
內部會計控制是企業內部控制的重要組成部分,通過內部會計控制可以很好地規范單位會計行為,最大程度保證會計資料真實、完整,有效防止信息堵塞,是建立內部控制框架以及考核、評價內部控制的指導性參照物。近年來,內部會計控制功能已得到較大拓展,其建設目標進一步強化,突出反映在內部控制的效率和效果(績效目標),財務管理信息的可靠性、完整性和及時性(信息目標),符合法律和管理要求目標(合規目標)等三個方面。由于內部控制對保證企業正常生產經營活動具有重要作用,同時內部控制系統需要隨著企業內外部環境的變化而改進,這就需要企業對自身的內部控制狀況進行持續的自我評價并不斷改進。
一、內部控制自我評價現狀
(一)內部會計控制觀念落后 改革開放后我國市場經濟得到了長足的發展,但我國中小企業管理層的經營理念還相對缺乏。對于財務方面,我國內部會計控制觀念還很落后,如很多企業的高層管理者僅僅把會計職能理解為記賬、算賬和報賬,更有甚者,很多企業高層管理者沒有把企業的會計工作納入企業的管理活動中。這些都體現了我國內部會計控制的觀念相對落后。
(二)缺乏有效的現代企業治理機制 我國企業采取的是委托人-代理者的模式。我國的《公司法》、《證券法》、《合伙企業法》、《外資企業法》等從法律上規定了企業的組織形式,一般由董事會、監事會、總經理以及總經理以下的各級管理部門和員工組成。很多企業都有專門的內部控制部門,但由于我國多年的計劃經濟烙印使得我國的內部管理部門尤其是內部會計控制部門往往形同虛設,沒有起到應有的作用。
(三)信息化控制條件落后 我國企業實行信息化管理的時間不長,信息化程度相對比較低。很多企業沒有采用MRP、ERP等管理系統,在會計部門中沒有使用會計信息化。會計手工賬在信息化中遠遠落后于會計信息化。
二、內部會計控制的基本方式
(一)授權控制 是指在某項財務會計活動發生之前企業各級工作人員必須經過授權和批準才能對有關的經濟業務事項進行處理,未經授權和批準,這些人員就不允許接觸這些經濟業務。會計信息化的執行人員一般應與會計原始憑證審核人員分開,會計信息化中的會計主管、會計出納、會計稽核、會計核算各沖突崗位等都應該分開授權。在會計信息化授權中要做到職權分離,相互制約。
(二)分工控制 是指對不相容的職務必須分工負責,不能由一個人同時兼任。這一控制方式使經濟業務處理有關人員能夠相互制約。根據不相容職務分工控制的要求,一項經濟業務至少不能由一個人從頭到尾進行處理。企業的職能分工應與職能授權相結合,一項經濟業務的審批方應與經濟業務的執行者分工,一項經濟業務的審查應與這項經濟業務的執行者分工,一項經濟業務的執行者應與該項經濟業務的會計資料記錄者分工,一項經濟業務的執行者應與該項經濟業務的清算者分工等。
(三)業務記錄控制 在經濟業務發生以后,必須按一定的程序記入會計系統。業務記錄控制即在經濟業務進行會計賬務記錄時必須采取一系列的措施和方法,以保證會計記錄的真實、及時和正確。業務記錄控制的基本目的是要確保會計信息系統對企業內部和企業外部所提供的會計信息的可靠,在企業的會計記錄中應由會計內部管理部門協助制定。
(四)財產安全控制 是指為了確保企業財產物資安全完整所采用的各種方法和措施。對于企業的現金、銀行存款、存貨、固定資產等財產物資,必須實施財產安全控制。此外,還有一些與財產安全有關的控制方法和措施:(1)經濟業務發生以后必須立即記賬,特別是現金、銀行存款等業務,更要按照這一要求處理,做到日清月結,防止現金被挪用,并保證現金的籌劃與周轉;(2)對于財產物資的管理必須實行永續盤存的方法,隨時反映財產物資收入、發出和結存情況,采用實地盤存的方法會危及企業財產物資的安全;(3)建立定期和不定期的財產清點制度,保證財產物資賬實一致;(4)財產物資不論是發生盤盈還是盤虧,都要查明原因,并追究該項財產物資管理者的管理責任,按照規定的程序經過主管人員批準后才能進行賬面調整處理;(5)建立財務會計檔案資料保管制度,有關業務資料歸檔以后須編造清冊,加貼封條,專人保管,防止篡改和抽換會計資料,便于進行業務復查;(6)對財產物資科學編號和存放,便于收發、清查、保管。
(五)預算控制 近年來,一些企業開始注重預算控制在內部管理中的作用,并將預算控制運用到生產經營各環節。預算控制的基本要求是:所編預算必須體現本企業的經營管理目標,并明確職責;預算執行中,應允許經過授權批準對預算進行調整,以使預算更加切合實際;及時或定期反饋預算執行情況;預算執行完畢,應對預算執行情況進行考核。預算控制是一個系統,由預算編制、預算執行、預算考核等環節組成,涵蓋生產經營和財務活動的全過程。
(六)結算中心控制 一個企業在經濟業務的核算中可以設置多個結算中心,結算中心是企業財務會計機構內部設立的辦理內部各成員單位或分支機構資金收付和往來結算業務的專門機構。結算中心統一對外籌資,確保整個企業的資金需要,控制財務風險。結算中心由一個企業中不同的單位部門組成,這些部門中的資金往來和資金控制有一致性,可以將這些不同部門的類似業務作為統一類型一起進行內部控制。結算中心以企業的類似的經濟業務為中心進行結算控制,可以通過集中核算的方法控制企業的財務,完善企業的管理。
