ISO9001：2000質量管理
“ISO9000系列”標準是國際上通用的質量管理標準體系，是品質管理和品質保證的國際標準，是經濟發達國家質量管理實踐經驗的科學總結，具有通用性和指導性。ISO9001：2000(GB/T19001：2000)質量管理體系(下稱體系)是“ISO9000系列”標準之一。建立ISO9001質量管理體系的過程，實際上是確立一套組織內部運作的管理規則體系的過程。它能實現組織的系統化管理，優化和改善組織的內外部工作環境；建立自我監督、評價和自我改善的管理機制，能使組織內部各層次人員職責明確，提高人員綜合素質；能夠提高組織的管理效率，增強管理層決策效能。下面就以我院為例，具體闡述如何以體系為標準構建財務質量管理體系。
一、用體系構建財務質量管理體系的原因
(一)缺乏以顧客為中心的服務意識。財務人員面對學生或家長收取學雜費時經常出現態度生硬現象；對外支付各種款項時常以超出規定報銷時間為由為難對方：教職工報銷差旅費、實習材料費時常以票據開據不合規或粘貼不標準為由拒絕支付。在工作中缺乏服務意識、必要的服務熱情和耐心，雖沒有違反會計法規，但日積月累，嚴重影響了財務處在學院教職工中的形象。
(二)品質管理體系欠缺，會計信息及服務質量無法提升。多年以來財務處一直按照會計法規的基本要求完成財務資金收付、會計憑證的制作和會計核算等工作。對于會計憑證能否制作的更加整潔規范、會計核算能否更加及時高效，會計檔案管理能否更加符合實際等問題沒有深入分析和探討。針對不同時期財務管理現狀出臺制度比較單一，沒有形成整套的綜合管理體系，財務工作質量無法得到有效提升。
二、構建財務質量管理體系應遵循八項管理原則
(一)以顧客為關注的焦點。讓顧客滿意是一種管理理念。準確的識別并不斷滿足顧客需要，通過對顧客滿意度的測量來獲取顧客對財務工作的感受，最終提高財務工作質量。
(二)領導作用。領導是一個組織的中樞，組織質量如何，根本在于領導者。財務管理工作的領導者應將財務工作目標、工作方向和內外部環境進行協調統一，為財務工作人員實現財務工作目標創造一個有利的環境。
(三)全員參與。體系認證不是管理者個人的事情，是每個員工共同參與的活動。讓各層次員工擁有自己做主并承擔解決問題的能力，創造機會提高員工綜合工作技能。讓員工能實現自己的目標，這樣才能實現組織的目標。
(四)過程方法。過程方法即組織內諸過程的系統應用，如“PDCA”循環方法即：計劃(PLAN)、執行(D0)、檢查(CHECK)、改進(ACTION)，它適合于系統的每一個過程，是財務質量管理體系構建過程中的基本方法，它能有效降低偏差、避免失誤、縮短循環時間。
(五)管理和系統方法。將質量管理體系作為一個系統進行管理。系統方法和過程方法均以過程為基礎，都要求對各個過程之間的相互作用進行識別和管理。但系統方法著眼于整個系統和實現總體目標；過程方法著眼于過程的控制，對組織的每個過程進行連續控制。運用系統的方法構建財務質量管理體系能進一步執行相關會計法規，讓每一項制度能有機的運用到財務管理工作中來。
(六)持續改進。沒有最好，只有更好。會計法規在變，內外部環境在變，顧客的需求也在變。讓持續改進成為財務管理工作的一項制度，目的在于不斷提高其工作質量。
(七)基于事實的決策方法。有效決策的前提是對信息的充分分析，任何脫離實際工作環境(如國家政策、會計法規等)所作的決策都是與目標背道而馳。
(八)與供方互利的關系。在財務質量管理體系中，供方主要指學院資產的供應方及取得外部憑證的開具方等。財務處支持并協調相關部門處理好與供方的關系，能夠創造一個公開的溝通渠道，建立長期合作機制，利于減少資產質量風險和票據規范性風險等。
三、財務質量管理體系的主要內容闡述
(一)體系中的“顧客”指財務管理工作的服務對象。包括學生、教職員工和各級管理人員；學院各部門、財政部門及審計部門等。
(二)體系中的“產品”指財務管理工作過程和結果。如為各層次人員提供的會計服務；政府采購的申報、符合性審核、會計核算等過程；記賬憑證、會計報表等數據資料。
(三)體系中的“組織”指上級財政及行政主管部門、學院各管理部門、教學系部、學生社團等。
(四)《質量管理手冊》和《程序文件》是財務管理體系構建的兩個主要文件。其中《質量管理手冊》主要闡述學院財務管理工作的目標和方針：《程序文件》是指財務管理工作所依據的各項財務管理制度，如國家版布的《會計法》和《事業單位財務規則》等法規；學院制定的《固定資產管理辦法》、《財務報銷實施細則》等規定；財務工作過程的各項技術規范和標準；財務工作所使用的統一格式的表格，如采購審批表、固定資產增資表、支票領取單等。
