學術會議是學術交流的重要形式之一。對學術會議的收支實行預算管理，是保證學術會議有序進行，實現學術會議社會效益和經濟效益有機結合的重要舉措。近幾年來，中華醫學會部分專科分會通過認真執行會議預決算制度，在提高學術會議管理水平和保障學術會議執行效果的同時，有效地降低了會議成本，樹立了學會勤儉辦會的良好形象。
一、學術會議預算管理的意義
預算管理不僅僅是一種管理制度和控制方略，更是一種管理機制，使組織資源獲得最佳效率和獲利的一種方法，更是簡化辦事程序、提高辦事效率的有效方法。
學術會議的預算是基于學術會議的運營計劃編制的一個定量的會議財務計劃，包括預期的會議支出（包括固定支出和可變支出）和會議收入，在一定程度上反映出學術會議的運營方式和運營效率。從某種角度講，掌握會議預算的人就掌握了整個會議。學術會議的預算管理不僅有助于提高經濟效益，提高資金使用效率和可持續發展能力，同時有助于會議質量和會務水平的提高。
二、學術會議預算的基本內容
1．會議收入
包括學術會議贊助收入、參展企業的展位收入、會議注冊費收入、會議資料收入、會議其他收入。
2. 會議支出
（1）固定支出
主要包括會議前期籌備費用、宣傳費用、印刷費用（會議通知和其它宣傳品的印刷）、場地和設備費用、審稿費用、辦公費用（會議用品、通訊費和復印費）、專家費用、工作人員費用（往返差旅、交通、會議期間食宿、勞務等）、承辦費用、營業稅金及附加等。其中前期籌備費用是指會議前期策劃、會議地點的考察等發生的交通費、招待費、住宿費、差旅費等支出。宣傳費用是指在有影響的專業雜志上刊登會議通知、會議招商廣告、郵寄會議通知等會議宣傳性質的支出。專家費用包括會議論文集的專家審稿費、會議演講者/主持人/特邀嘉賓的往返差旅費、交通費、會議期間住宿費、餐飲費和勞務費。營業稅金及附加包括營業稅、城建稅、教育費附加，綜合稅率為會議各項收入的5.5%。
（2）可變支出
可變支出是指隨著會議代表的數量變化而成正比例變化的支出。對于大多數會議來說，會議的可變支出會隨著會議人數的增加而增加。包括會議餐飲費和會議論文集印刷費。
3． 會議收入扣除會議支出后的會議利潤(結余)
三、學術會議預算編制的具體步驟
首先業務部門做出詳細的會議運營計劃，如預計參會人數、收費標準、會議的宣傳計劃、會議的招生和招商計劃、大會特邀報告的組織計劃、各種費用支出項目等。
財務部門在業務部門制訂的會議運營計劃的基礎上，結合各項收入、支出標準，根據可能發生的業務量范圍，按照一定的程序進行編制。注冊費收入預算按照收費標準和可能參會人數進行編制。贊助收入和參展收入預算按照收費標準和贊助、參展企業數量進行編制。固定支出預算按照支付標準和規模進行編制。可變支出預算按照支付標準和參會人數進行編制。
會議預算編制完成后經會議負責人、部門領導、財務負責人、上級領導逐級審批后執行。
四、預算控制與執行
會議預算一經批準，就進入了執行階段，管理工作的中心轉入了控制，即設法使會議按照計劃進行，在保證會議效果的前提下從嚴控制會議各項開支，努力做到以會養會，力爭會議結余。
預算執行與控制應遵循如下原則：
1. 會議指定一人負責全部直接會議開支，明確預算內的費用批準和使用的權限和范圍，以便集中管理，避免出現相互推諉扯皮的現象。
2. 必須按照預算執行，做到各項支出有開支標準，并符合預算。對于超出預算標準或數量的開支，必須經上級領導批準后方可執行。
3．會議結束后的會議決算。會議結束后，應按照會議實際收入和實際支出編制會議決算，通過與會議預算比較，找出差距和產生差距的原因，使得會議預算管理逐漸持續改進和完善。
五、需要注意的幾個問題
1.領導重視，親自組織動員，更新觀念。
實行預算制度調整了有關各方的利益格局，增加了有關各方的工作量，對此不理解或不配合的同志，將成為實施預算管理的阻力。
2. 會議預算必須與詳細的會議計劃相結合
預算必須與業務部門制定的詳細會議運營計劃相結合，否則預算與執行就變成了兩張皮，在執行過程中極易出現以預期收入指標確定不合理為由拒絕嚴格執行預算。為此必須進行充分的信息收集，分析和預測可能的風險，否則預算的審批就極易演變成領導與業務部門之間簡單地討價還價。
3. 做好歷史數據的積累與分析
通過對各種標準、定額、指標等歷史數據的積累與分析，為會議預算的制定提供基礎數據。
4. 預算執行過程中的及時反饋
在預算執行過程中，會議指定的負責人（或會計人員）向業務部門或負責會議支出簽字的領導及時準確反饋預算的執行情況，避免在預算已經超支的情況下仍盲目簽批支出項目的情況。
謝萍
中華醫學會財務處
郵編100710
