財務工作手冊
第一部分 財務崗位設置及工作職責
各崗位工作人員要認真履行崗位職責，嚴格遵守作息時間和公司制定的請(休)假審批制度，不準遲到早退，未經批準，不得擅自離開工作崗位。遇有人員調動等工作變動時，負責人要認真安排好交接，財務中心派人參加監交。各崗位人員除完成本職工作外，要完成領導交辦的其他工作事項，全心全意為公司發展服務。
根據工作需要，財務中心設置以下崗位：財務總監1名，財務經理1名，主管會計3名，出納1名(兼網管與資產管理)，分公司設立開票員、收銀員、稽核員各1名(業務比較少的，開票員、稽核員合并)，其中：北京分公司編制2人，天津分公司編制3人，塘沽分公司編制3人，唐山分公司編制2人(現缺1人)，保定分公司編制2人，每個超市、展廳、自營店設終端收銀員1名。
財務中心崗位框架圖
財務總監
財務經理
分公司財務
總部
財務人員由總部統一招聘，統一培訓，統一委派，統一考核，統一管理。
財務中心門應按框架結構建立財務信息上傳下達渠道，不得越級報告。但特殊情況下，公司主管會計認為有重大問題需要上報的，可以直接向財務總監反映。
一、財務總監崗位職責
1.遵守會計法、企業會計制度、會計準則以及相關法律、法規，對公司財務進行全面具體管理。
2.建立公司會計核算體系和制度。
3.負責公司財務業績的核查、考核和監督控制工作。
4.負責公司成本控制、經濟情況分析工作。
5.制訂財務工作長遠規劃，跟蹤實施情況。
6.督促檢查各項預算、結算執行情況，對財務報表、財務報告編制工作嚴格把關。
7. 負責公司資金管理調度工作。定期對總公司與下屬公司現金庫存、銀行存款等進行安全性、效益性、流動性檢查。
8.負責新項目的財務可行性預審、投資效果分析。
9.負責下屬公司的資產轉讓、兼并、整頓、清理工作。
10.負責財務中心崗位設置、人員調整工作。報請公司領導獎懲、任免下屬公司財務負責人。
11.負責協調部門與上級及關系單位的協調工作。
12.監督、檢查財務紀律執行情況。
13.完成領導交辦的其它工作。
二、財務經理崗位職責
1.根據領導授權負責公司財務計劃的編制、年度財務預算、決算的編制以及相關財務文件的起草、修改和落實執行。
2.負責部門會議并擔任記錄，根據部門會議研究確定的原則，草擬有關財務、資產管理工作長遠規劃和年度計劃。
3.負責部門月度的工作計劃編制。
4.負責草擬總公司半年、年度財務工作總結。
5.負責根據領導授權，加強與有關部門業務工作的聯系協調。
6.負責部門業務學習、會議的安排籌備等工作。
7.負責部門有關業務接待安排等事宜。
8.負責財務中心財務總稽核工作。對總部出納簽發的支票要索審查無誤后，負責加蓋在銀行備案的印章。
9. 負責總部及分公司工資計算、審核，按時安排專人負責發放，并予以監督，接受員工薪酬投訴與妥善處理。
10.完成領導交辦的其它工作。
三、成本控制崗位職責
1.遵守各項財政法律、法規、企業會計制度，按會計基礎工作規范對公司經濟業務進行會計核算。
2.負責會計憑證的編制、錄入及會計賬的登記，保證單據齊全、手續完備，各要素準確無誤。
3. 核算公司全部收入、成本、裝修、樣板等;每日對分公司的收入生成憑證，與日報表核對，收入、資金余額等;月末核算部門利潤;對分銷客戶、承包店、加盟商進行核算管理，計算他們的經營成果、各類嘉獎、補貼;提取固定資產折舊;裝修費、運費攤銷，處理總部報銷業務。
4.負責各種發票的申購、登記、開據與保管以及會計檔案的整理。
5. 負責稅收管理，按稅務部門規定的時間申報納稅。負責公司年檢、營業執照變更等工作。
6.負責相關財務報告的編制，保證準確及時。報告包括(但不限于)：匯總每日日報表、損益報表(含累計)、品牌銷售及利潤報表、年度銷售任務完成報表、部門利潤分析表。
7.負責每月會計憑證的裝訂，會計資料的統計歸檔工作。
8.負責督促出納人員按日做庫存現金盤點日報表，并負責核對現金，并在日報表上簽字。
9.負責總部及北京分公司工資發放、工資分配。每月工資發放完畢后，將工資匯總表、明細表、試算表以及有關部門提供的通知單裝訂成冊，并在封面注明記賬憑證號，歸檔;負責積累工資、津貼發放規定和標準等有關資料，每月將工資發放匯總表，試算表及封面打印，經審簽后報公司領導審批。
10.服從領導交辦的其他臨時性工作。
四、往來管理崗位職責
1.負責與各往來單位的款項結算與對賬工作。
2.負責供應商管理：合作供應商(包括美亦等受托代銷業務)合同管理、結算、嘉獎提成、廣告、裝修、補貼、存貨進價監控、政策利用、與合作商品供應商、勞務供應商的往來(運費、包裝費、委托加工費等)。
3.負責超市管理、核算、對賬，按時結算款項。
4.負責存貨質量、銷售品種分布、滯銷商品等分析。
5.負責短期借款、銀行貸款、職工集資款的核算與管理。
6.負責保證金、押金、應收預收款的管理。
7.根據工作流程，復核并執行對外匯款通知。
8.負責提交相關財務報表，保證準確及時，報表包括(但不限于)：庫存報表、商品銷售分析表、應付賬款表、月度完成任務表、嘉獎報表、廣告報表、大額資金使用報表、應收賬款報表、其他應收報表、其他應付款報表等。
9.服從領導交辦的其他臨時性工作。
五、財務分析崗位職責
1.對公司整體財務運行情況進行分析，做出書面報告。
2.對公司資產、負債、所有者權益情況進行具體量化分析，通過期間比較，發現問題與異常，提出合理化建議。
3.對預算執行情況、費用開支、資金收支計劃進行分析，甑別異常情況，提出改進建議。
4.負責提交相關財務報表，保證準確及時，報表包括(但不限于)：資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、費用分析表、趨勢分析表等。
5.分析公司收入、利潤實現情況，提出增收合理化建議。
6.對公司內控制度等執行情況進行分析總結，提出改進建議與措施。
7.完成領導交辦的其它工作。
六、總部出納(分公司收銀員)崗位職責
1.負責根據審核過的支票領用單，簽發支票，并在支票領用單上填寫支票號，交稽核崗加蓋預留銀行印章。
2.負責根據審核過的借款單，填制銀行匯款憑證，由稽核崗蓋預留銀行印章后，負責及時送交銀行。
3.負責根據主管會計提供的轉賬支票填制進賬單負責送存銀行。
4.負責辦理的銀行匯款回單、銀行進賬單回單等各種收付款憑證。
5.負責及時到銀行取回結算票據交主管會計處理。
6.負責對每月的記賬憑證號進行排序整理，并在現金日報表中標注本號及起始憑單號。
7.負責人民幣現金、外匯現金、銀行定期存款存單、有價證券、貴重物品的管理。
8.負責現金日記賬逐筆登記，根據記賬憑證編制現金報表，并經主管會計審簽。每天下班前盤點庫存現金，做到日清月結，發現差錯查找不過夜，對不按現金管理規定進行盤點清查而造成的資金損失，由個人負責賠償。
9.不超限額保存現金，不私借、挪用公款，不用開支單據和“白條”頂替庫存現金，不為其它單位、部門用支票套取現金。
10.負責認真執行銀行賬戶管理和結算規定，不向外單位和個人出租出借銀行賬戶，嚴格執行票據法規定，支票使用必須按規定要素填寫。不利用銀行賬戶搞非法活動。
11.負責現金、銀行存款賬的對賬工作，做到賬款相符、賬賬相符，及時編制“銀行存款余額調節表”，做好未達賬項的清理工作，防止呆賬項形成。定期不定期地接受財務負責人、主管會計對現金、銀行賬的抽查。
12.負責填寫銀行結算票據和現金日記賬記載，字跡要工整規范。
13.完成領導交辦的其它臨時性工作。
七、稽核員崗位職責
1.負責對部門借款審核，對出納簽發的支票要索審查無誤后，負責加蓋在銀行備案的印章。
2.負責審核各項財務收支，嚴把財務關，做到按計劃列支，控制費用開支，杜絕非正常開支。
3.負責會計憑證的審核，保證每一筆憑證內容真實、手續完備、數字準確、會計科目正確。審核編號連續、附件票據合規、戳記完備、簽章齊全。
4.登記應收賬款手工帳并于電腦帳核對。
5. 按照正常審批程序，負責各類客戶的裝修返點計算、促銷返點計算、嘉獎返點計算、差價返點計算支付等。
6.負責申請分公司資金;執行對外匯款;交納本地按揭款;核算費用;核算與管理各類租賃合同(含租入租出)、押金、保證金;攤銷租金;管理工程合同;核算工程利潤;統計、監控資金流量等。
7.協助財務經理計算分公司工資，并根據審核過工資表負責及時發放。
8. 負責提交相關財務報表，保證準確及時，報表包括(但不限于)：每日日報表、月度費用報表、各類返點報表、工程報表、資金流量表、租賃報表、應收款報表等。
9. 裝訂、管理本部門財務檔案。
10.負責領導交辦的有關文件打印、發放、統計工作。
11.完成領導交辦的其它工作。
八、開票員崗位職責
1.負責管理委托代銷票據。
2.負責銷售出入庫、調撥出入庫、樣板出入庫、委托代銷出入庫以及其他出入庫票據的開具。
3.負責庫存報表、庫存核對、空白銷售票的管理(領用、核銷)、空白倉存卡的領用、核銷。
4.執行價格政策(促銷、處理)。
5.掌握價格體系(分銷商、超市、家裝)商品信息。
6.完成領導交辦的其它工作。
九、資產管理崗位職責(總部由出納兼任，分公司由稽核員兼任)
1.負責房產、設備檔案的建立及管理工作。
2.負責固定資產的核算管理。
3.負責對新購儀器設備報賬完畢后，及時建立固定資產、低值易耗品等賬目，負責貼牌，做到賬卡相符。
4.負責按規定的審批程序和手續對購置儀器設備的驗收、登記工作。
5.負責固定資產總賬與明細賬的查對，發現差錯，及時進行更正賬務處理。
6.負責定期與存貨管理人員對庫存物品進行清查，做到賬賬一致，賬表一致。對盤盈、盤虧的存貨，及時查明原因并提出處理意見報批，根據批復及時進行賬務處理。
7.負責材料總賬與明細賬的核對，對材料采購余額表進行核對，發現錯誤進行調賬處理，并對余額表進行調整。
8.負責對儀器設備報廢和處理的審查核對報批工作，協助領導做好報廢設備的變價處理等日常工作。
9.負責人員調動、調離時辦理物品保管人變更登記工作。
10.完成領導交辦的其它工作。
十、財務網絡管理員崗位職責
