固定資產屬于企業重要資產,尤其是在制造類企業資產中占較大比重。因此固定資產核算與管理是各品牌ERP管理軟件不可或缺的功能模塊。在用友ERP軟件60萬企業客戶中絕大多數都配置了總賬系統、報表系統、薪資系統、固定資產系統。固定資產管理系統的功能可概括為:幫助企業的財務部門進行固定資產總值、累計折舊數據的動態管理;為總賬系統提供相關憑證;協助企業進行部分成本核算,同時還為設備管理部門提供固定資產的各項指標管理工作。具體內容包括:固定資產卡片管理、固定資產折舊管理、固定資產賬表管理、固定資產評估管理、固定資產數據維護管理。其操作又分為固定資產系統初始設置、日常業務處理和月末處理3個階段。
在學習和使用用友ERP-U861固定資產管理系統的過程中,常會出現一些問題。
一、 固定資產系統初始化常見錯誤
系統初始設置包括建立固定資產子賬套、基礎設置和原始卡片錄入3項內容。
現象1:直接進入固定資產系統中雙擊啟用該模塊,提示子系統登錄失敗(如圖1所示)。
[主要原因]沒有事先建立會計核算賬套;或者已有會計核算賬套的,需啟動注冊該賬套。
[分析]固定資產子賬套是在會計核算賬套的基礎上建立的。對于已有會計核算賬套的,還需啟動注冊該賬套。
[解決方案]在系統管理模塊中先建立會計核算賬套或者已有會計核算賬套的,啟動注冊該賬套。然后在固定資產系統中建立子賬套。但需注意,這時在基本信息中重新啟動時會出現如圖2所示的提示,即系統的自動鎖定保護,為此,用友U8系列,在操作中經常需下載安裝相關附件——用友異常任務清除工具配合使用(如圖3所示)。
現象2:固定資產系統初始化賬套時,折舊方法不能選擇,該賬套內與折舊有關的所有功能均不能操作(如圖4所示)。
[主要原因]初始化子賬套時,沒有判斷勾選“本賬套是否計提折舊”。
[分析]按照現行會計制度規定,行政事業單位的所有資產不計提折舊,而企業單位資產需要計提折舊。故初始化時操作者應根據本企業性質確定本賬套是否計提折舊,即選定本單位折舊應用方案。若確定本賬套不提折舊,則該賬套內與折舊有關的所有功能無法操作。
[解決方案]在建立固定資產系統初始化賬套向導“折舊信息”界面,勾選上“本賬套計提折舊”。注:該判斷在初始化設置完成后就不能修改了(如圖5所示)。
現象3:錄入固定資產卡片時,固定資產編號不能自行修改(如圖6所示)。
[主要原因]錄入時選擇的固定資產類別錯誤。
[分析]固定資產初始化時選擇的編碼方式分“手工輸入”與“自動編碼”。 自動編碼的規則有“類別編號 序號”、“部門編號 序號”、 “類別編號 部門編號 序號”、“部門編號 類別編號 序號”4種。錄入時系統自動彈出“資產類別參照”可供用戶正確選定?？砂催x定自動生成固定資產編號。
[解決方案]放棄當前錄入頁,重新進入 “資產類別參照”選擇(如圖7所示)。
現象4:錄入固定資產卡片時,卡片上固定資產折舊方法不能自行選擇(如圖8所示)。
[主要原因]該項固定資產所在類別設置了“計提屬性”為“總不計提”。
[分析]固定資產類別的“計提屬性”決定單項固定資產的計提屬性。類別“計提屬性” 設置為“總不計提”,當然就不能選擇單項資產折舊方法了。
[解決方案]刪除當前類別下所有固定資產卡片,重新進入 “資產類別”設置窗口修改“計提屬性”為“正常計提”(如圖9所示)。
二、 固定資產系統日常處理中的常見錯誤
現象1:固定資產增加業務,錄入系統卡片時錄入失敗(如圖10所示)。
[主要原因]資產增加業務的卡片與原始卡片的錄入口不是同一功能菜單。
[分析]資產增加是一種新卡片的錄入,與原始卡片錄入相對應。判斷資產通過“原始卡片錄入”還是通過“資產增加”錄入,在于資產在本單位的開始使用日期,當開始使用日期的期間等于或大于錄入的期間時,只能通過“資產增加”錄入卡片。
