收費是高校收入的重要來源，是學校財務工作的重要組成部分，高校收費管理工作涉及的部門較多，數據變動頻繁，對數據信息流的處理比較復雜。加強收費數據的管理與監控，使收費信息流建立在高效、準確、及時的基礎上，對于及時完成學校的收費工作，降低財務風險，為學校管理層提供有效的決策支持等方面都具有重要的意義。
一、高校收費數據信息流管理中存在的問題
目前大部分高校收費工作已經采取了數據庫管理、銀行代扣或代收的管理模式，大大減輕了收費管理工作量，提高了工作效率與工作質量，但是隨著高校收費工作的日趨復雜化，在運行過程中出現了一些問題。
（一）編碼不統一，信息交換存在障礙 由于收費數據源來自于多個單位或部門，信息流存在多源性，數據源編碼不統一，數據的識別碼存在多樣性。各單位對數據的使用要求不同，在字段設置上也不盡相同，給信息傳遞和使用過程中復核加工處理帶來困難，監控難度增大，協調困難。以科研課題收費為例，科研處根據課題的立項情況和自身的編碼規則會建立相應的課題管理系統，編制相應的課題代碼；財務處在接收課題費時，根據財務的規則編制自己的收費代碼，在課題費的報銷和課題的結題統計過程中就會產生很大的障礙，如果課題管理是按照人員而不是課題項目，在報銷過程中就模糊了課題項目的個體金額，不利于課題的有效管理。
（二）信息通道不暢，不規范，觸發機制、驅動機制不健全 信息傳遞過程隨意性太大，傳遞的路徑不規范，傳遞過程非正常中止現象嚴重。大多數高校沒有統一的數字化收費管理平臺，各種管理系統之間不能建立數據的同步共享，比如住宿管理系統、學籍管理系統、科研管理系統，后勤管理系統等，開發的平臺、應用的操作系統和數據庫系統之間都相互獨立，無法實現數據的共享和同步，很多情況下需要移動存儲設備和電子郵件甚至紙質媒介傳遞數據。一個部門的數據更新或產生之后，沒有一個強制性的主動機制讓信息流動，完全靠工作人員的自覺性去觸發，給信息的及時傳遞和更新帶來障礙，往往一個單位的信息早已更新，但是有的單位還是用的更新前的數據，給財務收費管理和分析決策帶來很大的困難，在學校財務和繳款人之間產生一些矛盾；信息發出后，在信息通道中傳遞時，驅動機制不健全，沒有一定的方法措施促使信息及時、準確的傳遞，信息在傳遞過程中耽誤很多時間，直到相關部門核對信息不一致時才能發現信息在傳遞過程中已經停止。
（三）信息流傾向于數字化，加密難度增大，存在較大的安全問題及人為修改的危險 隨著現代網絡信息技術和計算機的普及，財務數據電子化成為一個普遍的發展方向，高校收費數據也不例外。越來越多的收費數據采用數字化方式傳播，加快了信息的流動速度，提高了工作效率，提高了數據的準確性，使得各部門之間的配合更加密切，能夠更加及時地做出決策。但是隨之而來的，與傳統的紙質信息傳遞方式不同的是，信息的加密難度加大，信息在傳遞過程中可能產生泄漏，受到網絡病毒等攻擊的可能性增大，采用電子形式也容易被人為修改，修改后又難以留下清晰可查的痕跡，給收費信息的安全帶來很大的挑戰。
（四）反饋機制不健全，缺乏雙向反饋與監督 信息流從信息源發出后，是否到達使用者、何時到達使用者，以及使用者的反應等，無法以制度化的方式及時反饋到信息發出者；信息流在中間使用者發生修改變更，無法及時向相關方發出變更通知信息；信息從信息源發出后，后續使用者是否嚴格按照信息的初始狀態使用，沒有部門去監督，對信息的安全和學校收費管理造成很大的隱患。例如，學生休學的信息流程控制中，學生從教務處辦理好休學手續后，一般會讓學生本人持休學通知書送達學生工作處、圖書館、住宿中心、財務處等部門，但是信息流從教務處發出后，就進入“黑匣子”階段，至于學生如何送達相關部門，什么時間送達，就完全失去了控制與監督，如果學生一直沒有把休學通知書送達財務處，只能到收繳學費時，財務處把欠費名單發送到院系，才能發現學生已經休學。
二、收費數據信息流管理與監控的具體措施與方法
針對上述問題，應充分考慮各方面的因素，在高校收費管理平臺的基礎上，進一步加強信息流的管理，增加系統與網絡自動控制，減少人為操作控制因素，實現數據與信息的無縫對接，保證收費管理工作的正常運行。
