摘要：本文對當前會計電算化環境下高校財務預算管理進行了分析，并對目前管理中存在的一些問題提出了對策和意見。
關鍵詞：會計電算化 財務軟件 高校預算管理
引 言
現在，財務軟件已在我國企事業單位中廣泛運用，很多單位實現了從憑證處理、記賬、到報表輸出等基本會計業務的電算化。如何運用企業現有的財務軟件實現預算管理，為企業經營管理服務，是當前財會人員所關心的問題。在當前的財務軟件市場中，有的財務軟件
能提供單獨的預算管理功能，有的財務軟件沒有提供單獨的預算管理功能模塊。
隨著我國高校教育體制改革的不斷深化， 預算管理作為高校財務管理的重要組成部分， 越來越受到人們的關注。它既是高校年度事業計劃和工作任務的貨幣表現，也是學校組織各項財務活動的前提和依據。高校預算管理是指高等學校根據事業發展計劃和任務編制的年度財務收支計劃。在市場經濟條件下， 預算管理已成為高校財務管理的中心內容。目前，高校辦學規模不斷擴大，資金流量迅速增加，如何創新管理理念，實現高校有限資源的優化配置和有效使用已成為高校積極探索的重要課題。
一、當前會計電算化環境下高校預算管理的主要問題
在市場經濟條件下， 預算管理成為高校財務管理的中心內容， 切實加強高校預算管理， 充分調動高校內部的各種積極性，是實現高校有限資源的優化配置和提高資金使用效益的重要任務。高校內部財務資金管理制度建設的相對滯后，而當前會計電算化環境下高校預算管理的主要問題主要是：
預算制度未能得到應有重視，缺乏完整的預算控制網絡。
目前， 有的學校尚未真正建立健全的財務預算管理制度， 有的學校沒把財務預算制度作為組織財務經營活動的法定依據，有章不循、隨意更改的現象比較普遍， 使預算成為擺設。預算與學校財務目標相脫節。學校財務分析， 財務目標與財務預算有嚴重分離和脫節現象。不少學校制定了財務目標， 也制定了一些相關的財務預算， 這些財務預算表面上也表現出一定的先進性， 但由于學校管理基礎差， 所編制的預算從一開始就缺乏生命力， 難以據此對各項費用、支出加以有效控制， 造成財務目標與財務預算的嚴重脫節。
從學校實際情況看，缺乏一個完整的財務預算控制網絡， 往往是費用預算控制較好，而收入預算執行情況較差；費用預算控制較好，而固定資產購置預算、資金預算控制較差，這種不健全的財務預算體系往往顧此失彼，難以發揮綜合的整體效應。預算資金管理不規范。從學校預算資金的運行看，預算資金的收支缺乏統一的籌劃和控制、隨意性大，使用混亂、挪用資金從事長期投資的現象屢有發生，從而導致現金流量不平衡，支付能力不足，特別在上半年，很多學校實際上靠借新還舊來維持學校的正常運轉。
二、高校預算管理信息化改造的必要性以及可行性
（一）高校預算管理信息化改造的必要性
高校會計電算化已經普及多年， 極大地提高了高校會計核算業務處理的效率和質量。但綜觀目前高校會計電算化實施的狀況，大多數高校的會計電算化仍然停留在用電腦記賬代替手工記賬的初級階段。隨著高校的不斷發展，高校經濟活動和財務業務日趨多元化、復雜化， 客觀上要求會計電算化發揮更大的作用，高校實行預算管理信息化改造勢在必行。
1、高校預算管理職能強化。隨著高校辦學自主權的擴大和辦學經費來源結構的變化，高校預算管理管理職能不斷強化。一方面，要求提供質量更高、更加全面的會計信息，為實施預算管理管理提供依據，原來的會計電算化系統所形成的會計信息由于對內部管理需要的考慮較少，已經不能滿足高校預算管理的需要；另一方面，通過財務信息化改造，利用先進的信息技術手段，將高校預算管理與會計核算有機結合起來， 可以提高預算管理的效率和水平。
2、高校預算管理管理體制改革。高校辦學規模不斷擴大，后勤社會化改革，內部分配體制改革等， 使原來的會計電算化體系已經不能完全滿足新的財務核算與管理體制的要求。
3、 多校區辦學。經過一輪高校擴招和合并后， 許多高校出現多校區辦學的局面， 高校面臨異地核算、跨地域管理的問題， 高校必須建立適應異地高校預算管理的網絡環境和財務操作系統。
4、完善預算管理職能。預算執行過程的跟蹤和控制是預算管理中重要的環節。目前， 高校普遍采用預算登記本等人工手段進行逐筆登記，不僅增加工作量，而且容易出現錯漏現象。新財務信息系統應將預算項目的核算納入財務核算體系中，并根據下達的預算對預算項目設置控制指標， 在業務處理過程中對預算執行情況實行動態監控。
（二）高校預算管理信息化改造的可行性
1、高校校園網絡已經覆蓋了各校區，各校區可以共享統一的網絡資源，為高校預算管理信息化改造提供了網絡環境；
2、高校財務軟件不斷升級，功能更加強大，支持異地記賬的網絡版也日趨成熟；
