【摘要】筆者根據自己的工作實踐體驗對會計信息化的概念、特點;高校會計信息系統建設的思路、模式、意義等諸方面作一探討。
隨著我國高等教育事業的不斷發展,會計電算化系統已表現出眾多不足,不能滿足高校的管理和發展需要。由于現代信息技術的高速發展、會計信息化理論的不斷完善,使得高校會計信息化建設成為可能。
一、會計電算化系統的局限與會計信息系統的產生
會計電算化系統在計算機會計系統替代手工會計系統、提高工作效率、服務質量等方面做出了極大的貢獻。但隨著時代的發展,會計電算化系統表現出了相當大的局限性。
(一)會計電算化系統的局限性
1.會計電算化系統是手工會計模式的“計算機復制”,會計處理程序和方法基本上是把手工的一套移到電腦上。2.會計電算化系統是企業內部的信息“獨立王國”,財務軟件局限于財務部門使用,其他部門、管理人員不能及時查閱和掌握相關財務信息。3.會計電算化系統反映的財務信息總是滯后于業務的發生。一般都是業務先發生,產生紙質依據,然后通過經辦人員轉到財務,進入財務軟件,不能在業務發生時同步反映會計信息,也就是說不能同步反映市場信息。4.會計電算化系統滯后于現代信息技術的發展。現在internet-intranet技術的發展已經超越了會計電算化系統發展階段時的狀況。
(二)會計信息化系統的基本特征
面對新技術革命的挑戰以及管理層次提高的需要,21世紀的會計必須使會計電算化升級到會計信息化。“會計信息化”就是把會計的服務管理職能放在現在和未來的信息大環境中考慮的,是技術運用的提升,是觀念上、理論上的創新,其目的是建立一個適應現代社會需要的集服務、管理、決策于一體的會計信息化系統,其基本特征為:
1.會計信息化系統是從數據的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。該信息系統集服務、管理、決策于一體。2.會計信息化系統是會計學、計算機與網絡、信息技術、企業管理及經濟計量學等學科知識的相互融合、貫通及運用創新,是對會計電算化系統進行改造和整合后產生的能適應信息化社會要求的新型系統,是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統。3.“會計信息化”構建的是一個開放的、與市場同步的會計信息系統,它全面使用現代信息技術,處理高度自動化,實現會計信息資源高度共享,使每個組織都主動地報告、使用會計信息。會計信息將在更大程度上實現開放和公開。
二、我國高等教育事業的發展促使高校加快建設會計信息化
自1999年我國執行《面向21世紀中國教育振興行動計劃》以來,高校擴大了招生人數,使更多青年能夠進入大學校園。此舉滿足了社會經濟發展的需要,滿足了廣大學生和家長對教育的需求,也促進了高等教育的改革,促使高等學校改變精英化教育的培養模式,以適應社會多樣化的需求。
高等教育的快速、蓬勃發展給各高校管理帶來了極大的壓力,加快高校會計信息化建設非常必要,主要體現在:
(一)擴招使各高校辦學規模在短期內迅速提高,學生、資產、教職工隊伍不斷擴大
截止到2004年末,全國各類高等教育總規模達到2000多萬人,高等教育毛入學率達到19%。普通高等學校全日制本、高職(專科)在校生平均規模由2003年的7143人提高到7704人。
(二)擴招使大部分高校新征土地來建新校區
在1999年前,一般高校學生人數都較少,占地面積也不大,擴招使大部分高校的原有校區都無法維持正常辦學,大部分高校都在郊外或其它地方新征土地,建新校區,使得很多高校都在跨區域辦學、辦公。
(三)各高校規模擴大后,管理難度越來越高
