一個企業把一些部件送到外部的協作單位去，讓他們加工好之后再拿回來使用，這種方式一般稱為“外協加工”。一旦發生外協加工，就會牽涉到計劃，協作單位的選擇，外協價格的確定，外協合同的簽訂，外協產品的驗收，圖紙的管理和外協的付款。其中各個涉及面都蘊藏著巨大的風險，企業應該高度重視外協加工，制定并嚴格實施科學合理的外協加工流程，明確職責和權限，按照規定的審批權限和流程辦理外協相關手續。本文主要從外協計劃的制訂、外協單位的選擇、外協價格的確定、外協合同的簽訂、外協產品的驗收、圖紙的保密管理及外協的付款等方面對企業面臨的這一風險以及預防措施進行分析。
１ 外協計劃制訂的主要風險和預防措施
該階段的主要風險是：①計劃內外協：計劃安排與實際需求不符，多生產或少加工。過多生產使產品積壓，浪費資源；少生產導致影響企業正常生產，影響交貨，最終影響信譽。②計劃外外協：日常備品計劃、預算沒做好，沒有正確評估市場需求。
預防措施：①項目負責人正確編寫項目清單，相關人員仔細核對清單，對于通用件、常用件適當放余量外協加工。②每年統計生產需求，做好一年的生產計劃，結合庫存，科學地安排好外協生產計劃。③計劃員應時刻了解外協產品庫存量及進度情況，遇緊急加工情況應及時調整計劃。
?。?外協單位選擇的主要風險和預防措施
外協計劃制訂后，外協加工單位的選擇也是一個重要環節。
預防措施：①建立科學的外協單位的評估和準入制度，考核外協單位的資質，對于考核合格的外協單位報上級主管部門，錄入合格供方名單，并每年對其資質和生產場所進行考核，發現問題，及時提出并責令其整改，拒不改正的剔除名單。②對于臨時發生外協關系的單位，采用臨時供方申報制度，臨時供方發生外協關系的必須每次提供資質證明。③合格供方名錄里的外協單位，必須定期考核，根據考核結果對合格供方名單進行調整。
３ 外協價格確定的主要風險和預防措施
對于外協部門外協價格的確定也是面臨的一個重要問題。定價機制的缺失，缺乏對市場的了解，都直接導致價格確立得不科學。過低的定價難以保證外協加工件的質量，過高的定價使企業資金損失。
預防措施：①在確定價格前，對于外協項目應充分了解，并了解相關的市場變化情況。②確定并完善定價機制，如有需要可以通過評審方式定價。③建立外協件價格數據庫，根據市場變化結合數據庫，分析價格變動趨勢。
?。?外協合同簽訂的主要風險和預防措施
外協合同是根據企業自身的外協需求與外協單位簽訂的具有法律效力的協議。其中包括外協內容、數量、價格、交貨期、付款方式、質量要求等等相關重要內容。該階段風險在于：①合同內容不明確，是外協生產不能順利進行，影響交貨。②合同內容有重大疏漏或擅自簽訂的合同，使企業的合法權益受到損害。
預防措施：①對于合同額在2萬元以上的采取評審制度，內容可以包括：外協單位的資質、加工風險、交貨期、產品質量、金額等等。②可以采用ＥＲＰ系統管理外協項目的審批，由上級部門審核外協項目的申請材料是否齊全，審核無誤后加蓋合同章。③對于合同額在10萬元以上的必須報所級領導審批。④對于技術服務類的外協必須制定嚴格的審批制度。
?。?外協產品驗收的主要風險和預防措施
驗收就是需方對供方所簽訂合同提供的產品進行檢驗接收，確保其符合合同規定的質量要求。主要風險：驗收標準不明確，驗收程序不規范，對驗收中發現的異常情況不做記錄處理，可能造成賬物不一致，給企業造成損失。
預防措施：①制定明確詳細的驗收標準。②檢驗員根據合同對外協件的數量、型號、質量一一進行驗收核對，并通過ＥＲＰ系統打印入庫單，入庫單上內容應詳細，數量應與實際一致，并加蓋檢驗章，入庫單與外協件一并交予倉庫管理員入庫，入庫單做日后付款憑證。③如驗收過程中發現與合同或圖紙不符的項目，應及時記錄在案，責令供方整改，并查找原因，對于不合格品應做退貨處理，對企業造成損失的應依據合同進行索賠。
６ 外協圖紙保密管理的主要風險和預防措施
該階段主要風險在于：對于涉密圖紙的審批手續不嚴格，涉密圖紙隨意復印，涉密資料隨意刻錄，不按相關規定做好銷毀工作等。
措施：對涉及秘密的外協加工項目，應與供方簽訂保密協議，對由于外協加工需要向供方提供的文件資料，在加工完成后應及時收回或銷毀。
?。?外協加工付款的主要風險和預防措施
付款是指企業在對外協加工預算、合同、相關單據憑證、審批程序等進行一一審核無誤后，按照合同規定及時向供方辦理支付款項的過程。風險：付款審核不嚴，付款方式不恰當，付款金額控制不嚴，可能導致企業資金損失或信用受損。
預防措施：①加強外協付款管理，完善相關流程，嚴格認真審核外協預算、合同、相關單據憑證、審批程序，審核無誤后按合同規定，合理選擇付款方式，及時辦理付款手續。②對于發票，應審核其真實性、合法性、有效性。③對于預付款合同，應充分考慮其風險，嚴格考核外協單位資質和信譽，嚴格審批程序，并定期跟蹤生產進度情況，發現問題及時上報，采取措施，收回欠款。
綜上所述，外協加工關乎企業的發展，企業應重視外協加工的日常管理，制定并嚴格實施科學合理的外協加工流程，明確職責和權限，按照規定的審批權限和流程辦理外協相關手續。