1.負責財務會計電算應用軟件使用和年度賬目設置、科目設置變更、新舊年度會計科目結轉等工作，對會計電算備份的軟盤資料負責管理。
2.負責崗位權限設置、所有客戶、商品類別、倉庫等標準編碼建立，價格設置。
3.負責財務主工作站的管理，督促有關結算站點做好日常數據備份，嚴格按照會計電算化管理制度要求進行管理。
4.網絡數據安全備份、維護。
5.軟件操作糾錯。
6.完成領導交辦的其它工作。
第二部分 公司會計制度
一、總則
1.會計年度自公歷1月1日起至12月31日止。
2.會計核算以公司發生的各項經濟業務為對象，記錄和反映公司本身的各項經營活動。
3.會計核算以公司持續、正常的經營活動為前提。
4.會計核算劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。會計期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定。半年度、季度和月度均稱為會計中期。本制度所稱的期末和定期，是指月末、季末、半年末和年末。
5.會計核算以人民幣為記賬本位幣。
6.會計記賬采用借貸記賬法。
7.會計記錄的文字使用中文。
8.會計核算以實際發生的經濟業務為依據，如實反映財務狀況和經營成果。
9.會計信息符合國家宏觀經濟管理的要求,滿足有關各方了解公司財務狀況和經營成果的需要，滿足公司加強內部經營管理的需要。
10.會計核算按照規定的會計處理方法進行，會計指標口徑一致、相互可比。
11.會計處理方法前后各期一致，不得隨意變更。如確有必要變更，將變更的情況、變更的原因及其對公司財務狀況和經營成果的影響，在財務報告中說明。
12.會計核算及時進行。
13.會計記錄和會計報表清晰明了，便于理解和利用。
14.會計核算以權責發生制為基礎。
15.收入與其相關的成本、費用相互配比。
16.會計核算遵循謹慎原則的要求，合理核算可能發生的損失和費用。
17.各項財產物資按取得時的實際成本計價。物價變動時，除國家另有規定者外，不得調整其賬面價值。
18.會計核算合理劃分收益性支出與資本性支出。凡支出的效益僅與本會計年度相關的，作為收益性支出;凡支出的效益與幾個會計年度相關的，作為資本性支出。
19.財務報告全面反映公司的財務狀況和經營成果。對于重要的經濟業務，單獨反映。
二、資 產
20.資產是公司擁有或者控制的能以貨幣計量的經濟資源，包括各種財產、債權和其他權利。
21.資產分為流動資產、長期投資、固定資產、無形資產、遞延資產和其他資產。
22.流動資產是指可以在一年或者超過一年的一個營業周期內變現或者耗用的資產，包括現金及各種存款、短期投資、應收及預付款項、存貨等。
23.現金及各種存款按照實際收入和支出數記賬。
24.短期投資是指各種能夠隨時變現、持有時間不超過一年的有價證券以及不超過一年的其他投資。有價證券應按取得時的實際成本記賬。當期的有價證券收益，以及有價證券轉讓所取得的收入與賬面成本的差額，計入當期損益。短期投資以賬面余額在會計報表中列示。
25.應收及預付款項包括：應收票據、應收賬款、其他應收款、預付貨款、待攤費用等。應收及預付款項按實際發生額記賬。應收賬款可以計提壞賬準備金。壞賬準備金在會計報表中作為應收賬款的備抵項目列示。各種應收及預付款項及時清算、催收，定期與對方對賬核實。經確認無法收回的應收賬款，作為壞賬損失，計入當期損益。待攤費用按受益期分攤，未攤銷余額在會計報表中單獨列示。
26.存貨是指公司在經營過程中為銷售或者耗用而儲存的各種資產，包括商品、產成品、半成品、在產品以及各類材料、燃料、包裝物、低值易耗品等。各種存貨按取得時的實際成本核算。各種存貨發出時，使用加權平均法確定其實際成本。各種存貨定期進行清查盤點。對于發生的盤盈、盤虧以及過時、變質、毀損等需要報廢的，及時進行處理，計入當期損益。各種存貨在會計報表中以實際成本列示。
27.長期投資是指不準備在一年內變現的投資，包括股票投資、債券投資和其他投資。長期投資在會計報表中分項列示。一年內到期的長期投資，在流動資產下單列項目反映。
28.固定資產是指使用年限在一年以上，單位價值在2000元以上，并在使用過程中保持原來物質形態的資產，包括房屋及建筑物、機器設備、運輸設備、工具器具等。固定資產按取得時的實際成本記賬。在固定資產尚未交付使用或者已投入使用但尚未辦理竣工決算之前發生的固定資產的借款利息和有關費用，計入固定資產價值;在此之后發生的借款利息和有關費用及外幣借款的匯兌差額，計入當期損益。固定資產折舊根據固定資產原值、預計凈殘值、預計使用年限，采用年限平均法計算。固定資產的原值、累計折舊和凈值，在會計報表中分別列示。為購建固定資產或者對固定資產進行更新改造發生的實際支出，在會計報表中單獨列示。固定資產定期進行清查盤點，對于固定資產盤盈、盤虧的凈值以及報廢清理所發生的凈損失計入當期損益。
29.無形資產是指公司長期使用而沒有實物形態的資產，包括專利權、非專利技術、商標權、著作權、土地使用權、商譽等。購入的無形資產，按實際成本記賬;接受投資取得的無形資產，按照評估確認或者合同約定的價格記賬;自行開發的無形資產，按開發過程中實際發生的支出數記賬。各種無形資產在受益期內分期平均攤銷，未攤銷余額在會計報表中列示。
30.遞延資產是指不能全部計入當年損益，在以后年度內分期攤銷的各項費用，包括開辦費、租入固定資產的改良支出等。公司在籌建期內實際發生的各項費用，除應計入有關財產物資價值者外，作為開辦費入賬。開辦費在公司開始經營以后的一定年限內分期平均攤銷。租入固定資產改良支出在租賃期內平均攤銷。各種遞延資產的未攤銷余額在會計報表中列示。
31.其他資產是指除以上各項目以外的資產。
三、負債
32.負債是公司所承擔的能以貨幣計量、需以資產或勞務償付的債務。
33.負債分為流動負債和長期負債。
34.流動負債是指將在一年或者超過一年的一個營業周期內償還的債務，包括短期借款、應付票據、應付賬款、預收貨款、應付工資、應交稅金、應付利潤、其他應付款、預提費用等。各項流動負債按實際發生數額記賬。負債已經發生而數額需要預計確定的，合理預計，待實際數額確定后，進行調整。流動負債的余額在會計報表中分項列示。
35.長期負債是指償還期在一年或者超過一年的一個營業周期以上的債務，包括長期借款、應付債券、長期應付款項等。將于一年內到期償還的長期負債。在流動負債下單列項目反映。
四、所有者權益
36.所有者權益是公司投資人對公司凈資產的所有權，包括公司投資人對公司的投入資本以及形成的資本公積金、盈余公積金和未分配利潤等。
37.投入資本是投資者實際投入公司經營活動的各種財產物資。投入資本按實際投資數額入賬。
38.資本公積金包括股本溢價、法定財產重估增值、接受捐贈的資產價值等。
39.盈余公積金是指按照國家有關規定從利潤中提取的公積金。盈余公積金按實際提取數記賬。
40.未分配利潤是公司留于以后年度分配的利潤或待分配利潤。
41.投入資本、資本公積金、盈余公積金和未分配利潤的各個項目，在會計報表中分項列示。如有未彌補虧損，應作為所有者權益的減項反映。
五、收入
42.收入是公司在銷售商品或者提供勞務等經營業務中實現的營業收入。包括基本業務收入和其他業務收入。
43.公司合理確認營業收入的實現，并將已實現的收入按時入賬。公司在發出商品、提供勞務，同時收訖價款或者取得索取價款的憑據時，確認營業收入。
44.銷售退回、銷售折讓和銷售折扣，應作為營業收入的抵減項目記賬。
六、費用
45.費用是公司在經營過程中發生的各項耗費。
46.直接為提供勞務等發生的直接人工、直接材料、商品進價和其他直接費用，直接計入經營成本;發生的各項間接費用，按一定標準分配計入經營成本。
47.公司行政管理部門為組織和管理經營活動而發生的管理費用和財務費用，為銷售和提供勞務而發生的進貨費用、銷售費用，作為期間費用，直接計入當期損益。
48.本期支付應由本期和以后各期負擔的費用，按一定標準分配計入本期和以后各期。本期尚未支付但應由本期負擔的費用，預提計入本期。
49.成本計算一般按月進行。
50.公司按實際發生額核算費用和成本。采用定額成本或者計劃成本方法的，合理計算成本差異，月終編制會計報表時，調整為實際成本。
51.公司正確、及時地結轉當期損益。
七、利潤
52.利潤是公司在一定期間的經營成果，包括營業利潤、投資凈收益和營業外收支凈額。
53.公司發生虧損，按規定的程序彌補。
54.利潤的構成和利潤分配的各個項目，在會計報表中分項列示。
八、財務報告
55.財務報告是反映公司財務狀況和經營成果的書面文件，包括資產負債表、損益表、現金流量表、附表及會計報表附注和財務情況說明書。
56.資產負債表是反映公司在某一特定日期財務狀況的報表。
57.損益表是反映公司在一定期間的經營成果及其分配情況的報表。
58.現金流量表是反映在一定會計期間現金收入和支出情況的會計報表。
59.會計報表可以根據需要，采用前后期對比方式編列。采取前后期對比方式編列的，上期的項目分類和內容與本期不一致的，將上期數按本期項目和內容，調整有關數字。
60.會計報表根據登記完整、核對無誤的賬簿記錄和其他有關資料編制，做到數字真實、計算準確、內容完整、報送及時。
61.公司對外投資如占被投資公司資本總額半數以上，或者實質上擁有被投資公司控制權的，編制合并會計報表。
62.會計報表附注是為幫助理解會計報表的內容而對報表的有關項目等所作的解釋，其內容主要包括：所采用的主要會計處理方法;會計處理方法的變更情況、變更原因以及對財務狀況和經營成果的影響;非經常性項目的說明;會計報表中有關重要項目的明細資料;其他有助于理解和分析報表需要說明的事項。
第三部分 會計內部控制制度
1.會計內部控制是指本公司為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。
2.本制度適用于分公司、各部門。
3.會計內部控制基本目標