部門協作要求加強、工作效率要不斷提高等因素都要求高校以財務為核心,建立信息化管理。
三、高校會計信息化建設實施構想
(一)實施條件
現代信息技術的核心——互聯網、局域網技術的高速發展為實施高校會計信息化提供了前提條件。目前,絕大部分高校都有較好的校園局域網,但其大部分都僅僅只是一個宣傳的窗口,或者是為學生提供課件、成績查詢等,未能充分利用其強大的網絡功能。
軟件開發行業的快速成長、財務軟件和管理軟件的日趨成熟都為實施高校會計信息化創造了條件。企業中成功實施ERP的案例也可以為實施高校會計信息化提供借鑒。
信息化實施成功與否的一個關鍵因素是用戶。用戶對信息化實施的影響主要有兩點:一是用戶對信息的接受程度;二是用戶的使用水平問題。而高校的教職工和學生都有較高的教育水平,高校實施會計信息化有較大的優勢。
(二)高校會計信息化實施模式構想
該模式是以校園局域網為依托,以財務為核心,以學生管理、教學管理、后勤管理、內部審計、資產管理為骨架,通過密鑰管理,建立以各級領導、教職工、全體學生、在校生家長等為使用對象的會計信息管理系統。
該模式構想示意圖如上圖所示。
該模式的說明:
1.軟硬件配備:較好的校園網絡結構、硬件加密器、安全軟件、系統軟件、工作站管理、查詢軟件(財務會計模塊、管理會計模塊、教學管理模塊、審計模塊、學生管理模塊、資產管理模塊等等,可延伸)。
管理、查詢模塊之間是有機結合的,數據接口標準化,實現信息集成。
2.系統中的安全管理:通過硬件或軟件加密技術,實施嚴格的口令權限管理,建立用戶、模塊、數據間的對應關系,即相應的用戶使用相應的管理、查詢模塊,讀取、存儲、加工相應的數據。
3.業務流程說明:(1)關于學生業務的流程:學生被錄取后,通過學生管理模塊進入系統,財務、后勤、教學等模塊自動獲取其相應信息,為其產生相應的交費、學籍、生活檔案,進入日常管理;學生畢業時到有關部門辦理離校手續,各部門管理模塊中為該生檔案注明可離校;最后由教學管理部門發給畢業證離校,并在系統中備份后,注銷其所有檔案。(2)關于教職工的業務流程:職工進入學校后,通過人事部門管理模塊進入系統,相應模塊自動獲取其相應信息,為其建立檔案,進入日常管理。職工以個人身份進入系統,可以了解自己的收入、所得稅、住房公積金、本部門和學校相關情況等;如離校則到有關部門辦理離校手續,各部門管理模塊中為該職工檔案注明可離校,最后由人事部門在系統中備份后,注銷其所有檔案。(3)學校其它日常業務流程:學校的經費預算核定以后通過財務管理模塊進入系統,各部門在預算核定范圍內辦理相應業務;各級領導、各部門有關人員通過相應的模塊隨時可以了解本校、本部門的經費、資產、人員等狀況;審計部門可以隨時掌握了解各部門辦理業務中有無違規、違紀狀況。
如學校有兩個甚至更多校區的,各校區各部門的管理模塊系統可以通過校園網接入互聯網,實現異地網上統一辦公。
四、實施高校會計信息化建設的意義
實施高校會計信息化不僅可以大大提高工作效率,滿足高校擴招后學生增加好幾倍、職工卻基本不增長而帶來的工作需要。更重要的是,該系統通過以財務為核心整合了資源,公共數據平臺的建立能完成部門之間的實時溝通、協調、信息共享。
通過該系統,財務部門了解的信息將更全面、充分,預算將更有依據,工作會更主動,領導的決策也會更科學。各部門在更加全面地了解財務信息、財務工作后,也會更規范、更主動地完成經濟業務,支持預算執行。單位也可以實現實時監督,資金安全更有保障,亦可提高資金使用效率。
二十一世紀的會計必將是以信息技術為中心的會計,作為人才、先進技術相對更集中的高等學校亦應是會計信息化實踐的先行者。
徐光友
