一、引言
會計委派制作為我國會計人員管理體制改革的新思路,即國家政府部門和產權管理部門以所有者的身份,直接委派會計人員代表政府和產權管理部門監督國有企事業單位或集體企業資產經營和財務會計情況的一項制度,因此,會計委派制的真正涵義應理解為“所有者委派制”。下面以公路建筑施工企業為例,探討一下會計委派制。
二、實行會計委派制的必要性
公路建筑施工企業因其生產環境的特殊性,一般都有十幾個分公司、項目部,總公司提供資質,為工程的安全、質量、業主投訴等負責,靠收取分公司、項目部的管理費生存。總公司是企業法人,分公司不具有法人資格及相應的民事權利,總公司是法律責任的最終承擔者,加強企業內部管理,就必須提高分公司、項目部的會計核算質量,提高企業會計信息的準確性?？偣居斜匾獙Ψ止镜馁Y金使用進行控制,如果分公司、項目部不能做到工程款?？顚Ｓ?出現債務糾紛,所有的法律責任都會轉嫁給總公司。總公司需要從源頭上抓起,把每一項工程控制到位,進行成本核算、成本控制,一方面為項目經理把關,另一方面要保證工程款不能被分公司、項目部所挪用,這樣才能降低企業的財務風險。在企業內部實行會計委派制就非常必要了,因為委派會計的人事檔案、職務晉升、職稱評定、工資獎勵、福利等由總公司負擔,使會計人員的切身利益與所服務的單位脫鉤,解決了會計人員的雙重身份,確定了會計人員的相對獨立的法律地位,解決了會計人員的后顧之憂。會計人員能代表總公司更好地履行財務核算、財務監督的職責,提高企業會計信息的準確性。
三、實行會計委派制中存在的問題
會計委派制的本意是加強對分公司、項目部的財務監督,使總公司能降低財務風險,可真正實行起來難度大,效果也不如想象中的那么理想。其中:
1. 工程成本控制不到位:部分委派會計沒有建立完善的工程施工明細賬,因而核算和成本控制不到位,完成一項工程實際需要多少資金沒有數,對整體的項目成本所需的資金沒有一個良好,完整的財務規劃。
2. 工程本身不虧損:工程款被項目經理移用,由于委派會計工程成本控制不到位,項目經理把原本屬于此工程的工程款挪用到別的地方,造成工程無法完工,最終只能由總公司出資金把工程完成。
3. 債務訴訟案件多:項目經理以公司名義向供應商賒欠材料款,把債務留給總公司。訴訟案件多,對于總公司不僅要支付許多意料不到的法院執行款;而且負面影響也很大,名譽受損;總公司的賬戶常常被法院凍結,造成財務工作不順暢,如果總公司賬戶資金不夠,連其余的分公司賬戶也被凍結,資金被劃走。
4. 易受分公司經理、項目部經理控制:委派會計既受總公司的領導,同時也受分公司經理領導,跟分公司經理接觸地最多,如果不能跟分公司經理處理好關系,在分公司上班也很難呆下去。因此有部分委派會計直接聽從于分公司領導的吩咐,導致不能很好地執行總公司的財務制度。其實委派會計要處理好跟分公司領導的關系,應該在財務上、工程成本上為項目經理把關。
5. 不及時扣繳管理費匯入工程款,不按比例扣繳管理費:本應匯到總公司的管理費,被分公司經理、項目經理所挪用。
6. 不及時歸還借款:分公司、項目部向總公司借款,借款期限到,分公司、項目部即便有工程款匯入,委派會計聽從分公司、項目部經理的指示,不及時把資金匯入總公司,把借款還上。導致許多借款都逾期,總公司資金緊張,財務資金使用計劃也被打亂。
7. 印章管理不到位:分公司、項目部的財務專用章和法人章,應由委派會計保管。但存在財務專用章等印鑒被分公司和項目部經理和其他人員所控制,導致分公司多開了銀行賬戶也不知道,匯入多少工程款也不知道。如果委派會計又不知道某項工程的工程量和造價比原定合同增加,直接導致總公司的應收管理費減少。
8. 總公司的管理力度不夠:總公司對分公司經理、項目部經理的管理及監督力度不夠,造成有許多分公司經理、項目部經理拖欠總公司的管理費,借款可以逾期不還,沒有制約分公司、項目部經理的有效制度。對委派會計的管理力度不夠,委派會計不執行公司財務制度,沒有明確的獎懲制度。
