隨著醫療衛生改革的不斷深化, 醫院加快了向獨立核算、自負盈虧的經濟單位轉變的步伐。在激烈的市場競爭中,醫院只有在講求社會效益的同時提高對經濟效益的重視程度,才能在市場經濟中求得生存和發展,尤其是在目前的網絡環境下,醫院內部會計控制體系的構建面臨著新的環境和新的問題,這就要求醫院建立起一套完備的內部會計控制體系,以保證醫院的各項經營活動都能夠正常有序地進行,進而實現提高經營效益的發展目標。
一、醫院內部會計控制體系概述
(一)醫院內部會計控制的含義
醫院內部會計控制是指醫院在日常的經營活動中,為了保證資產的完整與安全性,以及確保業務工作得以順利開展而制定和實施的一系列相關的政策、措施和程序,其作用是提升內部會計資料的真實性、合法性和完整性,保障醫院的的經營活動在相關的制度和規范下進行。具體來講,醫院的內部會計控制是由組織的計劃和與保障資產、財務記錄的可靠性密切相關的程序及方法這兩部分組成的,批準和授權系統、保管記錄和會計報告的人物與經營或資產保管的任務相分離、對資產的實物控制和內部審計等是醫院進行內部會計控制工作的主要手段。醫院進行內部會計控制工作是為了在各個組織部門間,通過塑造企業文化來影響職工的風險控制意識,以提高各成員實施控制的自覺性。營造出這樣一種濃厚的氛圍,不僅是實現利潤最大化、節約成本、改善經營這些發展目標的要求,也是解決目前具有公有性和公益性雙重經濟屬性矛盾的途徑,也是在眾多醫院在競爭中謀發展的有效途徑。
(二)醫院內部會計控制的重要性
內部會計控制是醫院經營管理的重要環節,也是會計工作得以順利開展的基礎。在社會主義市場經濟條件下,醫院為了保證各項工作計劃能夠順利實施,必須要健全內部會計控制,才能對醫療經濟活動進行有效的監督和評價。首先,醫院內部會計控制能夠保證會計信息的真實性和準確性,醫院若想在激烈的競爭中搶占先機,不僅要有經濟實力和發展潛力做后盾,還要有能力預防和控制各類潛在風險的發生。內部控制是醫院管理重中之重,是整個決策體系能否順利實現發展目標的關鍵環節,加強對醫院內部控制體系的建設,能夠在基礎環節提供有效的會計信息,這樣也就提高了統計資料的科學性和可靠行,在此基礎上作出相應政策調整便能有效預防風險。其次,健全內部控制可以促進醫院的有效運營,在各項工作都有了明確的分工后,就能在很大程度上提高工作效率,培養員工的責任心,通過各部門的緊密結合和通力協作,充分發揮整體的作用,以順利實現醫院的經濟管理目標。在此基礎上,財經紀律也在很大程度上得以維護,降低了個別員工貪污盜竊、挪用公款內部營私舞弊行為發生的可能性。因此,構建醫院內部會計控制體系是醫院加強管理的內在需要。
二、網絡環境下醫院內部會計控制面臨的新問題
(一)控制環境發生變化
隨著信息技術的飛速發展,傳統手工環境下的內部會計控制體系逐漸瓦解,取而代之的是會計電算化向更深層次發展,醫院的內部控制環境也在發生改變。傳統的內部會計控制存在交易授權與交易處理相分離的情況,但在網絡環境下,醫院會計信息系統中進行的交易授權則由計算機自動授權,這就使得會計業務所涉及的范圍急速擴張,從網上交易到網上結算,網絡技術實現了各個經濟單位之間以及經濟主體內部各個部門之間的在線辦公。在這一過程中,醫院的組織單位由實體形式向虛擬形式轉變,會計系統也由單純的電算化走向開放式、網絡化,但我們也應看到,它在給醫院的經營管理帶來便利的同時,也進一步加大了醫院內部會計控制體系的安全風險。目前通過網絡,即使是經濟單位內部的會計信息也可能被篡改或被截取,以及信息的泄露無疑是醫院面臨的最大的安全隱患,雖然目前各單位的系統管理員已經意識到它的重要性,也在積極制定內部會計控制體系的風險防范措施,但各種病毒仍是防不勝防,因此,網絡環境下信息安全問題成為醫院內部會計控制急需解決的一個新課題。雖然醫院的經營決策也在進行著相應的改變,但由于缺少可以借鑒的歷史經驗,網絡環境下醫院的內部會計控制工作仍面臨著諸多挑戰。
(二)風險評估難度加大
網絡環境下,醫院不再是由審計人員或管理層根據已經建立的交易授權制度來對員工的行為進行監督和審查,而是由計算機自動授權、批準,這在給醫院的經營活動帶來便利的同時,也隱藏了巨大的風險。由于網絡在內部會計控制工作中的應用日益廣泛,醫院業務量便隨之擴大,會計部門的員工組織結構也相應發生變化,即職工內部分工趨于專業化,如新出現的網絡系統管理員、計算機操作員等。增加的職能部門和職能分工看似有利于權責的明確,事實上卻加大了內部進行風險評估的難度。在網絡系統中,醫院內部員工在其操作職權范圍內開展的工作,都需要設置相應的口令及密碼,它相當于原始的紙質憑證,其本意是明確個人的職權和責任,減少違規操作的可能性,但是,計算機網絡分布于醫院內部各個業務部門,若是有不相關人員惡意修改他人的使用權限,必然會對整個網絡系統的正常運行造成障礙,從而加大了會計信息失真的風險,那么此時發生的權責問題也就難以分辨清楚,這就必然會加大醫院內部控制風險評估的難度。
(三)風險控制活動更加復雜