[解決方案]對于錄入當月新增資產,改在“卡片”—“ 資產增加”菜單項下錄入。
現象2:固定資產在日常使用中由于毀損、出售、盤虧等各種原因引起的資產減少業務,在“卡片”—“資產減少”時提示“本賬套須進行計提折舊后,才能減少資產!”(如圖11所示)。
[主要原因]本賬套還未進行計提折舊處理。
[分析]按照現行會計制度規定:當月增加資產,當月不計提,下月開始計提; 當月減少資產,當月照提,下月開始不提。故系統自動設置了當賬套開始計提折舊后才可以使用資產減少功能。
[解決方案]在系統“處理”中完成“計提本月折舊”后,再作資產減少處理。
現象3:固定資產系統日常處理—批量制單時,制單設置后按“制單”按鈕,提示“外部憑證不能制單”(如圖12所示)。
[主要原因]制單設置保存時,系統延遲現象。
[分析]批量制單規則是根據任務列表窗口重新保存的制單設置去匹配原始憑證,再自動調出記賬憑證來完成制單的。這一過程可能出現系統延遲或匹配不到原始憑證的情況。
[解決方案]退出U8系統,重新注冊登錄,進入批量制單,該錯誤現象消失。
現象4:固定資產使用過程中,要調整卡片上的某些項目,作卡片—變動單業務時,提示“當月原始錄入或新增的資產不允許做此種變動業務”(如圖13所示)。
[主要原因]業務操作日期是該項固定資產卡片錄入的當月。
[分析]固定資產卡片上的某些項目變動,這種變動要求留下原始憑證稱為“變動單”。資產變動包括:原值變動、部門轉移、使用狀況變動、使用年限變動、折舊方法調整、凈殘值(率)調整、工作總量調整、累計折舊調整、資產類別調整。其他項目如名稱、編號、自定義項目等的變動直接在卡片上進行。但變動單業務系統設置只能在錄入卡片的以后月份進行。
[解決方案]先計提本月份折舊并制單、結賬后,再以錄入月份的次月注冊進入固定資產系統,進行以上變動單業務操作便可。
三、 固定資產系統期末處理中的常見錯誤
現象1:已計提減值準備的固定資產價值又得以恢復,用友U8系統中變動單業務中仍提供可以轉回的處理(如圖14所示)。
[主要原因]U8系統是根據我國2006年以前舊會計準則開發設計的。
[分析]我國舊會計準則相關規定:已計提減值準備的固定資產價值又得以恢復,應在原已計提的減值準備范圍內轉回。2006年出臺的《新企業會計準則第8號——資產減值》則作了重大變動:“固定資產減值準備一經確認,在以后會計期間不得轉回”。
[解決方案]會計信息系統是會計業務處理的工具,其功能應順應會計準則的變更適時進行修改。在當前舊準則向新準則過渡的情況下,軟件的操作者更應該首先熟悉新準則的變更,以免誤操作會計業務。
現象2:固定資產系統月末不能結賬(如圖15~圖17所示)。
[主要原因](1)未完成本月計提折舊。(2)未完成本月制單任務。(3)初始設置時選擇了“與賬務系統對賬不平衡時不允許結賬”。
[分析](1)固定資產計提折舊是固定資產系統的主要功能,每期末必須按折舊周期設置計提完折舊,才能結賬。
(2)系統中有相關原始憑證要生成記賬憑證,將數據傳輸給賬務系統后才能結賬。(3)系統在執行月末結賬時會自動對賬一次,如果對賬不平,需根據初始化時是否選中“在對賬不平情況下允許固定資產月末結賬”來判斷是否可以進行結賬處理。
[解決方案](1) 計提本月折舊并生成折舊分配憑證。
(2) 批量制單中完成所有未制單任務。(3) 系統設置—選項窗口中重新勾選上“在對賬不平情況下允許固定資產月末結賬”(如圖18所示)。
主要參考文獻
[1] 王新玲,汪剛. 會計信息系統實驗教程[M].北京:清華大學出版社,2006.
[2] 王善平. 2006年企業會計準則解讀[M]. 長沙:中南大學出版社,2006.
