
近年來隨著建筑業的發展,有效地解決了農村剩余勞動力的轉移,為增加農民收入,提高生活水平發揮了重要作用,同時改善了城市面貌,較其他行業來說,建筑企業工程的投資大、工期長、質量和技術要求高。目前我國建筑企業正逐步走向世界,參與日益激烈的國際競爭。這就要求建筑企業對于投資、技術、工程質量上的要求更高,不斷強化內容管理,才能讓企業在激烈的競爭中立于不敗之地,進而實現健康、持續發展。而目前我國建筑企業內部控制仍存在一定的問題,制約了單位管理水平的提高,如何找出問題,進行分析并且提出一系列的解決辦法是目前我國建筑企業急需研究的課題。
一、建筑企業內部控制概述
內部控制是指經濟組織利用任何可行、合法的手段對單位內部進行強化管理,并且最終實現經濟組織共同目標的過程。對于任何企業來說,完善、科學的內部控制可以有效的防止徇私舞弊、減少企業損失、提高企業經濟效益和會計信息質量,并促進企業健康發展。
在國外內部控制被定義為企業董事會、管理人員以及員工為了實現財務的可靠性、提高經營效率、促使經營活動符合法律法規的規定等目的而實施的有效手段和措施;而在我國,內部控制的主要構建包括控制環境、控制活動、風險評估、信息和溝通、監督等要素。內部控制主要內容有經營控制、財務報告控制以及遵循控制。通過內部控制可以有效地確保建筑企業經營活動的效果性、效率性、安全性和可靠性。所以不應將內部控制只看做墻上的規章制度,應將其視為建筑企業發展的必要因素和重要推動力。
二、我國建筑企業的內部控制存在的問題
(一)內部環境存在的問題
目前我國部分建筑企業的內部環境不明朗。首先各部門的職責權限不明確,例如眾多建筑企業中由于沒有審計部門,內部監督則由財務部門來完成;或者建筑企業建立了審計部門,但獨立性不強,只是一個擺設,相關審計只是走過場,無法發揮應有的監管職能。其次建筑企業的結構設置不合理,缺乏相關部門來協調整體的內部控制工作;再次建筑企業的人力資源部門不能發揮應有的職能,對人員的選拔、晉升不能按照合理、科學的機制來進行選拔,甚至會出現一些徇私舞弊的現象出現;最后部分建筑企業沒有建立自己公司的企業文化,有的建立了企業文化卻不重視,認為企業文化可有可無,對整個企業的發展并沒有任何的影響,只是做個樣子看看。
(二)缺乏風險評估機制或者評估體制不健全
任何事情任何工作在運行和實施的過程中都會存在一定的風險,建筑企業也是一樣。但是目前我國眾多的建筑企業并沒有完善、科學的風險評估機制。產生這樣的原因首先是建筑企業的領導層風險意識不夠,忽視了風險意識和風險評估對建筑企業的影響;其次就是建筑企業的風險評估機制不健全或者內部的風險評估機構根本不能發揮應有的職能。而不重視風險評估對于一個建筑企業來說的影響是巨大的,不能有效的預測風險和風險后果、不能針對風險作出有效的預防對策,那么風險來臨時就會束手無策,不能采取積極的應對措施化解,就可能影響建筑企業正常的活動,造成重大的損失。
(三)信息溝通不暢
過去由于種種技術影響,信息傳遞的速度慢,效率低,隨著科技不斷發展,特別是信息化技術的發展,信息傳遞得到了大大的提高。盡管如此,我國部分建筑企業對信息的重要性認識不足,甚至在收集信息時只是簡單的一帶而過,對收集的信息也沒有經過仔細的篩選和整理。這些傳統的做法對于建筑工程來都有會產生巨大的影響:決策者不能得到準確的信息和回饋,或者只是雜亂無章的信息,那么決策者在做決策時根本無法根據資料做出正確的決定;信息傳遞不暢對于各部門之間的溝通都起到了一定的阻礙;內部和外部的信息做不到良好的溝通,那么企業就無法得知最新的信息和客戶的反饋;信息傳遞不暢還可以滋生舞弊現象的出現。
(四)內部監督不到位
目前我國部分建筑企業沒有建立內部監督,或者內部監督不到位。很多建筑企業的領導層都認為內部監督不會產生良好的效果,所以干脆沒有內部監督,或者讓財務部門來行使內部監督職能。而缺失了內部監督,企業內部的控制工作就不會良好的運行,甚至會出現徇私舞弊的現象。
三、加強和改善建筑企業內部控制的策略
筆者根據我國五部委下發的《企業內部控制基本規范》(以下簡稱規范)中提到了5點實施要素,總結出以下建議性的策略和措施如下:
(一)建立良好的內部環境
根據《規范》中的定義,內部環境一般包括治理結構、機構設置、權責分配、內部審計、人力資源政策、企業文化等。對于企業來說良好的內部環境是企業實施內控的基礎,要做到企業內部環境明朗,建立合理科學的內部結構,明確各部門的職責權限,形成科學、合理的職責分工和制衡機制。
具體措施包括:
(1)加強并明確各部門的職責權限,例如股東大會針對企業的投資、利潤分配、經營等重大事宜進行表決;董事會行使決策權,各部門經理行使執行權,監事會對董事會行使監督權等;
(2)建立審計委員會,要明確審計委員會的權威性和獨立性,為審計委員會選擇高尚優秀的人員進行對公司內部的監督。
(3)發揮人力資源部的職能,對員工的選擇和晉升一定要進行全方面的考慮,將員工的素質、修養、能力、專業都考慮在內,并且要嚴格杜絕任何徇私舞弊現象出現。