醫院的內部會計控制在網絡環境下呈現出開放性、實時性和電子化的新特點,原始的手工操作下得出的會計信息被轉移到計算機內部進行保存,在這一過程中,既要求進行常規的科目匯總表的編制、余額發生額平衡檢查的試算以及總賬和明細賬的核對等工作,又要對錄入系統的數據資料進行必要的審查和維護,這就使得原有的內部會計控制體系由單一的人工控制向“人工-程序”相結合的控制形式轉變,進而加大了風險控制活動的復雜性。因為在網絡環境下,內部會計信息化控制系統很難找到具體的交易處理痕跡,交易憑證所起到的風險控制功能也就相對弱化,一方面使得醫院在清查那些已經把責任落實到個人的,但仍出現紕漏的事故的調查難度加大,另一方面,因為缺少紙張質財務數據在流動中需要領導部門逐級簽字蓋章等信息確認環節,這便導致那些來自于網絡的內部會計控制信息的真實性降低,在整個信息流通環節缺少順利進行的保證。同時,在網絡環境中,醫院的內部控制以程序化的形式被應用于整個系統內,其運行狀況也就取決于應用程序是否順暢,一旦這些程序的關鍵環節發生故障,就會使那些對計算機產生嚴重依賴性的員工一時不知所措,勢必會影響整個風險控制活動的開展。
三、網絡環境下醫院內部會計控制體系的構建
(一)加強會計信息的安全控制
網絡環境下,醫院的會計信息大部分都儲藏在磁性介質載體中,醫院的會計信息被篡改、截取和泄露是面臨的最大的安全隱患,因此系統的保護功能直接決定著醫院內部所有電子信息的安全性,也影響著醫院作為一個獨立的經濟實體的運行狀況。因此,醫院必須采取措施加強會計信息的安全控制,這是加強內部會計控制的基礎和前提,這主要可以從以下兩個方面著手。首先要采用有效信息安全技術,由于會計信息系統中進行的交易授權由計算機自動授權,為了防止非授權用戶越權操作數據和非法用戶竊取機密信息,這就要求企業在選擇內部會計控制軟件時要重點考慮其信息安全性能,并加強會計人員的信息安全培訓,提高信息安全意識,防止由于工作疏忽所造成的信息安全事故發生。其次,醫院應根據會計電算化的要求,按“責、權、利”相結合的原則,建立健全和實施會計電算化崗位責任制度、安全日志制度等,嚴格執行崗位責任制度,做到特定數據面向特定用戶開放,建立會計信息資源授權制度,采取定期的網絡數據備份,緊急恢復及災難補救計劃,以此加大對信息的控制力度,減少人為的錯誤操作和對系統造成的物理傷害。
(二)建立健全用戶分級授權制度
由于內部會計控制風險評估難度加大,導致內部會計控制的實施可能存在一系列的問題,而解決網絡環境下醫院內部會計控制面臨的風險評估難度加大的問題,應從制度建設方面著手。雖然用戶系統授權功能存在隱患,但并不是說有問題的制度就要棄之不用,相反要繼續貫徹執行,因為它是明確員工權責的基礎。目前醫院進行內部會計控制體系工作的重點是使用戶分級授權制度得以健全并保證其貫徹實施,具體來講可從以下幾方面著手。首先,建立健全計算機設備管理制度,按會計崗位和工作職責劃分崗位職責,如軟件管理、審核記賬、數據分析等,這樣一方面能從物理角度保護設備的硬件功能遭到不必要的損害,另一方面也可以確保無關人員上機進行惡意操作。其次應健全上機管理制度,在醫院的日常活動中,使每一次的輪流值班、上機記錄都應有據可查,一旦出現問題,管理部門就可以根據以往的那些保存完整的操作日志追查到相應責任人。最后,醫院為了更好的開展內部會計控制工作,應建立起一套完整的獎罰機制,在物質獎勵和精神獎勵相結合的基礎上,表彰先進,以此來調動員工的積極性和參與性,吸引他們全心身的投入到本職工作中來,間接的為確保醫院資產的完整性及業務順利開展鋪平道路。
(三)強化對會計人員的控制
市場經濟條件下,真正能起到主人翁地位并且對醫院的經營活動有重大影響的是員工,醫院的領導層首先應該充分認識到員工的作用和力量,在以人為本思想的指導下,充分調動他們的積極性和創造性,以切實行動感召全體成員為了醫院的發展而努力,只有營造出濃厚的企業文化氛圍,加強員工的內部控制風險防范意識,使各項工作順利進行。網絡環境下內部會計從業人員應具備兩方面的素質,一是最基本的業務技能,只有員工掌握了基本的業務技能,才能保證其操作是符合相關規章制度的;二是最重要的道德水平,這是保證員工是否遵守制度規定的重要保證。因此,應該從這兩方面著手強化對會計人員的控制。醫院對內部會計從業人員的業務技能培養方面,應嚴格按照新頒布的會計準則精神來行事,嚴格執行持證上崗管理理念,同時通過定期培訓和定期考核等制度,在積極提升相關員工職業技能水平的基礎上,嚴格考察會計人員的操作能力和工作能力,讓競爭機制在機構內部得到有效地運行,對在工作中有突出表現的人大力表揚,而對長久以來一直不能適應工作需求的員工則要堅決處理。在會計人員的職業道德水平方面,應通過主管部門對從業人員的監督檢查,以此來強化對會計人員的道德品質、思想操守等方面的考核力度,多方面著手做好工作,以確保醫院會計從業人員在政治上合格,在業務上過硬,這樣才能建立更有效的內部會計控制制度。
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