(1) 確保國家有關法律法規和公司內部規章制度的貫徹執行。
(2) 規范公司會計行為，保證會計資料真實、完整。
(3) 堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發現、糾正錯誤及舞弊行為，保護公司資產的安全、完整。
4.會計內部控制基本原則
(1)會計內部控制遵循國家有關法律法規，符合公司的實際情況。
(2)會計內部控制約束公司內部涉及會計工作的所有人員，任何個人都不得擁有超越會計內部控制的權力。
(3)會計內部控制涵蓋公司內部涉及會計工作的各項經濟業務及相關崗位，并針對業務處理過程中的關鍵控制點，落實到決策、執行、監督、反饋等各個環節。
(4)會計內部控制保證公司內部涉及會計工作的機構、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，堅持不相容職務相互分離，確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監督。
(5)會計內部控制遵循成本效益原則，以合理的控制成本達到最佳的控制效果。
(6)會計內部控制隨著外部環境的變化、公司業務職能的調整和管理要求的提高，不斷修訂和完善。
5.會計內部控制的內容主要包括：貨幣資金、實物資產、對外投資、項目、采購與付款、籌資、銷售與收款、成本費用、擔保等經濟業務的會計控制。
6.公司對貨幣資金收支和保管業務建立嚴格的授權批準制度，辦理貨幣資金業務的不相容崗位分離，相關機構和人員相互制約，確保貨幣資金的安全。
7.公司建立實物資產管理的崗位責任制度，對實物資產的驗收入庫、領用、發出、盤點、保管及處置等關鍵環節進行控制，防止各種實物資產被盜、毀損和流失。
8.公司建立對外投資決策機制和程序，通過實行重大投資決策集體審議聯簽等責任制度，加強投資項目立項、評估、決策、實施、投資處置等環節的會計控制，
9.公司建立項目決策程序，明確相關機構和人員的職責權限，建立項目投資決策的責任制度，加強項目的預算、招投標、質量管理等環節的會計控制，防范決策
10.公司合理設置采購與付款業務的機構和崗位，建立和完善采購與付款的會計控制程序，加強請購、審批、合同訂立、采購、驗收、付款等環節的會計控制，堵塞采購環節的漏洞，減少采購風險。
11.公司加強對籌資活動的會計控制，合理確定籌資規模和籌資結構、選擇籌資方式，降低資金成本，防范和控制財務風險，確保籌措資金的合理、有效使用。
12.公司在制定商品或勞務等的定價原則、信用標準和條件、收款方式等銷售政策時，充分發揮會計機構和人員的作用，加強合同訂立、商品發出和賬款回收的會計控制，避免或減少壞賬損失。
13.公司建立成本費用控制系統，做好成本費用管理的各項基礎工作，制定成本費用標準，分解成本費用指標，控制成本費用差異，考核成本費用指標的完成情況，落實獎罰措施，降低成本費用，提高經濟效益。
14.公司加強對擔保業務的會計控制，嚴格控制擔保行為，建立擔保決策程序和責任制度，明確擔保原則、擔保標準和條件、擔保責任等相關內容，加強對擔保合同訂立的管理，及時了解和掌握被擔保人的經營和財務狀況，防范潛在風險，避免或減少可能發生的損失。
15.會計內部控制的方法主要包括：不相容職務相互分離控制、授權批準控制、會計系統控制、預算控制、財產保全控制、風險控制、內部報告控制、電子信息技術控制等。
16.不相容職務相互分離控制要求公司按照不相容職務相分離的原則，合理設置會計及相關工作崗位，明確職責權限，形成相互制衡機制。
不相容職務主要包括：授權批準、業務經辦、會計記錄、財產保管、稽核檢查等職務。
17.授權批準控制要求公司明確規定涉及會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容，公司內部的各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任，經辦人員也必須在授權范圍內辦理業務。
18.會計系統控制要求公司依據《會計法》和國家統一的會計制度，制定適合本公司的會計制度，明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序，建立和完善會計檔案保管和會計工作交接辦法，實行會計人員崗位責任制，充分發揮會計的監督職能。
19.預算控制要求公司加強預算編制、執行、分析、考核等環節的管理，明確預算項目，建立預算標準，制度預算的編制、審定、下達和執行程序，及時分析和控制預算差異，采取改進措施，確保預算的執行。
預算內資金實行責任人限額審批，限額以上資金實行集體審批。嚴格控制無預算的資金支出。
20.財產保全控制要求公司限制未經授權的人員對財產的直接接觸，采取定期盤點、財產記錄、賬實核對、財產保險等措施，確保各種財產的安全完整。
21.風險控制要求公司樹立風險意識，針對各個風險控制點，建立有效的風險管理系統，通過風險預警、風險識別、風險評估、風險分析、風險報告等措施，對財務風險和經營風險進行全面防范和控制。
22.內部報告控制要求公司建立和完善內部報告制度，全面反映經濟活動情況，及時提供業務活動中的重要信息，增強內部管理的時效性和針對性。
23.電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立會計內部控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保會計內部控制的有效實施;同時要加強對財務會計電子信息系統開發與維護、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制。
24.公司重視會計內部控制的監督檢查工作，由專門機構或者指定專門人員具體負責會計內部控制執行情況的監督檢查，確保會計內部控制的貫徹實施。會計內部控制檢查的主要職責是：
(1)對會計內部控制的執行情況進行檢查和評價。
(2)寫出檢查報告，對涉及會計工作的各項經濟業務、內部機構和崗位在內部控制上存在的缺陷提出改進建議。
(3)對執行會計內部控制成效顯著的內部機構和人員提出表彰建議，對違反會計內部控制的內部機構和人員提出處理意見。
25.公司聘請中介機構或相關專業人員對本公司會計內部控制的建立健全及有效實施進行評價，接受委托的中介機構或相關專業人員對委托公司會計內部控制中的重大缺陷提出書面報告。
26.財務中心對會計內部控制的執行情況進行監督檢查。
第四部分 資金內部控制制度
1.貨幣資金是指公司所擁有的現金、銀行存款和其他貨幣資金。
2.公司經理對本公司貨幣資金內部控制的建立健全和有效實施以及貨幣資金的安全完整負責。
3.財務中心建立貨幣資金業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理貨幣資金業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。
4.出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。
5.不得由一人辦理貨幣資金業務的全過程。
6.辦理貨幣資金業務，配備合格的人員，并根據公司具體情況進行崗位輪換。
辦理貨幣資金業務的人員具備良好的職業道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀守法，客觀公正，不斷提高會計業務素質和職業道德水平。
7.財務中心對貨幣資金業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人對貨幣資金業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理貨幣資金業務的職責范圍和工作要求。
8.審批人根據貨幣資金授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。
經辦人在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業務。對于審批人超越授權范圍審批的貨幣資金業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。
9.財務中心按照規定的程序辦理貨幣資金支付業務。
(1)支付申請。公司有關部門或個人用款時，提前向審批人提交貨幣資金支付申請，注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容，并附有效經濟合同或相關證明。
(2)支付審批。審批人根據其職責、權限和相程序對支付申請進行審批。對不符合規定的貨幣資金支付申請，審批人拒絕批準。
(3)支付復核。復核人對批準后的貨幣資金支付申請進行復核，復核貨幣資金支付申請的批準范圍、權限、程序是否正確，手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式是否恰當等。復核無誤后，交由出納人員辦理支付手續。
(4)辦理支付。出納人員根據復核無誤的支付申請，按規定辦理貨幣資金支付手續，及時登記現金和銀行存款日記賬。
10.公司對于重要貨幣資金支付業務，實行集體討論和總經理審批，并建立責任追究制度，防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等行為。
11.嚴禁未經授權的機構或人員辦理貨幣資金業務或直接接觸貨幣資金。
12.財務中心加強現金庫存限額的管理，超過庫存限額的現金及時存入銀行。
13.財務中心必須根據《現金管理暫行條例》的規定，結合本公司的實際情況，確定本公司現金的開支范圍。不屬于現金開支范圍的業務通過銀行辦理轉賬結算。
14.現金收入及時存入銀行，不得用于直接支付公司自身的支出。因特殊情況需坐支現金的，事先報經公司總經理審查批準。
