隨著醫院規模的不斷擴大，反映經濟和業務增長的數據日趨復雜性，以提高經濟效益、加強醫院財務管理為目的的醫院會計電算化和信息論、系統論等新興理論的出現，要求在財務管理中大大提高財務管理的效率，從而實現會計工作的現代化。會計電算化大大提高了醫院會計信息處理的速度和準確性，能夠為會計信息的使用者提供及時準確的會計信息。
一、當前醫院會計電算化過程中存在的問題
1.醫院會計人員的知識結構不合理
一方面，醫院會計人員的知識、理論能夠滿足手工會計，而會計電算化工作對會計人員提出了更高的要求。兩種會計人員均掌握一定的會計專業知識，還需掌握計算機財務軟件和相關設備的維護及保養知識運作。積極與復雜的會計知識結構的培訓已成為時代的潮流。一般會計人員具有相關的會計業務經驗，但缺少計算機專業知識，不能熟練地進行會計電算化操作。另一方面，傳統手工模式向現代會計電算化轉變過程中，全盤照搬手工會計模式是不夠的。突出表現在手工模式下，不能處理會計信息傳遞過程重復的問題，不能按照計算機處理會計數據信息的特點重新規劃業務。在實際工作中，只有兩方面結合起來，以最低的成本，重新定義業務流程，以適應計算機處理。
2.醫院會計人員缺乏對數據安全性和保密性的認識
目前，醫院會計電算化中，安全問題不能保證，一旦遇到軟硬件故障或計算機病毒，數據的安全性，可靠性將受到威脅；隨著數據存儲介質的變化，如果信息沒有定期打印存檔或隨機備份不及時，數據一旦被破壞，損失將無法彌補。另一方面，醫院會計人員保密意識淡薄，導致嚴重損失，主要表現為權力運作不正常，經營管理不嚴密。口令密碼及操作權限設置不當，導致嚴重事故時有發生。
3.醫院會計電算化檔案管理制度不完善
一方面，由于實行會計電算化時間短，醫院相關人員對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理經驗，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，而已經歸檔的內容又不完整。沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責，從而造成會計檔案被人為破壞和自然損壞，甚至單位會計信息泄密。
另一方面，會計數據盤的備份和清理不規范。實行會計電算化后，應及時備份硬盤數據，并且每次備份不少于兩套，分兩地存放；按時清理磁盤備份，每年至少進行一次清除過期數據。但一些單位對會計數據備份管理未形成制度，隨意性大，一旦會計電算化系統出現故障，會計數據將無法恢復。
4.醫院電算化系統軟硬件更新慢
會計軟件的技術水平低，無法滿足多用戶對會計信息數據的需求。由于初期配備了小型桌面數據庫系統，主要用于單用戶，無法適應同時使用多用戶的訪問需求，功能單一，因此，越來越不能滿足當前業務下多客戶端的日常需求。而且，要更換或進行軟件的二次開發以滿足某些特殊要求，成本往往過于昂貴，又難以與現行會計制度配套銜接，影響了醫院的發展。
5.醫院會計電算化重視財務職能，疏于管理職能
會計工作，主要是事后核算和分析、提前控制和預測。會計電算化的應用和發展，可以大大發揮計算機的計算能力，使會計師從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，但是，當前醫院會計電算化中對于財務的管理職能表現并不突出。
二、完善醫院會計電算化的對策和建議
1.提高醫院管理層對會計電算化的認識
醫院管理層要充分認識到會計電算化系統在醫院管理工作中所發揮的重要作用。會計電算化系統是一項需要長期不斷投入和支持的軟件工程，必須在搞好頂層設計的基礎上，加大資金和技術投入，同時要在符合醫院經濟運行規律的條件下，有醫院管理層的直接參與，全院職工的積極配合和病人的理解，整項工程才能得以順利進行。
2.積極建章立制，保證會計電算化系統安全可靠地運行
第一，加強操作程序控制。操作規程應明確職責、操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統文件。如規定交接班手續和登記運行日志，規定數據備份及機器的使用規范，規定軟盤專用以防病毒感染，在系統運行過程中出現硬件故障要及時進行故障分析并做好記錄，以及及時維護，保證軟件系統的適應性和完善性。電子原始數據必須經不同人員審核和確認，再利用模塊自動生成電子記賬憑證，自動形成后的電子記賬憑證不允許任何人擅自修改。