企業的財務管理是否健全,主要是看公司總部的財務制度如何,以及委派會計對財務制度的執行情況如何。委派會計不能很好地控制工程成本、管理不到位,分公司虧損由總公司承擔,拖欠管理費嚴重等許多問題,導致總公司的資金緊張,造成不能很好地為優質工程服務,為發展勢頭良好的分公司服務的情況。
四、會計委派制沒有發揮應有作用的原因
1. 對委派制認識不到位:一方面分公司對會計委派有抵觸情緒,認為會計委派限制了單位負責人財務審批權力,觸動了小集體利益;另一方面委派會計人員不能很好地同分公司領導溝通,使自己處于相對被動的地位,致使不能更好地發揮財務監督作用。
2. 難以建立會計人員的有效激勵機制:相關性和可靠性是會計信息重要的質量指標,要求會計人員的工作要客觀、公正。但是,在會計委派制下,委派會計的報酬不與企業的經濟效益掛鉤,委托者與會計人員又不在同一平面。對委派人員的工作不能進行直接觀察和評估,無法做出獎懲判別,則有可能會挫傷委派會計的工作積極性。但是,委派會計的報酬與企業經濟效益掛鉤,又很可能會出現會計與企業經營者合謀,致使會計信息的相關性、可靠性受損。
3. 缺乏對委派會計的再監督機制:會計委派制提高了會計人員的地位,賦予會計人員一定的權限,但缺乏一個制約委派會計人員的機制。從而給某些為謀取不當利益的單位賄賂會計人員留下空間,使會計監督流于形式。
4. 委派會計人員的素質有待提高:一是業務技能有待提高,現在會計人員普遍存在“三多三少”的問題,即半路改行多,科班畢業少,簡單記賬多,精通企業核算少,手工記賬多,懂會計電算少。雖然委派會計是優中選優,但業務技能參差不齊,或多或少存在缺陷,全面發展的不多;二是職業道德有待提高,雖然對委派會計明確了職責權利和義務,但一些委派會計人員受人情因素的影響,對違法及亂開支等問題,睜一眼閉一眼,不愿履行監督職責。
5. 與會計委派制相關的配套制度尚不健全會計委派制是一項復雜的系統工程,涉及到方方面面的問題,絕不能一派了之,尤其是在委派會計的后續管理上,日前已嚴重滯后。為保障會計委派制的順利實施,必須加強這方面的基礎制度建設,使管理工作有章可循。
五、完善會計委派制的幾點建議
受以上原因影響,公路建筑施工企業的會計委派制的作用并未完全發揮。為能充分利用會計委派制的制度優勢,需要對目前的制度進行進一步改革。財政部在《全面加強會計管理》文件中特別指出,要加強會計委派制的后續管理,“確保委派人員的職責到位,切不可一派了之,撒手不管”。根據這一指導思想,可以從以下幾方面來完善建筑施工企業的會計委派制:
1. 提高對會計委派制的認識:一方面分公司領導要認識到總公司向分公司統一委派會計的目的是讓分公司的會計核算更加規范,成本控制更加到位,分公司及時向總公司上交管理費和分公司的經濟利益也并不沖突,因為總公司資金來自于分公司,又服務于分公司,各個分公司全力支持總公司的財務制度和完成各項指標,總公司才能反過來更好地服務于分公司;另一方面委派到分公司的會計人員要認識到自己在分公司中的位置,貫徹執行總公司的財務制度和各項要求,最根本的目的是服務于分公司,應該加強與分公司領導的溝通,分公司領導理解總公司的做法之后,會計人員才能更好地完成自己的本職工作。
2. 明確委派人員的性質:設計好激勵機制根據委派會計的特殊性,應該制定統一的委派會計來源制度,加大對委派會計人員的管理力度,并對其進行定期考核;同時對于被錄用的會計人員,可以實行“高薪養廉”的策略,從而增強委派會計人員的工作積極性與主動性,使之更好的完成本職工作,實現會計委派的目的。
3. 建立健全委派會計的再監督機制;必須對委派會計的工作進行考核和監督,實行會計專管輪崗交換;公司內部財務部門和審計部門間隔一定時間就到分公司、項目部檢查委派會計人員的工作情況,及時發現問題,加強監督;同時也可借助外部審計,會計師事務所對其進行審計,加大對委派會計的監督力度。同時也要監督被服務單位,看其在派駐會計視野之外是否隱匿、轉移資金、私設小金庫等。