借出款項必須執行嚴格的授權批準程序，嚴禁擅自挪用、借出貨幣資金。
15.取得的貨幣資金收入必須及時入賬，不得私設“小金庫”，不得賬外設賬，嚴禁收款不入賬。
16.嚴格按照有關規定，加強銀行賬戶的管理，嚴格按照規定開立賬戶，辦理存款、取款和結算。
定期檢查、清理銀行賬戶的開立及使用情況，發現問題，及時處理。財務中心加強對銀行結算憑證的填制、傳遞及保管等環節的管理與控制。
17.嚴格遵守銀行結算紀律，不準簽發沒有資金保證的票據或遠期支票，套取銀行信用;不準簽發、取得和轉讓沒有真實交易和債權債務的票據，套取銀行和他人資金;不準無理拒絕付款，任意占用他人資金;不準違反規定開立和使用銀行賬戶。
18.財務中心指定專人定期核對銀行賬戶，每月至少核對一次，編制銀行存款余額調節表，使銀行存款賬面余額與銀行對賬單調節相符。如調節不符，查明原因，及時處理。
19.財務中心定期和不定期地進行現金盤點，確保現金賬面余額與實際庫存相符。發現不符，及時查明原因，作出處理。
20.財務中心加強與貨幣資金相關的票據的管理，明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序，并專設登記簿進行記錄，防止空白票據的遺失和被盜用。
21.財務中心加強銀行預留印鑒的管理。財務專用章由專人保管，個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。
按規定需要有關負責人簽字或蓋章的經濟業務，必須嚴格履行簽字或蓋章手續。
22.財務中心建立對貨幣資金業務的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期和不定期地進行檢查。
23.貨幣資金監督檢查的內容主要包括：
(1)貨幣資金業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在貨幣資金業務不相容職務混崗的現象。
(2)貨幣資金授權批準制度的執行情況。重點檢查貨幣資金支出的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為。
(3)支付款項印章的保管情況。重點檢查是否存在辦理付款業務所需的全部印章交由一人保管的現象。
(4)票據的保管情況。重點檢查票據的購買、領用、保管手續是否健全，票據保管是否存在漏洞。
24.對監督檢查過程中發現的貨幣資金內部控制中的薄弱環節，及時采取措施，加以糾正和完善。
第五部分 資金管理辦法
1. 管理機構
財務中心負責公司的資金結算、借貸、往來調劑等管理工作，并指導、監督分公司的資金運行。分公司財務負責其所在公司的資金結算、往來等管理工作。
2. 賬戶管理
開立、變更賬戶，須經總經理同意，由財務中心門具體執行。原則上各公司只能在便于開展業務的銀行開設一個存款賬戶，辦理各種結算業務。開設賬戶情況及變更情形及時向財務中心書面呈報、備案。
3.支票管理
(1)支票由出納人員或財務中心門指定專人保管。支票與財務印鑒由不同人員分開保管。
(2)支票領用時按要求逐項認真填寫“支票領用單”，由所在部門負責人審核，經財務負責人批準簽字后，到財務中心門領取支票。
(3)原則上不允許各業務部門領取空白支票。特殊情況，經公司總經理審批。各部門累計領取支票不得超過三帳，超過三張未報賬的，財務中心門暫時停封該部門借款業務。財務中心門及時催促各業務部門及時辦理結算報銷手續。
(4)支票付款后及時辦理報銷手續，購置物品時需要物品保管人員或使用人員驗收簽字后方可報銷。
(5)收到支票后，及時送存銀行，不拖不壓。
(6)收付業務款發生時出納人員及時登記日記賬。做到先登帳后付款，先收款后登帳。出納人員按月對帳，并編制“銀行存款余額調節表”，書面呈報財務中心經理。
(7)每周五下班前各公司出納人員將銀行存款金額書面或電話報告財務中心經理，為資金籌措、安排、調度提供及時、準確的決策依據。
4.現金管理
(1)下列范圍內可以使用現金：職員工資、津貼、獎金;個人勞務報酬;出差人員必須攜帶的差旅費;結算起點以下的零星開支;公司總經理批準的其他開支。結算起點暫定為1000元，如需調整由總經理確定。
(2)公司購置固定資采取轉賬結算方式，不得使用現金。購置辦公用品、勞保福利及其他物品價款一次超過1000元的，采取轉賬結算方式，不得使用現金;采購價款一次低于800元的，可以使用現金結算，也可以使用支票結算。
(3)庫存限額經總經理審批核準，現金超額部分送存銀行。
(4)收入現金及時入賬，送存銀行。財務人員支付現金，可以從公司庫存限額中支付或從銀行存款中提取，不得從現金收入中直接支付，即不得坐支。
(5)財務人員從銀行中提取現金，當填寫“現金支票領用單”，并寫明用途和金額，由財務負責人簽字批準后提取。
(6)公司職員因工作需要借用現金，需填寫“借款單”，由部門領導簽字確認，報財務負責人審批，經會計審核，到出納人員處領取。
(7)報銷時憑發票、差旅費單據及公司認可的有效報銷或借款憑單，經辦人簽字，會計審核，財務負責人批準，到出納人員處沖抵以前借款、領取現金。付款后加蓋付款標志及經辦人戳記。
(8)工資由財務人員依據總經理提供的核發工資資料按月編制工資表，交財務負責人審核，總經理簽字，財務人員按時提款，月末發放工資，填制記賬憑證，進行帳務處理。
(9)辦理款項匯兌時，財務人員經審核“匯兌通知單“及有關憑證，分別由經辦人、部門負責人、財務負責人、公司總經理簽字，出納人員到銀行辦理。
(10)出納人員當建立健全現金賬目，逐筆按順序記載現金收付，賬目當日清月結，帳實相符。
(11)不準超范圍、超限額使用現金。
(12) 不準白條抵庫。
(13) 不準挪用現金。
(14) 不準利用賬戶替他人或其他單位套取現金。
(15) 財務負責人不定期對庫存現金進行抽查。主管會計經常與出納核對庫存現金情況。
(16) 每個季度財務負責人至少會同主管會計抽查一次庫存現金對差異情況進行分析，形成庫存現金盤點報告，提出改進意見，以書面形式呈報財務中心經理。
5.備用金管理
(1)各部門由于業務工作性質，需要備用金的，書面提出申請，經公司總經理批準。
(2)根據公司總經理通知，部門領取備用金時，填寫借款單，財務負責人審核，由出納人員依憑證付款。各部門指定專人負責備用金管理，并將人員名單報送各公司財務中心門備案。
(3)部門領取備用金累計一般不超過2000元。
(4)備用金管理人員每周與財務中心門結算一次，及時補充備用金。財務中心門按時催促備用金管理人員辦理財務報銷手續。
(5)因業務發展或部門調整，不再需要使用備用金的部門及時辦理相關手續，歸還備用金。
第六部分 財務支款及報銷辦法
一、目的：為了使財務支款及報銷流程明晰化、規范化。
二、范圍：適用于總部、分公司、各部門。
三、支款辦法
⒈支款范圍
商品類采購(指商品等)、辦公用品類采購(包括文化用品、勞保用品、花卉等)、固定資產采購(包括汽車、電腦、打印機、辦公家具等)、圖書音像資料、差旅費、運費、廣告費、其他(如業務招待費、伙食費、零星支出等)。
⒉支款憑證
支款時應提供購貨合同書、購貨協議書、購貨訂單、物品申購審批單、出差申請審批表及其他相應資料。
3.支款流程
⑴支款人填寫借款單或報銷單，經部門經理簽認后，送財務負責領導、公司領導進行簽核，至出納員處領款，交財務中心會計賬務處理。
⑵流程圖
支款人→部門經理→財務總監→財務顧問→公司領導→出納員→會計
4.特別規定
(1)員工因公出差可以借差旅費。由出差人填寫“借款單”，注明出差地點、時限、事由，并由部門主管批準，人力資源部備案，由財務中心批準，到出納處辦理借款。
(2)出差較為頻繁(如外圍業務員)及業務費較多(如分公司經理)，可采用定額備用金方式。其中分公司經理、品牌經理不超過1000元，外圍業務員不超過800元，當其崗位變動時或年終放假時扣回。
(3)當月連續幾次出差，在上次借款未還清的，不予再借款。試用期不足一月人員單獨出差，不予借差旅費。特殊情況經部門主管同意可借不超過本人半個月的工資。
(4)借款人員終結事務，在報銷時扣回借款，當時不能扣回的，在本月開資時就借款總額一并扣回。
(5)大額借款(達到3000元)需經總經理批準。
四、報銷辦法
1、差旅費報銷辦法
(1)員工出差交通工具標準為：火車硬坐、汽車普客、輪船三等艙位。
在晚上8：00到次日7：00之間出差，乘車船超過6小時，可以乘坐火車臥鋪、汽車臥鋪或豪華空調、輪船二等艙。但同時扣減一夜住宿費補貼。
員工符合乘坐臥鋪或豪華空調，輪船二等艙的，非主觀原因未能乘坐的，可按硬坐車票或三等艙票價的40%發給補貼。
(2)公司領導(含正副經理、總監)因公出差，所發生的招待費、車資費、住宿費等合理費用憑票據報銷;遠距離出差，可乘坐火車硬臥或經總經理批準可以乘坐飛機普通艙。
部門主管出差期間發生的車費、住宿費等合理費用可憑票報銷，遠距離出差可乘座火車硬臥，特殊情況下，經總經理同意可乘坐飛機普通艙。
如果員工與公司領導一起出差，所有與業務相關的開支均由公司統一支付。
(3)出差期間補助標準：公司領導為早餐10元、中餐30元、晚餐20元，即伙食補助60元/天，住宿標準60元/天;
部門主管為早餐5元、中餐25元、晚餐20元，即伙食補助50元/天，住宿標準50元/天;
普通員工伙食補助標準為早餐5元、中餐20元、晚餐15元，即伙食補助40元/天，住宿標準40元/天，公交車補15元/天(不得報銷出租車費)。
出差到經濟發達地區如深圳、廣州、上海、南京等地，住宿標準可上浮30元/天。
出差時間不足一天，視實際誤餐數執行。出差在20公里以內(含市內)，不享受伙食補助。
如果在公司食堂(含分公司食堂)就餐或在標準內報銷餐費(不含對外宴請，宴請需要直接領導批準)，則不享受對應伙食補助。
多人共同出差，同住一間房的，可按同住人中職務最高的人員標準報銷住宿費。
