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淺議事業單位會計電算化對內部控制的影響

一、會計電算化的實行改變了內部控制內容
  會計核算工作數據量大,門類繁雜,時間性較強,對準確性要求很高。傳統的手工記賬和珠算時代,手工記賬速度緩慢,效率低下,易出差錯,數據匯總和報表形成都要經過大量而細致的手工抄寫工作完成,一個地方出錯,就要查找修改好多地方,會計人員常常為此焦頭爛額。會計電算化的實現,情況則大不相同,其高速度、高效率和高容量的特點,在數據的記錄、匯總、查詢和報表形成與分析等方面,表現出了與手工記賬方式無法比擬的高效率和精確性;并且可以及時獲取有關數據,大大提高會計數據處理的時效性,既提高了核算質量、又減輕了會計人員的勞動強度。但傳統的手工會計記賬中,會計人員要將自己分管的業務直接在紙張上面進行記錄,可以將不同筆跡作為控制的重要手段,賬本記錄、憑證所存在的錯誤必須要使用紅字和劃線等方法來對其進行更正。但是,在事業單位會計電算化以后,傳統會計手工記賬消失不見,計算機已經代替手工會計賬冊的核對,會計數據處理資料存儲在光盤、磁帶以及磁盤等等。而這些在磁性介質上進行存儲的信息往往是我們人類肉眼不能夠看到的,這樣也就導致這些數據很容易被篡改或者刪除,這樣事業單位會計內部控制的內容就發生了變化。
  二、新形勢下會計電算化對事業單位內部控制制度的要求
  首先要建立科學的內部控制監督體系,確保國家有關法律法規和單位內部規章制度的貫徹執行。其次會計電算化要求我們職責分離,也就是事業單位的資產保管、記錄、執行等工作和職責要很好的分開。根據相關的會計電算化工作規范中所規定的內容,我們可以將事業單位會計電算化崗位進行一定的劃分,電算審查負責事業單位會計工作的監督,以便很好的防止會計利用計算機進行作弊;審核記賬負責對于那些已經輸入到計算機的事業單位會計數據進行一定的審核;軟件操作負責記賬憑證以及原始憑證等會計數據的出入;電算主管負責對會計軟件系統運行工作和計算機運行工作的協調。這樣可以使不同工作人員相互牽制,相互制約,有效避免財務舞弊現象的發生。
  三、加強電算化條件下事業單位會計內部控制制度的措施
  (一)提高會計人員綜合素質是會計電算化的根本保證
  我認為事業單位會計人員內部應形成良好氛圍,使會計人員耳濡目染,不斷鞭策自我,提高會計人員自身素質。同時事業單位會計人員必須以“誠信為本、操守為重、堅持準則、不做假賬”為行動指南,正確對待名與利,做到廉潔自律、奉公守法,個人利益服從社會利益和國家利益。積極主動參加會計人員繼續教育。會計電算化是一項綜合性的工作,會計人員不僅要熟悉財務工作,還要熟練掌握計算機的基本操作和維護工作,這樣才能保證電算化工作在安全可靠的環境中運行。會計人員一方面要認真學習掌握財務軟件的應用技能,做到熟練操作;另一方面還要學習計算機的相關知識,熟練掌握系統維護、軟件安裝、病毒防治和資料備份等技能,保證設備持續正常運行,使工作能夠順利開展。由于會計電算化工作起步較晚,對于已經步入中年的會計人員來說,現在學習計算機知識的確有些困難,計算機行業是一個新生的行業,專業性較強,并不是一朝一夕就能夠學習掌握的。因此,在有條件的部門,應該配備軟硬件技術都過硬的專職或兼職的計算機維護人員,一方面可以及時維護設備,使其時時處于正常運行狀態。另一方面可以指導其他人員學習計算機知識,不斷提高他們的應用水平,從而提高會計人員的綜合業務能力,順利完成各項工作任務。為了搞好財務工作,建議現有會計人員應定期或不定期進修專業財務軟件和計算機綜合技能知識,不斷提高綜合業務素質,以適應當今信息時代工作的需要。
  (二)保證事業單位內部控制健康運行的控制措施
  現在事業單位財務工作必須既重視技術、管理能力的培養,也要重視對財會人員對單位的忠誠度、職業道德和職業健康的培育。同時要建立健全會計職責分工制度,要對相應崗位職責制度、權限劃分、人員分工等方面進行完善,從而形成一種相互制約、相互牽制的制度,這樣能夠減少和防止舞弊事件發生的機率。在事業單位中,基本的會計崗位主要包括:會計檔案管理、稽核、會計核算、出納以及會計主管等工作崗位,而電算化會計的崗位主要包括:會計軟件系統、維修計算機、操作計算機以及直接管理計算機等崗位。在進行機構的調整過程中,我們必須要將其與組織控制相互結合,從而實現了職權的分離,及時、有效的發現違法行為和錯誤,與此同時,我們還必須要建立健全職務輪崗制度。
  (三)制定事業單位會計電算化系統安全控制的制度
  現在事業單位會計工作實行電算化,要求事業單位必須要建立起專門的計算機機房,加強對機器設備的維護和保養,做到專人專管,能夠有效的防止無關人員進入到計算機房,財務操作的工作人員不能夠隨意在財務專用的計算機上面插入外來的光盤、軟盤以及上網打游戲等與財會工作無關的業務;還要對正在使用的計算機財務軟件進行不定期或者定期的維護工作,這樣能夠防患于未然,能夠確保計算機財務軟件進行高效、平穩、安全的運行。這樣在電算化工作中,既提高工作效率,提升事業單位會計工作質量,同時又加強內部控制管理。
  對于事業單位,隨著全球經濟的快速發展,內部會計控制也是一個動態的發展過程,內部控制將不斷面臨新情況、新問題。事業單位只有建立起與會計電算化系統相配套的事業單位內部會計控制制度,才能夠將會計電算化系統的內部控制過程中不斷出現的那些新問題進行很好的解決,使事業單位的會計電算化工作逐步完善和提高。


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