
內部會計控制由組織的計劃和主要或直接與保障資產和財務記錄的可靠性相關的所有方法和程序組成,一般來說包括批準和授權系統、保管記錄和會計報告的人物與經營或資產保管的任務相分離、對資產的實物控制和內部審計等控制手段。內部會計控制包括資產保護、保證賬目和財務報告真實性和完整性的有關方法、程序和組織規劃。事業單位是指國家為了社會公益目的,由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的,從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。事業單位主要依靠財政撥款或收支自身平衡,不以營利為目的,業務核算簡單,缺乏內部壓力。
一、目前事業單位內部會計控制面臨的主要問題
(一)業務部門內控制度不完善,監督不完善,片面追求高效益給單位資產帶來損失內控制度和程序不完善,監督機制不健全,缺乏有效的責任追究機制,單位資產安全保障有隱患。近年來,隨著我國市場經濟的發展,單位經濟活動的范圍不斷深入和發展,在資金的對外投資、新生招收、物資采購、基建項目發包等領域相繼發生許多問題甚至案件。如有的單位在資金對外投資中,片面追求資金的高收益,出現了資金投向不合理、投資期滿難收回、投資效益不好等情況,給單位造成了損失。
(二)有的事業單位無內審部門,即使有也監督不力,流于形式據筆者了解有些事業單位無內部審計部門,許多單位領導認為有財務部門就行了,用老實人或自己信得過的人當會計就行了,再設審計部門會增加人員工資開支,缺乏對內部審計重要性的認識。有的單位是讓辦公室人員兼任審計業務,由于這些人員專業素質不高,領導也不重視,所以每年走走形式審計一次,監督不力,流于形式。還有的單位有審計部門,但人員只有一個,工作量大,領導又不重視,久而久之產生厭煩。
(三)內控意識薄弱,內控工作滯后內控意識是內控環境中的一項重要內容,良好的內控意識是確保內控制度得以健全和實施的重要保障。目前一些事業單位缺乏內部會計控制理念,只是把內部會計控制制度看成束縛人限制人的條條框框,認為會計內控制度過多就辦事情不方便。有些領導只想把財務部門當成“錢袋子”,把財務人員變成“記賬員、出納員”,不讓財務人員參與單位的重要決策甚至業務管理活動,導致財務人員對單位重要決策的過程和結果均不了解。這類單位負責人更不愿意主動去建立內部會計控制制度,不愿意給自己帶上“緊箍咒”。即使財務部門提出他們也會否決或不支持。還有些領導認為內部會計控制是財務人員的事,與自己關系不大,也就不投入太多精力到內控制度的監督執行上。以上種種原因就導致現實中有的單位尚未建立起內部會計控制系統;有的雖建立了內部會計控制系統,但不盡合理,沒有從自身實際情況出發。
(四)財務基礎工作較為薄弱,人員素質不高,財務管理制度不健全有效的管理控制需要有堅定的基礎,包括制度建設、人員素質等。目前許多事業單位財務基礎工作仍較薄弱,基礎工作規范化還存在問題,需進一步強化,主要表現在原始憑證報銷單隨意涂改。有的單位憑證沒有人復核。有的單位財務業務的處理和管理措施僅是按照慣例,沒有成文的制度保證,誰也說不清,管理隨意性大。有的單位會計人員對于其所處崗位的職責內容不詳,還有的單位本身就沒有崗位職責說明。會計人員對內部控制執行不力的主要原因是原則性、品質、能力和知識等素質問題。知識不足、觀念落后,使業務判斷不夠準確,就造成了會計信息質量失真。
(五)固定資產管理薄弱有的單位固定資產已經被盜卻不知曉,仍然在照提折舊。有些固定資產在實際使用卻尚未入賬,形成帳外資產。有的固定資產入了帳后就無人實際去管理,損壞或丟失也不知道。有的固定資產已經調撥給另一個單位卻不進行賬務處理。
(六)貨幣資金控制不嚴貨幣資金具有特殊性,由于它流動性最強,稍有控制不力就會產生腐敗犯罪。有的單位幾十萬幾百萬的資金使用負責人一個人說了算,完全不通過單位領導班子集體討論。有的財務人員“先斬后奏”,錢花了再找各種理由讓領導補簽字。