(4)出差人員出差回來，憑有效車船票據實報銷。有效車船票指出發點到目的地區間車票，時間上符合出差時限，中途不得繞路辦其他事宜。
外聯業務員可每月報銷當地城市郊區公交車月票(或磁卡月票)一張(由公司統一辦理)，并發放交通補助50元(打入個人工資)，不再報銷其他交通費用。
應優先選擇出差地分公司宿舍住宿，當不能解決時憑有效票據在規定標準內據實報銷住宿費，超過部分自負。
2、辦公用品、低值易耗品報銷辦法
(1)每月底由各使用部門負責人根據工作需要填寫“辦公用品、低值易耗品使用計劃表”，交公司辦公室匯總，提請公司領導審批后購買。專業性、技術性強的物品，可委托相關人員購買。
(2)所購辦公用品、低值易耗品，實行定人驗收、保管、領用登記的辦法。
(3)購買后由辦公室有關經辦人按財務規定粘貼有關報銷單據，經有關領導簽字批準、財務審核后，予以報銷。
3、固定資產購置費用報銷辦法
(1)由有關部門提出書面申請，并做出可行性分析報告，經公司領導批準后，到財務中心開據支票購買。
重大項目固定資產(10萬元以上的)，得經過公司領導集體研究決定后組織購買。
(2)固定資產購買、安裝、調試、驗收合格后，主管部門應盡快將有關單據到財務中心辦理報銷手續。
(3)所購固定資產納入公司，統一管理。
4、業務招待費報銷辦法
公司因工作、業務需要，經公司領導安排，接待客戶及相關人員，本著不浪費的前提下，所發生的招待費，經辦人應在招待費發票上背書其招待人員及人數，經部門領導審核，報財務顧問簽字，總經理批準后，予以報銷。
5、交通費報銷辦法
(1)原則上應優先坐公交車，特殊情況經部門經理以上(含)事先批準，可以乘坐出租車。
(2)車票上需背書從哪里到哪里，做什么事，經部門領導審核，報主管領導簽字批準后，予以報銷。
6、通訊費報銷辦法
(1)手機通訊補助每月通過工資發放，不再報銷。凡由公司委托銀行代扣手機費的，在其工資中自動扣減相關費用。
(2)固定電話實行定額制。具有IP功能電話撥打長途時必須使用IP功能，如查出未使用IP功能，本次通話費全額扣除，自己負擔。
(3)每月電話費交納后由行政部抽查某些電話費明細，定額內個人電話費超過30元以上的部分從工資扣除，并予以處罰。
(4)非承包自營店通訊費執行“定額+銷量提取數”，最高限額為300元。超額時由部門工資中扣回。
7、廣告費(不含公益性廣告)報銷辦法
(1)根據年度廣告預算與計劃，由各業務經理或宣傳策劃部提出申請，注明廣告方式、內容、預期效果、預算金額，由總經理批準實施。
(2)臨時性單項廣告，由總經理批準實施。
(3)原則上廣告費用由總部負擔。單項不超過2000元的，列支分公司費用。
(3)由總部宣傳策劃部承辦相關手續，并保存相關資料。
8、其它費用報銷辦法
(1)采購物品報銷時，除提供費用報銷單外，還應提供經物品管理人員簽字的驗收單或入庫單。
(2)未涉及的其它事項發生的費用，根據實際情況，由公司領導酌情處理。
四、核簽流程
經辦人將相關的報銷憑證備齊，經部門經理核簽后，送至財務中心會計處進行稽核，然后送財務中心負責領導、財務顧問、公司領導進行核簽，最后出納員付款。
領款人→部門經理 →會計→財務總監→財務顧問→出納員
五、注意事項
1、憑證填寫要求
(1)應用藍色或黑色簽字逐項填寫，禁止使用紅色筆、圓珠筆或鉛筆;
(2)字跡要清晰，不得涂改。
2、發票規定
(1)通過銀行結算(如：轉賬支票、電匯等)的款項，申請人在申請款項同時需向財務中心提供詳細的收款單位名稱、賬號、開戶行。
(2)公司員工采購商品所取得的發票必須符合稅務局相關規定。發票取得人應對其所取得發票的真實性、合法性負責。對不符合財務規定的票據，財務人員有權拒絕接受，予以退回，并向有關領導報告。
(3)購貨單位：要填寫全稱，應準確無誤或者可以不填。
(4)發票日期：應如實填寫。
(5)金額：大小寫數字應一致、無誤。
(6)發票上應清楚蓋有“發票專用章”或“財務專用章”。如是增值稅專用發票，必須符合國家有關規定。
3、結算規定
(1)財務總監對所有公司經濟業務負審核和簽署責任，分公司經理對分公司經濟業務負審核和簽署責任。當其超越權限或不符合制度規定簽署時，財務人員有權拒絕報銷付款，并以適當渠道反映。
(2)公司員工在其編制機構報銷，對于新調人員，調入機構除調遣差旅費外不得報銷調入人員調入前發生的一切費用。
(3)原則上由經辦人本人報銷費用，一事一報，嚴禁混合報銷、伙同報銷或代替報銷。
(4)報銷時須注明費用發生原因、地點，準確計算金額和單據張數或聯系方式。
(5)費用報銷在終結事由三個工作日內辦完簽字手續，固定時間財務報銷。
(6)3000元(含)以上的費用需向總經理報告，按總經理的指示處理。
(7)嚴格遵守一支筆制度，未按規定執行的，財務中心不予以支款和報銷。
第七部分 資產管理辦法
1.本辦法所稱資產系指公司擁有的實物資產，主要指固定資產與存貨。固定資產指使用期限在二年以上，單位價值在2000元以上的資產，包括房屋建筑物、機器設備、運輸設備、電器設備、通訊設備、辦公設備、工具器械、食堂設備等。存貨是指公司在生產經營過程中為銷售或耗用而儲備的各種物品，包括產品、半成品、原材料、燃料、包裝物、低值易耗品等。
2.公司固定資產的購置、使用、內部轉移、報廢、轉讓、變賣、出租、抵押、贈送、盤盈、盤虧等應履行登記和報賬手續。
3.實物管理部門
(1)房屋建筑物、電氣設備由公司總經理辦公室指定專人負責管理。
(2) 機器設備、工具設備、辦公設備由使用部門指定專人負責管理。
(3) 所有物品檔案材料由公司總經理辦公室指派專人負責，定期歸檔。
(4) 財務中心指定專人(暫由出納崗位兼任)就各公司資產進行匯總管理，主管會計應定期進行盤點，并就盤點情況做出書面報告，財務中心不定期派人抽查。
(5) 每年財務中心安排專人進行專項財務檢查時，資產核實是其中一項重要內容。
4.固定資產編號
固定資產取得后即歸資產管理部門管理，財務中心依其類別及會計科目關系，予以分類編號，并粘貼標簽。
5.固定資產購置及登記
(1)購置手續
各公司、業務部門因工作業務需要，添置固定資產，應提出書面申請，報總經理審批，按審批后的標準、數量，由商務部具體執行。購置后由使用部門或保管部門驗收簽字，報財務中心結算。
(2)登記
財務中心在入賬同時，應同時登記“固定資產卡片”，逐項目填列，并請驗收人、保管人簽字，由財務中心存檔保管。
6.固定資產修理
各公司固定資產需要修理的，由使用部門提出申請，部門負責人簽署意見，報總經理審批。修理完畢，經驗收合格，財務中心予以付款。
7.固定資產減損報廢
固定資產由于減損而報廢的，由使用部門填寫報廢申請單，注明報廢原因，送財務中心簽注處理意見，報總經理批準。財務中心據此進行相應財務處理。
8.存貨的購進
業務部門根據業務需要購進原料、商品等，應向公司提出書面申請，經部門負責人簽署意見，報總經理審批后，由采購部門執行。財務中心根據合同約定進行付款。
9.存貨的入庫
購進的存貨，入庫前應辦理驗收入庫手續：
(1)核對實物規格、型號、生產單位是否與合同一致。
(2)觀察包裝是否完好。
(3)清點實物數量。
(4)完成品質檢測。
(5)填制“入庫單”，記錄實物賬卡。
10.存貨的出庫
(1)根據公司領導指令發出存貨前，領貨人必須填制“出庫單”。出庫單是報告存貨保管人已按發貨指令將存貨發出，并辦妥交接簽字手續的程序性憑據。凡未辦理出庫單手續者，一律不得發貨;禁止以白條抵庫。
(2)出庫單以存貨保管人為主體，分年度編號和按順序標號。
(3)按規定填寫出出庫單全部內容，空白行應蓋“以下空白”章，或劃線。
(4)存貨發出并經清點完畢，應蓋“存貨已發出”章。
11.存貨的倉儲
(1)存貨存放地點應符合防火、防盜、防潮、防塵標準，大宗商品倉儲如有貨架應達到安全要求。
(2)倉儲商品應嚴格按照規定存放，有條件的應分類掛卡。
12.保管人員應履行以下基本職責：
(1)應妥善保管公司資產。
(2)若資產存放于公司倉庫的情況下，應禁止無關人員進入倉庫，并保持庫房的清潔、衛生，庫容整齊。
(3)向公司申請配備適當的消防器材，并定期檢查，杜絕隱患。
(4)經常核對賬、卡、物，發現異常情況，及時上報處理。
13.存貨減損處理
(1)存貨在保管期間，由于各種原因發生毀損、變質、溢缺，應認真填制“毀損報告單”，上報審批。
(2)根據審批意見，存貨保管人員作減少實物處理，財務中心分別不同情況進行財務處理。
14.實物賬冊管理
(1)存貨明細賬是記錄實物的收入、發出、結存情況的重要賬冊，應按品種、規格登記，并妥善保管，年終裝訂成冊，至少保管5年;
(2)記賬應有合法憑證，憑證應完整，并遵守以下規則：
①根據入庫單記收入，根據出庫單記發出，有關資料作為其附件，分別按順序編號，作為記賬索引號，按月裝訂成冊，以便月后查詢。
②賬面不準撕毀，遇有差錯，可以劃紅線加蓋私章校正。賬面記賬嚴禁挖、補、刮、擦和用涂改液。
③賬面記錄采用永續盤存制，每次發生增減變動，及時結存余額。
④啟用賬簿，應在帳簿封面載明公司名稱、年度，在啟用頁上載明帳簿名稱、啟用時間，由記賬人員簽名或蓋章，并加蓋公章。
⑤調動工作崗位時，應注明交接日期，并由移交人、交接人簽名或蓋章。
15.財產盤點方式
(1)年終盤點
財務中心會同管理部門及相關部門于年度終了一個月內對固定資產、存貨、貨幣資金等進行全面清查盤點。
(2)年中盤點
財務中心會同管理部門于每年6月30日對公司資產進行盤點一次。
(3)月末盤點
財務中心會同管理部門于月份終了對公司貴重物品及常用財務進行盤查清點。
(4)不定期抽點
由財務中心及公司指定部門，經領導批準，對公司財產進行不定期隨機抽查。不定期抽點，以不預先通知為原則。
16.盤點人員及其職責
(1)總盤人：由公司總經理擔任，負責年度盤點工作的總指揮、督導盤點工作的進行及異常事項的裁決。
(2)主盤人：由財務總監擔任，負責年中、月份盤點工作的推動及實施。
(3)復盤人：由財務總監根據需要指定專人擔任，負責盤點工作的監督。
