——以義翔鋁業有限公司為例
義煤集團義翔鋁業有限公司是由義煤集團公司控股的中外合資企業。公司一、二期工程氧化鋁項目總投資25億元人民幣，設計規模為年產50萬噸冶金級氧化鋁。按照“一次設計、分期實施”的原則，一期10萬噸氧化鋁生產線于2004年2月建成試生產，二期40萬噸改擴建工程于2009年11月建成試生產。目前，三門峽義翔鋁業公司已經形成50萬噸的產能規模，產值10億元以上。
一、物資管理信息系統的應用背景
（一）日益嚴峻的經濟環境
物資信息化管理作為一種企業內部挖潛成本先進的管理手段，實現了各類物資信息及業務數據與國網物資標準的統一，統一了分類編碼，統一了型號種類，保證物資管理的通用性、先進性和經濟性，體現了物資信息系統的集約效益和效率。在更大范圍內建立了物資調配體系，實現集團公司系統物資信息“一本賬”，物資狀態實時監控，促進物資管理體系高效運轉，逐步達到物資管理零距離、零庫存、零運營資本。
（二）復雜的行業特性
義翔鋁業以生產氧化鋁為主營業務，是義煤集團公司調整產業結構，推進煤、鋁、煤化工多元化戰略布局的里程碑工程，對義煤集團拉長產業鏈條，打破單一產品結構，促進企業經濟和區域經濟的共同發展具有重大意義。作為大型資源型企業，礦石、煤、水、電等資源、能源消耗最大，單一閉環的生產流程和設備眾多的有色金屬冶金行業，具有以下特點。
1．采購過程及成本管理方面
由于氧化鋁生產主要原材料為鋁土礦、堿、石灰，同時還需要大量的輔料和能源，物資采購管理比較重要，占到60%以上的成本比重；根據礦石、堿、石灰的特殊性，在采購環節需要根據不同品質進行分級付款結算。由此可知，如何加強對礦石、燒堿、煤等原料采購過程的合同、計量、取樣、質檢、結算等各業務環節控制，是控制和降低成本的重要部位和關鍵環節。
2．倉儲及成本控制方面
倉庫管理物品定制不到位，庫中物資種類繁多，查找繁瑣，易出錯；盤點不易準確地庫存計量管理存在難度，稍有管理不善將大大增加使用成本。
3．物資管理控制方面
對于單一閉環的生產流程和設備眾多的有色金屬行業來說，各方面的高效配合，是決定氧化鋁生產的第一要素；在采購過程中的價格管理、客戶發貨的實時控制與管理、付款、倉儲管理等各業務環節都是成本控制的重點，若發貨缺乏實時的信息化控制手段，難免會出現多發貨、發錯貨和缺貨等問題的出現。
（三）義翔鋁業公司的物資管理缺項
對于義翔鋁業而言，目前仍然在延續著以財務報表為中心的管理方式，只能看到經營的成果而不能夠洞察過程，更不能夠實時地控制過程。企業的經營管理只能夠反映在每月的財務報表上，對于成本的控制除了在明顯的生產技術方面進行改進之外，用管理手段降低成本往往顯得無從下手，在成本管理方面臨著種種挑戰。
二、基于信息系統物資管理模型的設計原則
物資管理模型的設計必須根據自身物資管理的目標和規劃，一方面借鑒同行業優秀的解決方案和應用特點，另一方面兼顧自身企業信息化客觀條件，不能貪多求全，而應該本著務實和可操作的態度，先從基本的方面入手，一點一點地先將物資管理進行信息化改革，逐步實現企業管理全面信息化的總體目標，從而降低項目風險，使信息化改革落到實處，避免無謂的損失。
（一）整體性原則
物資管理模型是相互聯系，相互作用的諸多要素組成的綜合體。物資的采購、使用、倉儲行為和相應的計劃、組織、控制管理，以及相關部門的協調、溝通等都需要從整體和各組成部分的相互關系著手，從目標和功能出發，合理設計模型中各組成部分之間的相互關系和相互作用。
（二）分解-協調原則
就是把模型中的諸多行為要素，逐步分解細化，明確職責。也就是把復雜的問題化成若干相對簡單的子問題以方便解決，如果再復雜，還可以再細分，但在處理各類子問題時，必須根據系統的整體功能和目標，協調各系統的功能和目標，以確保整體功能的實現。