二、加強事業單位內部會計控制的對策
(一)加大宣傳力度,提高職工內控意識根據《會計法》和《內部會計控制基本規范》的規定,單位負責人是一個單位的財務與會計工作的第一負責人,對本單位財務信息的真實性、完整性和內部控制制度的有效性、合理性付主要責任。如果一個單位財務出了問題,單位負責人就要首先承擔責任。由此可以看出,必須加強對負責人和全體職工在內控方面的宣傳培訓,應聘請專家學者分批次對單位領導、部門領導和全體職工進行內控制度教育,使他們在了解把握內部控制基本知識的基礎上,提高對單位內部控制制度建設重要性的認識,培養良好的內部意識。
(二)加強基礎會計工作,健全財務管理制度,提高員工素質會計基礎工作薄弱會嚴重制約事業單位的內部控制制度建設和部門預算的實施效果。因此,要重視改進事業單位的會計基礎工作。強化會計工作基礎,需要加強對行政事業單位會計人員的會計基礎工作規范的培訓教育,并在此基礎上建立對事業單位的會計基礎工作的全面檢查制度,并建立相應的獎懲制度。內控制度的成敗關鍵在于職工素質的高低,要加強對財務人員素質教育,嚴禁無證上崗,加強崗前培訓和在職人員繼續教育。
(三)規范崗位設置,不相容職務相分離不允許一人多崗,堅持不相容職務相分離的原則。錢賬分離、物賬分離,對出納等崗位進行嚴格規定,合理設置會計崗位,明確各自責任權限,相互分離,相互牽制。出納不能兼任記賬、稽核和檔案管理。授權審批與業務經辦分離,業務經辦與會計記錄分離,會計記錄與財產保管分離,授權審批與監督檢查分離。有了崗位的相互分離牽制就防止了大部分財務風險。
(四)加強對貨幣資金的內部會計控制一是不相容崗位相分離,主要是出納與稽核、出納與會計檔案的保管、出納與賬目登記員、出納與銀行對賬單核對人、出納與收款票據管理人、付款審批人與付款執行人、支票印章保管員與支票簽發人等。二是支出審批制度的規定,必須明確審批人對貨幣資金業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規定經辦人辦理貨幣資金業務的職責范圍和工作要求。三是安排人員定期不定期地進行檢查。為了保證財產物資的安全和完整,除規定物資保管員對收付后的每項物資核對庫存賬實外,還要規定財產物資的局部清查和全面清查制度,以保證賬與物相符和及時處理發生的差錯。四是現金開支范圍必須嚴格遵守國家規定,核定每日庫存現金量,支票填寫要與發票、入庫單等進行核對。
(五)完善內部會計控制一是資產的日常管理。應設立專門的后勤科或經營科進行資產的實物管理,而不能由財務部門負責資產的日常管理,實物賬與會計明細賬必須核對一致;資產的配置與使用相分離,使資產的配置合理、科學;如果資產需要維修,應由資產管理部門列出申請單,寫明維修原因、范圍、所需金額,經領導批準,交由財務部門審核手續,確保維修方案的合理性,防止小病大修。二是資產的處置環節。要建立資產處置管理制度,明確處置的程序和權限,資產報廢請求的提出與審批、處置相分離,資產的變價處理要引入競價機制,對于大宗資產的變賣要在社會上競標出售,要防止在資產處置過程中利用職權謀取私利,造成國有資產流失。
(六)完善預算控制,健全授權審批制度部門預算已經成為事業單位財務管理的重要制度,而且有極大的強制性和約束性。部門預算是事業單位特有的核心內控手段之一。事業單位的部門預算既與國家財政預算相聯系,又對單位全年的財務收支有硬性約束。事業單位資金屬于財政資金,所以預算內部控制必不可少。主要包括預算的編制、審定、執行、監控、調整、考核等。在這些程序中,編制預算時,要努力做到零基預算和細化預算,擴大部門預算的范圍,爭取把各部門單位的全部財務收支事項均預算的實施范圍。如果預算有變動,要上報申請經審批后方可調整。對納入集中支付的事業單位,財政部門要通過核對各部門預算指標情況,對預算指標實施即時控制,杜絕超預算用款,提高內部控制的效果。