(五)內審員和外審員是對體系建立的全過程進行評審的人員。財務處內審員負責審核編寫人員擬定的《質量管理手冊》和《程序文件》；外審員負責對整個財務管理工作進行外部監督和評審。
四、構建財務質量管理體系的過程
(一)調查分析當前的財務管理工作現狀，發現問題
體系的構建認證過程其實就是針對財務管理工作出現的問題進行整改的過程。通過在學院內部發放調查問卷、建議書等方式收集外部意見；通過財務工作人員在會計法規的要求下提出財務制度等的修改性建議來收集內部意見。將內外部意見歸納分析后據以發現財務管理工作存在的共性問題。
(二)對各層次員工有側重的進行體系標準培訓
體系實施的關鍵是培訓和溝通。體系的認證必須要求財務工作人員全員參與，對體系認證中起不同作用的人員要有針對性的進行培訓，以達到體系標準要求的能力。財務處質量管理體系認證的編寫人員應準確理解和掌握標準的內涵，具備一定的管理經驗和文字水平；財務處內審員不僅要理解標準更要應用標準進行內部評審，找出編寫人員在執行體系文件的編寫過程中是否符合會計法規的要求，是否符合體系標準的要求；其他財務工作人員應結合本職工作，理解并準確闡述崗位的職責。在實施階段，所有程序執行人員都要收集記錄以證明：規定的做到了，做到的符合規定。
(三)對財務質量管理體系進行整體設計，調整和優化組織結構。合理配置資源
首先要進行崗位設置。根據會計法規的要求，結合學院財務工作分布在市區多處辦公的現狀，共設置十二個工作崗位(四個校區，其中現場出納人員四名)，進一步明晰和確定了各崗位工作人員的職責權限。其次要進行工作分工。根據內部牽制原則，結合崗位工作量的大小及關聯性的強弱進行工作分工。制定輪崗制度，規定每個會計年度對不同的崗位進行調整，以利于員工會計工作能力的綜合提高。經重新調整后，各崗位工作配合更加密切，工作量相對均衡，工作積極性明顯提高。
(四)編寫《質量管理手冊》和《程序文件》
1 編寫《質量管理手冊》。手冊是高級別的文件，要求列出你對財務管理工作的總體要求和工作要點(做什么，為什么做，如何做，即“2W1H”)，明確財務管理工作的方針。對財務處工作結構和執行制度進行統一不是我們進行體系認證的目的，而只是一種手段，目的是通過體系的建立，提高整體財務管理水平。因此，體系文件必須結合學院財務處多校區財務管理的復雜程度和會計人員能力素質等綜合考慮。
2 縮寫《程序文件》。程序文件是對質量手冊的支持，包括財務管理制度和作業指導文件。根據會計法規要求并結合學院財務工作特點，對財務管理工作的每項內容盡量以文件的方式予以規定，形成《程序文件》。對擬發布的新財務規定，按照“PDCA”要求，由工作人員起草、財務負責人審核、分管院領導批準后報院長辦公會討論通過，并以學院文件方式發布實施；對正在執行的財務制度，經梳理、整理后重新修訂，也要按“PDCA”要求發布實施；對于作業指導文件，即財務處各崗位技術規范及操作規程的發布同樣要按“PDCA”要求執行，因屬財務處內部工作規范，只要經財務負責人審核通過就可發布實施。
(五)體系建立后的試運行
體系建立后將體系文件發至各崗位學習并執行。在執行的過程中，由財務處內審員對體系運行的有效性和相關性做內部評審，并邀請學院體系認證小組、紀檢部門等進行外部監督。如在三個月內未發現不合格事項，就可以請外審員進行外部評審，找出不合格事項，補充完善。
(六)體系的改進完善
經內審員和外審員內外部質量審核和管理評審，對體系業績的監視和測量、過程的監視和測量及產品的監視和測量，財務質量管理體系認證獲得通過。體系的運作基本符合《質量管理手冊》的要求，各工作崗位認真按照《程序文件》的要求執行。財務處內審員要在規定的時間內(通常為一年)對體系重新進行內部評審，并邀請外審員監督評審，以不斷完善財務管理，提高工作質量。
五、財務質量管理體系構建后的效果
財務處用ISO90001：2000質量管理標準構建財務質量管理體系以來，財務管理工作更加規范、高效，會計信息質量穩步提高；財務工作人員因定期參加業務培訓和職業道德學習并實行輪崗制度，業務能力和服務水平得到了明顯提升；因引進了網絡版的財務管理軟件進行賬務處理，記賬憑證的制作更加規范、賬簿記錄更加清晰、預決算編制更加科學，學院的財務管理工作因此受到了主管局和審計部門的高度評價并作為標兵單位在局系統進行經驗推廣。
