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基于工作流程標準化的企業內部控制制度建設

 一、引言
  2008年6月28日,財政部等五部委聯合發布了《企業內部控制基本規范》,2010年4月26日發布了《企業內部控制規范配套指引》,標志著我國企業內部控制規范體系基本建成。這套體系自2011年起分別在境內外同時上市的公司、滬深兩地主板上市公司以及中小板創業板上市公司依次分步推進執行,鼓勵非上市大中型企業提前執行。正確認識和理解中國企業內部控制規范,加強內部控制的建設正成為保障各企業平穩發展的重要基礎。
  目前可供企業選擇的內部控制模式有:制度控制系統模式、評價控制系統模式、預算控制系統模式和激勵控制系統模式。這四種控制模式各具特色,在控制方式、目標、優勢、障礙和環境方面有所不同,其區別如表1所示。
  從表1可以看出,四種控制系統模式各有優缺點,其中控制環境的好壞直接影響著控制系統的選擇,即控制方式的選擇要與自身的環境相適應。基于我國企業的控制環境現狀,大多數企業還是適合采用制度控制系統的模式。
  
  二、我國企業內部控制制度建設現狀分析
  我國企業在采用制度控制系統建設企業內部控制中呈現出以下問題:
  (一)內部控制制度缺乏系統性和完整性
  很多企業的內部控制制度是在發展中逐步建立起來,經常發現管理中出現了某種問題,于是相應地出臺一個制度來規范。這種“救火式”制度的制定往往缺乏系統性和完整性,對于企業未來風險的考慮不足而只能防范已發生過的風險。有的企業不同部門獨立制定本部門需要的制度沒有從企業全局統籌制定內控制度,從而容易出現制度本身互相打架現象。因此,對于企業內部控制制度建設而言,如何考慮制度本身的系統性和完整性將非常重要。這就要求企業有一套規范的制度制定程序和形式規范,具體包括制度的編號、格式、分類、內容、審批程序、執行及其他應注意事項進行統一的規范化管理,并以書面形式予以約束。
  (二)內部控制制度文字描述性東西過多,而清晰的流程圖和配套表單較少
  由于企業內部控制制度主要是文字性材料,較少使用工作流程圖及配套表格進行清晰說明,因此,對于企業制度執行人員而言容易憑個人的經驗和個人理解來做事。對于企業新員工而言則需要很長時間學習和熟悉崗位流程,在工作初期往往不知從何下手。而一套完整的企業制度除了包括文字性材料來支撐還需要使用工作流程圖及配套表單進行支撐。通過工作流程圖的清晰繪制使企業每個員工能夠清楚地知道企業辦事程序、涉及到的部門、崗位、人員及具體制度,從而能將好的經驗固化下來,也能從這些流程圖中較容易地發現企業內部控制中的不足之處和風險點,從而有助于企業內部控制的持續改進。
  (三)內控制度有章不循,執行流于形式
  企業制定的內部控制制度大多停留在書面上,真正用在實踐中的卻非常少。內部控制制度得不到有效執行是企業中普遍存在的問題,出現的很多問題案例往往是企業制度有明文規定卻未能遵照執行的,而不是因為制度缺乏規定。對于企業內控制度有章不循,執行流于形式的原因主要包括:一是制度本身制定得不合理,沒有很好地結合企業自身狀況;二是制度已經不能適應企業發展需要,隨著企業的不斷發展,各方面環境都發生了變化,但企業制度本身沒有及時修改,從而使得制度不被執行;三是缺乏制度執行的保障機制,企業內部沒有很好的監督制定的制度是否被有效執行,也沒有制定針對沒有有效執行問題如何解決的方案。因此,企業一方面需要提高制度可操作性;另一方面要加強制度執行力,不能為制度而制度。
  
  三、從工作流程標準化入手來加強企業內部控制制度建設
  企業工作流程是指為實現一定業務目標和價值的活動或者過程。隨著企業的不斷發展,工作分工越來越細、生產經營的產品越來越多、管理越來越復雜,企業標準化工作的流程顯得尤為重要。在“標準”的定義方面,GB3935.1―1983標準化基礎術語和GB/T20000.1―2002《標準化和相關活動的通用詞匯》分別給出了定義。其中GB/T20000.1―2002的定義如下:標準化是為了在一定范圍內獲得最佳秩序而對潛在問題和現實問題制定共同使用和重復使用條款的活動。
  企業導報,2010(1):250-251.


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