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論會計電算化下的內部控制

1 會計電算化對會計內部控制的影響

  (1)內部控制的范圍發生變化。

  (2)內部稽核機制發生變化。實行電算化后,由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續都由計算機自動處理統一執行,會計工作的分工、崗位職責、權限也發生了變化,許多業務處理程序被大大簡化,會計人員無法直接參與和控制,一些內部牽制措施無法執行,其審查、稽核機制被削弱。

  (3)內部控制的重點有所轉移。實現會計電算化后,內部控制的重點轉移到對原始數據輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統之間連接的控制等幾個方面,尤其是原始數據的輸入方面。

  (4)會計信息存儲介質、存儲方式的改變。

  (5)內部控制的形式發生變化。實現會計電算化后,內部控制由原先的單一人工控制轉變為人工控制和程序化控制相結合。會計電算化的程度不同,程序化控制的數量也會有所不同,一般來說,電算化程度越高,采用的程序化控制要求也越多。

  (6)內部控制的重點發生了變化。在電算化環境下,除了人這個執行控制的主體外,許多內部控制方法主要通過會計軟件來實現,因此,在計算機會計中,控制的重點已不再僅僅是人,還包括人工處理控制、原始數據進入計算機控制、會計信息輸出控制、人機交互處理控制、計算機系統之間連接控制等多方面。

  2 電算化系統下的內部控制的管理特征

  (1)操作授權口令化。在會計電算化環境下,操作員的口令和密碼是進入會計系統的唯一通道,與手工會計系統授權人員簽章不同的是,口令和密碼更容易被丟失和盜取,引發不易察覺的會計資料失真。

  (2)系統失控的隱蔽性。在會計電算化環境下,許多應用程序本身就帶有內控的功能,如果企業在初期設置時沒有考慮周全,由于程序運行的重復性,往往會使失控情況長期不被發現,造成很大的損失。

  (3)系統缺乏交易痕跡。在會計電算化環境下,文件記錄的控制功能大大減弱,一旦企業發現錯誤,由于部分交易幾乎沒有痕跡,難以追查出錯源頭。比如每一筆會計分錄的錄入系統都會要求借貸平衡,可是如果錄入的會計科目錯誤而審核時又沒有及時發現,將會使查找非常困難,可能最終需要查找每一張記賬憑證。

  (4)控制范圍擴大。在會計電算化環境下,不僅要對交易處理控制,還要對系統權限控制,修改程序控制,網絡安全控制等等。

  (5)信息存儲安全風險增大。在會計電算化環境下,會計信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中,容易丟失或損壞,如果沒有及時存儲,甚至需要全面恢復系統。

  (6)電子商務的應用增加了網絡風險。網上銀行、網上報稅、遠程報表、遠程審計等新功能的出現,必須要求相應的內部控制程序。

  3 完善會計電算化下的會計內部控制的幾點建議

  (1)加強對會計基礎工作的控制。會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否準確、完整等,做好會計基礎工作控制主要是在單位內部建立起一套全面、規范的管理制度和方法,以及完整的規范化數據格式。

  (2)具體控制電算化下的會計處理操作。為了保證信息處理質量,減少產生差錯和事故的概率,應制定嚴格的指計算機業務處理具體操作步驟和具體要求,如:各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;數據錄入員對輸入數據有疑問,應及時核對,不能擅自修改;發生輸入內容有誤的,需按系統提供的功能加以改正,如編制補充登記或負數沖正的憑證加以改正;開機后,操作人員不能擅自離開工作現場;要做好日備份數據,同時還要有周備份、月備份等等。

  (3)加強對會計資料的管理。在實行會計電算化之后,隨著存儲介質的改變,對會計資料管理的要求也更加嚴格。應采取各種安全保證措施,做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作,采用磁性介質保存會計檔案的,要定期進行檢查和復制,防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失,所有的軟件文檔資料、數據結構形式、程序說明書和源程序清單均應按機密文件管理,報廢的計算機,應將其硬盤徹底格式化,以防數據泄密。

  (4)加大對復合型會計電算化人才的培養力度。對電算化管理人員的培訓工作要經常性地進行,并結合經驗交流,使培訓收到實效。在吸納高校會計電算化畢業新生的同時,還應選拔具有一定計算機知識的會計業務骨干到高校進修計算機專業,這樣新老結合,高、中、低結合的會計電算化人才隊伍就會形成,必將推動會計電算化工作的進一步提高。

  (5)加強內部控制審計工作。對會計資料進行定期審計,審查電子數據與打印存檔資料的一致性,審查數據保存方式的安全性、合法性,防止出現非法修改歷史數據的現象,對電算化系統運行的各環節進行審查,防止任何形式的漏洞存在。

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