(4)盤點人：由公司財務中心指派專人擔任，負責點計數量。
(5)會點人：由物流中心指派，負責會點及記錄，與盤點人核對，確實數據工作。
()協點人：由倉儲經理指派，負責盤點時料品搬運及整理工作。
(7)所有參加盤點工作的人員，應充分了解本身工作職責及應注意事項。
17.盤點準備
(1)盤點編組：由財務中心負責人于每次盤點前，依盤點種類、項目編排“盤點人員編組表”，呈公司總經理核定后，公布實施。
(2)盤點物品準備
保管部門與保管人應將準備盤點的物品整理準備妥當。存貨應堆放整齊、集中、分類，并置標示牌。現金、有價證券等應按類別整理并列清單;各項財務賬冊應于盤點前登記完畢;盤點期間已收到料件而未辦妥入賬手續的，應分開存放，并予以標示。
18.盤點實施
(1)財務中心應就年度、年中，抽查項目、部門、時間等情況呈報總經理，經核準后，簽發盤點通知，并負責召集各部門盤點負責人召開盤點協調會，擬訂盤點計劃，限期辦理盤點工作。
(2)盤點期間，除緊急情況外，暫停收發物品。至于生產需用品，經批準可不移動，但應標示出。
(3)盤點應精確計量，避免主觀臆斷，避免目測方式。
(4)盤點過程應按指定順序進行，不得遺漏、重復。
(5)盤點時，會點人應依據盤點人實際盤點數，詳實記錄于“盤點統計表”，核對無誤的，在表上互相簽名確認。
(6)盤點完畢，盤點人員應把“盤點統計表”匯總編制“盤存表”，一式兩份，一份由保管部門自存，一份送交財務中心，供核算盤點盈虧金額。
19.盤點報告
(1)財務中心應依“盤存表”編制“盤點盈虧報告表”，填寫差異原由，說明情況，提出處理意見及對策，報總經理簽核。
(2)盤點報告應于盤點結束后一周內呈報上級核閱。財務中心依據審批后意見進行帳項調整。
20.盤點工作獎懲
(1)盤點工作人員要依據規定，盡職盡責，認真做好盤點工作，表現優異者，經由主盤人簽報，經公司總經理批準，給予相應嘉獎。
(2)違反規定，阻礙盤點的，視情節輕重，由主盤人簽報公司有關部門給予處理。
第八部分 物資采購管理辦法
適用范圍
1. 本《辦法》適應各部門、各分公司的商品采購。
2. 單項采購或批量采購金額達到公司規定的限額標準(一次性采購2000元，單件采購1000元)以上的采購項目，應當上報采購部審批。
3. 低于限額標準采購項目的采購方式及管理辦法，遵照財務借款與報銷辦法執行。
組織機構與管理
采購部是為組織實施采購活動而設立的專職機構及管理部門。主要職責是：
1. 組織實施集中采購;
2. 組織由公司撥款的大型采購活動;
3. 受各公司的委托，代其組織采購事宜;
4. 負責采購合同的管理;
5. 擬定公司采購政策;
6. 管理和監督公司采購活動;
7. 審批管理進入采購名單的供應商資格;
8. 審批取得公司采購業務的代理資格;
9. 擬定并調整公司集中采購目錄和公開招標采購范圍的限額標準。
三、采購方式管理
公司采購方式主要是公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價議標和單一來源。
1.凡納入公司采購計劃資金超過10萬元以上的采購項目，原則上應實行公開招標。
2.能從有限范圍的供應商處采購的或者公開招標時間長、費用高，不能達到節約的目的，經總經理批準可采用邀請招標。
3.符合下列情況之一的，經總經理批準可采用競爭性談判方式采購。(1)招標后沒有供貨急需采購，而無法按招標方式得到的;(3)投標文件的準備需較長應商投標或者沒有合格標的;(2)出現了不可預見的的時間才能完成或投標文件需要高額費用;(4)有特別要求的。
4.采購的貨物符合規格、標準統一，現貨貨源充足，價格彈性較小，售后服務好，經總經理批準可采用詢價議標采購。
5. 下列情況可采用單一來源方式采購。
(1)只能從唯一供應商處獲得，或供應商擁有專利權，且無其他合適替代標的;
(2)因原采購項目的后續維修、零配件供應、更換或擴充等一致性和兼容性要求，必須繼續從原供應商處采購;
四、 物資采購審批程序
1.公司采購管理程序包括下列主要步驟：
(1)編制公司采購預算;
(2)編制并批復公司采購計劃;
(3)確定采購方式;
(4)訂立及履行采購合同;
(5)驗收;
(6)結算。
采購單位的采購計劃按以下要求報送：
采購計劃的報送。
各品牌經理報送采購計劃時，填報《采購計劃表》(以下統稱《計劃表》)，本表一式兩份，部門留存一份，采購部一份。采購部對《計劃表》進行審查，財務中心把關，并于2日內將審查意見(附《計劃表》)送采購單位。
(2)采購單位報送的月份執行計劃，應是本月已經確定要購置且采購資金已經落實的項目，按規定應辦理審批的采購項目，應辦理審批手續。
(3)沒有審批手續，不能下達采購月份執行計劃。
3.采購部要根據批準的采購計劃，對采購清單審核無誤后，確定具體采購方式。其中，屬于集中采購的項目，由采購部按要求統一進行采購。
4.合同內容一經確定，采購單位應將合同草案的有關文件報采購部。采購部收到合同草案經財務中心審批后，方可簽訂合同。
5.購合同訂立后3日內，采購部應將合同副本報財務中心備案。
6.采購部應對合同履行時的采購情況進行監督檢查。
7.采購合同需要變更或終止的，采購單位應將變更或終止的理由及時書面上報采購部。
8.資金劃撥程序：
(1)供應商供貨完畢，采購部填報《采購資金支付申請書》(以下統稱《申請書》)，持《申請書》、《質量驗收報告》和合同及合同約定的付款條件所要求的全部文件副本，向財務中心提出資金支付申請。財務中心的主管領導，根據合同、《驗收單》和《申請書》等必要的結算手續，審核無誤后，按公司《財務支款及報銷辦法》支付款項。
(2) 應急采購項目，經總經理批準后，可由采購單位先行采購，但應在采購活動發生之日起5日內辦理有關手續。
五、 監督管理
采購部應當加強對公司采購活動的監督檢查。重點內容是：
(1)采購是否嚴格按照批準的計劃進行，有無超計劃或無計劃的采購行為;
(2)采購方式和程序是否符合規定;
(3)有關采購文件是否按規定報采購部備案;
(4)采購執行機構是否按規定的時間完成采購任務;
(5)采購合同的履行和采購資金支付情況;
(6)應當監督檢查的其他內容。
采購部和財務中心共同對采購活動進行監督，所有合同應通過財務中心核準。
采購單位在履行監督檢查時，應當如實反映情況，提供有關資料，自覺接受監督檢查。
第九部分 工資管理辦法
為加強公司員工工資管理、統一標準、規范制度，根據公司自身特點，按照人才市場的規律，為保證公司有一個高素質的人才隊伍，使員工各施其職、各盡其責、各獲其酬，特制定公司工資管理辦法。
公司主要實行綜合收入月薪制。
一、綜合工資
綜合工資為員工月綜合收入，主要由標準工資、補貼、績效考核三部分組成。綜合工資是按員工技術、營銷、管理職別崗位而確定的。公司員工的職別待遇與月綜合工資的對應關系如下(每人定的月綜合工資及協議工資另行存檔，不公開)。
標準工資(可以對外公開)僅適用于執行綜合工資制度的員工，在國家政策規定享受的假期范圍內工作而確定工資的一種標準基數，按下列對應表確定：
員工職別與標準工資對應表
月綜合
崗 位 工資
職 別- 元- 元- 元
管理職務總裁、總監部門經理一般管理人員
研發職務研發總監研發經理一般研發技人員
營銷職務營銷總監營銷經理一般營銷業務員
二、綜合工資的確定方式
1.綜合工資制度：根據公司所需管理人才的特征以及應聘人員的能力，結合人員從事崗位工作屬性等各方面的綜合因素，以談判方式確定員工某一階段的綜合工資。
2.計時、計件、績效考核工資制度：對于從事生產按時、按件與任務額度完成的某項工作，以定額計發的一種工資制度。
三、工資的發放辦法
1.綜合工資按月發放，次月10日前發放完畢;計時、計件、包干工資、協議工資經經營核算后，按季度發放。
2.標準工資由財務顧問按月造表，公司領導審核批準后發放。
3.公司員工按規定享受正常的探親假、婚假、喪假、產假等，休假期間按本人標準工資支付假期待遇。
4.公司員工病假須有醫院證明，三天以內(含)的病假不扣發本人標準工資;三天以上不滿五天(含)的病假期間，發放本人標準工資的75%;五天以上不滿七天(含)的病假期間，按本人標準工資的50%發放;七天以上不滿十天(含)的的病假期間，按本人標準工資的25%發放;十天以上的病假期間，停發標準工資。
低于公司所在地最低工資標準的按最低工資標準發放。
5.公司員工因工作需要由公司安排加班的，按本人標準工資計發加班費。目前只限普通員工，且需要部門經理審批。以本人實際加班天數，按本人日標準工資的100%計發加班費。其他人員暫不執行。
6.補貼是綜合工資除去標準工資后的余額。補貼的發放基本與標準工資發放同步，由公司提取獎酬金及其它收入中支付，不公開，并由公司指定人員負責發放。
7.補貼只限員工在公司崗位上班期間才享受，離崗休假期間停發、不享受。要求各分公司要嚴格考勤制度。
第十部分 財務保密制度實施細則
1.會計憑證、賬薄、報表、財務情況說明書(財務會計報告)，經營意向、決策資料，財務安排、關系客戶資料、財務會議記錄，公司有關財務規章制度、證件、印章，會計數據、會計資料及其會計載體(包括計算機、稅控裝置及程序、電算化程序、備份文字數據的軟盤、光盤及移動硬盤等)，財務設備等各種資源管理，均適用保密制度及本實施細則，未涉及事項依有關規定或參照本實施細則執行。
2.公司財務人員在其職責范圍內對本實施細則第二條所列各種資源享有不同職別相應的知情權和管理權。
3.各主管會計在其職責范圍內，按會計核算期準確及時地填制會計憑證、登記會計賬薄、編制并報送各種報表、編寫財務會計報告，定期將其整理裝訂成冊進行臨時性保管，兩個會計年度后，各主管會計必須及時移交給會計檔案管理部門按《會計檔案管理辦法》進行管理。在臨時保管期間，財務總監有權現場查閱和審查憑證、賬薄、報表及報告。其他任何人不得在未經財務總監批準的情況下出借或復印會計憑證、賬薄、報表及報告。
