
中國國電集團公司(下稱“國電集團”)在內控建設方面另辟蹊徑,從基建財務入手,進行基建財務專項內控體系建設,同時搭建形成內控體系運行的信息化平臺。
這套體系通過在國電集團試點單位近4個月的實際運行,“控與不控”效果對比明顯,特別是凸顯出的四大特點,即:管控的統一性、監控的實時性、業務的貫通性和數據的唯一性,令人耳目一新。
管控的統一性
基建財務內控體系運行前,各電廠基建期間計劃、物資、工程、財務等各業務管理部門對基建工程建設目標的統一性認識不足,制度的制定、信息系統的設立以及日常業務的管理都是從部門角度出發,缺乏全局觀念。上述管理現實造成工程管理過程中各業務部門管理難以協調,信息不對稱,管理效率低下。
國電集團對于各分(子)公司、各電廠的基建管理主要依靠審閱文件和統計資料的方式,而各分(子)公司、各電廠的基建管理方式不統一、管理水平參差不齊,造成上報的統計資料口徑不一致、內容不準確,且存在統計資料上報不及時等諸多問題,導致集團難以開展規范化、標準化的基建管理,也不利于對各項目進行統一的考核。
基建財務內控體系運行后,電廠層面規范計劃、物資、工程、財務管理等各項工作,在基建項目“質量、進度、安全、投資”四大目標的統領下,將主要基建業務納入基建財務內控體系之中,使各項業務管理規范,運行順暢,各個管理部門既權責清晰,又協調配合。
同時,所有與資金流相關的計劃、工程、物資、財務等業務活動都在明確工程總體目標的基礎上,由基建財務內控體系統一規范、在一個信息化平臺上統一運行,通過對與資金流相關的業務進行統一管控,實現業務管理和資金使用的透明化,體現“陽光操作”,使各項業務職責明確、權利制約制衡,流程順暢、協調高效。
國電集團在推廣實施基建財務內控體系后,一方面能將在長期基建管理中積累起來的先進經驗進行推廣,提高集團公司基建管理整體水平;另一方面能通過信息化平臺實現對所屬分(子)公司、電廠的基建業務進行統一管控。
監控的實時性
基建財務內控體系運行前,基建過程中各相關管理部門對投資監控不深入、不及時,投資控制分析、反饋機制不健全,未能實現對工程投資的實時反映、動態控制,也沒有實現對體系運行有效性、合理性的監控。同時,由于缺乏統一的信息系統平臺,各業務信息不能共享,導致各相關崗位人員之間缺乏實時、有效的監督。
基建財務內控體系運行后,一方面實現了對工程投資實際發生過程的動態監控。基建財務內控體系是“有目標、有執行、有分析、有反饋”的投資管理體系,通過實時與控制目標的對比、分析和調整,既能夠動態地反映工程成本,又能夠實時為決策者制定和調整投資控制策略提供可靠的信息,避免項目總投資超概算,達到控制成本的目標。
另一方面實現了各相關業務人員之間的實時監督。由于基建財務內控體系通過梳理業務流程明確了各個部門、各個崗位的職責和工作內容,同時業務流程在信息系統中實施,每個人該做什么、應該在什 么時間做、已經做了哪些工作、還有哪些工作沒有做、因為誰的原因導致整個工作滯后甚至無法完成一目了然,這樣就形成了“人人工作、人人監督”的工作氛圍。
業務的貫通性
基建財務內控體系運行前,計劃管理部門在對合同進行管理時,由于未能建立起概算與合同的對應關系,不利于以概算為目標對建設投資進行控制,導致投資超概算的情況時有發生。
財務管理部門在進行會計核算時,由于未能建立起“會計核算與概算”的對應關系,導致會計核算過程中不能及時反映投資情況,財務管理部門對投資的監督職能弱化;由于未能建立“資產與概算”的對應關系,導致工程竣工后不能及時形成固定資產。
計劃管理部門對概算、合同的管理與財務管理部門對會計核算、固定資產的管理處于平行狀態,未能有效貫通,財務管理難以實現對業務管理的有效反映和監督。
基建財務內控體系運行后,新體系突出“以概算為核心、以資金流為主線”,將基建過程中與資金流相關的所有業務以“概算”為核心貫穿起來,實現基建管理過程中各項業務的貫通性,保證了投資的動態控制以及財務管理的及時反映和有效監督的職能。
“以概算為核心”具體實施時有如下表現:在合同的執行過程或者說投資的發生過程中,通過“合同與概算”的對應關系將實際投資與投資控制目標—— —概算進行對比分析,實現對投資的動態控制;通過“會計核算與概算”的對應關系實現會計核算對投資的實時反映,強化財務對投資過程的監督職能;通過“資產與概算”的對應關系實現工程竣工后及時形成固定資產,順利完成竣工決算并交付生產使用。
“以資金流為主線”就是突出基建過程中資金管理的重要作用,實現從資金預算、到資金籌集再到資金使用全過程的閉環管理。以資金預算指導資金籌集,以資金籌資控制資金使用,以資金實際使用情 況考核資金預算編制水平,避免基建資金浪費,提高基建資金使用效率和基建資金管理水平。
將基建管理過程中各項業務環節以“核心”和“主線”聯系起來,實現基建業務的環環相扣,一個環節出現問題,在其它環節均有反映,這樣既能保證基建業務控制的嚴密性,又能體現內控體系的系統性。
數據的唯一性
基建財務內控體系運行前,各個業務部門使用的信息系統彼此割裂,造成全廠計劃、工程、物資和財務管理難以協調,各部門信息不對稱。比如,計劃管理、物資管理使用基建MIS系統,財務管理使用財務管控系統,業務系統與財務系統未能實現對接,難以保證業務數據與財務數據一致性。此外,由于基建管理過程中業務數據量龐大,導致業務數據與財務數據不一致的問題難以查清原因,管理難度較大。
基建財務內控體系運行后,對于各分項業務數據,管理部門通過信息平臺,保證了各業務數據在業務源頭、業務流轉過程以及業務末端的一致性,有效的業務數據不會因為流轉而發生差異或者錯誤,且通過信息平臺,業務數據在各相關部門、各相關人員之間共享,通過共享也能夠保證數據的正確性。
同時,對于各分項業務的統計數據,信息平臺能夠實現定期對各業務統計數據和分項數據進行校核,且對于同一項業務的統計數據,信息平臺能夠自動核對各相關部門之間的一致性,保證了業務數據的唯一性。
國電集團有關負責人表示,基建財務內控體系有效地解決了其基建管理中存在的制度執行不力、投資管理粗放、物資管理薄弱、竣工結(決)算辦理滯后等突出問題,對提高基建管理水平進而進一步培育國電集團的核心競爭力具有重要意義。因此計劃從2012年開始在系統內向火電企業、水電企業、風電企業和煤炭企業全面推廣基建財務內控體系。