（一）建立全校唯一的信息編碼 建立集中的數字化收費管理平臺或者下載站點，所有基本信息的數據或者編碼規則，都要統一到同一個站點下載或者追加新的收費條目，保證數據編碼的統一與協調。各個單位每次對外報送數據，都必須與基本數據信息核對，所有的數據都以最新基本數據信息為準。基本數據信息下載站點數據發生變更的，必須列出變更的明細和時間，便于數據使用人員比對自己已有的數據是否存在變更或者增加的情況。數據編碼的統一，使學校收費數據的傳遞和使用建立在協調一致的基礎上，便于數據的核算、分發和使用，便于做好收費數據的實時監控和對比分析等。建立固定的編碼機制后，所有的編碼都要遵循一定的格式和編碼規則，數據一旦分發，編碼嚴禁修改，否則會給已經使用數據的單位造成很大的麻煩。
（二）縮短信息傳遞的通道，清除信息傳遞中的噪音，建立網絡化、高效、低噪音的信息流 建立集成的收費管理系統，教務管理系統、住宿管理系統、科研管理系統、后勤管理系統中的數據變更實時同步到收費管理系統，減少數據的中間傳遞過程和傳遞環節，減少人為干擾因素。建立健全信息更新的傳遞觸發機制和信息傳遞的驅動機制，數據發生更新時，必須同時啟動信息的傳遞程序，通知和傳遞到相關部門，并監控信息的流動過程，保證信息傳遞過程不能中斷停止，保證信息的及時高效運轉。
（三）建立健全內部控制體系，建立數據保護機制，加強數據的保密與安全 建立數據的集中管理和數據變更審核機制，所有需要變更的數據，必須經過審核確認，保證數據的原始性、安全性、可比對性。跟隨信息流的傳遞確認程序，建立統一的信息傳遞網絡平臺，接收方接收到數據時必須即時確認接收，并對接受到的數據的變更承擔責任。
（四）建立有效的雙向反饋信息流，保證信息動態傳遞的每一過程都能得到確認與反饋 跟隨信息流的，必須有數據接收確認單，經手的部門登記確認收到的數據信息，需要修改的數據，反饋到數據源頭，同時終止需要修改的數據的傳遞，直到收到新的數據開始重新流動。信息發送到一個部門之后，經過部門的加工處理，如果發生變更，需要修改的，必須同時向信息的上下游發出信息的變更通知，保證所有接收和發出信息的單位采用相同的數據，避免各部門之間的數據不一致，給工作造成被動和矛盾。
三、收費數據流在財務部門的處理與監控
收費管理工作需要財務處、學生處、教務處及學生公寓等部門的密切配合與合作，在全校統一的收費管理平臺上，形成一個完整的信息處理流程。財務部門作為收費數據的的使用和集中處理單位，在收費數據信息流程的協調與監控方面負有重要的不可替代的作用，應重點做好以下幾個方面的工作。
（一）財務部門應依托收費管理平臺，設立關鍵控制節點，通過節點促成信息流的高效流動、有效使用與監控 所有的收費項目必須由發起單位填制通知單或者在收費管理系統客戶端添加收費記錄，并提供合法有效的收費依據，經由內部控制審核后由財務處負責收費。已經生成的收費項目如果發生變更，應由發起變更的初始單位，填制變更通知單，配合數據傳遞確認單，一同通知傳送到財務部門，財務部門經辦人接收數據后，要在數據傳遞確認單上登記確認，發送接收回執，并及時審核更新數據，保證收費信息的準確和及時。財務部門對于接收到的收費數據信息，應與相關使用單位定期核對，建立長期對賬機制，并及時將信息反饋到相關單位，接受相關單位的監督，保證收費數據信息準確安全，高效流動。
（二）按照財務會計的處理標準，建立收費管理的憑證記錄式管理系統 年度初始，應配合預算，初始化數據，結轉上期的欠費及應退費數據，建立本年度（學年度）的數據起始點。在日常收費管理工作中，對于每一筆數據的添加、變更、結算退費等記錄，必須按照會計標準生成記賬憑證，通過內部控制審核，月底生成當月的收支（退）報表，保證每一筆業務都有據可查。會計期末應定期與相關部門進行對賬，保證數據準確完整，發現問題及時更正。
參考文獻：
［1］代紅梅、葉寶丹：《糧食產業化中信息流管理策略探討》，《商業時代》2010年第17期。
［2］雷少陽、吳和林：《軍隊供應鏈信息流管理研究》，《現代商業》2010年第2期。