4.各財務人員及其負責人不得在未經公司主管領導同意的情況下將其掌握的經營意向、決策資料，公司有關規章制度，證件及會計載體等出借、出租或復印、拷貝給任何人使用。
5.對于財務專用計算機，由財務總監指定專門人員設置使用密碼。其他人員只能通過專人或財務總監開機或同意后方可使用計算機，專人和財務總監對該計算機的安全與操作承擔責任。
6.財務人員操作計算機時在未經他人允許的情況下，只能使用自己的文件夾及子文件夾。文件夾必須存放在C盤以外各盤的根目錄下，統一按自己的姓和名稱的漢語拼音字頭命名，對于特殊文件，操作人員可以加密保護，但必須到財務總監處和技術管理部門備案。
7.對于計算機程序、稅控程序、電算化程序、各種申報表程序等等，各責任人必須在其職權范圍內操作并要將其職責范圍內相應的操作密碼及時書面報送公司財務主管領導和技術管理部門負責人備案。
8.財務人員對于重要的文字數據必須及時備份，備份文字數據的軟盤、光盤及移動硬盤等各種會計載體由財務主管領導會同公司高層領導指定專人統一負責保管。其他人如需使用必須經主管領導會同技術管理部門有關負責人一起進行簽字登記后方可借用并及時退回。
9.對于印章的使用，其專門負責人在職責范圍內按程序進行使用和登記，對于特殊事項，必須經公司領導簽字批準后方可使用，并進行相應登記。
10.對于財務保險柜、文件保密柜等財務專用設備，其使用人必須牢記使用密碼，專人專用，但使用人必須將其操作密碼和一把備份鑰匙交財務主管領導封存保管，主管領導只有在非常特殊情況下，并至少要會同兩位領導或使用人在場方可開封取出鑰匙開啟保險柜或保密柜。
11.凡違反上述規定者，視其情節嚴重程度，給予相應處罰。
第十一部分 會計檔案管理辦法
一、會計檔案
1.會計檔案的范圍包括會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它憑證;會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其它會計賬簿;財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其它財務報告;其它類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;財務管理規定類：制度、辦法、規定;文書類：經濟合同、工作計劃、總結等。
2.形成的各種會計檔案應安排列順序，依次在右上角編寫頁號，按年度立卷，移交專人保管。
3.對破損的會計資料應按裱糊技術要求托裱，字跡己擴散的應復制并與原件一并立卷。
4.磁性介質會計檔案包括：磁盤、光盤、硬盤等。
5.卷內封皮，應逐項按規定填寫清楚，案卷題名簡明，能確切反映案卷內容，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
6.案卷采用三點一線的方法裝訂。
7.歸檔的會計檔案均應保持齊全完整。
8.每年形成的會計檔案，由專人負責整理、立卷、裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。
9.會計憑證于每周度五移交總部財務中心;會計報表、會計賬簿等會計檔案于月度終了2日內移交總部財務中心。所有檔案移交時，必須填寫移交清單，各會計主管與檔案管理員辦理交接手續。移交清單按年統一裝訂。
10.移交檔案室的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應會同主管和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
二、檔案保管
11.歸檔的會計檔案按年、月依次排列，分公司編寫頁號、卷號，起止年度和保管期限。在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。
12.案卷目錄應區別不同保管期限，分年度編制目錄號，案卷目錄號不得重復。
13.檔案管理人員應設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案查閱登記薄，嚴防會計檔案毀損、散失和泄露。
14.對于多柜存放會計檔案，應繪制案卷存放示意圖，以便對檔案管理狀況進行全面清查。
15.會計檔案管理人員應定期對檔案管理狀況進行清查，對于清查中出現的問題應及時向主管領導匯報，并采取積極有效的措施，保護檔案的安全。
16.會計檔案管理人員要嚴格執行安全和保密制度，不得將會計檔案隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
17.會計檔案室要做到防水、防火、防塵、防潮、防蟲。
三、檔案查詢
18.檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，對歸檔的會計檔案必須編制《案卷目錄》以及《會計檔案歸檔登記簿》，以利于有關公司的查閱利用。
19.外部查閱會計檔案，應持公司正式介紹信，經公司領導和主管領導批準后，方可辦理查閱手續但不得復制。
20內部人員查閱會計檔案，應經檔案管理員批準，方可辦理查閱復制手續。
21.凡是需要查閱會計檔案的人員都應按規定辦理查閱手續，認真填寫《檔案查閱登記簿》。
22.會計檔案原則上不得借出，如有特殊需要，需經公司領導和主管領導批準，方可借閱。借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數收回,并辦理注銷借閱手續 。
23.查閱或者復制檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封、標記、抽換。
24.查閱會計檔案時，會計檔案管理員必須現場監督
四、檔案移交
25.會計檔案管理員工作變動時，要辦理會計檔案移交手續。
26.移交時，由原管理員編制會計檔案移交清冊，列明會計檔案所屬會計檔案名稱卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、己保管期限等內容。
27.交接雙方應就移交清冊所列內容逐項清查無誤后辦理交接，并由分管領導負責監交。
28.交接完畢，交接雙方經辦人和監交人在會計檔案移交清冊上鑒名或蓋章。
29.檔案管理人員工作調動時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開工作崗位。
五、檔案銷毀
30.會計檔案保管期滿由檔案管理人提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。
31.會計檔案要銷毀時，報領導批準后銷毀。
32.銷毀會計檔案，由公司共同派員監銷。
33.監銷人在銷毀會計檔案前，要按會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。
34.銷毀后，監銷人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本公司負責人。
35.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證，不得銷毀。應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第十二部分 財務網絡管理系統設備管理維護職責制度
一、網絡中心對財務網絡平臺(服務器)管理維護職責
根據網絡管理要求和有利于網絡路由管理、維護，財務計算機網絡平臺(服務器)由信息部負責管理與維護，其管理維護職責：
1、負責網絡建設。根據財務管理總體目標，網絡建設本著科學合理、安全可靠、經濟實用的原則，網絡一次建設，軟件逐步升級，功能完善。在網絡建設中，充分考慮未來財務管理的需要，留有足夠的功能開發和發展空間。
2、負責財務網絡平臺系統設置。財務專用主服務器采用方正DELL服務器，128m內存，熱插拔硬盤，提供數據熱備份，配置財務網絡互聯交換機，將所有分公司、店面、超市終端計算機并入統一的財務管理計算機網絡之中，直接接入中心交換機，實現財務互聯、跨網段、跨平臺管理。在網絡拓樸結構上既自成體系。財務網絡系統的安全可以通過網絡的防火墻實現抵御外來非法入侵，確保財務管理系統實現財務實時互聯、實時結算、實時查詢，真正做到安全可靠、正常運行。
3、指定專人負責網絡系統的維護管理。網絡系統的維護管理是確保網絡安全可靠運行的基本保障，財務管理系統的網絡設備(服務器)及網絡干線的安全、可靠暢通的日常維護管理由信息部負責，確保網絡系統的正常運行。
4、負責對財務中心網管人員提供培訓和技術支持。財務網絡服務器的開機及使用密碼，由財務中心指定專人負責設定、變更。信息部在技術上提供安全防范措施，確保財務專用服務器未經財務中心主管允許，任何人無法進行有關維 護、操作。
5、如有違反上述制度規定、占用服務器資源等等現象，造成財務網絡系統不能正常運行、財務數據丟失、泄密的，要追究有關人員的責任。
二、財務中心對財務管理系統軟、硬件設備管理維護職責
1、負責財務管理系統用戶身份的建立、登錄、確認，實行兩級管理，即：網絡用戶身份管理和財務軟件用戶身份管理。
2、財務總監領導授權專人負責用戶身份的管理、維護，并對用戶身份有關的安全管理負責。由財務總監授權的專門管理人員，經信息部培訓后，進行財務管理系統用戶身份管理及有關財務軟件的維護、管理，未經財務總監批準，任何人員不得進入信息部機房，不得在財務主服務器上進行任何操作。
3、負責對各終端操作人員的業務培訓及終端設備的管理維護，各終端通過已建立的通道和各自權限修改及查詢財務數據，客戶終端IP地址配置、計算機編號、使用人員以及財務分工權限的設置由財務總監確定，變更必須經財務總監批準。
4、各終端使用人員初次登錄時可在授權范圍內自行修改自己的登錄密碼及口令，做好登錄口令的保密。當修改自己的密碼時，切忌用電話號碼、出生日期、姓名等易被他人破譯的數字符號作密碼，以防他人盜用，確保系統安全。
