導讀：要想讓預算發(fā)揮應有的作用，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進行預算編制和預算管理的工作非常繁瑣，工作量也非常大。所以，我們相信，隨著國內(nèi)企業(yè)信息化浪潮的到來，企業(yè)預算管理也必將經(jīng)歷Excel表（手工預算管理）、財務軟件預算管理，向?qū)I(yè)化的預算管理軟件發(fā)展的過程。
目前，全面預算管理已經(jīng)成為國內(nèi)多數(shù)企業(yè)提升管理水平的重要工具，但從實施的效果來看，預算正真能夠?qū)?jīng)營目標進行有效控制的企業(yè)并不多見。這里面顧然與部分企業(yè)管理基礎薄弱、高層領導重視不夠、預算方案不符合企業(yè)實際及企業(yè)環(huán)境難以有效預測等因素有很大關(guān)系，但另外一個重要原因就是預算管理的手段較落后，已難以適應企業(yè)業(yè)務日趨復雜和外部環(huán)境變化日趨劇烈的要求。
我們知道，全面預算是對企業(yè)未來經(jīng)營狀況和財務結(jié)果的事前模擬，預算要發(fā)揮應有的作用，有兩點非常重要：一是預算應盡可能編制的比較詳細，只有細致的預算才有可能更符合企業(yè)的實際；二是預算必須能夠隨經(jīng)營環(huán)境的變化進行動態(tài)的滾動調(diào)整。要做到這兩點，如果沒有信息化的手段，僅靠手工進行預算編制和預算管理的工作非常繁瑣，工作量也非常大。所以，我們相信，隨著國內(nèi)企業(yè)信息化浪潮的到來，企業(yè)預算管理也必將經(jīng)歷Excel表（手工預算管理）、財務軟件預算管理，向?qū)I(yè)化的預算管理軟件發(fā)展的過程。
一、 Excel表――手工預算的主流工具
自從微軟公司的Microsoft Excel面世以來，其操作簡單、功能強大表格處理和計算能力受到了廣大財會人員的喜愛，在企業(yè)的預算編制工作中得到了廣泛使用。直到今天，多數(shù)企業(yè)仍然在使用Excel表編制企業(yè)預算。但是，隨著預算管理的作用不斷增加和企業(yè)管理精細化要求的不斷提高，傳統(tǒng)使用Excel表進行手工預算編制和管理的缺陷將將越來越突出。
1．用Excel編制預算難以實現(xiàn)各部門的有效參與和數(shù)據(jù)共享
全面預算是一個內(nèi)部聯(lián)系緊密的預算體系，既包括業(yè)務預算，還包括財務預算，需要企業(yè)從銷售、生產(chǎn)、采購到人力資源、財務等各部門共同參與進行編制，其中某些部門的預算編制需要運用其他部門預算的數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)部門編制生產(chǎn)預算一般需要銷售部門編制的銷售預算的數(shù)據(jù)。所以，預算編制必然需要企業(yè)內(nèi)部各部門之間加強協(xié)調(diào)和溝通，而且，越是規(guī)模較大、組織層級較多的企業(yè)預算協(xié)調(diào)的工作量就越大。在這種情況下，由于Excel只是簡單的單機辦公軟件，運用Excel表編制預算，各部門之間缺乏一個共享的數(shù)據(jù)平臺，大量的溝通工作必然需要通過文件傳遞、電話或面談等其他方式進行，從而大大影響預算編制的效率，甚至還有可能影響數(shù)據(jù)的準確性。
2．預算編制以外的其它預算管理工作難以用Excel實現(xiàn)
Excel畢竟是一般的辦公軟件，并不是針對企業(yè)預算管理的需求而設計，所以，除了編制預算的功能使用起來比較簡單、方便以外，預算管理的其他職能，如預算目標的制定與分解、預算審批、預算下發(fā)、預算調(diào)整和預算分析等仍然需要手工去做，特別是預算的差異分析，數(shù)據(jù)量大，工作繁瑣，費時費力，還可能造成數(shù)據(jù)錯誤。所以，嚴格意義上說，Excel不具備預算管理的功能。
3．Excel缺乏權(quán)限管理功能，對于預算的保密性和安全性來講有嚴重的缺陷
預算數(shù)據(jù)包括企業(yè)的經(jīng)營和財務目標和計劃數(shù)據(jù)，這往往是企業(yè)內(nèi)部相對機密的信息。但預算工作又需要各部門參與，這就需要設定不同部門和人員的權(quán)限，才能保證預算的保密和數(shù)據(jù)安全。Excel 定位于通用辦公軟件，不具備權(quán)限管理的功能。
二、財務軟件——簡單的財務預算工具
