物業管理費收入隨著公有住房出售量的不斷上升，已成為物業公司的主要經營業務收入。規范收繳物業管理費內控制度，正確計算各會計期間的物業管理費，已是物業公司財務管理、會計核算工作中一項重要內容。為此在這方面作一些探討。
一、收繳物業管理費和會計核算的現狀
收繳物業管理費的工作是物業公司小區管理員或物業公司專職人員承擔的。業主收到物業管理費收據后向收費員繳款、收費員按收據金額收款后將“物業管理費”（收據聯）作為付款憑證退回業主，同時將“物業管理費”（記賬聯）和“現金”或“銀行解款單回單”交財務部門入賬，并由物業管理費臺賬記賬員（以下簡稱記賬員）記賬。這樣的業務流程從內控角度考慮還有不完善的地方。第一，收費員收到的物業管理費是否按時、全部、足額上繳，有否拖繳，甚至挪用現象，財務會計無法進行有效的監控。第二，記賬員登記的臺賬，記載是否正確，缺少行之有效的稽核制度，物業管理費臺賬登記收入與財務會計賬面物業管理費收入可能出現不一致的現象。第三，物業管理費臺賬中應收未收的物業管理費在會計核算賬戶上沒有正確信息的記載。第四，各會計期間物業管理費的收入按收付實現制方法結算當期損益，不能客觀、真實地反映各會計期間的收入，甚至出現將當期物業管理費收入，通過銀行調節表轉入下期會計期間，使已收繳物業管理費和應收未收物業管理費成為調節企業利潤的蓄水池。
二、完善收繳物業管理費流程，加強內部控制制度
內部控制制度是保護企業資產安全，保證會計資料真實完整，及時發現、糾正錯誤和防止舞弊的有效管理手段。建立和完善收繳物業管理費的內部控制制度和流程，能夠使物業管理費按時、足額入賬，杜絕挪用公款現象發生，及時發現業主拖欠物業管理費，正確記載物業管理費收入，真實反映企業經營業績。具體流程是：
1. 收費員在業主交納物業管理費時，必須在物業管理費（收據聯）、（記賬聯）上蓋公章、私章，還應加蓋收款日期章，并規定收款員將當天收到的現金填寫“現金解款單”送交銀行。根據“物業管理費”（記賬聯）定期填寫“收款清單匯總表”（一式三聯）隨同“現金解款單”和“物業管理費”（記賬聯）交財務部門審核、簽收、蓋章，將“收款清單匯總表”（第一聯）退回收費員保管。
2. 財務部門將審核、簽收后的“收款清單匯總表”（第二、三聯）和“物業管理費”（記賬聯）轉記賬員稽核，并由記賬員在“收款清單匯總表”上簽字，然后將第二聯退回財務部門，作為現金交款單的附件。“收款清單匯總表”（第三聯）由記賬員保存。記賬員憑“物業管理費”（記賬聯）登記臺賬，月末將“物業管理費”（記賬聯）和“收款清單匯總表”裝訂存檔妥善保管。
3. 記賬員月末編制“收繳物業管理費月報表”（一式二聯）報財務部門。月報表的主要內容包括：上月末累計欠交數，本月應交數（其中：調整本月前應交數）；本月實交數（其中：實交下年度數）；本月核銷數，本月末累計欠交數。經財務部門稽核確認，本月財務賬反映的物業管理費實收數與月報表實交數無誤，財務部門簽字后退回一份由記賬員保管存檔。
4. 財務會計按稽核后的“收繳物業管理費月報表”對“應收物業管理費”、“預收物業管理費”等科目進行賬戶處理。
5. 定期（年末）對應收未收物業管理費進行清算。對由于各種原因確實無法收回的壞賬損失，按制度規定，由記賬員列表、小區負責人提出申請、物業公司經理批準后進行賬戶處理。
三、物業管理費的核算方法
目前大多數物業公司是按收付實現制來核算物業管理費的，每月的營業收入與當期的費用不配比，年末預收下年度的物業管理費沒有列入“預收賬款”科目，本年內應收未收物業管理費也沒有列入當年收入。這樣就不能正確核算當期損益。影響了會計核算的真實性和正確性。
根據《物業管理企業財務管理規定》第十五條“企業與業主管理委員會或者物業產權人、使用人，雙方簽訂付款合同或協議的，應當根據合同或者協議所規定的付款日期確認為營業收入的實現”和《上海市公有住房售后管理暫行辦法》業主應與物業公司簽訂“房屋管理服務合同”的規定，物業公司物業管理費收入應按權責發生制原則進行核算。為了簡便操作，建議采取如下方法：
1. 當月收到物業管理費時借記“現金”、“銀行存款”等科目，貸記“應收賬款——物業管理費”科目（退回多交物業管理費按相反科目處理）。
2. 月末按“收繳物業管理費月報表”中“本月應交數”借記“應收賬款——物業管理費”科目，貸記“經營收入——物業管理費”科目。
3. 年末按“收繳物業管理費月報表”中實交下年度數，貸記“預收賬款——物業管理費”科目，紅字貸記“經營收入——物業管理費”科目。下年度初按上述會計分錄沖回：紅字貸記“預收賬款——物業管理費”科目，貸記“經營收入——物業管理費”科目。
4. 年末物業管理費壞賬損失，經物業公司領導批準，借記“管理費用”科目，貸記“應收賬款——物業管理費”科目或“應收賬款——物業管理費壞賬準備”科目。