3、經過多年的會計電算化操作與管理， 高校財務人員中具備既懂財務又懂電腦網絡知識的綜合性人才，為高校預算管理信息化改造以及今后的運行提供了人力保證。
三、會計電算化系統提供單獨的預算管理功能前后的高校預算管理的實現
（一）在會計電算化系統沒有提供單獨的預算管理功能時
采用部門輔助賬的功能實現企業的預算管理財務軟件一般都提供輔助核算功能，如部門輔助賬功能、往來客戶輔助賬功能。當財務軟件沒有提供單獨的預算管理功能時，企業可以利用這些輔助賬功能實現企業的預算管理。下面舉例說明利用部門輔助賬功能實現企業差旅費預算管理的過程。
1、通過科目管理將“管理費用— 差旅費”科目設置為部門輔助核算。
2、差旅費預算數的輸入
在年初時將差旅費的預算數輸入到系統中，常見的作法有兩種。
方法一：利用年初數據輸入功能，輸入各部門差旅費預算數據。
將各部門的差旅費預算數在年初時作為年初數據輸入到“管理費用—差旅費”賬戶具體各部門的貸方。由于損益類賬戶的年初沒有余額，為了保證“管理費用—差旅費”賬戶的年初數為零，所以應增加一個虛擬的部門，暫且命名為“99預算專用部門”，然后將“管理費用—差旅費”科目總預算數輸入在“預算專用部門”年初數的借方，這樣“管理費用—差旅費”賬戶的年初余額合計數仍為零。從而不會對年初數據及會計等式的平衡產生影響。
方法二：利用一張虛增的記賬憑證，輸入各部門差旅費預算數據
利用此方法，不需變動有關賬戶的年初數據，但為了不使“管理費用— 差旅費”的凈發生額虛增（否則會影響年度損益的結轉金額），與方法一相同，需要增加一個虛擬的部門，也可命名為“99預算專用部門”，然后，在月份虛增一張記賬憑證，輸入各部門差旅費的預算數。
3、實際發生差旅費支出時，只要進行日常的賬務處理，不需作任何特殊處理。
4、利用部門輔助賬余額表功能，查詢或輸出“管理費用—差旅費”的部門余額表，及時了解差旅費預算的執行情況。
（二）在會計電算化系統有提供單獨的預算管理功能時企業預算管理的實現
當財務軟件提供單獨的預算管理功能時，企業可直接在軟件提供的預算數據輸入窗口進行預算計劃數的錄入，并查詢輸出專門屬于預算管理功能的預算執行情況表。有的財務軟件還具有預算實時控制的 功能，在輸入記賬憑證時，若某一筆分錄已超出了預算，則會馬上給出警告，提醒會計人員注意，在第一時間內實現了真正的預算實時控制。既加強了預算管理的準確性，又減輕了會計人員的工作量。
在財務軟件提供了單獨的預算管理功能時，企業對差旅費按部門進行預算管理的具體作法如下：
1、通過科目管理將“管理費用 差旅費”科目指定為預算類科目，并設置為部門輔助核算；
2、預算數據的輸入在財務軟件提供的預算計劃數據輸入窗口錄入預算數據，同時可以輸入上年的預算結余數，不用考慮借貸方的區分；
3、實際發生差旅費支出時，只要進行日常的賬務處理，不需作任何特殊處理；
4、查詢或輸出預算執行情況表 利用專用的預算執行情況表功能，用戶可查詢或輸出差旅費預算執行情況表，及時了解各個部門的差旅費預算執行情況。
從上面幾種預算管理實現方法可以看出，若財務軟件本身沒有預算管理功能，要想達到預算管理的效果，必然要采用虛增部門、虛增記賬憑證等方法，而且還必須是以損益類賬戶結轉采用“表結法”為前提，操作方法比較復雜，輸出的有關差旅費預算執行情況表也不夠通俗易懂，效果不是很好。而當會計電算化軟件本身有預算管理功能，企業操作起來則比較簡便，且輸出的預算執行情況表中的各個欄目的名稱與預算管理所需的指標名稱相一致，因此各項數據的含義清晰明了，而且結余欄不僅顯示了各個具體部門的預算結余數，其合計數還提供了整個企業總的結余情況。財務軟件有些高級功能，我們可以充分利用，使之發揮作用，更好地為會計管理服務；軟件沒有的功能，我們也可以通過其他的辦法，滿足不同用戶的需要。我們更希望電算化軟件的開發商不斷完善軟件功能，同時將新的功能介紹給廣大會計人員使用。
四、高校預算管理信息化的其他建議
高校財務部門應與時俱進，緊跟高校經濟發展的要求，在學校整個預算執行過程中充分發揮財務監督和管理的作用。一方面，可利用計算機對整個學校及下屬各學院的預算計劃及執行情況進行實時監控，嚴格控制資金流向。另一方面，還可利用學校內部局域網等工具及時將整個學校和各學院的預算執行進度和情況傳遞給學校決策者和各責任單位，使他們能及時了解相關信息、采取相應決策，以保證預算計劃的順利完成。學校下屬的各學院應積極配合，主動加強預算管理。以本部門的責任預算為目標，根據財務部門提供的預算執行進度和情況，及時總結經驗、或分析偏差及原因、提出改進措施，并將相關信息反饋給財務部門。
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