財務軟件一般主要是為了滿足企業(yè)財務會計核算的需要，同時附帶滿足企業(yè)的固定資產(chǎn)管理、預算管理等其他功能而設計的軟件。與Excel相比，財務管理軟件在預算管理的信息化方面前進了一步。好的財務軟件具有預算編制、預算分析、彈性預算、預算控制等功能。其預算功能一般能夠靈活定義預算科目的口徑，并為該科目制定預算額；在預算的執(zhí)行控制方面，它能夠與核算系統(tǒng)緊密集成，從而在某個部門的某項費用超過預算額時，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動報警；在預算分析方面，系統(tǒng)能夠自動將財務實際發(fā)生數(shù)與本年預算數(shù)或其他年份預算數(shù)進行對比分析。
鑒于財務軟件涉及對象主要是會計科目、會計帳簿和會計報表，不可能把企業(yè)的業(yè)務內(nèi)容，如銷售、生產(chǎn)等內(nèi)容涵蓋進來。所以，財務軟件的預算功能只能包括財務預算，如收入預算、費用預算、利潤預算等。而對于銷售預算、生產(chǎn)預算等業(yè)務方面的預算，財務管理軟件卻無能為力。所以，它僅僅實現(xiàn)了財務預算的信息化，而與現(xiàn)代預算管理倡導的包括財務部門和業(yè)務部門在內(nèi)的各級部門和組織共同參與、各預算之間緊密關(guān)聯(lián)的全面預算管理的思想相距遙遠，難以起到有效的預算控制的效果。
三、專業(yè)預算管理軟件——全面預算管理信息化的工具
專業(yè)預算管理軟件是針對企業(yè)預算管理的需求而設計的軟件系統(tǒng)，與一般財務軟件相比，它彌補了財務軟件在業(yè)務預算方面功能不足的缺陷，能夠使全面預算管理的各項工作實現(xiàn)信息化管理。其一般的架構(gòu)如圖1所示，包括預算方案的設置、預算目標的制定和分解、預算編制、預算審批和下發(fā)、預算調(diào)整/滾動預算、預算差異分析和預算查詢。
在功能方面，軟件一般能夠?qū)崿F(xiàn)以下幾個核心功能：
（1）靈活設置預算方案
客戶可以自定義設置預算，既包括業(yè)務預算，如銷售預算、生產(chǎn)預算，也包括財務預算，如利潤預算、現(xiàn)金預算等；
在預算設置的基礎上，客戶可以靈活設置各專業(yè)預算的預算項目（科目），既包括財務科目（項目），管理費用、制造費用等，也包括非財務項目，銷售量，采購量等；
靈活定義預算表內(nèi)和預算表間不同預算項目之間的計算關(guān)系；
靈活設置各預算單元（部門）對應的預算；
靈活設置預算對象：既可按部門，也可按產(chǎn)品預算；
靈活實現(xiàn)集團型企業(yè)內(nèi)部預算的合并或匯總；
靈活設置各部門和人員在預算管理中的權(quán)限。
（2） 逐層向下分解企業(yè)的年度預算目標
（3） 大大較高預算編制效率
企業(yè)的各部門可在一個軟件平臺上分別編制本部門預算，并按權(quán)限實時了解與本部門相關(guān)的預算的狀態(tài)，大大減少各部門之間大量的預算協(xié)調(diào)工作量，提高預算編制效率；
系統(tǒng)可以根據(jù)定義的預算項目之間的計算關(guān)系，自動計算出相關(guān)預算項目的值；
支持預算彈性化。
（4）通過流轉(zhuǎn)實現(xiàn)預算的逐級審批和下發(fā)，對審核不合格的預算，可以退回要求重新編制
（5）在預算執(zhí)行過程中，可以對預算進行調(diào)整，也可以編制滾動預算，提高預算的靈活性和對外部環(huán)境的適應性
（6）系統(tǒng)既可以根據(jù)設置自動導入，也可以手工輸入財務、銷售、生產(chǎn)等其他系統(tǒng)的實際發(fā)生數(shù)，通過靈活自定義分析報表的格式，進行多維度預算差異分析，如量差、價差分析及預算和差異的趨勢分析，從而大大提高分析的效率和準確性
（7）系統(tǒng)可以實現(xiàn)完善的預算權(quán)限管理功能，通過權(quán)限設定大大提高了預算信息的保密性和安全性從專業(yè)預算管理軟件的功能來看，它基本覆蓋了日常預算管理中的所有功能，而且更安全，并真正意義上實現(xiàn)了預算管理的信息化。目前，國內(nèi)已經(jīng)有一些公司已經(jīng)成功開發(fā)出了含蓋以上功能的預算管理軟件，如北京諾亞舟公司最近即將投入市場的“諾亞舟全面預算管理信息系統(tǒng)”。我們相信，不遠的將來，專業(yè)預算管理軟件必將成為市場的主流，并為我國企業(yè)提升管理水平發(fā)揮重要的作用。