(4)建立企業文化,建筑企業的領導層首要要對企業文化做到深刻的了解,認清企業文化的重要性,并且根據自身企業的特點建立符合企業的企業文化,并且通過一定手段有效的烙印在員工的心理。
(二)做好企業風險評估
《規范》中將風險評估定義為:及時、系統的識別針對企業在經營活動中和實現內部控制目標進行中出現的風險,并且制定合理的風險應對對策。企業制定的目標在完成的過程中都會遇到不同的風險,所以企業要對將要出現的風險進行有效的評估,并且采取有效的措施避免風險或者降低風險帶來的損失。《規范》將企業風險分為外部風險和內部風險,內部風險包括:決策失誤帶來的風險、運營方式帶來的風險、技術研究上的風險、財務風險、員工自身帶來的風險等;外部風險包括:市場競爭帶來的風險、法律政策帶來的風險、自然環境帶來的風險等。應從如下方面努力:
(1)首先建筑企業應建立風險評估機構,選拔具有經驗、能力、智慧的人員組成風險評估機構。
(2)對于風險的評估一定要采取定性和定量想結合的方法,根據風險發生的幾率以及風險的影響程度來對風險進行分析和排序,要重點和優先解決特大風險。
(3)對企業進行風險評估時,要對所有能對企業造成風險的因素都考慮在內,并且進行積極的分析。
(4)根據風險的影響和結果進行制定有效的策略,最后將結果和對策整理交予決策部門進行決策。
(5)在風險評估時要注意的是風險評估應對每個環節,每個時間段都進行評估,并且隨著風險的變化,針對策略也要進行調整。
(三)做好風險控制活動
《規范》中將控制活動定義為根據企業風險評估的結果,采取一系列的控制措施將風險控制在企業可以承受的范圍之內。根據《規范》中指出風險控制活動一定要有效的避免風險或者風險避免不了時,財務有效的手段將風險的的影響降到最低,所以風險控制活動的主要目的就是盡可能的降低風險對建筑企業的損害。
建筑企業風險控制的具體措施一般包括以下幾點:不相容職務分離控制、會計系統控制、授權審批控制、預算控制、財產保護控制、運營分析控制以及績效考評控制等。建筑企業在確定目標的同時,結合風險策略實施風險控制措施,對企業所有的業務和事項都實施有效的風險控制。例如會計系統控制要嚴格執行我國的會計準則,在實際工作中加強基礎工作,做到會計資料的真實可靠;財務保護控制必須建立企業財務日常管理制度和定期清查制度,由此來確保企業財產的安全;預算控制要求企業在實施預算工作中必須要考慮全面,明確職責權限,強化越算約束等。
這里要注意的一點是企業應該建立專門的重大風險預警機制以及突發事件處理機制,對可能出現的重大風險和突發事件進行有效的預警,并且得到及時的處理,以免影響到整個企業的利益和發展。
(四)做好信息和溝通工作
《規范》中的信息和溝通是是指企業及時、準確的收集、整理、傳遞信息,確保企業內部之間以及企業內部和外部可以達到良好的溝通。所以企業應該重視信息和溝通,通過內部信息與外部信息的傳遞達到企業內部各部門之間可以有效的溝通,從而促進內部控制的良好運行。不僅如此,有效的信息傳遞還可以防止企業內部出現舞弊行為,通過員工的監督、信息傳遞等可以有效的防止企業高層或者重要位置人員出現舞弊的行為。所以企業應建立舉報專線,對任何威脅企業的行為都給予嚴懲。
建筑企業在實際工作中應建立信息管理部門,通過各種手段和方式收集企業內部信息和外部信息,并且將各種信息進行有序的、合理的、科學的篩選、核對、整理,有效的提高信息的實用性。之后再將信息根據部門有關和部門需要傳遞給各個部門,并且及時的得到反饋。例如有關企業的重要信息就要及時的傳遞給董事會、監事會;關于內部徇私舞弊行為就要傳遞給監督部門;關于財務的信息就要傳遞給財務部門等。并且信息部門可以建立舉報系統,由此收集各部門的信息來有效的監督各部門的主管是否存在徇私舞弊的現象。
(五)做好內部監督工作
《規范》將監督工作的重點放在對內控的建立和實施上,通過監督工作的評價,及時發現內控上的缺陷,并且及時的進行改進。對于一個企業來說,良好的監督機制可以有效的鞭策員工、促進企業發展,并可以有效的防止出現舞弊現象。
建筑企業首先應該建立嚴謹、科學的內部監督制度,并且建立內部監督部門,要明確內部監督部門的權威性和獨立性明確監督部門的職責權限,規范監督程序、方法和要求;其次要建立日常監督制度和專項監督制度,要對不同情況下的不同部門采取不同的制度;最后對于監督部門人員的選擇一定要選擇道德品質高、能力強、價值觀正確的人員。只有做到良好的內部監督,才能達到推動企業的發展的目標。
四、結束語
隨著我國市場經濟體制的不斷完善,以及建筑市場的逐步放開,建筑行業的競爭將更加趨于激烈,建筑企業要想在激烈的行業競爭中處于不敗之地,就要重視內部控制,建立良好的內部控制環境,完善各項內部控制措施,并真正落到實處,并切實做好風險評估和風險控制活動,采取積極措施搞好風險防范,減少企業經營風險,同時強化內部溝通,確保信息暢通,便于及時發現、解決存在的問題,促進內部管理的科學化、規范化,精細化,從而充分發揮內部控制的作用,有效提高內部管理水平,增強企業的盈利能力和參與競爭的能力,促進自身的和諧發展,不斷實現發展戰略目標。