(七)會計委派控制 即企業對其成員單位委派財務會計人員,實行“下管一級”,這對于監督、控制經營者的財務收支和經營活動能起到較好的作用。各個級別的會計部門應該相互牽制,相互制約。
(八)內部審計控制 是內部會計控制的一種特殊形式。在我國,一般企業都會設置內部審計部門,內部審計在一個組織內部對各種經營活動和控制系統進行獨立評價,以確定規定的程序和政策是否貫徹,建立的標準是否遵循,資源的利用是否合理有效,以及單位的目標是否達到。內部審計協助單位的高級管理層,使其能夠有效地履行管理職責,是對內部會計控制執行情況的再控制。內部審計部門應當包括內部審計部門、內部控制部門,此外企業的監事會、工會等都應該起到相應的作用。
三、目標導向的多層次內部控制自我評價體系構建
(一)目標導向 在企業內部控制實踐中,企業的性質、行業特征、經營規模、管理理念等存在巨大差異,這種差異決定了企業內部控制制度的建立必然是“各具特色”。通常情況下,存在規則導向和原則導向兩種規范制定模式,規則導向的規范設計更具體、更復雜、可操作性強且更加關注形式而輕實質;而原則導向則相對要簡單、明了,執行過程中更多地依賴職業判斷。近年來又提出了一種更優于原則導向的新模式――目標導向,在重申“原則”的同時又強調了“規則”的重要性,它是原則導向與規則導向之間最佳的均衡點。
(二)多層次內部控制自我評價的含義 多層次內部控制自我評價,是指企業內部為實現企業目標、控制企業風險,而由企業內部不同層次的評價主體實施對內部控制系統的有效性和恰當性自我評價的方法。這種評價方法是由企業內部審計部門、各個被審計部門和企業員工共同參與的內部控制評價制度,從而解決了內部審計部門與一些被審計部門和人員之間在內部控制評價方面的矛盾和不協調問題,它增強了員工的參與感、充分調動了全體員工的積極性,從下到上的全面評價極大地提高了內部控制的效率、效果。內部控制的步驟和目的如圖1:
(三)目標導向的多層次內部控制自我評價體系構建 多層次內部控制是一個從企業的高層到底層的綜合內部會計控制體系,是系統的內部控制體系。筆者建議在我國企業中大規模推廣企業多層內部控制制度。多層內部控制制度的建立和健全應該從多個部門努力,具體實施有以下一些方面:
一是建立嚴密的財務控制。(1)不相容職務分離制度。要求中小企業按照不相容職務相分離的原則,合理設置財務會計及相關工作崗位,明確職責權限,形成相互制衡機制。(2)授權批準控制制度。要求中小企業明確規定涉及財務及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容,單位內部的各級經辦人員,包括管理層,必須在授權范圍內行使職權和承擔責任。(3)會計系統控制制度。要求中小企業依據《會計法》和國家統一的會計制度,制定適合本單位的會計制度,明確會計工作流程,建立崗位責任制,充分發揮會計的監督職能。會計系統控制制度包括企業的核算規程、會計工作規程、會計人員崗位責任制、會計檔案管理制度等。
二是現金流量預算控制。在目標導向的內部控制中,可以把企業的現金流量預算作為一個控制目標進行內部控制。企業的現金流量控制是一個企業內部控制的關鍵內容,現金流量控制可運用于經營活動、籌資活動及投資活動產生的現金流量。企業的現金流量控制一般包括經營活動產生的現金流量盈余控制,評價是否過度投資的投資現金流量控制,使用盈余資金進行投資的合理投資現金流量控制,長期投資與籌資計劃控制,創造現金的能力評價體系控制,國際現金流量預算控制等。維持收支的動態平衡是企業持續經營的基本條件,企業進行內部控制的首要任務是敦促企業實現收支的動態平衡。在企業現金流量預算控制體系下,應該考慮現金充足性及財務彈性指標的設定,根據企業實際情況和經濟發展規律,制定與企業相適應的內部會計控制體系。
三是應收賬款控制。目標導向的多層次內部控制也可以以應收賬款的控制作為控制目標。應收賬款的控制不善,會導致企業效益下降,企業經營成果受到損害,企業經濟利益出現流出,對企業經營周期產生不良影響。企業可以結合銷售合同、確立收款率和應收賬款余額百分比,保證應收賬款的安全性,同時企業可以根據不同的應收賬款對象采用不同的計提應收賬款壞賬準備的方法。
四是實物資產控制。實物資產控制是為保證企業實物資產安全、完整而采取的會計控制措施。實物和現金是企業質量最高的經濟資產,企業要做到賬賬相符,賬實相符。這就要建立實物盤點制度,保證實物的安全。企業要保證實物進入企業后要及時登記入賬,特別是現金和銀行存款的進出一定要有專門的人員和專門的賬戶,做到日清月結,做到及時與銀行對賬,杜絕現金挪用。同時做好實物進入企業和流出企業的登記,并作為重要的會計信息加以保留。
五是財務風險控制。有效地利用債務,可以大大地提高中小企業的經營收益。當企業經營好、利潤高時,高負債會帶來企業的高速增長。但負債經營要承擔相當的利息費用,并且債權人對企業的資產有優先求償權。如果經營不善,或出現其他不利因素,則中小企業資不抵債,破產倒閉的危險就會加大。
因此,構建以目標為導向的多層次會計內部控制,要以建立完善的內部控制為基礎,以多層的內部控制為指導,同時以不同的控制目標為導向。