4. 全面提高委派會計的業務素質和政治素質:委派會計要出色的完成自己的本職工作,離不開過硬的業務素質和良好的政治素質。對委派會計人員,不但要求熟識會計業務知識和相關的經濟管理知識,還要求人品純潔,忠于職守,廉潔奉公,敢于與一切違法亂紀的行為作斗爭?？偣緫鶕嶋H需要,采取多種培訓形式,有計劃、有組織地對委派人員進行專業技能和職業道德培訓,促使委派人員積極加強學習,更新知識,提高業務素質。
5. 建立、健全與委派制配套的制度措施:委派制要落到實處、收到成效,必須不斷地加強制度建設,健全機制,提供保障。需要制訂的制度應主要包括以下幾項:
(1) 印鑒管理和賬戶開設制度:委派會計要管理和控制好印鑒的使用。如果連印鑒都沒有管理好,作為委派會計是一個很大的失職。業務能力有大小,我們不能要求所有的會計人員都非常優秀,可是管理好印鑒應該做得到,如果控制不了分公司經理、項目部經理,要向總公司匯報。另外委派人員管理機構要制訂分公司、項目部賬戶開設的申請制度,規定分公司、項目部只能在指定的銀行開設一個總公司專戶,可以借助網上銀行增強對分公司、項目部的控制,杜絕工程款匯入很多,管理費不及時扣繳的情況。
(2) 業績考核制度:由委派人員管理機構制訂科學的考核辦法,對委派人員進行定期考核,可分為日?？己撕湍甓瓤己?日常考核有報表是否按規定及時上報,管理費是否按匯入工程款及時扣繳,向總公司借款到期是否及時歸還,年度考核根據會計人員的日常考核情況,形成書面考核結論,對委派人員的工作業績作定性評價,并以此作為對其獎懲和續聘、解聘的依據。
(3)獎懲制度:由委派人員管理機構制訂明確的獎勵條例,嚴格按照考核結果和財務、審計情況對委派人員進行獎懲。考核不合格及財務審計發現問題的,要根據規定分別給予不予續聘、解聘、下崗或經濟處罰,表現出色的進行提拔或進行精神、物質獎勵。這樣,在制度上就能夠體現出委派制的嚴肅性,使委派人員在工作中感到有壓力,有危機感,自覺按照應承擔的責任開展工作。
(4)報告制度:具體可分為定期報告制度和重大事項報告制度。定期報告制規定委派人員按季回公司參加財務例會,對前季度的工作進行總結,對下一季度的工作安排。重大事項報告制度規定委派人員對所在單位發生的重大問題必須及時報告。委派人員管理機構針對報告中反映的問題及請示,應根據情況及時作出口頭或書面答復。對委派人員知情不報或故意隱瞞、遮掩的,委派人員管理機構應根據有關規定嚴厲處罰。
(5)輪換制度:對于委派到各單位的財務會計人員,委派人員管理機構在考慮業務連續的前提下,必須進行定期輪換或不定期的調整。有些問題通過會計人員的輪換能夠發現,這也是保證委派制富于生命力的關鍵所在。
(6)將會計委派制提升到現代信息化委派制:今后會計委派制離不開信息化,如同會計核算離不開電算化一樣。從計算機和信息化的角度講:我們可以把人類的監督控制類型分為“手工監督控制”和“電子監督控制”兩個階段。手工監督控制是指依賴手工操作、手工工具進行監督控制,這種監督控制其效率是相當落后和低下的。電子監督控制的含義是指:利用軟件信息系統、采用信息化手段進行的自動監督控制。構建委派制下財會管理信息化的完善解決方案,可以從下列幾個方面入手:一是必須基于委派制下完整的財會管理原理,二是選擇好的財務軟件,三是選擇一個優秀的,由軟件公司提供的信息化解決方案,四是必須考慮會計中心業務的未來發展,如:遠程報賬、中心財會管理業務等的需要。從這四個方面,才能建立實用的、科學的委派制信息化解決方案。
會計委派制在現階段是規范施工企業會計工作的有效手段,在根本上克服以往會計管理體制中的種種弊病,并可全面改善施工企業會計信息質量,從而有效促進施工企業管理有序發展。
