摘要：施工企業財務檔案是施工企業財務建設過程中形成的原始記錄和歷史憑證，是施工企業財務管理信息的載體，在企業的整個生命周期中一直起著十分重要的作用。本文主要針對目前施工企業財務檔案管理工作中存在的問題提出新的解決方案。
關鍵詞：施工；財務；檔案；問題；對策
眾所周知，施工企業財務建設的過程，也是財務檔案形成的過程。施工財務檔案是施工企業在工程開發過程中產生的一系列財務記錄、數據與分析結等，是施工企業在企業財務發展中所產生的財務文件成果。施工財務檔案非常寶貴，真實客觀地記載著企業發展的資金情況，既是企業認清自身實力的智慧結晶，也是企業可持續發展的重要依據。因此，如何對這些寶貴資料進行儲存和管理就非常重要。我們認為內，在財務建設的各個階段，檔案管理工作者必須有超前意識，才能有效地控制財務檔案的質量。尤其是施工階段，各種檔案不僅量大類繁，而且由于施工企業線長點多、建設周期長，涉及到管理、設計、施工、監理和科研等諸多單位，尤其是施工企業多且管理水平參差不齊，這使得施工財務檔案具有鮮明的廣泛性、復雜性、階段性和多樣性的特點。同時施工建設項目的一次性特征，也決定了施工企業財務檔案管理工作的不可回復性，這對施工階段檔案管理工作提出了更高的要求。因此，施工企業的檔案管理是施工財務項目檔案管理工作的重中之重。
1 當前施工企業財務檔案管理存在的問題
1.1 檔案表格形式和填寫方法的不統一
在施工企業財務項目中，財務檔案主要是以各種內業表格的形式存在。通過對目前正在建設中的幾個施工項目的調查發現，雖然交通部頒布的《施工工程質量檢驗與評定標準》中給出了內業表格的格式，但對填寫方法并未給出具體的規定。因各施工企業管理者對表格的填寫方法缺乏統一的認識或認識不夠清晰，盡管各施工財務項目的總監理辦公室、前線指揮部和政府監督辦公室對財務檔案管理工作做出了一些具體的規定，但隨著施工企業所在地區的不同，內業表格的形式和填寫方法也有所差異。甚至在同一個項目的不同合同段中，內業表格和填寫方法的也有所不同。這將帶來以下問題：一方面對施工財務檔案管理水平的評價缺乏統一基準，使工作視角產生偏位；檔案工作的檢查重點往往落在檢查表格的填寫方法是否正確上，而不是內在質量，財務檔案質量難以得到保證；檔案驗收工作的重點通常落在組卷的是否符合要求上，而對檔案資料的完整性、準確性、系統性的評價不夠深入。另一方面，不利于施工財務項目施工檔案管理的信息化。
1.2 財務檔案管理的自動化程度不高
財務檔案管理包括了對財務檔案的生成、保存與利用的全部工作。目前的施工企業財務管理中，紙質檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術手段都十分落后，嚴重制約了財務檔案管理水平的提高。目前，施工企業財務檔案的管理大多停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內業人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成了大量人力、物力和時間的浪費。此外，財務檔案是對財務施工過程及其信息的記錄，其生成的及時性和準確性直接關系到財務檔案的質量。當文件材料與財務施工不同步時，就容易出現編造財務資料的現象，無法反映財務的實際，失去保存的意義。如果施工企業財務交流檔案信息化管理，則信息利用者可以輕而易舉的通過計算機檢索到這個資料，甚至下載該財務檔案，大大縮小查找時間，并能得到完整的檔案信息，為全面、準確地進行儲量研究，提供重要的信息資源，產生可觀的社會效益和經濟效益。
1.3 施工財務文件與檔案管理嚴重脫節