此外，還應遵循目標優化原則，就是如何將復雜問題，簡單化，將簡單的問題優化解決。
三、物資管理模型的設計及應用
（一）物資管理信息系統的整體設計
按照物資管理模型設計的原則對義翔鋁業進行整體規劃，擬分期項目來執行，并在此基礎上，能夠結合現有的財務系統和預算系統，擴展到諸如辦公自動化OA系統、人力資源管理系統、生產管理系統等其他信息化管理系統中去，達到的效果如下：（1）物資管理。將庫存管理流程化提供實時的出庫動態成本及對成本的模擬計算，動態地反映存貨資金的增減變動情況。（2）銷售管理。標準化業務流程從銷售訂單到發貨、結算，隨時對銷售情況、收款情況進行分析。（3）過磅物料管理。實現磅房與NC軟件之間數據共享，有效防止過磅人員不完全上磅及電子作弊情況。（4）人力資源管理。解決人力資源部門從“選人”“用人”“留人”的難題。（5）財務核算。根據具體每筆發生業務自動匯總物資出入庫成本，準確生成物資憑證，時時掌握財務信息。此外，在生產管理、全面預算管理、辦公自動化OA管理和手機移動應用等方面都取得了非常明顯的效果。
（二）物資管理信息系統的應用過程
1．明晰主要部門的職責分工
根據義翔鋁業實際情況，對各個主要應用部門的管理范圍進行劃分，明確職責：（1）供應科：負責各類生產原料、設備及原材料的計劃和采購；（2）倉庫：負責設備及原材料的驗收和保管；（3）財務科：負責物資采購和銷售的財務結算和成本核算；（4）各基層部門：負責生產原料的驗收和保管、產成品的生產和包裝；（5）設備科：負責設備及配件的管理和審批；（6）企管科：負責對供應商的招投標；（7）化驗科：負責對生產原料和產成品的質量檢驗和定質定價；（8）銷售科：負責產成品的銷售。
2．規范并統一各類編碼
主要包括規范并統一存貨分類編碼規則、計量單位編碼規則、收發類別編碼規則、倉庫檔案編碼規則、貨位檔案編碼和存貨基本檔案。
3．建立完善運行管理制度與規范
（1）計算機病毒防范制度。①計算機使用人員應有較強的病毒防范意識，定期進行病毒檢測，發現病毒應立即處理并通知管理部門或專職人員；②采用國家許可的正版防病毒軟件并及時更新軟件版本；③未經上級管理人員許可，當班人員不得在服務器或業務機上安裝新軟件，若確為需要安裝，安裝前應進行病毒例行檢測；④經遠程通信傳送的程序或數據，必須經過檢測確認無病毒后方可使用。
（2）操作員數據保密制度。①根據數據的保密規定和用途，確定使用人員的存取權限、存取方式和審批手續；②禁止泄露、外借和轉移專業數據信息；③保存好各操作人員用戶名、密碼，禁止轉借用及非操作人員進入系統；④制定業務數據的更改審批制度，未經批準不得隨意更改業務數據；⑤對每份單據嚴格按照操作流程執行，防止漏記、錯記；⑥對當日的業務要在當日執行完畢，做到日清日結。
（3）數據備份制度。①每周五系統管理員制作數據的備份并異地存放，確保系統一旦發生故障時能夠快速恢復，備份數據不得更改；②業務數據必須定期、完整、真實、準確地轉儲到不可更改的介質上，并要求集中和異地保存，保存期限至少2年；③備份的數據必須指定專人負責保管，由管理人員按規定的方法同數據保管員進行數據的交接。交接后的備份數據應在指定的數據保管室或指定的場所保管；④備份數據資料保管地點應有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設施。
