隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛使用，使得企業(yè)飛速發(fā)展；會(huì)計(jì)信息化在企業(yè)中的應(yīng)用，更使得企業(yè)的發(fā)展更上一層樓；而ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了資金流、物流、信息流“三流合一”，真正做到了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。但是，ＥＲＰ應(yīng)用到企業(yè)后，企業(yè)的原有管理制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了新的會(huì)計(jì)環(huán)境，尤為重要的是企業(yè)的內(nèi)部控制制度。所以，加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)在新環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，就成為ＥＲＰ系統(tǒng)實(shí)施后迫切需要解決的問題。
1 ＥＲＰ實(shí)施后企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的變化
會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生了很大影響，ＥＲＰ系統(tǒng)的應(yīng)用也對(duì)內(nèi)部控制制度提出了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)在實(shí)施ＥＲＰ之后，企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了很大的變化，具體有如下幾個(gè)方面。
1.1 控制環(huán)境的變化
ＥＲＰ的實(shí)施，改變了企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)體系，管理結(jié)構(gòu)變得扁平化、流程化，決策者和執(zhí)行者能夠快速溝通，企業(yè)的內(nèi)部控制層次明顯減少，控制責(zé)任更加明確，控制效率更高。同時(shí)也改變了企業(yè)內(nèi)部控制的方式和管理理念。ＥＲＰ的應(yīng)用增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部控制的靈活性，使信息無論處于何處都可以被企業(yè)內(nèi)外部人員輕而易舉地得到。
1.2 企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的轉(zhuǎn)變
ＥＲＰ系統(tǒng)的應(yīng)用，增強(qiáng)了控制手段的靈活多樣性和高效性，加強(qiáng)了內(nèi)部控制體系的預(yù)防、檢查和糾正功能。使企業(yè)擺脫人員、資源對(duì)內(nèi)控體系有效性的限制并在企業(yè)內(nèi)部形成新的控制理念，ＥＲＰ系統(tǒng)所運(yùn)用的信息技術(shù)工具對(duì)內(nèi)控體系提出了新的控制要求。如：儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)很容易被篡改；數(shù)據(jù)庫技術(shù)使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過非法手段獲得對(duì)數(shù)據(jù)庫的處理權(quán)限來瀏覽全部數(shù)據(jù)文件；復(fù)制、偽造甚至銷毀企業(yè)的重要數(shù)據(jù)等等。信息技術(shù)的運(yùn)用增加了企業(yè)內(nèi)部控制的難度與復(fù)雜性。
1.3 信息傳遞的轉(zhuǎn)變
在ＥＲＰ環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)連接企業(yè)各職能部門，實(shí)現(xiàn)了各種業(yè)務(wù)流程的一體化處理，信息需求者可以隨時(shí)獲取各種信息。在這種條件下，內(nèi)部控制由順序化控制向并行化控制發(fā)展。同時(shí)，相對(duì)開放的信息系統(tǒng)也為內(nèi)部員工和管理者提供了開放的溝通渠道，有利于內(nèi)部溝通的進(jìn)行，管理者也可以隨時(shí)掌握內(nèi)部控制制度的執(zhí)行與生效情況。但是，開放的技術(shù)環(huán)境很難避免非法侵?jǐn)_，ＥＲＰ系統(tǒng)也存在著遭受非法訪問甚至破壞的可能性。同時(shí)，在新的環(huán)境下，由于各種信息都是借助于網(wǎng)絡(luò)來完成傳遞的，電子符號(hào)代替了文字和數(shù)據(jù)，磁性介質(zhì)代替了紙張，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流動(dòng)過程中簽字蓋章等傳統(tǒng)的授權(quán)控制手段也不再存在。這些變化使得信息的真實(shí)性受到質(zhì)疑，內(nèi)部控制出現(xiàn)了新問題。
1.4 內(nèi)部監(jiān)督的變化
在ＥＲＰ環(huán)境下，內(nèi)部控制體系的程序化使內(nèi)部控制在一定程度上具有了對(duì)ＥＲＰ軟件系統(tǒng)的依賴性，同時(shí)還增加了由于差錯(cuò)得不到及時(shí)有效控制而反復(fù)發(fā)生的可能性。程序化內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序設(shè)計(jì)的質(zhì)量，如果程序發(fā)生差錯(cuò)或不起作用，那么控制失效就可能長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)由于程序運(yùn)行的錯(cuò)誤而反復(fù)發(fā)生。所以，在ＥＲＰ環(huán)境下，更應(yīng)注意對(duì)內(nèi)部控制體系運(yùn)行的監(jiān)督，應(yīng)該由適當(dāng)?shù)娜藛T在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候及時(shí)評(píng)估內(nèi)部控制體系的設(shè)計(jì)和運(yùn)作情況。