財務檔案的“一次性”和不可回復性特征，客觀上對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。財務檔案管理人員既要熟悉檔案管理業務，又要掌握專業知識和技能，才能夠熟練地對文件材料進行收集和整理。目前檔案管理部門所傲的工作僅僅是提供財務檔案的組卷規則和組織財務竣工檔案的檢查和驗收，而沒有真正做到從財務檔案的生成開始實行全程的監控，財務文件的管理和財務檔案管理是脫節的。而目前財務檔案的生成者、保管者和檢查者幾乎都是兼職的財務技術工員，盡管他們有較高的學歷，但經過檔案管理培訓的卻很少。雖然一些施工單位在財務檔案管理方面傾注了很大的精力，工作人員也盡職盡責，但工作成果卻難免不專業、不規范。
2 施工企業財務檔案管理的目標
我們認為，新時期下加強施工企業財務檔案管理的目標為除依賴于計算機網絡軟硬件平臺外，更重要是確定檔案管理系統的功能。本管理方案要實現以下幾個目標。(1)具有快捷的可查閱性。除系統維護時間外，應提供24小時檔案查閱服務。只要可上網，就可通過瀏覽器登陸并查閱所需的檔案信息。用戶界面簡單，無須特別培訓即可使用。(2)具有可靠的保密性和安全性。設定檔案密級、用戶權限，確保檔案的保密性。由于不同的檔案有不同的密級，應根據用戶的工作范圍對用戶的權限加以限制。可以從對檔案的操作角度和瀏覽范圍對設定用戶權限。所有用戶只能在其權限范圍內進行操作。通過采用多級權限、用戶身份證，檔案數據和原件信息分開存放、防火墻等安全控制措施，保證系統的安全性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。實時動態監控功能可以使系統管理員隨時掌握系統內有哪些用戶以及他們的操作方式、操作對象，包括系統管理員的操作也將被系統自動記錄。從而確保財務檔案的保密性和安全性。(3)實現檔案管理的計劃性與實時性。通過財務檔案數量的預估，使檔案管理工作得到量化，保證在財務竣工時財務檔案的驗收有一定的數量標準，確保財務檔案的完整性；同時使各部門或單位管理者可隨時查閱本部門及下級各單位己歸檔的檔案材料及其組卷情況。及時了解各單位的檔案管理和財務進展情況。發現問題，及時糾偏。由于加強了日常的監督、檢查和指導，可以確保檔案收集工作的及時和準確，更利于組卷前的檔案鑒定，保證整理組卷的質量，避免財務檔案驗收時出現返工現象，提高工作效率，更能充分發揮檔案管理部門的指導職能。
3 施工企業財務檔案管理的對策
3.1 檔案的常規管理
一般施工企業財務施工中，檔案的庫房都相對比較簡陋，在日常保管過程中，要注意庫房環境和庫內的衛生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水或地震等自然災害時，應及時將財務檔案和相關的計算機設備轉移到安全的地帶。此外，應加強財務檔案及相關的計算機設備、存儲介質的保衛工作，嚴防任何盜竊和破壞事件的發生。備份是防止電子檔案丟失的有效措施。數據備份功能是軟件系統的一項重要的常規功能。一般有兩種備份方式：人工備份：系統自動提示后，用戶按提示確定備份路徑和存儲介質完成。自動備份：系統自動按用戶預先設置好了的路徑和存儲介質進行備份。將檔案及其相關信息備份到CD—ROM光盤等是使電子財務檔案脫離計算機硬盤，能有效地防止因計算機病毒或黑客攻擊造成的數據損失。
3.2 檔案的動態管理
財務檔案的動態管理是靠網絡技術來實現的。通過計算機網絡，各級財務檔案管理人員可以隨時了解財務檔案的收集與整理的情況，既可以了解財務檔案收集整理的總體情況，也可以瀏覽各案卷的具體組成以及檔案的內容。在動態管理中，應為企業管理者和檔案管理人員提供如下信息：案卷的總數及各類案卷的數量；計劃收集的檔案總數；每個案卷中計劃收集的檔案總數；目前已經收集的檔案總數；目前每個案卷中已收集的檔案總數。