（4）特權用戶密碼和操作員密碼的管理。①對特權用戶密碼視同密件管理；②負責管理特權用戶的管理人員，必須嚴格執行對特權用戶密碼設置、修改、使用范圍的有關規定；③各業務系統按工作需要應嚴格區分各類管理員、系統維護人員、操作員的崗位分工，不得串崗、混崗操作；④對于人員調崗或調離的計算機系統必須即時修改相關人員的密碼，絕不允許繼續保留在系統內；⑤對記賬系統的錯賬沖正、數據修改或刪除等操作必須要在業務主管領導的監督下雙人進行修改，并進行登記備案。此外，還要實行計算機技術開發人員和業務操作崗位分離。
四、物資管理信息系統的實施效果
（一）物資管理水平大幅度提升
1．對信息進行有效控制和統計，實現數據資源共享
實現物資管理信息化，讓信息按標準的物資采購程序流動，既規范了物資采購流程，又實現了數據資源的共享，還可以對信息進行有效的控制和統計。這樣一來，各申請物資采購部門可以隨時查看倉庫庫存情況和采購申請的執行情況；主管領導可以隨時了解分管部門的工作進展。
2．加快信息流通，實現數據的實時性
現階段，信息處理完成后，是通過人與人的傳遞來實現信息的流通，流通時間相對較長。如果通過網絡傳遞，信息處理的結果就可以馬上顯示出來。例如，當物資入庫或發料信息到達倉庫，只要倉庫保管員一將物資信息錄入程序并確認，庫存情況就會馬上更新，物資的動態管理將得到完全解決。
3．無紙化辦公，同時減少人的勞動量
實現物資管理信息化，把人從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價值、更重要的工作，提高了企業的工作質量和工作效率。另外，實現了“無紙化”的辦公，同時，節約了紙張等辦公用品共計85萬元。
（二）再造管理流程，物流效率提高
1．提高銷售
信息化幫助企業確定目標客戶，了解客戶的需求，調整經營戰略，改進客戶服務流程，提高客戶關系管理能力，對市場變化作出快速反應，提高銷售預測準確率，提高銷售額和市場占有率。
2．降低成本
幫助企業提高集成的計劃準確性、供應鏈效率和勞動生產率，進行準確的成本核算，降低庫存，減少運作成本，減少或消除一切不能增加價值的活動，提高投資回報率。信息化幫助企業改進與合作伙伴（供應商、零售商、第三方）的關系，使整體供應鏈的優化成為可能。
3．提高組織能力
一是提高基于數據的企業決策能力和戰略決策準確性，降低決策中的不確定性和風險；二是提高企業整體管理水平。利用信息技術建立良好的管理規范和管理流程，構建扎實的企業管理基礎，衡量經營的結果，實行科學管理，最終提高企業的整體管理水平；三是促進組織結構優化。計算機網絡改變了信息傳遞的方式，使組織結構由階梯層(等級)型逐步變為水平（自由）型，從“金字塔”型變成扁平的“矩陣”型，充分調動員工的工作積極性和激發員工的主觀能動性。
（三）經濟和社會效益顯著
實施物資管理信息系統，給義翔鋁業公司帶來了顯著經濟和社會效益。在推行物資管理系統管理模式后，義翔鋁業公司全年成本投入較上年同比降低2400萬元以上，減少運營資本占用5000萬元以上。而且實行物資管理為義翔公司精細化管理奠定了堅實的基礎，實現了公司管理規范化、科學化和現代化建設，提高了整體素質和核心競爭力，實現了公司的可持續發展。
五、總結
物資管理系統是義翔公司根據自身特點，針對物資管理現狀以及存在的問題而制訂的一套行之有效的管理模式。該項目推行以來，公司上下不斷探索，不斷完善，不斷創新，再造業務流程，實現信息共享，有效降低物資消耗成本和占用資本成本。該項目有助于調動企業員工的工作積極性、主動性和創造性，全面提升了企業的經濟效益和社會效益，為義翔鋁業的戰略目標的實現提供了有效的保障，對義翔鋁業應對市場化、全球化、提高企業核心競爭力具有重要意義。該管理模式給義翔公司帶來了較大的效益，同時也為義煤集團公司“三步走”戰略做出了貢獻。
