèn)題提供了一個(gè)有效的途徑。
[效果分析]
1、 在實(shí)施的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的整理和導(dǎo)入，修正了不少原來(lái)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。
2、 解決了固定資產(chǎn)實(shí)物的標(biāo)識(shí)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)日常管理中數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、錄入。
3、 通過(guò)對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物加貼標(biāo)簽，得到了最為準(zhǔn)確的資產(chǎn)實(shí)物的信息。
4、 規(guī)范了的資產(chǎn)實(shí)物日常管理的流程，將各分支機(jī)構(gòu)資產(chǎn)日常的管理納入到總部的監(jiān)控之下。
5、 實(shí)現(xiàn)了同ERP財(cái)務(wù)模塊的對(duì)接和數(shù)據(jù)共享，確保了賬實(shí)相符。
總之，通過(guò)在固定資產(chǎn)實(shí)物管理中應(yīng)用條碼技術(shù)，較好的解決了資產(chǎn)實(shí)物管理中普遍存在的效率和差錯(cuò)問(wèn)題，大大提升了單位的固定資產(chǎn)管理水平，為避免資產(chǎn)流失提供了技術(shù)的保障。
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