在檔案統計信息的處理中，系統的運行速度取決于數據的處理工作量，尤其是通過互連網登錄到項目指揮部、各級監理部門和各合同段經理部的局域網上瀏覽統計信息時，速度常受網絡速度的影響，為提高系統的效率，應在用戶瀏覽檔案統計信息前，系統應定期自動完成統計報表的生成工作，供用戶查詢。因此可以采用逐級歸納和濃縮的金字塔形的報表系統方案。其中各合同段下屬的施工單位負責財務質量數據信息采集和生成財務檔案的工作，并將生成的財務檔案匯總到合同段的項目經理部。各合同段項目經理部和監理部的檔案的統計信息隨著檔案的歸檔而自動統計生成，按固定的時間間隔自動生成統計報告并將檔案的統計信息逐級上傳至駐地監理財務師辦公室、總監理財務師辦公室和項目指揮部，統計出整個項目的檔案管理的工作總體情況，并生成整個項目的統計報表。按該方案處理檔案管理的統計信息，項目指揮部既可以對對個駐地辦和各標段的統計報表可以直接瀏覽。用戶也可以根據需要得到指定的幾個標段的統計信息。不過在檔案信息化管理中，企業高層領導要給予充分的協調和支持，為檔案管理部門足夠的經費，委托專業公司進行軟件開發，并加大信息化系統的硬件經費支持，為他們配備先進的信息系統服務器，并為所有的工作人員配備信息化管理所需要的計算機、掃描儀等輸入和管理工具，為企業的財務檔案信息化建設提供足夠的基礎條件。除了這些基礎硬件外，企業的財務檔案管理部門應為信息系統搭建網絡查詢、檢索和資源共享的網絡硬件平臺，使工程的每一個業主與生產一線各單位用戶均可通過工程局域網隨時了解到最新的檔案的最新情況。
3.3 檔案的安全管理
財務檔案的安全性涉及三方面的問題：如何確保財務檔案的原始性、如何確保財務檔案的保密性和如何防止財務檔案的丟失。其中最重要的就是權限級別的設置。只有對不同的工作人員的權限加以限制，才能有效地保證財務檔案的安全性和保密性，并將財務檔案的安全管理工作落到實處，做到責權分明。這就需要一套科學而周密的權限管理機制，一般可以從以下幾個方面對權限進行分級：查閱是最基本的權限，凡是參與施工財務項目施工的相關人員都可查閱其工作權限范圍內的財務檔案。當用戶要超范圍查閱檔案時，需向檔案管理員提出申請，并經領導批示或按有關規定可以臨時擴大該用戶可操作的范圍和時限，以確保財務檔案的保密性。值得提出的是過去在對紙質檔案的管理中，檔案管理員一般對所有檔案都能查閱，采用電子檔案后，檔案管理人員對文件內容的查閱也可以有所限制，比如一些機密性的檔案可以通過設置密匙限定查閱，而此時檔案管理人員做的僅僅是保管和提供檢索信息。增加、更新和刪除是檔案管理員才具有的權限，且只能對本部門的財務檔案執行增加、更新和刪除等操作。檔案管理員對本部門工作人員提交的財務檔案審核后，向財務檔案數據庫增加檔案；檔案管理員可以根據管理的需要對財務檔案的檢索信息進行修改但對檔案內容無權修改；由于刪除操作直接涉及到財務檔案的安全，故檔案的刪除必須經部門領導、檔案管理員和檔案責任人三者同時通過身份識別后執行操作，且刪除前，系統將自動備份數據，一旦備份失敗，刪除操作將不被執行。
總之，目前施工企業財務檔案的管理模式已經不能適應現代施工財務項目管理的需要，檔案管理的一體化和信息化已經成為信息時代財務檔案管理發展的必然趨勢。
參考文獻：
[1] 奚偉，周羽．基于工作流的工程檔案動態管理模型[J]．清華大學學報(自然科學版)，2001(10)：44-48．
[2] 竇憲民，何培英．圖文并茂財務檔案的實現[J]．鄭州輕工業學院學報(自然科學版)，2001(4)：23-25．
[3] 薛春剛．科技檔案管理創新三題[J]．檔案與建設，2002(8)：45-45．
[4] 戴一平．企業貫標與檔案管理[J]．天津檔案，2002(5)：56-56．
[5] 徐貴珠．淺議做好文件材料收集與平時立卷工作[J]．天津檔案，2002(4)：49-50．
[6] 范巧燕．論企業財務竣工檔案的實時化管理[J]．浙江檔案，2002(4)：25-25．
