外貿函電 語言特點 寫作原則
一、前言
外貿英語函電是國際經濟與貿易專業以及經貿英語專業的核心課程之一。其作用于有效地使學生扎實掌握對外貿易實務的各個環節，并熟練地運用英文于各個環節中的交流溝通。在當今變化多端的國際貿易活動中，更豐富的交流方式伴隨著網絡技術的發展也在積極更新，“商務英語”的范圍也在持續擴大。作為具有法律效力的文件，國際貿易函電已進步在詞語運用通俗明了，簡介樸實； 句子言簡意賅，精煉準確，越來越趨向禮貌口語的表達方式。一封漂亮的商務信函，不僅能為公司帶來新商機，新客戶；并且大大促進發展與客戶間的合作關系。反之，函件詞不達意便會引發誤會，更甚者帶來不必要的矛盾，造成客戶流失，導致公司利益損失。學生們在學習撰寫商務信函的過程中，對相關外貿專業理論實務以及商務法規會加深掌握；并且精通扎實了英語語言水平，其專業術語及行文要求都有所進步；對于應通曉人的心理，熟悉推銷的藝術，都有更深的理解。
二、外貿函電的語言特點
伴隨著競爭激烈的涉外商務活動，外貿函電也日漸呈現出新的寫作特點。首先，它具有明顯的法律特征。在全民經濟時代，法律法規是管理人們貿易行為的重要工具。尤其在步入國際貿易全球化，透明化的今天，健全的法規便成為人們在經濟行為過程中自我保護的基本工具。作為外貿經濟活動中不可缺少的工具，外貿函電可以及時有效的記錄雙方在貿易中的行為，并且具有明顯的法律特征及突出的法律效力。如果在貿易過程中出現糾紛，理賠等現象，商務信函便可成為彼此聯系的重要證據。因此，信函的內容是必須遵從中國的相關法律法規，并且必須符合貿易合作方國家的相關經貿制度。在函電術語方面，合作雙方都要遵循統一的國際法律法規和慣例，即其內容與形式必須獲得國際的認可。其次，外貿函電受文化因素影響。外貿函電核心目的是與國際貿易合作方進行有效的業務交流與溝通，因此身處跨國文化背景的環境中，能夠實現無障礙溝通，并產生某種經濟共鳴，達成合作共識，便可視為一封成功的商務信函。由于不同國家的政治，經濟環境及傳統習俗的差異，各類人群的經濟觀，消費觀，商業經營習慣，甚至風俗習慣有很大的不同，如果不充分考慮對方文化因素，就有可能困難于了解對方真實態度與合作愿望。所以，外貿函電不僅僅是專業的外語翻譯工作，并且還要求函電撰寫人員掌握熟練地交際技巧，尤其是在面對跨國文化貿易時的交際能力。再次，商務信函越來越要求文體的正規性。商務信函關系到進出口業務，在撰寫的過程中要考慮到不同國家海關，運輸，銀行，法律更相關專業的慣例，撰寫內容格式都要遵行雙方要求，因此在文體上要求正式文體或者專業文體，其類型主要有請求函，詢問函，聯系函，告知函和商洽函等。隨著科技的進步，外貿函電的傳遞方式也趨于多樣化，郵寄，快遞，電報等。最為廣泛應用的即電子郵件及互聯網上的在線及時溝通。
三、外貿函電的7C寫作原則
為了達到通過商務信函進行有效溝通交流的目的，十分有必要了解掌握寫好英文商務信函的原則。這些原則通常被稱之為“7C原則”，即正確，具體，清楚，禮貌，完整，體諒和簡潔。
（一）正確（Correctness）
商務信函必須書寫正確，因為作為具有法律效力的商務貿易單據的憑證，其內容涉及到貿易雙方的權利和義務。一封標準正確的商務信函表現在語法的恰當運用，標點符號與詞句的正確拼寫；并且對于信函內容要求提供的信息事實和數字無誤，敘述的內容正確，寫作格式規范，寫作技術運用恰當以及商業術語準確。例如：These products provided are exactly same to those samples （此次產品與樣品100%一樣）. 此處 exactly same to those samples說法太絕對，畢竟無法保證在交易過程中每一件貨物與樣品一模一樣，因此可能產生在交貨時就產品質量方面的糾紛。可以改為：The products provided are similar in quality to those samples.
（二）具體（Concreteness）
一封正規有效的商務信函必須寫得具體，生動和明確。在面對大量貨物描述，敘述其多項交易條款時，務必做到仔細具體描述，要盡量避免運用不確定，大概，模糊和抽象的詞句。在書寫過程中，應盡量使用真實具體的數字與事實，采用恰當的形容詞，使貿易雙方更加明確了解交易內容。多數情況下，商務信函采用主動語態陳述內容。例如，在最終的銷售確認書中，詳細具體的列出產品的規格，數量，單價，包裝，保險等交易條款，使此信函生動明確，更有分量；做到讓交易對方完全了解產品資料，加速今后的交易進程。
（三）清楚（Clarity）
清楚，應該讓收信人在閱讀時一目了然，盡量避免不理解或者易出現誤會的地方。寫信人應當在明確了所要表達的內容后，采用熟悉簡短和口語化的詞語，建立有效層次分明的段落語句來清晰的表達目的，不能采用晦澀易產生歧義的詞匯。更多時候，可以提供產品說明書，插圖，樣例等在視覺上有助于理解的輔助品。清楚明確的商務信函不僅體現了寫信人的干練專業，并且節約了收信人的時間，提高了工作效率。例如：As t the goods sailing from Beijing to Melbourne， we supply bimonthly direct services. 這個bimonthly 有不明確之處，它可以表示 once two month （隔月的） 或者 twice a month （一個兩次的）。因此可以改為：We supply semimonthly direct sailing from Beijing to Melbourne. 或者We supply two direct sailings each month from Beijing to Melbourne。