2 ＥＲＰ環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)
隨著企業(yè)各級(jí)管理部門及外部利益相關(guān)的信息使用者的決策對(duì)ＥＲＰ系統(tǒng)產(chǎn)生的信息的依賴性逐漸增大，企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已經(jīng)不再適應(yīng)新的會(huì)計(jì)環(huán)境的變化，因?yàn)?，在ＥＲＰ環(huán)境下有其自身的新特點(diǎn)。
2.1 人機(jī)控制的結(jié)合
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員和職位的內(nèi)部牽制制度；會(huì)計(jì)信息化后，由于會(huì)計(jì)賬務(wù)的處理都是通過會(huì)計(jì)軟件來實(shí)現(xiàn)的，會(huì)計(jì)部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施已經(jīng)不起作用。因此，在ＥＲＰ環(huán)境下的控制轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)內(nèi)部的控制和人的控制相結(jié)合的方式。例如，會(huì)計(jì)憑證輸入計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)可自動(dòng)檢查會(huì)計(jì)科目的編碼是否合法、憑證編號(hào)是否重復(fù)、輸入數(shù)據(jù)是否正確；在處理完一批憑證后，計(jì)算機(jī)可自動(dòng)檢查借方金額合計(jì)是否等于貸方金額合計(jì)等。
2.2 ＥＲＰ系統(tǒng)可以自動(dòng)授權(quán)、批準(zhǔn)
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是指各級(jí)業(yè)務(wù)人員必須獲得授權(quán)和批準(zhǔn)，才能執(zhí)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在ＥＲＰ系統(tǒng)中，可直接由電子數(shù)據(jù)處理功能取得授權(quán)、批準(zhǔn)。例如，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可以利用特殊的授權(quán)文件，如錄有監(jiān)督碼的磁性識(shí)別卡，插入（或輸入）機(jī)器內(nèi)，即可獲得批準(zhǔn)終端機(jī)或運(yùn)轉(zhuǎn)有關(guān)的特定系統(tǒng)。
2.3 存儲(chǔ)介質(zhì)改變
在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，由于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是記錄于書面紙張，是肉眼可見的，一般來說不容易丟失。一些舞弊人員篡改賬表單證的行為也會(huì)留下痕跡，這些痕跡是手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)一項(xiàng)固有的控制措施。但在ＥＲＰ系統(tǒng)中，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是存儲(chǔ)于電、磁介質(zhì)上，是肉眼不可見的，而且這些電、磁介質(zhì)在受熱、受潮或強(qiáng)的電磁場(chǎng)下都會(huì)損壞。因此，存于這些電、磁介質(zhì)之上的信息有丟失和毀損的危險(xiǎn)。另外，在操作時(shí)，除了工作人員疏忽大意容易將存儲(chǔ)于這些磁性介質(zhì)上的信息毀壞之外，如果沒有適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制，一些舞弊人員還可以進(jìn)入系統(tǒng)，對(duì)存儲(chǔ)于這些電、磁介質(zhì)之上的信息以及對(duì)程序進(jìn)行篡改或拷貝，而不留下任何痕跡。
2.4 差錯(cuò)容易被復(fù)制
在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，發(fā)生差錯(cuò)往往是個(gè)別現(xiàn)象，而且由于數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)分散于各個(gè)部門，由于多個(gè)人完成，一個(gè)部門和人員的差錯(cuò)往往可以在下一個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)并改正。由于計(jì)算機(jī)處理依靠程序運(yùn)行并且運(yùn)算速度極高，其處理結(jié)果一旦在某個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤，就能在短時(shí)間內(nèi)迅速蔓延，使得相應(yīng)的文件、賬簿乃至整個(gè)系統(tǒng)的信息失真。如果錯(cuò)誤是由于應(yīng)用程序和系統(tǒng)軟件造成的，則計(jì)算機(jī)會(huì)反復(fù)執(zhí)行同一錯(cuò)誤操作，多次給出錯(cuò)誤結(jié)果。
