隨著信息化時代的到來與網絡技術的發展，醫院管理也將朝著網絡化、信息化發展。而作為醫院工作重要組成部分的檔案管理及檔案管理的信息化也要進一步加強，從而更好地為醫學科研和臨床教學服務，進一步滿足廣大醫務人員及社會公眾對醫療信息的需求。因此，對醫院檔案管理進行信息化建設顯得尤為重要。
１ 對檔案管理進行信息化建設的意義
（1） 隨著社會的發展和信息化技術的不斷提高，以及各種社會保險、商業保險以及醫療科研等項工作的開展，醫務人員、社會公眾對醫院檔案信息的需求也日益增多，同時也對檔案的服務信息提出了更高的要求。所以，對檔案管理進行信息化建設顯得非常有必要，同時，社會的發展，對傳統的檔案管理方式提出了新的要求和新的挑戰，因而，傳統醫院檔案管理面臨著新的改革。在這種新形勢下，醫院檔案管理只有面對現實，接受挑戰，重視檔案管理的信息化和現代化建設，才能夠更好地促進衛生事業和社會各項事業的健康發展。
（2） 由于受現代設備、管理意識以及技術等各方面的影響，有些醫院在檔案管理方面還存在很多不足，對于檔案管理，有些還是依靠手工進行操作管理，對檔案的管理技術落后，利用率低下。對檔案進行信息化處理，則可以使以上這些問題得到解決，不僅使檔案管理人員能夠節省大量時間，工作條件得到很大改善，而且，當檔案信息需要修改時，只需在鍵盤上輸入指令，就可以進行自如地操作，工作效率大大提高。不僅如此，檔案的信息化管理，還可以加快檔案檢索速度，縮短檢索時間，使用起來更加簡便，提高辦事效率。另外，檔案信息化管理還可以使檔案得到共享與整合，不僅可以擴大檔案的應用程度，還便于各科室的瀏覽使用，使檔案信息能夠得到同時利用、反復使用。
（3） 對檔案進行信息化管理，不僅可以減少費用支出，還能節省空間。傳統的檔案管理，大部分是通過手工記錄在本子上，這樣，過去了若干年后，紙質檔案數量會慢慢增多，不僅使費用增多，還占據很大空間。對檔案進行信息化管理，可以減少費用與空間的支出，同時，對檔案進行信息化管理，可以避免檔案被多次使用產生的破損，可以更好地保護檔案并避免丟失。
２ 檔案信息化管理現狀探討
（１） 傳統的醫院檔案管理，受各方面因素的影響，還處于封閉、松散、傳統的管理模式，這與信息化管理還存在一定的差距。主要表現在以下兩個方面：① 相關管理人員還沒意識到信息化管理是社會發展的需要，對檔案進行信息化管理沒有明確的認識。② 有些檔案管理人員思想還處于傳統意識，擔心檔案信息化管理后自己無法勝任，現有的知識有限而又不主動去學習。
（２） 部分醫院的檔案管理不集中，分部門對檔案進行管理，檔案管理顯得比較凌亂松散。比如，有的醫院把辦公室和檔案室集中在一起，既是檔案室也是辦公室，且具體的檔案由各部門分散管理，且都是手工抄錄，顯得不夠集中。雖然后來已有不少醫院進行信息化管理，但還處于單一的模式，管理水平過于原始，未能把信息化檔案管理很好地加以利用。
（３） 部分醫院領導對檔案管理重視不夠，對檔案信息化管理的硬件設施配備不夠齊全。有些醫院根本沒有把檔案管理設備納入計劃范疇，使得檔案管理未能與醫療的建設同步進行。
（４） 檔案管理人員素質較低，跟不上時代的發展。由于目前很多醫院檔案管理人員大部分不是專業人員，對計算機的使用能力相對較低，對于檔案的數據維護及簡單的程序設計更是無能為力。
３ 提高檔案信息化管理的對策
（１） 醫院要高度重視，從實際出發，制定出一系列檔案信息化建設的系統方案。醫院檔案信息化管理是不是能順利進行，關鍵還在于醫院的有關領導是否積極參與。特別是分管業務的領導，更要及時轉變觀念，要從思想上提高對檔案管理重要性的認識，努力推進檔案信息化、現代化建設。要對檔案進行信息化管理，必須先建立健全檔案管理機制，有計劃、有步驟、較系統地統籌安排，使檔案信息化建設有序進行。
（２） 醫院要對檔案信息化建設配備相關設施。① 醫院要實施檔案信息化建設，就要加大投入，配備有相關的檔案設備，對于信息化建設所需要的計算機、掃描儀、速印機、復印機等等，要配備齊全，并對醫院各科室、各部門建立好網絡系統，以加快檔案的信息化管理。② 可以在本醫院內建立局域網，對檔案信息資源積極開發，以實現信息互動、資源共享。
（３） 保證檔案信息化管理安全有序進行。醫院檔案管理涉及到安全問題，而檔案的安全問題又是檔案信息化面臨的難題。從這個問題出發，醫院不僅要對檔案管理系統進行完善，要配有嚴密的安全管理機制，要對信息檔案管理建立健全保障制度，還要具備網絡安全應對措施，加強對網絡監控。不僅如此，在對檔案進行信息化管理的同時，還要保存好紙質檔案，以防患于未然，使得檔案能夠安全地得到保護。
（４） 對檔案管理人員進行培訓，提高業務水平。醫院要實行檔案信息化管理，檔案管理人員是重要參與者。所以，這就要求檔案管理人員在具備相關的檔案管理的專業知識外，對于計算機的簡單操作和維護，要熟練掌握。醫院的有關領導要帶頭做好組織檔案信息化管理的培訓工作。由有專業知識的專家或學者對檔案管理人員及醫院相關人員進行檔案管理知識培訓，重點強調大家容易忽略、不夠重視的環節，創建出科學的管理培訓模式。培養出一批能熟練進行信息化檔案管理的專業人才，以適應時代發展的需求，促進醫院檔案信息化管理工作向著健康的發展軌道邁進。