第二，加強操作人員授權控制。會計軟件正式投入使用后，對各類人員制定崗位責任制度，建立健全授權規章。如規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員，各種工作崗位的操作員須經系統管理員授權，以獨立的密碼注冊登陸，并設定相應的工作權限。信息數據在服務器上自動備份，內部財務信息按權限訪問瀏覽，數據更改受各種牽制，系統管理員不得濫用職權等，實現職權分離，避免失控及舞弊現象發生。
第三，監控、操作分離，實現系統內部的有效制約。網絡環境下處理會計信息，在內部可設會計操作與信息監控兩個崗位，對每一筆業務同時進行多方備份。當會計人員進行賬務處理時，其操作與數據也被同步記錄在監控人員的機器上，由監控人員進行即時或定期審查，一旦出現數據不一致，即刻進行深入調查，這就明確了崗位劃分，實現了有效制約。
第四，加強系統安全控制。會計信息系統的安全控制，是指采用各種方法保護數據和計算機程序，以防數據泄密、更改或破壞。主要包括：無關人員不得隨意進出機房；不準將外來U盤等存儲介質帶進機房；作好數據備份；數據存儲與處理相分離；編程及軟件維護人員不得隨意接觸計算機系統。由于電算化會計的“無紙化”辦公，數據修改無痕跡，應完善上機操作日志，防止會計人員濫用職權，造成損失。
3.不斷完善會計電算化系統，確保醫院管理核心系統地位不動搖
首先，根據當前工作的要求，重點解決會計電算化系統與核算系統（如工資核算、住房公積金核算、物資管理和部門核算）的兼容問題，同時，還要針對醫院的特點建立一個附屬子系統來輔助全局管理。
其次，會計電算化系統的建設必須納入醫院管理信息化建設的統一規劃，作為醫院管理信息系統的核心部分，在完善滿足自身系統的功能要求和安全要求的同時，還要保證與醫院其他部門的信息共享和數據交換，力求數據一方輸入多方共享，在硬件網絡上與其他部門的管理系統共享一個網絡平臺。只有這樣，才能使電算化系統協調有效地運行，提高會計核算質量，為加強醫院內部管理控制提供便利條件。
4.注重安全保密，嚴格落實檔案管理和內部控制制度
第一，建立嚴格的會計電算化檔案管理制度，及時備份數據。電算化會計檔案的管理與保存容易被忽視。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應備份，并且備份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名，存放在不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。應按時清理磁盤備份，每年至少進行一次過期數據清除。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等計算機操作系統信息。
第二，實行必要的內部控制。實行用戶權限分級授權管理，建立網絡環境下的會計信息崗位責任。建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。從電算化軟件的設計入手，增加軟件本身的限制功能，強化審計線索制，建立進入網絡環境的權限制，增強網絡安全防范能力。為提高網絡會計信息系統的安全防范能力，應采用一些措施，例如，采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。
第三，加強培訓，提高財務人員素質。在運行前會計電算化系統就要對使用該系統的有關人員進行培訓，提高對系統的認識和理解，減少系統運行后的差錯。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓時間。系統運行前對有關人員的培訓，不應局限于對系統的操作，還應包括系統投入運行后新的內部控制制度、新的憑證流轉程序及高質量的會計信息以及進一步利用和分析的前景等。
醫院應用會計電算化系統，將大大完善醫院的會計工作，使得醫院的會計工作從單一的核算功能向更高級、更復雜的分析預測功能轉變。這種變化的意義在于提高財務信息的準確性和使用價值，強化會計監督職能，推動醫院經濟發展，以便更好地為醫院管理者的決策服務。