5、財務管理系統硬、軟件設備站點由各分公司統一管理使用，各站點終端設備專門用于結算制單、帳務處理、報表處理，任何人員不得進行游戲和處理會計業務以外的事務，凡不按規定使用造成財務管理系統不能正常運行的，要追究有關責任人的責任。
6、嚴格設備管理，責任到人。為確保系統軟、硬件設備不受病毒干擾，所用軟盤必須在進行病毒檢測、消除病毒后方可進行操作。下班時，各站點應關閉設備電源，檢查關閉各項電源開關。
三、嚴格按照財務權限設置，調整完善電算崗位職責
1、各分公司財務結算、制單、審核崗位必須嚴格按照制單、審核、查詢、系統維護崗位權限設置進行操作，各崗位操作人員不得擅自更改系統設置。如因工作需要，需涉及他人權限設置范圍的，須經財務總監批準。杜絕以竊取他人口令的方式進入他人權限系統操作。各崗位要做到當天的業務當天處理完畢，日清月結。制單憑證摘要規范、憑證審核無誤方可入賬。結算制單崗位要嚴格按預算掌握各項經費結算報銷，防止赤字。
2、每天除在服務器硬盤備份外，每月結賬后，都必須將當月數據用移動硬盤雙備份，分類妥善保管。月末，根據需要，打印出各類總賬、明細賬、日記賬。
3、出納收銀崗位要充分利用金蝶軟件的出納管理功能，強化對貨幣資金的控制。完成現金、銀行日記賬的登記和查詢，出納崗位每天下班前要打印出現金日報表，并與庫存現金核對一致，現金與帳不符時，必須查清方可下班。進行銀行自動和手工兩種方法對帳，對未達賬款跟蹤檢查。
4.工資核算站點結合自己工作，要按上述各站點要求進行帳務處理，并密切同其他部門的聯系。
5、完成經費計提、分攤、成本結轉、往來結算的站點(崗位)要及時完成當月的業務處理。
6、各崗位上機要嚴格按操作程序進行，業務操作結束后，應通過“注銷命令”退出網絡系統，以防他人冒用。
7、各崗位要根據財政部對會計電算化管理的規定和要求，進一步建立完善會計工作電算操作管理、維護管理、帳務處理、檔案管理等制度。
第十三部分 經濟合同管理辦法
一、總則
1.凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。
2.訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。
3.本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。
4.除即時清結者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
5.原則使用公司制定的標準合同文本簽訂經濟合同。
6.由公司法律顧問根據總經理的授權，負責合同管理工作，指導，財務中心負責監督合同的履行、合同文本保管與結算工作。
二、合同的訂立
7.與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。
8.訂立合同前，必須了解、掌握對方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。
9.除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經濟合同。
10.對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業務委托的授權方式。
11.授權委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委托書，經公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。
12.符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：
(1) 單筆業務金額達一萬元的;
(2) 有保證、抵押或定金等擔保的;
(3) 我方先予以履行合同的;
(4) 有封樣要求的;
(5) 合同對方為外地單位的;
13.經濟合同必須具備標的(指貨物、勞務、工程項目等)、數量和質量、價款或者酬金、履行的期限、地點、和方式、違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。
14.對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。
15.合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經總經理批準同意，否則該業務不能成立，并追究相關人員責任。
16.每一合同文本上或留我方的合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經公司總經在我方所留的合同上簽字同意。
17.合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務中心等職能部門負責人和公司總經理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。
18.總經理對合同的訂立具有最終決定權。
19.流程中各審核意見簽署于合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。
20.對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章，并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要，須總經理特批。
21.單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
22.合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進行編號并登記。
23.合同文本原則上我方應持單份，合同文本及復印件由法律顧問、具體業務部門等各部門分存，原件由財務中心留存。
24.非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編號。
三、合同的履行
25.合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，
26.業務部門和財務中心應根據合同編號各立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。
27.有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理匯報并通知法律顧問。
28.財務中心依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
(1)應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的;
(2) 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。
29.付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務中心應當督促付款單位出具代付款證明。
30.在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經總經理簽字同意后，再轉財務審核付款。
31.合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。
四、合同的變更和解除
32.變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務中心、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。
33.我方變更或解除和同地通知或雙方的協議應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。
34.有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在當天向公司總經理匯報并通知法律顧問。
35.變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
36.變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。
37.合同變更后，合同編號不予改變。
五、其他
38.合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密。
39.業務部門、財務中心應當根據所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由財務中心據此統計合同訂立和履行的情況，并向總經理匯報。
40.各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料(包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等)按合同編號整理存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。
41.公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。
42.凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。
43.因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。
財務中心
2004年11月
