面臨日益加劇的競爭局面，對任何一個行業來說，要求在產品營銷中百分之百地進行現款交易是不可能的，因此賒銷非常普遍。如何在一個可控范圍內既減少應收賬款的風險，又能保障企業既得利益的實現，這不僅需要對應收賬款重視，還需要對應收賬款進行系統的管理。
在此，筆者針對如何系統管理提出自己的一些意見，僅做拋磚引玉之用。
一、從源頭減少銷售回款的不利影響
(一)對有業務意向的客戶在應收賬款管理系統內進行建檔分類，評估其信用
對初步有業務意向的客戶建立檔案。針對事實客戶進行分級管理，根據付款狀況，下單量，對利潤的貢獻率，綜合各個方面的指標來衡量客戶的價值，進行信用評估。選擇資信狀況良好的客戶，實行區別對待，確定其信用期限。
(二)建立回訪制度
由系統根據客戶的收入、人員、業務類型、利潤等量化指標，區分為戰略客戶，重要客戶和一般客戶，采取定期回訪制度，提高目標客戶的質量。戰略客戶指大型企業或上市公司由副總經理級領導定期回訪，對客戶所需要的服務類型，爭取提供一攬子服務。重要客戶指一些中型企業，由部門經理定期拜訪，實行中層對接，隨時發現并解決問題。一般客戶由業務員定期跟蹤服務。
(三)每項業務均采用統一的合同范本進行管理
除即時結清的小額業務外，必須采用統一的合同范本簽訂合同。在合同中明確各種條款，包括姓名、標的、質量和數量、價款、履行的期限、地點、方式、違約責任、解決爭議的方法等。業務合同的簽訂要有利于合同的執行、跟蹤、檢查并起到監督作用。
(四)明確應收賬款賒欠的期限，建立授權審批制度
賒銷期限就是允許客戶貨物到付款的時間，也稱信用期間。信用期的長短，主要是要對信用期所增加的收益和所增加的費用進行分析比較。根據客戶信用的情況，決定賒銷期限的長短。
建立授權審批制度，由系統按客戶的資產狀況，信用等級自動辨別其可賒銷期限和信用額度，嚴格賒銷審批手續。
二、制定管理制度進行應收賬款的過程跟蹤
(一)建立應收賬款催收制度，實施科學的、行之有效的催款流程
建立催收制度，對應收賬款進行及時、適度的催討。在合同上明確付款日期，由部門文員將合同詳細情況錄入管理系統；設置收款預警系統，在應收賬款逾期時，發出提醒指令；針對需要催款的客戶，在應收賬款逾期時，自動打印出催款函，由財務部郵寄催收函給客戶，以確保雙方在應付賬款數額、還款期等方面取得一致的認可；對于客戶提出的異議，要及時查明原因，做出調整；催款情況及時知會業務部門，督促業務人員催收賬款。
(二)建立回款管理的考核制度
每月定期開展分析工作，分析各業務部門有多少欠款在信用期內，多少欠款超過信用期，超過時間的長短和款項所占的比例，制定經濟可行的收賬制度，加強對回款管理的重點考核，加
大回款監控力度，設置回款目標。各部門的具體回款金額納入部門績效考核指標，激勵部門經理加大款項的回收力度。
(三)制訂應收賬款核實制度
業務部門與財務部門積極合作，實行專人專管，定期對帳，詳細記錄每筆業務收入的回收情況，并經常進行分析。一般而言，客戶拖欠賬款的時間越長，催收的難度就越大，發生呆賬的損失幾率就會越高。及時記錄回款異常情況。
如果客戶屢次發生托欠貨款，欠款，拒付等現象，造成貨款延期，應即使通知財務部和監督部門，通過調查取證后采取響應措施，挽回損失。定期對賬制度，保證債權金額正確有效。定期每三個月采取書面信函的方式與客戶核對應收賬款的賬面余額，并保存有關部門材料，確保債權法定追索權的延續。
(四)建立應收賬款賬齡分析制度
定期編制賬齡分析表，可以反映各個時期賬款產生的情況，使企業通過此表密切關注應收帳款的回收情況和相關的變化，并通過賬齡的分析結果，指導業務部門和財務部門的工作，以加速營運資金的周轉，減少發生賬款逾期不回的可能性。
(五)采取法律催收手段
對與應收賬款收回的法定期限是2年，過了有效期企業就喪失追回欠款的權利，這時應由財務部門通知法律顧問進行處理，力爭在有效期內收回款項或取得延長有效期的證明，如對賬單等。
在應收賬的訴訟期到期前（2年內）發函給欠款客戶。如果欠款客戶不簽收應收賬款函，可采取以下方式取證，在媒體報紙上公告的形式，或通過公證處公證送達催款函，或者請律師事務所發函。
三、對應收賬款的催收情況進行總結，建立制度加以改進。
(一)查明拖欠款項的原因，加以改進
對已發生的應收賬款，按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責任。對于在業務經營中由于質量等牽涉到自身因素而導致客戶拖欠款項的，業務人員應主動采取措施，給予折讓或其他不成比例形式，盡快收回資金；對于資金周轉困難無法付款的企業，應采取訂立還款計劃，限期清欠；或采取債務重整策略，或申請支付令。
(二)建立應收賬款清收責任制
明確劃分責任范圍，對公司全部客戶的欠款盡可能地落實到個人；在應收賬款未收回之前，責任人不得調離企業；明確規定責任的監督部門。
企業應收賬款的管理情況是個普遍的難題，只有采取有效的措施，進行預防和解決，才能避免和減少損失的發生，保證企業經營活動的正常進行，提高企業的經濟效益。
